- Xí nghiệp là đơn vị trực tiếp quản lý nhà thuộc sở hữu Nhà nƣớc cho các đơn vị, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân thuê để ở, để làm việc và sản xuất kinh doanh bao gồm việc thu tiền thuê nhà, thuê đất, bán nhà, giải quyết các tranh chấp khiếu kiện và các công việc khác có liên quan đến nhà, đất thuộc quỹ nhà đƣợc giao quản lý trên địa bàn quận Hoàn Kiếm.
- Tham mƣu và đề xuất các biện pháp thực hiện công việc với Tổng giám đốc Công ty theo nhiệm vụ đƣợc giao.
2.1.2. Nhiệm vụ cụ thể của Xí nghiệp quản lý và phát triển Nhà Hoàn Kiếm
2.1.2.1. Quản lý quỹ nhà và đất được giao
- Quản lý thực trạng về việc sử dụng và các biến động đối với quỹ nhà, đất đƣợc giao.
- Thu tiền thuê nhà ở, tiền nhà và đất làm việc, sản xuất kinh doanh của các hộ gia đình, cá nhân, các đơn vị, tổ chức thuê.
- Thực hiện báo cáo và chịu trách nhiệm trƣớc Công ty về các loại sổ sách, số liệu báo cáo của Xí nghiệp.
2.1.2.2. Sửa chữa, cải tạo nhà nguy hiểm, nhà xuống cấp
- Thƣờng xuyên kiểm tra quỹ nhà đƣợc giao kết hợp với các đơn thƣ của các hộ dân và cơ quan thuê nhà để xây dựng kế hoạch sửa chữa, cải tạo các nhà nguy hiểm, nhà xuống cấp. Lập danh mục, phƣơng án và dự toán các công trình cần sửa chữa để trình Công ty và các cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc Công ty về chất lƣợng, tiến độ và quyết toán các công trình sửa chữa đƣợc duyệt.
2.1.2.3 Thực hiện các chế độ chính sách về nhà ở, đất ở
- Thực hiện bán nhà theo Nghị định 61/CP. Điều tra quỹ nhà của các cơ quan tự quản, phối hợp với các phòng ban chức năng Công ty tiếp nhận quỹ nhà để bán hoặc đƣa vào quản lý.
- Thông báo danh sách các hộ đã mua nhà cho UBND phƣờng và Chi cục Thuế Hoàn Kiếm để thu thuế sử dụng đất. Báo cáo tình hình thực hiện về phòng Quản lý nhà Công ty.
- Tiếp nhận, thụ lý hồ sơ dân nguyện (sang tên, tách hợp đồng, chuyển nhƣợng, gia hạn hợp đồng, chuyển đổi mục đích sử dụng…), giải quyết tranh chấp, khiếu kiện liên quan đến nhà, đất.
- Tham gia công tác giải phóng mặt bằng khi đƣợc Tổng giám đốc giao nhiệm vụ.
2.1.2.4 Công tác phát triển nhà
- Đề xuất với Công ty các dự án phát triển nhà đối với quỹ đất mà Xí nghiệp quản lý.
- Phối hợp với phòng Dự án của Công ty và thực hiện các dự án phát triển nhà khi đƣợc Tổng giám đốc chấp thuận.
2.1.2.5. Ngành, nghề kinh doanh khác trong đăng ký kinh doanh
Xí nghiệp Quản lý và Phát triển Nhà Hoàn Kiếm đăng ký những ngành
- Xây dựng nhà các loại: Xây dựng phát triển khu nhà ở, khu dân cƣ, khu đô thị mới, nhà xƣởng sản xuất công nghiệp, bệnh viện, trƣờng học, các khu văn phòng, duy tu, sửa chữa, cải tạo và nâng cấp các quỹ nhà.
- Xây dựng các công trình kỹ thuật dân dụng khác: công trình giao thông, công trình thủy lợi, khu công nghiệp, các công trình văn hóa, thể dục thể thao, vui chơi giải trí, hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng xã hội.
- Lắp đặt hệ thống cấp thoát nƣớc, hệ thống điện chiếu sáng, hệ thống thang máy và điều hòa không khí.
- Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê.
- Đầu tƣ, tạo lập quỹ nhà để bán, cho thuê đối với ngƣời có công, ngƣời nghèo, ngƣời có thu nhập thấp.
- Dịch vụ tƣ vấn bất động sản. - Sản xuất vật liệu xây dựng.
- Kinh doanh vật liệu xây dựng và các thiết bị lắp đặt trong xây dựng. - Bán buôn, bán lẻ trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp.
2.2.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu lao động của Xí nghiệp tháng 4 năm 2015 có một số đặc điểm nhƣ sau:
Bảng 2.1 – Cơ cấu lao động tại Xí nghiệp Chỉ tiêu Tổng
số cán
bộ
Giới tính Độ tuổi Trình độ Vị trí công
tác Nam Nữ < 40 ≥ 40 ĐH, sau ĐH Trung cấp, cao đẳng Lãnh đạo Nhân viên Số tuyệt đối (ngƣời) 104 37 67 51 53 70 34 16 88 Số tƣơng đối (%) 100 35,6 64,4 49,0 51,0 67,3 32,7 15,4 84,6
Tại thời điểm tháng 4 năm 2015, Xí nghiệp có 104 ngƣời lao động, trong đó có 37 nam (chiếm 35.6%), giới nữ chiếm đa số với 67 ngƣời (64.4%). Số ngƣời lao động dƣới 40 tuổi là 51 (49%). Độ tuổi 40 trở lên chiếm số lƣợng đông hơn là 53 ngƣời (chiếm 51%). Về trình độ, 70 ngƣời có bằng Đại học (67,3%), còn lại 31 ngƣời có trình độ Trung cấp, cao đẳng (chiếm 32,7%). Trong số đó có 16 lãnh đạo, bao gồm Giám đốc, Phó giám đốc và các Trƣởng phó phòng (15.4%), còn lại 88 ngƣời lao động (84.6%) là nhân viên các phòng ban. Xí nghiệp có một Ban giám đốc và 6 phòng chức năng nhƣ sau:
Bảng 2.2 – Cơ cấu tổ chức tại Xí nghiệp
STT Các phòng ban Số CBNV (ngƣời) 1 Ban Giám đốc 03 2 Phòng TCHC 13 3 Phòng Kế hoạch 11 4 Phòng Tài vụ 12 5 Phòng Dự án 04 6 Phòng Quản lý 40 7 Phòng Bán nhà 21 Tổng số 104
(Nguồn: Xí nghiệp Quản lý và Phát triển Nhà Hoàn Kiếm)
* Ban Giám đốc: gồm có 03 ngƣời, gồm 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc. Đứng đầu ban là Giám đốc, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Xí nghiệp trƣớc Giám đốc Công ty TNHH MTV Quản lý và Phát triển Nhà Hà Nội và trƣớc pháp luật. Giám đốc là ngƣời trực tiếp đôn đốc và điều hành việc thu tiền nhà, đốc thu nợ cũ, việc bán nhà theo Nghị định, việc hòa giải tranh chấp, khiếu kiện xung quanh việc sử dụng nhà trên địa bàn quản lý, chỉ đạo công tác xây dựng, cải tạo, sửa chữa các công trình xuống cấp, tiếp dân nếu có yêu cầu và tất cả các vấn đề phát sinh trong công việc của Xí nghiệp.
Hai Phó Giám đốc là những ngƣời hỗ trợ, tham mƣu đắc lực cho Giám đốc trong công việc hàng ngày của Xí nghiệp. Ngoài ra, Giám đốc có thể ủy quyền cho một trong hai Phó giám đốc thay mặt mình điều hành công việc khi vắng mặt.
* Phòng Tổ chức hành chính: gồm có 01 Trƣởng phòng, 01 Phó phòng và
11 nhân viên.
Phòng có chức năng:
- Tổ chức bộ máy quản lý Xí nghiệp.
- Quản lý nhân lực, phân công lao động, tổ chức công tác khen thƣởng, thi đua, chế độ tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội.
- Công tác quản trị hành chính, văn phòng. Nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính là:
- Quản lý hồ sơ của cán bộ công nhân viên (CBCNV) và sự biến động nhân sự của Xí nghiệp.
- Tuyển dụng, tiếp nhận lao động, thực hiện các thủ tục ký hợp đồng lao động và đề bạt, luân chuyển cán bộ trong phạm vi Xí nghiệp.
- Giải quyết chế độ về các chính sách tiền lƣơng, thi đua, khen thƣởng, bảo hiểm, các quyền và nghĩa vụ của ngƣời lao động.
- Quản lý toàn bộ tài sản của Xí nghiệp.
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, quan hệ đối nội, ma chay, hiếu hỷ với CBCNV, đối ngoại với các cơ quan đoàn thể, chính quyền địa phƣơng và với cơ quan quản lý cấp trên.
- Quản lý con dấu, lƣu trữ hồ sơ, công văn và các văn bản có liên quan đến hoạt động của Xí nghiệp.
- Thực hiện việc đảm bảo công tác an ninh, văn thƣ, tạp vụ, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban sử dụng tài sản, trang thiết bị cũng nhƣ thực hiện nội quy, quy chế của Xí nghiệp.
* Phòng kế hoạch: gồm có 11 ngƣời, trong đó có 01 Trƣởng phòng, 02 Phó
phòng và 08 nhân viên.
Chức năng của phòng là quản lý chất lƣợng nhà công cho thuê và xây dựng cơ bản.
Phòng có nhiệm vụ là:
- Kiểm tra, lập kế hoạch, lên phƣơng án sửa chữa, cải tạo, thi công những công trình xuống cấp có đơn đề nghị của ngƣời dân, các cơ quan thuê nhà của Xí nghiệp và đƣợc cấp trên phê duyệt.
- Thụ lý hồ sơ, giải quyết các yêu cầu về xin phép xây dựng của các nhà công. - Lập báo cáo đề xuất và phối hợp triển khai, thực hiện các dự án, giám sát thi công và chịu trách nhiệm kỹ thuật các công trình.
* Phòng Tài vụ: gồm có 12 ngƣời, trong đó có 01 Trƣởng phòng, 01 Phó phòng và 10 nhân viên.
Chức năng của phòng Tài vụ là quản lý công tác tài chính, cụ thể là: - Quản lý dòng tiền, các khoản thu, chi, thanh toán nội bộ và với khách hàng. Quản lý hoạt động thu tiền của khách hàng và các công tác có liên quan đến tài chính của Xí nghiệp.
- Lập kế hoạch về công tác tài chính hàng năm.
- Cân đối và sử dụng kinh phí Công ty cấp trên cấp một cách hiệu quả nhất. Phòng có nhiệm vụ là:
- Lập các báo cáo tài chính, quyết toán theo quy định, đồng thời báo cáo nhanh số liệu cho cấp trên khi có yêu cầu.
- Lập kế hoạch và thực hiện thu chi tài chính theo quy định của Công ty và của pháp luật về kế toán.
- Lƣu trữ các chứng từ và sổ sách kế toán, đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính của Nhà nƣớc.
- Tính lƣơng và thực hiện chi lƣơng hàng tháng cho ngƣời lao động. Nộp bảo hiểm cho Công ty cấp trên định kỳ 06 tháng/lần để Công ty nộp cho cơ quan Bảo hiểm.
- Đôn đốc thu tiền thuê nhà ở và tiền thuê nhà, thuê đất khối cơ quan chuyên dùng theo chỉ tiêu, nhiệm vụ đƣợc giao.
* Phòng dự án: gồm 04 ngƣời, trong đó có 01 Trƣởng phòng và 03 nhân viên. Chức năng:
- Là đầu mối tổ chức các hoạt động liên quan đến việc thực hiện dự án đầu tƣ của Công ty.
- Thực hiện chức năng quản lý dự án đối với các dự án Xí nghiệp làm chủ đầu tƣ hoặc các hợp đồng có liên quan đến tƣ vấn quản lý dự án nhƣ: tổ chức quản lý chi phí của dự án, tổ chức quản lý tiến độ thực hiện của dự án, tổ chức quản lý chất lƣợng của dự án.
Nhiệm vụ:
- Tham mƣu cho Giám đốc các vấn đề liên quan đến quản lý dự án mà Xí nghiệp làm chủ đầu tƣ hoặc các hợp đồng liên quan đến tƣ vấn quản lý dự án. - Tổ chức thi công dự án theo hình thức chủ đầu tƣ tự thực hiện (nếu có) nếu việc tự thực hiện mang lại hiệu quả cao hơn so với các hình thức khác.
- Tổ chức thực hiện giám sát thi công và lắp đặt thiết bị các dự án (nếu có). - Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc Xí nghiệp.
- Các công việc khác theo sự điều hành của Giám đốc Xí nghiệp.
- Chủ động giao dịch với các cơ quan quản lý Nhà nƣớc và các cơ quan hữu quan để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ nêu trên.
- Đề nghị lãnh đạo các phòng khác cung cấp đầy đủ và kịp thời các hồ sơ, tài liệu liên quan.
* Phòng Quản lý: gồm có 40 ngƣời, có 01 Trƣởng phòng, 02 Phó phòng và
37 nhân viên.
Chức năng của phòng:
- Quản lý quỹ nhà thuộc sở hữu Nhà nƣớc, quản lý hợp đồng, hồ sơ nhà ở và nhà chuyên dùng.
- Tiếp nhận quỹ nhà từ nguồn nhà cơ quan tự quản để quản lý, cho thuê và bán. - Giải quyết tranh chấp khiếu kiện, đơn thƣ dân nguyện.
Nhiệm vụ:
- Thụ lý hồ sơ ký hợp đồng thuê nhà ở và nhà chuyên dùng khối cơ quan, doanh nghiệp trên địa bàn Xí nghiệp quản lý. Thực hiện việc lập hợp đồng thuê nhà, sát nhập, chia tách hợp đồng, sang tên đổi chủ.Theo dõi biến động quỹ nhà thuộc sở hữu Nhà nƣớc.
- Phối hợp, hỗ trợ với phòng Tài vụ trong việc thu tiền thuê nhà, thuê đất. - Đo, vẽ bản vẽ phục vụ công tác ký Hợp đồng thuê nhà và xác định diện tích, giá thuê.
- Tiếp nhận hồ sơ tranh chấp, khiếu kiện, phối hợp với chính quyền địa phƣơng kiểm tra, giải quyết tranh chấp về sử dụng và xây dựng không phép, trái phép. - Tham gia giải phóng mặt bằng theo chỉ đạo của Công ty cấp trên.
- Tham mƣu, đề xuất các vƣớng mắc trong công tác quản lý nhà, tiếp nhận nhà trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
- Phụ trách khối cán bộ thu nhà ở trên 17 địa bàn phƣờng.
* Phòng Bán nhà: có 21 ngƣời, trong đó có 01 Trƣởng phòng và 01 Phó phòng.
Chức năng: chuyển đổi sở hữu từ sở hữu nhà nƣớc sang tƣ nhân thông qua nghị định 61/CP ban hành ngày 05/07/1994 và sau này thay thế bởi nghị định 34/2013/NĐ-CP ban hành ngày 22/04/2013 và bán nhà cơ quan.
Nhiệm vụ:
- Đo vẽ địa chính nhà, tính giá với các hồ sơ mua. - Lập sổ theo dõi, thống kê tổng hợp.
- Lập hợp đồng mua bán, xác nhận nợ với khách hàng, giao dịch kho bạc, chuyển hồ sơ, bóc tách hồ sơ, giao dịch với Công ty và UBND quận, bàn giao sổ đỏ cho ngƣời dân và cơ quan khi đã hoàn thành việc mua bán.
- Giải quyết các tồn tại sau bán nhà.