C ần Thơ, ngày 18 tháng 11 năm
4.2.3Hình thức luân chuyển
Tất cả các chứng từ do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến liên quan đến nghiệp vụ hạch toán kế toán đều phải tập trung vào bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để hạch toán ghi sổ kế toán. Quá trình luân chuyển chứng từ như sau:
- Phòng kinh doanh lập bảng chào giá, đặc tính kỹ thuật của thiết bị gửi cho khách hàng. Sau đó hai bên sẽ cùng thỏa thuận lại giá cả cũng như đặc tính kỹ thuật của thiết bị theo yêu cầu cụ thể của từng khách hàng.
- Phòng kinh doanh sẽ nhận đơn đặt hàng của khách, qua quá trình kiểm tra xét duyệt, hai bên cùng tiến hành ký hợp đồng. Hợp đồng được lập thành 2 bản, mỗi bên sẽ giữ một bản. Theo hợp đồng, khách hàng sẽ ứng trước 30% giá trị hợp đồng, phòng kế toán tiến hành lập phiếu thu thành 2 liên, mỗi bên sẽ giữ 1 liên. Trường hợp khách hàng chuyển khoản để thanh toán, công ty sẽ nhận được tin nhắn thông báo của ngân hàng về số tiền khách hàng vừa chuyển trả.
- Sau đó đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận kỹ thuật để thiết kế theo đúng yêu cầu của khách hàng.
- Bộ phận kỹ thuật sẽ thiết kế bản vẽ và chuyển cho bộ phận gia công để tiến hành chế tạo thiết bị.
- Khi thiết bị đã hoàn thành, phòng kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được lập thành 2 liên, bộ phận kỹ thuật và phòng kế toán mỗi bên sẽ giữ một liên. Bộ phận kỹ thuật sẽ vận chuyển, lắp đặt và vận hành thiết bị, chi phí vận chuyển sẽ do hai bên tự thoả thuận. Sau khi khách hàng đã nhận hàng theo đúng hợp đồng đã ký, sẽ thanh toán 50% giá trị hợp đồng, phòng kế toán tiến hành ghi sổ và lập phiếu thu thành 2 liên, khách hàng và phòng kế toán mỗi bên sẽ giữ một liên. Trường hợp khách hàng chuyển khoản để thanh toán, công ty sẽ nhận được tin nhắn thông báo của ngân hàng về số tiền khách hàng vừa chuyển trả.
- Sau quá trình chạy thử, các bên tiến hành ký biên bản nghiệm thu. Khách hàng thanh toán 20% giá trị còn lại của hợp đồng. Phòng kế toán ghi sổ, lập phiếu thu thành 2 liên, khách hàng và phòng kế toán mỗi bên sẽ giữ một liên. Trường hợp khách hàng chuyển khoản để thanh toán, công ty sẽ nhận được tin nhắn thông báo của ngân hàng về số tiền khách hàng vừa
chuyển trả. Phòng kế toán lập hóa đơn GTGT thành 3 liên trong đó lưu tại sổ 1 liên, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên lưu nội bộ.
Nhận xét: hình thức luân chuyển chứng từ hợp lý, phù hợp với quy mô hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, nhờ đó giúp đơn vị thuận lợi trong công tác quản lý, lưu trữ và kiểm tra chứng từ.