Nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp nói chung, và nguyên liệu vật liệu trong công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An nói riêng là rất đa dạng và phong phú, nguyên liệu vật liệu dùng cho xây lắp cũng rất đa dạng, nhiều loại, số lượng mối loại cũng rất lớn, mỗi loại nguyên liệu vật liệu có nội dung kinh tế và chức năng riêng vì vậy để quản lý và hạch toán chính xác thì phải
tiến hành phân loại nguyên liệu liệu vật liệu một cách khoa học hợp lý, nguyên liệu vật liệu trong công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An được phân loại như sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: xi măng, gạch, sắt, thép, cát, sạn, đá… đều là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình.
+ Xi măng, công ty chỉ dùng 2 loại xi măng là: Xi măng Hải Vân (TC30) và Xi măng Sông Gianh
+ Thép Φ6, Φ12, Φ14, Φ18.
+ Cát xây, cát tô, cát đại (dùng đểđổ bê tông) + Đá 1x2, đá 2x4, đá 4x6, đá 4x6 phân cấp
- Nguyên liệu, vật liệu phụ: gồm sơn, dầu, mỡ phục vụ cho quá trình thi công
- Nhiên liệu: Xăng, dầu cung cấp cho các phương tiện, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình thi công.
- Phụ tùng thay thế: Các loại chi tiết phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô-tô như mũi khoan, xăm, lốp ô-tô.
- Phế liệu thu hồi: Nhựa đường thải đã bị đông cứng, các đoạn sắt, thép thừa, các vỏ bao xi măng, tre, gỗ không dùng nữa trong quá trình thi công.
- Phương tiện vận tải:
Các loại xe phục vụ chi vận chuyển nguyên vật liệu và tham gia vào quá trình thi công nhằm tiết kiệm được nguồn lao động mà vẫn mang lại chất lượng cho các công trình như: xe đào, sola110, xe ủi Komatsu, cattedilass, máy kinh vĩ, xe tải..
Tùy theo loại hạng mục công trình mà có loại vật liệu đặc thù riêng.
2.3.1.2. Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu vật liệu tại công ty
Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cũng như vai trò, vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
-Tổ chức ghi chép phản ánh kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu tiêu hao sử dụng cho sản xuất, nguyên vật liệu nhập xuất tồn kho
-Vận dụng dúng đắn các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu hướng dẫn kinh doanh kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ kho nhập xuất, thực hiện dúng các chế độ thanh toán ban đầu về nguyên vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ ) mở các sổ sách, thuế chi tiết về nguyên liệu, vật liệu đúng
phương pháp quy định, giúp cho việc lảnh đạo và chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua, tình hình dự trữ và tiêu hao nguyên vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn nguyên, vật liệu thừa việc sử dụng nguyên vật liệu phi pháp, lảng phí.
Tham gia kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu theo chế độ quy định của Nhà nước, lập báo cáo kế toán về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý và điều hành phân tích kinh tế.
2.3.1.3. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu
Công ty TNHH MTV Xi măng Sông Gianh, xi măng Vsicoen, xi măng Sông Thao, gạch Block, ngói Tuynel Hòa Trạch,Cầu Bốn, Hạ Long, tấm lợp Cosevco1- Quảng Bình, Trung Nam, Thanh Hóa, Faco, Fibro Cement Cường Thịnh..
2.3.2. Phương pháp xác định giá trị nguyên liệu vật liệu tại công ty 2.3.2.1. Giá nhập kho 2.3.2.1. Giá nhập kho
a. Nhập kho mua ngoài:(Có hợp đồng mua bán giữa hai bên)
Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An tính giá nguyên liệu vật liệu nhập kho theo giá thực tế, nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, với số lượng lớn, giá trị cao nên việc thu mua nguyên liệu vật liệu thường theo hợp đồng dưới sự kiểm tra, theo dõi, giám sát trực tiếp của thủ kho và bộ phận cung ứng, giá nguyên liệu vật liệu nhập kho được tính theo giá trên hợp đồng hoặc giá ghi trên hóa đơn:
Giá thực Giá ghi trên Chi phí Các khoản được tế NL, VL = hóa đơn hoặc + thu mua - giảm trừ ( chiết nhập kho hợp đồng khấu, giảm giá) Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy giá ghi trên hóa đơn hay hợp đồng là giá chưa có thuế GTGT.
VD: Ngày 14 tháng 9 năm 2013 công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An mua xi măng của Công ty TNHH Xây Dựng Và Thương Mại Nhật Minh để phục vụ xây dựng của công ty với số lượng 160 tấn, đơn giá mua chưa thuế là 1.236.363 đồng/ tấn, thuế suất thuế GTGT 10%. Thanh toán bằng chuyển khoản.
Vậy giá thực tế nhập kho nguyên liệu vật liệu nhập kho là: 160 x 1.236.363 = 197.818.080 đồng.
b. Nhập kho khi thu hồi từ các công trình
Do tính chất đặc thù của ngành xây dựng nên các công trình, hạng mục công trình sau khi hoàn thành thì các phế liệu thu hồi, một số vật liệu chưa sử dụng sẽ tiến hành nhập kho.
2.3.2.2 Giá xuất kho
Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An áp dụng phương pháp nhập trước - xuất trước để tính giá nguyên liệu vật liệu xuất kho theo phương pháp này, người ta lấy đơn giá vật liệu nhập trước làm đơn giá để tính giá trị vật liệu xuất kho cho đến khi hết số lượng của các loại nguyên liệu vật liệu.
Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là tính giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ dùng để tính giá thực tế của vật liệu trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng.
VD:
- Ngày 10/9/2013 công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An mua 10 tấn xi măng của công ty Nhật Minh với giá chưa thuế GTGT là 1.230.363 đồng.
- Ngày 14/9/2013 công ty mua 160 tấn xi măng với giá chưa thuế GTGT là 1.236.363 đồng.
- Ngày 15/9/2013 công ty xuất 160 tấn xi măng phục vụ cho xây dựng công trình.
Giá xuất kho = 10 x 1.230.363 + 150 x 1.236.636 = 197.758.080 đồng
2.3.2.3. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu
Để hạch toán chi tiết vật tư, công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Việc theo dõi vật tưđược tiến hành đồng thời tại kho và phòng tài chính kế toán.
* Trình tự ghi chép ở kho nguyên liệu, vật liệu
Hằng ngày thủ kho theo dõi từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho, mỗi thẻ kho ứng với mộtloại vật liệu.
Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho nguyên liệu, vật liệu phát sinh hằng ngày để ghi thật chi tiết và cụ thể vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho có trách nhiệm chuyển toàn bộ các chứng từđó lên bộ phận kế toán.
Giá thực tế
NLVL xuất kho =
Số lượng xuất kho của từng lần nhập x
Đơn giá tính theo mỗi lần nhập
Cuối tháng thủ kho tính ra số lượng tồn nguyên liệu, vật liệu theo từng loại. Đồng thời, lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên liệu, vật liệu trong tháng đó nộp lên phòng kế toán.
* Trình tự theo dõi ở bộ phận kế toán
Đầu ngày, sau khi nhận được toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất kho nguyên liệu, vật liệu mà thủ kho đưa vào cuối ngày hôm trước, kế toán vật tư nhập vào máy theo:
-Tính số lượng nguyên liệu, vật liệu số tổng trong nhiều ngày hoặc sổ chi tiết trong một ngày.
-Bên cạnh đó, chương trình phần mềm thu chi cho phép kế toán tính tổng số số chi mua nguyên liệu, vật liệu. Tại đây, kế toán đối chiếu tổng hợp chi mua nguyên liệu, vật liệu, Hóa đơn, chứng từ NL,VL.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
Sơđồ2.4: Sơđồ hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp thẻ song song
2.3.3. Kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp
Đại Thành An
2.3.3.1 Chứng từ, sổ kế toán sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Biên bản giao nhận vật tư - Biên bản nghiệm thu vật tư - Giấy đề nghị nhập kho - Phiếu nhập kho - Bảng tổng hợp nhập,xuất,tồn nguyên liệu, vật liệu - Đề nghị xuất kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho b. Sổ sách kế toán Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, các loại sổ sách công ty sử dụng gồm có:
- Sổđăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái - Sổ kế toán chi tiết vật tư - Sổ quỹ - Thẻ kho - Bảng kê nhập xuất vật tư - Sổ tổng hợp vật tư
2.3.3.2. Phương pháp kế toán nhập xuất nguyên liệu, vật liệu
a. Các tài khoản được sử dụng ở công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An để theo dõi quá trình hạch toán nguyên liệu, vật liệu.
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu TK 1521: Vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Phụ tùng Và các tài khoản TK 1111: Tiền mặt TK 1121: Tiền gửi ngân hàng TK 338(3388): Phải trả phải nộp khác
TK 331: Phải trả nhà cung cấp
TK 621: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp – trong đó: TK 6218: Chi phí vật tư xuất cho công trình
TK 627: Chi phí sản xuất chung TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp b. Phương pháp hạch toán:
•Các trường hợp nhập nguyên liệu, vật liệu
- Căn cứ vào Hóa đơn GTGT của người cung cấp (công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
Để minh họa cho việc theo dõi tình hình tăng, giảm NL,VL tại công ty, báo cáo xin trích dẫn một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc mua, nhập kho NL,VL tháng 9/2013 cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Ngày 14 tháng 09 năm 2013 công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An mua 160 tấn xi măng của công ty TNHH Xây Dựng và Thương Mại Nhật Minh với với đơn giá là 1.236.363/tấn. Thanh toán theo hình thức chuyển khoản với tổng giá trị (đã bao gồm VAT 10%) là 217.199.888 đồng.
Sau khi nhận được HĐ GTGT kế toán tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa để kiểm tra xem hàng hóa mua về có đúng quy cách, chất lượng, số lượng theo đúng như hóa đơn mua hàng của nhà cung cấp.
Đơn Vị: Công ty TNHH XDTH Đại Thành An Công hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Địa Chỉ: Đồng Hới – Quảng Bình Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
( Vật tư, sản phảm, hàng hóa) Ngày 14 tháng 09 năm 2013
Hôm nay, tại kho nguyên vật liệu công ty TNHHXDTH Đại Thành An,
221Tôn Thất Thuyết, Đồng Hới, Quảng Bình, Hội đồng kiểm nghiệm chúng tôi gồm có:
1 Bà: Nguyễn Thị Thủy Chức vụ: Trưởng ban 2 Ông: Đỗ Văn Đạt Chức vụ: Ủy viên 3 Bà: Lê Thị Linh Huệ Chức vụ: Ủy viên
Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư hàng hóa Kết quả kiểm nghiệm thu: TT Tên vật tư Đơn vị tính
Số lượng Kết quả nghiệm thu Theo chứng từ Thực tế Đúng quy cách chất lượng Không đúng quy cách chất lượng 1 Xi măng Tấn 160 160 160 Kết luận: Đại quy cách chất lượng theo hợp đồng.
Biên bản lập xong cùng ngày, thông qua tất cả các thành viên, tất cả nhất trí ký tên.
Đại diện thống kê Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn trên và phiếu kiểm nghiệm vật tư đã được kiểm nghiệm, nếu hàng hóa, vật tư đảm bảo đủ điều kiện thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho. .
- Tại kho: Thủ kho theo dõi, ghi chép vào sổ sách mỗi khi có hàng nhập kho thực tế chi tiết theo từng vật tư, hàng hóa và từng đối tượng sử dụng. Chứng từ nhập kho sau khi được lập sẽđược chuyển lên cho kế toán.
- Tại phòng kế toán: Kế toán vào kiểm tra lại phiếu nhập kho để bổ sung thông tin về tài khoản và dùng làm căn cứ hạch toán vào các sổ sách kế toán liên quan.
Trường hợp 2: Ngày 25 tháng 09 năm 2013 công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An mua 100 hộp Gạch ốp 30x45L1 với đơn giá là 83.000 đồng/ống, 200 viên Gạch KT 3030L1 với giá 5.300 đồng/viên, 55 m2 TKN600x600A1với giá là 158.000 đồng/m2 của công ty DNTN DVTM Vật Liệu Xây Dựng Hải Phương .Thanh toán theo hình thức chuyển khoản với tổng giá trị (đã bao gồm VAT 10%) là 19.855.000 đồng. Dựa vào HĐ GTGT, kế toán hạch toán như sau:
Tương tự như trường hợp 1 sau khi nhận được HĐ GTGT kế toán tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa để kiểm tra xem hàng hóa mua về có đúng quy cách, chất lượng, số lượng theo hóa đơn của nhà cung cấp.
Đơn Vị : Công ty TNHH XDTH Đại Thành An Công hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Địa Chỉ: Đồng Hới – Quảng Bình Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
( Vật tư, sản phảm, hàng hóa) Ngày 25 tháng 09 năm 2013
Hôm nay, tại kho nguyên vật liệu công ty TNHHXDTH Đại Thành An, 221 Tôn Thất Thuyết,
Đồng Hới, Quảng Bình, Hội đồng kiểm nghiệm chúng tôi gồm có: 1 Bà: Nguyễn Thị Thủy Chức vụ: Trưởng ban 2 Ông: Đỗ Văn Đông Chức vụ: Ủy viên 3 Bà: Lê Thị Linh Huệ Chức vụ: Ủy viên
Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư hàng hóa Kết quả kiểm nghiệm thu:
TT Tên vật tư Đơn vị
tính
Số lượng Kết quả nghiệm thu Theo chứng từ Thực tế Đúng quy cách chất lượng Không đúng quy cách chất lượng 1 Gạch ốp 30x45L1 Hộp 100 100 100 2 Gạch KT 3030L1 Viên 200 200 200 3 TKN600x600 A1 M2 55 55 55
Kết luận: Đại quy cách chất lượng theo hợp đồng.
Biên bản lập xong cùng ngày, thông qua tất cả các thành viên, tất cả nhất trí ký tên.
Đại diện thống kê Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn trên và phiếu kiểm nghiệm vật tư đã được kiểm nghiệm, nếu đảm bảo đủđiều kiện thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho NL,VL.
- Tại kho: Thủ kho theo dõi, ghi chép vào sổ sách mỗi khi có hàng nhập kho thực tế chi tiết theo từng vật tư, hàng hóa và từng đối tượng sử dụng. Chứng từ nhập kho sau khi được lập sẽđược chuyển lên cho kế toán.
- Tại phòng kế toán: Kế toán kiểm tra lại phiếu nhập kho để bổ sung thông tin về tài khoản và dùng làm căn cứ hạch toán vào các sổ sách kế toán liên quan.
•Các trường hợp xuất nguyên liệu, vật liệu
Khi đó có nhu cầu cung ứng vật tư thì cán bộ quản lý công trình viết giấy đề nghị xuất kho vật tư và chuyển vào phòng vật tư, sau khi đã có ký duyệt của chỉ huy công trình. Căn cứ vào giấy đề nghịđó, viết (giấy) phiếu xuất kho vật tư. Cụ thể:
Trường hợp 1: Ngày 15 tháng 09 năm 2013 Công ty TNHHXDTH Đại Thành An tiến hành xuất kho 160 tấn xi măng dùng cho công trình, giá xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước – xuất trước theo HĐ GTGT của ngày 15/9/2013. Giá xuất kho = 160 x 1.236.363 = 197.818.080 đồng và kế toán hạch toán nghiệp vụ phát sinh như sau:
Nợ TK 6218: 197.818.080 Có TK 1521: 197.818.080
Trường hợp 2: Ngày 25 tháng 9 năm 2013, Công ty TNHH XDTH Đại Thành An tiến hành xuất kho 200 viên Gạch KT 3030 L1, 100 hộp Gạch ốp 30 x 45 loại 1, 55 m2 TKN 600 x 600 A1 dùng cho công trình, tổng giá trị xuất kho được tính như sau: giá xuất kho = 200 x 5.300 + 100 x 183.000 + 55 x 158.000 =