dụng đất thành phố Hà Tĩnh
4.3.1. Tổ chức bộ máy của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Hà Tĩnh.
4.3.1.1. Căn cứ pháp lý
Văn phòng đăng ký đất thành phố Hà Tĩnh được thành lập theo Quyết định số 1247/QĐ- UBND thành phố Hà Tĩnh, ngày 28/01/2007 và Căn cứ hướng dẫn liên ngành số 08/HDLN-STNMT-SNV ngày 18/02/2009 về chức năng. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Tài nguyên và Môi trường Bắt đầu hoạt động từ ngày 02/01/2008, trực thuộc và chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp, toàn diện của Phòng Tài nguyên và Môi trường thành phố Hà Tĩnh. Là đơn vị sự nghiệp có thu, có con dấu riêng và được mở tài khoản theo quy định hiện hành
của Nhà nước. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Thông tư liên tịch số 38/2004/TTLT/BTNMT-BNV ngày 31 tháng 12 năm 2004.
4.3.1.2.Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ: Mô hình tổ chức Văn phòng đăng ký đất thành phố Hà Tĩnh
4.3.1.3. Nguồn nhân lực
Hiện nay nguồn nhân lực của VPĐKQSD đất Thành phố Hà Tĩnh gồm có 9 người. Trong đó 01 giám đốc văn phòng chịu trác nhiệm phụ trách chung, số lượng biên chế nhà nước có 4 người, còn 5 người là cán bộ hợp đồng. còn trách nhiệm được phân công nhiệm vụ, trình độ nghiệp vụ của tất cả cán bộ công nhân viên chức, người lao động được thể hiện qua bảng tổng hợp sau:
Bảng 4.6. Trình độ, năng lực của cán bộ VP đăng ký quyền sử dụng đất
TT Họ và Tên Chức vụ
Nghiệp vụ công tác Trình độ chuyên môn
Năm vào công tác
1 Nguyễn Đức Danh Giám đốc Quản lí chung Thạc Sỹ NN 2009
2 Nguyễn Duy Sơn Chuyên viên Phòng kỷ thuật CN QLĐĐ 2009
3 Nguyễn Thị Oanh Chuyên viên Phòng hành chính CN Kinh tế 2009
4 Nguyễn Thị Hảo Chuyên viên Phòng kỷ thuật CN QLĐĐ 2010
5 Dương Kim Phong Chuyên viên Phòng kỷ thuật CN QLĐĐ 2010
6 Trần Đức Huân Chuyên viên Phòng kỷ thuật CN QLĐĐ 2010
7 Lê Tuấn Minh Chuyên viên Phòng kỷ thuật CN QLĐĐ 2010
8 Lê Thị Việt Mỹ Chuyên viên Phòng kỷ thuật CN QLĐĐ 2010
9 Trần Thị Thu Hợp đồng Phòng lưu trữ CN QLĐĐ 2011
Qua bảng 3.6 chúng ta có thể nhận thấy nguồn nhân lực của VP đăng ký quyền sử dụng đất là tương đối, đủ điều kiện đáp ứng giải quyết công tác cấp giấy chứng
Giám đốc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng
đất
nhận cho 16 xã, phường nằm trong thành phố, hầu hết trình độ nghiệp vụ chuyên môn của từng cán bộ làm việc tại VPĐKQSD đất là cử nhân đại học trở lên và làm việc đúng chuyên nghành đào tạo của mình, điều đó là điều kiện quan trọng để giải quyết một lượng hồ sơ rất lớn của 16 phường, xã trình lên. Mặc dù mới đi vào hoạt động và độ ngũ cán bố còn rất trẻ nhưng đáp ứng rất tốt về chuyên môn nghiệp vụ, góp phần đưa lại hiệu quả công việc rất cao. Tinh thần trách nhiệm của từng cán bộ làm việc tại VP ĐKQSD đất thành phố Hà Tĩnh là rất cao, mỗi cán bộ điều hiểu rõ và nhận thức được tầm quan trọng của công tác, nhiệm vụ cấp giấy chứng nhận QSD đất cho hộ gia đình , cá nhân, và cho toàn thành phố. Hàng quý giám đốc VPĐKQSD đất thường xuyên phân công xoay vòng cán bộ phụ trách của từng xã, phường để tránh tình trạng thiếu minh bạch trong xử lí hồ sơ.
4.3.1.4. Chức năng, nhiệm vụ
* Cấp giấy chứng nhận QSD đất
Trong những năm qua công tác cấp giấy chứng nhận QSD đất cho các hộ gia đình cá nhân đã được UBND Thành phố, phòng Tài nguyên – Môi trường chỉ đạo và Văn phòng đăng ký QSD đất đã tập trung cao trong giải quyết các thủ tục nên đã giải quyết được các vướng mắc và cơ bản hoàn thành việc cấp giấy chứng nhận QSD đất ở cho các hộ gia đình cá nhân sử dụng đất ở trên địa bàn Thành phố. Đối với các phường xã việc giấy chứng nhận QSD đất ở được gắn với cấp giấy chứng nhận QSD đất nông nghiệp theo Nghị định 64CP thì hiện nay phải cấp đổi lại giấy chứng nhận QSD đất ở. Thực tế hiện nay tại một số xã phường còn có vướng mắc trong việc cấp giấy chứng nhận QSD đất đó là tình trạng giao đất trái trái thẩm quyền nhưng hồ sơ không đầy đủ cơ sở pháp lý để giải quyết như Thạch Linh, Thạch Trung, Hà Huy Tập, Thạch Quý...
* Công tác thống kê, kiểm kê đất đai và xây dựng bản đồ hiện trạng sử dụng đất.
Tổ chức thực hiện công tác thống kê đất đai, xây dựng bản đồ hiện trạng sử dụng đất năm 2010-2012 đạt kết quả tốt đảm bảo theo Kế hoạch số 310/KH-UBND ngày 12/10/2009 của UBND tỉnh.
Phân loại hồ sơ và lưu trữ có hệ thống các hồ sơ đất đai, bảo quản tốt và đảm bảo phục vụ nhanh khi cần tra cứu hoặc cung cấp các thông tin cần thiết.
Từng bước xây dựng hệ thống sổ sách hồ sơ địa chính theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường; cập nhật và thực hiện các chỉnh lý biến động đầy đủ trong hồ sơ địa chính các biến động về đất đai;
Đề xuất UBND Thành phố lập phương án xây dựng cơ sở dữ liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý đất đai; quản lý đăng ký thế chấp, bão lãnh.
* Công tác đấu giá QSD đất
Chủ động đề xuất UBND Thành phố đưa vào đấu giá các lô đất có giá trị kinh tế cao tại các khu quy hoạch dân cư sau khi đầu tư xây dựng xong cơ sở hạ tầng tăng nguồn thu cho Ngân sách đảm bảo kế hoạch giao theo Nghị quyết của HĐND Thành phố;
Tổ chức, thực hiện tốt các thủ tục và chuẩn bị các điều kiện cần thiết phục vụ cho Hội đồng đấu giá tổ chức tốt các phiên đấu giá theo đúng quy chế đấu giá của UBND Thành phố;
* Công tác đăng ký thế chấp, bão lãnh bằng QSD đất và tài sản gắn liền với đất
Giải quyết kịp thời và đúng quy định tất cả các hồ sơ đăng ký thế chấp, bão lãnh được tiếp nhận qua bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND Thành phố, tạo thuận lợi nhất để người dân được vay vốn tại các ngân hàng và tổ chức tín dụng.
* Công tác khác
Tiếp tục tham mưu cho UBND Thành phố tứng bước cải cách các thủ tục hành chính trong công tác quản lý đất đai, rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ;
Thực hiện giải quyết hồ sơ đất đai theo cơ chế một cữa liên thông ở tất cả các xã, phường theo kế hoạch của UBND Thành phố;
Thực hiện tốt việc thu các loại phí, lệ phí về cấp giấy chứng nhận QSD đất, đấu giá QSD đất, thế chấp bảo lãnh QSD đất đúng chế độ chính sách quy định góp phần hoàn thành chỉ tiêu về thu phí, lệ phí theo Nghị quyết của HĐND Thành phố;
Phối hợp với phòng Tài nguyên và Môi trường để giải quyết các công việc liên quan như xây dựng giá đất hàng năm, giải quyết tranh chấp, khiếu nại....
4.3.1.5. Sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận
Do nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức này, Ủy ban nhân dân đã ban hành các quy chế tổ chức và hoạt động của phòng TN&MT, Văn phòng đăng ký đất thành phố Hà Tĩnh trong đó quy định rõ cơ cấu tổ chức, chế độ là việc, mối quan hệ công tác của các phòng chức năng và các cán bộ. Theo đó các quy trình thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai được xác lập và trách nhiệm đã được phân định rõ ràng, phần nào đã đáp ứng được yêu cầu trong cải cách thủ tục hành chính.
4.3.2. Kết quả hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Hà Tĩnh
* Công tác đăng ký quyền sử dụng đất, cấp Giấy chứng nhận
Một trong những điều kiện để được xét cấp Giấy chứng nhận là các hộ phải có tên trong sổ đăng ký ruộng đất, sổ địa chính, phải có đăng ký hoặc có trên bản đồ 299 và 371. Trên địa bàn thành phố, có 12/12 phường có tài liệu được lưu trữ từ năm 1975 đến nay gồm sổ mục kê, sổ đăng ký đất, bản đồ được UBND thị xã Hà Tĩnh và UBND huyện Thạch Hà bàn giao, nhưng các tài liệu trên lại không có đầy đủ dấu của các cấp quản lý. Tại thành phố, chỉ có tài liệu duy nhất mà cơ quan chuyên môn của phường đang quản lý bao gồm bản đồ 299 và bản đồ 371, sổ mục kê, sổ đăng ký ruộng đất các thời kỳ năm các năm. Thành phố đã đề nghị được công nhận đây là tài liệu hồ sơ hợp lệ.
Qua thực tế thu thập thông tin, số liệu tại VPĐK thành phố Hà Tĩnh các hồ sơ xin cấp GCN ngoài những trường hợp có giấy tờ hợp lệ, chủ cũ đã được cấp Giấy chứng nhận và đã có hợp đồng mua bán còn có các dạng sau:
- Những trường hợp không có giấy tờ sống ổn định trước năm 1993: đa số những hộ dân trong khu vực này đều được UBND phường, xã xác nhận là đã ở ổn định, không tranh chấp từ những năm 1980.
- Những trường hợp không có giấy tờ sống ổn định từ 1993 – 2004: Đơn mua bán nhà viết tay; Giấy ủy quyền; Giấy nhượng quyền SDĐ viết tay,... Tất cả các trường hợp mua bán trên đều diễn ra trước ngày 1/7/2004.
Để hoàn thành công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên địa bàn, hàng năm UBND thành phố đã giao chỉ tiêu cho các xã, thị trấn và thường xuyên đôn đốc thực hiện. Tiến độ cấp Giấy chứng nhận của thành phố Hà Tĩnh từ năm 2010-2012 được thể hiện cụ thể tại bảng 3.7 như sau:
Bảng 4.7. Tiến độ cấp GCN của thành phố Hà Tĩnh năm 2010-2012
Năm Tổng số hộ xin cấp GCN Tổng số hồ sơ trình ký Chuyển nhượng Cấp mới Cấp đổi Cho tặng 2010 560 330 65 25 60 480 2011 1532 802 96 96 86 1080 2012 1326 624 240 94 156 1114
Qua bảng 3.7 chúng ta có thể nhận kết quả cấp giấy chứng nhận từ năm 2010- 2012 là rất lớn, hầu như tổng số hồ sơ trình ký đối với trường hợp chuyển nhượng là rất lớn, do tập trung dân cư chuyển về sống thành phố nhiều nên nhu cầu về sử dụng đất là rất lớn, vì thế hồ sơ nhận chuyển nhượng là rất nhiều, số lượng hồ sơ xin cấp mới trong 2010-2011 là như nhau, nhưng đến năm 2012 do dân số ở các phường xã tăng nhanh, nhu cầu sử dụng đất ở các phường xã là nhiều nên số lượng hồ sơ cấp mới năm 2012 tăng gấp 2,5 lần so với những năm trước. Còn số lượng hồ sơ cấp đổi và cho tặng thi số hồ sơ hầu như bằng nhau. Điều đó chứng tỏ không giao động nhiều.
Những kết quả đã đạt được trong công tác đăng ký và cấp Giấy chứng nhận là đáng khả quan với một quận có tình hình sử dụng đất phức tạp như thành phố Hà Tĩnh. Đất có nguồn gốc sử dụng từ rất nhiều hình thức sử dụng khác nhau. Qua quá trình sử dụng, đối tượng sử dụng cũng như mục đích sử dụng đã bị thay đổi nhiều
đặc biệt là việc chuyển đổi từ đất nông nghiệp sang đất chuyên dùng và đất ở trong vòng 6 năm trở lại đây theo xu thế đô thị hoá của toàn thành phố.
Bên cạnh những kết quả đạt được, chúng ta có thể thấy còn nhiều vướng mắc trong công tác cấp giấy chứng nhận QSD đất tại thành phố Hà Tĩnh còn phải cố gắng hơn nữa để tháo gở những hồ sơ còn vướng mắc được thể hiện qua bảng 3.8
Bảng 4.8. Số lượng hồ sơ tồn đọng tại VPĐKQSD đất thành phố Hà Tĩnh Năm Số hồ sơ không đủ ĐKcấp GCN Hồ sơ đủ Đk nhưng chưa cấp Hồ sơ lấn chiếm Hồ sơ tranh chấp Nguyên nhân khác 2010-2012 2809 2101 44 292 372
Qua bảng 3.8 ta có thể biết được số lượng hồ sơ còn tồn đọng ở VP ĐKQSD đất thành phố Hà Tĩnh là rất lớn. Vì vậy cần phải có kế hoạch để thực hiện giải quyết số lượng hồ sơ tồn đọng này, đây là một nhiệm vụ rất nặng nề cho tất cả cán bộ công tác tại VP.
* Chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo quy định của pháp luật khi thực hiện các quyền của người sử dụng đất
Những đặc thù về quản lý và sự biến động sử dụng đất trên địa bàn thành phố đòi hỏi công tác cập nhật và chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo quy định của pháp luật khi thực hiện các quyền của người sử dụng đất phải đầy đủ để đáp ứng cho yêu cầu quản lý chặt chẽ đất đai trong quá trình đô thị hóa. Do nhiều nguyên nhân và yếu tố ảnh hưởng mà việc chỉnh lý biến động trên hồ sơ địa chính chưa được đồng bộ và đầy đủ, mặc dù tại các mảnh bản đồ địa chính đã biến động trên 40% tuy nhiên việc chỉnh lý lên sổ sách chưa được thực hiện. Hầu hết các phường đều không có sổ địa chính, một số phường có sổ mục kê nhưng chưa cập nhật biến động.
Do được hình thành từ các phường, xã thuộc khu vực nội thành và ngoại thành phố, mặt khác do công tác quản lý đất đai của các câp chính quyền trong giai đoạn trước thời điểm thành lập thành phố bị buông lỏng, thiếu đồng bộ nên việc thiết lập và quản lý hồ sơ địa chính chưa được quan tâm đúng mức bàn giao nhưng không có đầy đủ dấu của các cấp quản lý.
Sở Địa chính (nay là Sở TN&MT tỉnh Hà Tĩnh) có trách nhiệm lập HSĐC gốc và bàn giao cho phường, xã bản sao, nhưng năm 1995 Sở mới chỉ bàn giao cho thành phố bản đồ địa chính của phường ở dạng thô và số, chưa được kiểm tra nghiệm thu và thiếu sổ mục kê, sổ địa chính.
Hệ thống văn bản pháp lý, quy định về HSĐC thay đổi nhiều lần, quy trình cập nhật chỉnh lý biến động trên HSĐC phức tạp, trùng lặp do cả hai cấp đều phải thực hiện cập nhật, chỉnh lý hồ sơ lưu ở cấp mình. Hơn nữa, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các cán bộ địa chính phường, xã và thành phố trong những năm đầu khi thành lập thành phố còn hạn chế dẫn đến việc lập, cập nhật chỉnh lý biến động chưa thường xuyên. Mặt khác, cán bộ địa chính phải kiêm nhiệm nhiều việc khác như giải phóng mặt bằng, xây dựng, giao thông,…
* Lập và quản lý hồ sơ địa chính
Do được hình thành từ các phường xã thuộc khu vực nội thành và ngoại thành với các đặc điểm khác nhau, mặt khác do công tác quản lý nhà nước về đất đai của các cấp chính quyền trong những năm trước thời điểm thành lập thành phố Hà Tĩnh bị buông lỏng, thiếu đồng bộ nên việc thiết lập và quản lý hệ thống hồ sơ địa chính chưa được quan tâm đúng mức. Theo báo cáo của Phòng TN&MT, hầu như 16 phường, xã chưa có bản đồ địa chính mà chỉ sử dụng bản đồ 371(được thành lập năm 1985) và 299 (được thành lập năm 1995) là chủ yếu. Còn những phường, xã mới đo đạc sau nay mới chỉ phục vụ cho công tác cấp giấy chứng nhận đất nông nghiệp và để phục vụ cho công tác quản lí đất đai của từng phường, xã trong thành phố.
Bảng 4.9. Hiện trạng hệ thống bản đồ địa chính các phường, xã thành phố Hà Tĩnh
Phường, xã Năm đo vẽ (thành lập) Số mảnh bản đồ Tỷ lệ Dạng dữ liệu Tình hình chỉnh lý, cập nhật thay đổi Giấy Dạng số Đã chỉnh lý Chưa chỉnh lý P. Nam Hà 1995 29 500 + + P.Bắc Hà 1995 24 500 + + P.Trần Phú 1996 39 500 + + P.Tân Giang 1995 27 500 + +