Để hạch toán chi tiết vật tư, công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Việc theo dõi vật tưđược tiến hành đồng thời tại kho và phòng tài chính kế toán.
* Trình tự ghi chép ở kho nguyên liệu, vật liệu
Hằng ngày thủ kho theo dõi từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho, mỗi thẻ kho ứng với mộtloại vật liệu.
Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho nguyên liệu, vật liệu phát sinh hằng ngày để ghi thật chi tiết và cụ thể vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho có trách nhiệm chuyển toàn bộ các chứng từđó lên bộ phận kế toán.
Giá thực tế
NLVL xuất kho =
Số lượng xuất kho của từng lần nhập x
Đơn giá tính theo mỗi lần nhập
Cuối tháng thủ kho tính ra số lượng tồn nguyên liệu, vật liệu theo từng loại. Đồng thời, lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên liệu, vật liệu trong tháng đó nộp lên phòng kế toán.
* Trình tự theo dõi ở bộ phận kế toán
Đầu ngày, sau khi nhận được toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất kho nguyên liệu, vật liệu mà thủ kho đưa vào cuối ngày hôm trước, kế toán vật tư nhập vào máy theo:
-Tính số lượng nguyên liệu, vật liệu số tổng trong nhiều ngày hoặc sổ chi tiết trong một ngày.
-Bên cạnh đó, chương trình phần mềm thu chi cho phép kế toán tính tổng số số chi mua nguyên liệu, vật liệu. Tại đây, kế toán đối chiếu tổng hợp chi mua nguyên liệu, vật liệu, Hóa đơn, chứng từ NL,VL.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
Sơđồ2.4: Sơđồ hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp thẻ song song
2.3.3. Kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp
Đại Thành An
2.3.3.1 Chứng từ, sổ kế toán sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Biên bản giao nhận vật tư - Biên bản nghiệm thu vật tư - Giấy đề nghị nhập kho - Phiếu nhập kho - Bảng tổng hợp nhập,xuất,tồn nguyên liệu, vật liệu - Đề nghị xuất kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho b. Sổ sách kế toán Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, các loại sổ sách công ty sử dụng gồm có:
- Sổđăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái - Sổ kế toán chi tiết vật tư - Sổ quỹ - Thẻ kho - Bảng kê nhập xuất vật tư - Sổ tổng hợp vật tư
2.3.3.2. Phương pháp kế toán nhập xuất nguyên liệu, vật liệu
a. Các tài khoản được sử dụng ở công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An để theo dõi quá trình hạch toán nguyên liệu, vật liệu.
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu TK 1521: Vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Phụ tùng Và các tài khoản TK 1111: Tiền mặt TK 1121: Tiền gửi ngân hàng TK 338(3388): Phải trả phải nộp khác
TK 331: Phải trả nhà cung cấp
TK 621: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp – trong đó: TK 6218: Chi phí vật tư xuất cho công trình
TK 627: Chi phí sản xuất chung TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp b. Phương pháp hạch toán:
•Các trường hợp nhập nguyên liệu, vật liệu
- Căn cứ vào Hóa đơn GTGT của người cung cấp (công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
Để minh họa cho việc theo dõi tình hình tăng, giảm NL,VL tại công ty, báo cáo xin trích dẫn một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc mua, nhập kho NL,VL tháng 9/2013 cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Ngày 14 tháng 09 năm 2013 công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An mua 160 tấn xi măng của công ty TNHH Xây Dựng và Thương Mại Nhật Minh với với đơn giá là 1.236.363/tấn. Thanh toán theo hình thức chuyển khoản với tổng giá trị (đã bao gồm VAT 10%) là 217.199.888 đồng.
Sau khi nhận được HĐ GTGT kế toán tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa để kiểm tra xem hàng hóa mua về có đúng quy cách, chất lượng, số lượng theo đúng như hóa đơn mua hàng của nhà cung cấp.
Đơn Vị: Công ty TNHH XDTH Đại Thành An Công hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Địa Chỉ: Đồng Hới – Quảng Bình Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
( Vật tư, sản phảm, hàng hóa) Ngày 14 tháng 09 năm 2013
Hôm nay, tại kho nguyên vật liệu công ty TNHHXDTH Đại Thành An,
221Tôn Thất Thuyết, Đồng Hới, Quảng Bình, Hội đồng kiểm nghiệm chúng tôi gồm có:
1 Bà: Nguyễn Thị Thủy Chức vụ: Trưởng ban 2 Ông: Đỗ Văn Đạt Chức vụ: Ủy viên 3 Bà: Lê Thị Linh Huệ Chức vụ: Ủy viên
Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư hàng hóa Kết quả kiểm nghiệm thu: TT Tên vật tư Đơn vị tính
Số lượng Kết quả nghiệm thu Theo chứng từ Thực tế Đúng quy cách chất lượng Không đúng quy cách chất lượng 1 Xi măng Tấn 160 160 160 Kết luận: Đại quy cách chất lượng theo hợp đồng.
Biên bản lập xong cùng ngày, thông qua tất cả các thành viên, tất cả nhất trí ký tên.
Đại diện thống kê Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn trên và phiếu kiểm nghiệm vật tư đã được kiểm nghiệm, nếu hàng hóa, vật tư đảm bảo đủ điều kiện thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho. .
- Tại kho: Thủ kho theo dõi, ghi chép vào sổ sách mỗi khi có hàng nhập kho thực tế chi tiết theo từng vật tư, hàng hóa và từng đối tượng sử dụng. Chứng từ nhập kho sau khi được lập sẽđược chuyển lên cho kế toán.
- Tại phòng kế toán: Kế toán vào kiểm tra lại phiếu nhập kho để bổ sung thông tin về tài khoản và dùng làm căn cứ hạch toán vào các sổ sách kế toán liên quan.
Trường hợp 2: Ngày 25 tháng 09 năm 2013 công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An mua 100 hộp Gạch ốp 30x45L1 với đơn giá là 83.000 đồng/ống, 200 viên Gạch KT 3030L1 với giá 5.300 đồng/viên, 55 m2 TKN600x600A1với giá là 158.000 đồng/m2 của công ty DNTN DVTM Vật Liệu Xây Dựng Hải Phương .Thanh toán theo hình thức chuyển khoản với tổng giá trị (đã bao gồm VAT 10%) là 19.855.000 đồng. Dựa vào HĐ GTGT, kế toán hạch toán như sau:
Tương tự như trường hợp 1 sau khi nhận được HĐ GTGT kế toán tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa để kiểm tra xem hàng hóa mua về có đúng quy cách, chất lượng, số lượng theo hóa đơn của nhà cung cấp.
Đơn Vị : Công ty TNHH XDTH Đại Thành An Công hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Địa Chỉ: Đồng Hới – Quảng Bình Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
( Vật tư, sản phảm, hàng hóa) Ngày 25 tháng 09 năm 2013
Hôm nay, tại kho nguyên vật liệu công ty TNHHXDTH Đại Thành An, 221 Tôn Thất Thuyết,
Đồng Hới, Quảng Bình, Hội đồng kiểm nghiệm chúng tôi gồm có: 1 Bà: Nguyễn Thị Thủy Chức vụ: Trưởng ban 2 Ông: Đỗ Văn Đông Chức vụ: Ủy viên 3 Bà: Lê Thị Linh Huệ Chức vụ: Ủy viên
Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư hàng hóa Kết quả kiểm nghiệm thu:
TT Tên vật tư Đơn vị
tính
Số lượng Kết quả nghiệm thu Theo chứng từ Thực tế Đúng quy cách chất lượng Không đúng quy cách chất lượng 1 Gạch ốp 30x45L1 Hộp 100 100 100 2 Gạch KT 3030L1 Viên 200 200 200 3 TKN600x600 A1 M2 55 55 55
Kết luận: Đại quy cách chất lượng theo hợp đồng.
Biên bản lập xong cùng ngày, thông qua tất cả các thành viên, tất cả nhất trí ký tên.
Đại diện thống kê Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn trên và phiếu kiểm nghiệm vật tư đã được kiểm nghiệm, nếu đảm bảo đủđiều kiện thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho NL,VL.
- Tại kho: Thủ kho theo dõi, ghi chép vào sổ sách mỗi khi có hàng nhập kho thực tế chi tiết theo từng vật tư, hàng hóa và từng đối tượng sử dụng. Chứng từ nhập kho sau khi được lập sẽđược chuyển lên cho kế toán.
- Tại phòng kế toán: Kế toán kiểm tra lại phiếu nhập kho để bổ sung thông tin về tài khoản và dùng làm căn cứ hạch toán vào các sổ sách kế toán liên quan.
•Các trường hợp xuất nguyên liệu, vật liệu
Khi đó có nhu cầu cung ứng vật tư thì cán bộ quản lý công trình viết giấy đề nghị xuất kho vật tư và chuyển vào phòng vật tư, sau khi đã có ký duyệt của chỉ huy công trình. Căn cứ vào giấy đề nghịđó, viết (giấy) phiếu xuất kho vật tư. Cụ thể:
Trường hợp 1: Ngày 15 tháng 09 năm 2013 Công ty TNHHXDTH Đại Thành An tiến hành xuất kho 160 tấn xi măng dùng cho công trình, giá xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước – xuất trước theo HĐ GTGT của ngày 15/9/2013. Giá xuất kho = 160 x 1.236.363 = 197.818.080 đồng và kế toán hạch toán nghiệp vụ phát sinh như sau:
Nợ TK 6218: 197.818.080 Có TK 1521: 197.818.080
Trường hợp 2: Ngày 25 tháng 9 năm 2013, Công ty TNHH XDTH Đại Thành An tiến hành xuất kho 200 viên Gạch KT 3030 L1, 100 hộp Gạch ốp 30 x 45 loại 1, 55 m2 TKN 600 x 600 A1 dùng cho công trình, tổng giá trị xuất kho được tính như sau: giá xuất kho = 200 x 5.300 + 100 x 183.000 + 55 x 158.000 = 18.050.000 đồng
Sổ chi tiết vật liệu do kế toán nguyên liệu, vật liệu phụ trách. Hàng ngày, kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan (như hóa đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển ), ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền theo từng chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để kiểm tra và tính thành tiền. Kế toán lần lượt ghi chép các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu liên quan, việc ghi chép được thể hiện như sau:
51
Đơn vị: Công TNHH XDTH Đại Thành An
Địa chỉ: Đồng Hới - Quảng Bình SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Năm: 09/2013
Tài khoản: 152 Tên kho: Kho Nguyên liệu vật liệu Tên vật tư : Xi măng Sông Gianh
ĐVT: Đồng
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Đơn giá
Nhập Xuất Tồn Ghi chú
Số Ngày Lượng Thành tiền Lượng Thành tiền Lượng Thành tiền
Số dưđầu quý 0 0 PN0018/03 10/09 Nhập 10 tấn xi măng 111 1.230.363 10 12.303.630 10 12.303.630 PX015/06 12/09 Xuất đúc bê tông 621 1.230.363 7 8.612.541 3 3.691.089 PN018/07 15/09 Nhập 160 tấn xi măng 112 1.236.363 160 197.818.080 163 201.509.169 PX015/09 15 /09 Xuất xây dựng nhà văn hóa 621 1.236.363 160 197.800.000 3 3.709.089 II. Cộng phát sinh 170 211.181.710 167 206.412.541 III. Số dư cuối kỳ 3 3.709.089 Đồng Hới ngày 30 tháng 09 năm 2013
Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Các loại vật tư khác lập sổ chi tiết tương tự.
Từ phiếu nhập - xuất kho vật tư, kế toán vật tư lập bảng theo dõi nhập - xuất nguyên liệu, vật liệu để theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất nguyên liệu, vật liệu rồi nộp lên cho kế toán trưởng xem xét lại tình hình nhập - xuất nguyên liệu, vật liệu có hợp lý hay không.
Cuối tháng, kế toán đối chiếu với thủ kho phải khớp đúng. Sau khi đối chiếu với thủ kho kế toán phải căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất và tồn kho. Đối chiếu số nhập, xuất, tồn với số phát sinh Nợ, Có, Số dư trên sổ cái phải khớp đúng.
53
Đơn vị: Công ty TNHH XDTH Đại Thành An Mẫu số S11-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Địa chỉ: Đồng Hới - Quảng Bình Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của bộ trưởng Bộ Tài Chính)
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU
Năm: 09/2013
Tài khoản: 152 Tên kho: Kho Nguyên liệu, vật liệu
ĐVT: Đồng
Mã số Mặt hàng ĐVT Đầu kỳ Nhập Xuất Tồn
Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị
1 Xi măng Tấn 0 0 170 211.421.710 167 206.412.541 3 3.709.089 02 Gạch KT 3030 L1 Viên 120 636.000 200 1.060.000 200 1.060.000 120 636.000 03 Thép phi 12 Cây 30 3.750.000 50 6.250.000 63 7.875.000 17 2.125.000 … … …. …. … … … … … … … Tổng cộng 4.386.000 218.731.710 215.347.541 6.470.089
Đồng Hới, ngày 30 tháng 09 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên)
Căn cứ vào các chứng từ kế toán, kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại như sau: Bảng tổng hợp chứng từ gốc ghi Nợ TK 152
Đơn vị: Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An Địa chỉ:221 Trần Hưng Đạo, Phường Nam Lý, TP Đồng Hới, Quảng Bình BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC Số: 123 Ghi Nợ TK: 152 ĐVT: đồng Chứng từ Di ễn giải Tổng tiền Ghi nợ TK 152, ghi có TK Số Ngày TK 111 TK 112 PN018/03 10/09 Mua 10 tkho ấn xi măng nhập 12.303.630 12.303.630 PN018/07 15/09 Mua 160 tkho ấn xi măng nhập 201.509.169 201.509.169 PN012/09 25/09 Mua 200 viên gạch KT 3030 L1, 100 thùng gạch ốp 30x45 L1, 55m2 TKN 600x600 A1 nhập kho 18.050.000 18.050.000 ... ... ... … … … Tổng cộng 231.862.799 231.862.799 Đồng Hới, ngày 30 tháng 09 năm 2013
Kế toán trưởng Người lập
(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)
Bảng tổng hợp chứng từ gốc ghi Có TK 152
Đơn vị: Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Đại Thành An
Địa chỉ:221 Trần Hưng Đạo, Phường Nam Lý, TP Đồng Hới, Quảng Bình BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC Số: 124 Ghi Có TK: 152 ĐVT: đồng Chứng từ Diễn giải Tổng tiền Ghi Có TK 152, ghi Nợ TK Số Ngày TK 621 TK 627
PX018/03 12/09 Xucho công trình ất kho 7 tấn xi măng 8.612.541 8.612.541 PK015/09 15/09 Xucho công trình ất kho 160 tấn xi măng 197.800.000 197.800.000 PX2012/09 25/09 Xuất kho 200 viên gạch KT 3030 L1, 100 thùng gạch ốp 30x45 L1, 55m2 TKN 600x600 A1 18.050.000 18.050.000 ... ... ... … … Tổng cộng 224.462.541 224.462.541 Đồng Hới, ngày 30 tháng 09 năm 2013
Kế toán trưởng Người lập
Căn cứ vào Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ.
Đơn vị: Công ty TNHH XDTH Đại Thành An Địa Chỉ: Đồng Hới – Quảng Bình Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ_ BTC. Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 133 Ngày 30 tháng 09 năm 2013 ĐVT: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua 10 tấn xi măng nhập kho 152 112 12.303.630 Mua 160 tấn xi măng nhập kho 152 112 197.800.000 Mua 200 viên gạch KT 3030 L1, 100 thùng gạch ốp 30x45 L1, 55m2 TKN 600x600 A1 nhập kho 152 112 18.050.000 … … … … … Tổng cộng: 231.862.799 Ngày 30 tháng 09 năm 2013
Kế toán trưởng Người lập
Đơn vị: Công ty TNHH XDTH Mẫu số: S02a-DN (Banhành Đại Thành An Theo QĐ số15/2006/QĐ_ BTC.
Địa chỉ: 221 Trần Hưng Đạo, Nam Lý, Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) Đồng Hới, Quảng Bình CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 134 Ngày 30 tháng 09 năm 2013 ĐVT: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có
Xuất kho 7 tấn xi măng cho công trình 621 152 8.612.541 Xuất kho 160 tấn xi măng cho công
trình 621 152 197.800.000 Xuất kho 200 viên gạch KT 3030 L1, 100 thùng gạch ốp 30x45 L1, 55m2 TKN 600x600 A1 621 152 18.050.000 … … … … … Tổng cộng: 224.462.541 Ngày 30 tháng 09 năm 2013
Kế toán trưởng Người lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đơn vị: Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Mẫu số: S02a-DN (Banhành Đại Thành An theo QĐ số15/2006/QĐ_ BTC.