1.5.2.1. Sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán. Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một sốđiều của Luật Kế toán.
Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễđối chiếu.
Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại phụ lục số 4 Thông tư này nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.
1.5.2.2. Hình thức kế toán
Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sởđảm bảo thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
Trường hợp không tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán được hướng dẫn trong phụ lục số 4 Thông tư này để lập Báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.
1.5.2.3.Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
+ Phương pháp hạch toán các đối tượng
Đối với sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất, luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cấn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn.
Đối với vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cấn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn.
+ Phương pháp tính giá hàng tồn kho
Khi xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, doanh nghiệp áp dụng theo một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp tính theo giá đích danh - Phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)
- Bỏ phương pháp LIFO và bổ sung phương pháp giá bán lẻ đối với hàng hóa trong một sốđơn vị kinh doanh thương mại đặc thù (siêu thị hoặc tương tự).
Phương pháp giá bán lẻ là phương pháp sử dụng khi đơn vị có sự thay đổi về số lượng hàng một cách thường xuyên, nhiều chủng loại và không thể áp dụng các phương pháp khác được.
Trong phương pháp giá bán lẻ, giá gốc hàng tồn kho được xác định bằng cách lấy giá bán của hàng tồn kho trừđi lợi nhuận biên theo tỷ lệ phần trăm hợp lý. Tỷ lệ này có tính đến trường hợp giá bán của hàng hóa hạ thấp hơn giá bán ban đầu của nó. Thông thường mỗi mặt hàng được xác định một tỷ lệ bình quân riêng.
1.5.3.Tài khoản kế toán
Về tài khoản kế toán, theo TT 200 có sự thay đổi rất lớn trong hệ thống tài khoản dẫn đến việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh cũng thay đổi theo, cụ thể các thay đổi như sau:
- Không phân biệt ngắn hạn và dài hạn trên các tài khoản mà chỉ phân biệt ngắn hạn, dài hạn trên Bảng cân đối kế toán.
Tài khoản kế toán chỉ còn 8 loại bao gồm các loại sau: + Loại tài khoản tài sản
+ Loại tài khoản nợ phải trả + Loại tài khoản vốn chủ sở hữu + Loại tài khoản doanh thu
+ Loại tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh + Loại tài khoản thu nhập khác
+ Loại tài khoản chi phí khác
+ Tài khoản xác định kết quả kinh doanh
- Bỏ các tài khoản: 129, 139, 142, 144, 159, 311, 315, 342, 351, 415, 431, 512, 531, 532 và toàn bộ tài khoản ngoài bảng và bổ sung thêm một số tài khoản.
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU,
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG TỔNG HỢP
ĐẠI THÀNH AN
2.1.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG TỔNG HỢP
ĐẠI THÀNH AN
2.1.1 Tên, địa chỉ của công ty
Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An được Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Quảng Bình Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ngày 01 tháng 04 năm 2009
Giám đốc: Đặng Quang Thọ
Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân và có tài khoản riêng tại ngân hàng Thương mại cổ phần ngoại thương chi nhánh Quảng Bình.
Vốn điều lệ: 20.000.000.000( hai mươi tỷđồng ) Địa chỉ: 221 Trần Hưng Đạo, Phường Nam Lý, Thành phốĐồng Hới, Tỉnh Quảng Bình. Điện thoại: 052.3858968 Email: daithanhanjsc@gmail.com 2.1.2. Ngành nghề kinh doanh
Theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 3100820587, ngành nghề kinh doanh của công ty đăng ký là:
STT Tên ngành Mã ngành
1 Xây dựng công trình đường bộ
Cụ thể: xấy dựng các công trình giao thông, cầu, đường
42102 (chính)
2 Lắp đặt hệ thống cấp thoát nước
Xây dựng các công trình cấp thoát nước 43221
3 Lắp đặt hệ thống điện
Cụ thể: xây dựng, lắp đặt điện dân dụng đến 220 KV; xây
dựng trạm BTS
43210
4 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2.1.3.1 Sơđồ tổ chức bộ máy của công ty 2.1.3.1 Sơđồ tổ chức bộ máy của công ty
Bộ máy quản lý của công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An được tổ chức theo sơđồ như sau:
Ghi chú: Quan hệ chỉđạo
Quan hệ chức năng
( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính - Công ty TNHH XDTH Đại Thành An )
Sơđồ 2.1: Sơđồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH XDTH
Đại Thành An
Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An đã xây dựng một hệ thống quản lý theo cơ cấu trực tuyến – chức năng. Kiểu cơ cấu này vừa phát huy năng lực chuyên môn của từng bộ phận chức năng, vừa đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. Các phòng ban không được giao quyền lực hành chính, không có quyền ra mệnh lệnh mà chỉ thực hiện chức năng tham mưu cho thủ trưởng trong việc soạn thảo các phương án, các quy định sẽ được thủ trưởng thông qua và truyền xuống cấp dưới theo các tuyến quyết định.
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban của công ty
Trong bộ máy quản lý mỗi phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ nhất định riêng trong cùng mối quan hệ thống nhất cụ thể:
- Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo điều hành chung toàn bộ mọi hoạt động của công ty theo đúng pháp luật.
Chỉđạo:
+ Công tác tổ chức, sản xuất tuyển dụng lao động, tiếp nhận, bố trí và đào tạo cán bộ trong phạm vi nâng cấp theo chếđộ hoạt động của công ty.
+ Công tác tài chính kế toán hàng quý và cả năm theo kế hoạch sản xuất của công ty.
+ Kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. + Công tác quan hệ thị trường và đối nội, đối ngoại.
+ Công tác thanh tra, kiểm tra.
+ Ký kết hợp đồng và thanh lý hợp đồng với các đơn vị, tổ chức, cá nhân, các đối tác trong nước, ký các quyết định về tổ chức, nhân sự và các quyết định khác như: tuyển dụng, điều động, khen thưởng, kỷ luật... theo phân cấp quản lý và quy chế của công ty.
+ Ký các văn bản , chỉ thị và các quy định ban hành trong công ty. + Ký nhận vốn, đất đai, tài sản và các nguồn lực khác.
+ Ký các chứng từ thu, chi, nhập kho vật tư, tài sản, nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, phụ tùng thiết bị thuộc phạm vi hạch toán của công ty.
- Phó Giám đốc: Là người được bổ nhiệm để điều hành một hoạc một số lĩnh vực hoạt động của công ty.
+ Trực tiếp chỉđạo các phòng ban, bộ phận trong công ty.
+ Phụ trách kỹ thuật, chịu trách nhiệm về tiến độ, chất lượng, kỹ thuật, hiệu quả an toàn lao động các công trình do công ty nhận thầu thi công trực tiếp chỉ đạo điều hành các vướng mắc trong thi công.
+ Trực tiếp chỉ đạo công việc, kế hoạch, định mức, giá thành, hợp đồng kinh tế.
+ Phụ trách công tác an toàn lao động trong công ty.
+ Ký các văn bản hướng dẫn trong nội bộ công ty thuộc lĩnh vực mình phụ trách, ký các hồ sơ, văn bản khi được giám đốc ủy quyền..
+ Chỉđạo một số hoạt động khi giám đốc phân công.
- Phòng kế hoạch kỹ thuật: Có chức năng nhệm vụ đảm bảo vấn đề lập phương án tiến độ thi công như lập dự án thầu, giám sát các công trình, nghiệm thu khối lượng và chất lượng công trình hoàn thành, thanh quyết toán với chủ đầu tư làm cơ sởđể trả lương cho người lao động, lập kế hoạch sử dụng, quản lý NL,VL.
- Phòng kế toán: Có chức năng nhiệm vụ phản ánh và ghi chép tất cả các nghiệp vụ phát sinh của công ty vào sổ kế toán theo đúng quy định chế độ của nhà nước, đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thu hồi và thanh lý các khoản vốn đối với công trình mà công ty thi công, giám sát. Lập báo cáo tài chính và phân tích tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phòng tổ chức hành chính nhân sự: Có chức năng nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo công ty tổ chức sắp xếp cán bộ, bố trí nhân lực đểđảm bảo đáp ứng chuyên môn của từng phòng, tổ, đội một cách hợp lý nhằm đảm bảo bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Đội thi công xây dựng: Có nhiệm vụ trực tiếp thi công công trình.
- Bộ phận quản lý thi công: Chỉ đạo, giám sát công việc thi công xây dựng, đồng thời tiếp nhận việc quản lý NL,VL tại kho công trình.
2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2.1.4.1 Sơđồ tổ chức bộ máy kế toán
Ghi chú: Quan hệ chỉđạo
Quan hệ chức năng
(Nguồn: Phòng kế toán – công ty TNHHXDTH Đại Thành An)
Sơđồ 2.2: Sơđồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp
Đại Thành An
* Chức năng của bộ phận kế toán
Kế toán trưởng: Phụ trách chung phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về mọi hoạt động kinh tế, có trách nhiệm kiểm tra giám sát công tác kế toán của phòng, hướng dẫn chỉđạo các kế toán viên thực hiện theo yêu cầu quản lý cũng như những quy định, chuẩn mực kế toán ban hành.
Kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm tổng hợp các phần hành kế toán của các kế toán viên khác, cuối kỳ lập báo cáo tài chính như báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Có nhiệm vụ tổng hợp chi phí, tính giá thành cho từng giây chuyền, từng loại sản phẩm đồng thời theo dõi sự tăng giảm tài sản cốđịnh, trích khấu hao TSCĐ về mặt giá trị. Cuối kỳ tổng hợp số liệu, chuyển cho kế toán tổng hợp.
Kế toán vật tư – thiết bị: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết kịp thời cung cấp nguyên nhiên vật liệu cho các phân xưởng, các dây chuyền, tổng hợp số liệu, cung cấp số liệu cho kế toán giá thành và kế toán tổng hợp.
Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản tạm ứng đồng tổng hợp các bản chấm công của tổ, đội, phân xưởng dưới các nhà máy để tính lương, thưởng, phát, các khoản trích theo lương rồi cuối kỳ tập hợp lại cung cấp cho kế toán tổng hợp.
Thủ quỹ: Thực hiện các giao dịch, theo dõi các khoản thu chi thường xuyên và lập báo cáo quỹ.
Thủ kho: Chịu trách nhiệm về việc xuất nhập, thành phẩm,vật tư tại kho đồng thời hoàn tất chứng từ về phiếu nhập, xuất để đối chiếu với kế toán vật tư, thiết bị.
2.1.4.2 Tổ chức vận hành chếđộ kế toán tại công ty
- Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01/01/ N kết thúc vào ngày 31/12/N - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam
- Chế độ kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/ QĐ – BTC ngày 20/ 03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Hình thức số kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ, đặc điểm của hình thức này là tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian, hình thức ghi sổ theo hệ thống trên hai loại sổ tổng hợp khác nhau là sổ đăng kí chứng từ và sổ cái tài khoản, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi được ghi vào sổ cái phải được phân loại để ghi vào chứng từ ghi sổ. Số liệu của chứng từ ghi sổ là cơ sởđể ghi vào sổ cái tài khoản.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp khấu hao TSCĐđang áp dụng : Theo phươngpháp khấu hao theo số dư giảm dần.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. Báo cáo tài chính mà công ty áp dụng:
Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối phát sinh
Thuyết minh báo cáo tài chính
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Tình hình thực hiện nghĩa vụ nhà nước
Dưới đây là sơ đồ trình tự và phương pháp ghi sổ tại công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
(Nguồn: Phòng kế toán – công ty TNHHXDTH Đại Thành An)
Sơđồ 2.3: Sơđồ hạch toán nguyên liệu, vật liệu theo hình thức ghi sổ chứng từ 2.1.5. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
*Chức năng của công ty
Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên có các chức năng sau:
- Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp - Xây dựng các công trình giao thông
- Xây dựng các công trình thủy lợi
- Xây dựng, lắp đặt điện dân dụng đến 220 KV; xây dựng trạm BTS - Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
* Nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An có nhiệm vụ chính như sau: - Thực hiện các hợp đồng xây lắp, cung ứng dịch vụ với các chủ đầu tư đảm bảo thi công đúng tiến độđạt hiệu quả cao và đảm bảo đúng kỹ thuật cho công trình. - Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực hiện có tại công ty như nguồn vốn, tài sản, nguồn nhân lực…
- Thực hiện tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, phát triển nguồn vốn kinh doanh, thực hiện tốt nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
- Không ngừng đào tạo cán bộ nhân viên nâng cao trình độ tay nghề, năng lực quản lý kinh doanh để khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường đem lại sự tinh cậy đối với khách hàng.
- Không ngừng mở rộng thị trường nhằm tăng doanh thu đồng thời củng cố cơ cấu đơn vị phù hợp, trên cơ sởđó khai thác triệt để thế mạnh của doanh nghiệp.
2.1.6. Loại hình doanh nghiệp
Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An là loại hình doanh nghiệp tư nhân , được Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Quảng Bình cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ngày 01 tháng 04 năm 2009.
2.1.7. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Ngay từ khi có quyết định thành lập, công ty bước vào một giai đoạn hết sức khó khăn như: quy mô sản xuất nhỏ, cơ sở hạ tầng còn thiếu thốn, đội ngũ cán bộ nhân viên còn mỏng, thiếu kinh nghiệm trong sản xuất, chưa tạo được uy