a. Khái quát chung
Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm:
- Lương nhân viên, bảo hiểm xã hội, y tế , kinh phí công đoàn - Vật liệu quản lý, dụng cụ đồ dùng
- Thuế, lệ phí
- Khấu hao TSCĐ
- Dịch vụ mua ngoài, điện nước
- Chi phí hành chính, hội họp, tiếp khách, tiền tàu xe, công tác,…
b. Chứng từ, sổ sách liên quan.
- Bảng lương; Bảng tính khấu hao tài sản cố định; Phiếu chi,…(Phụ lục 1.3) - Phiếu kế toán (Phụ lục 2.6)
- Sổ tổng hợp chi phí quản lý văn phòng (Phụ lục 2.11) - Sổ cái 642 (Phụ lục 2.19)
73
c. Quá trình luân chuyển chứng từ sổ sách
c1. Quá trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ đối với chi phí điện, nước, điện thoại bộ phận quản lý.
Giải thích lưu đồ:
Hàng tháng kế toán tài vụ của Công ty sẽ nhận được hóa đơn tiền điện, nước và điện thoại. Căn cứ vào các hóa đơn này kế toán tài vụ tiến hành ghi sổ chi
tiết 111, 112 và cuối tháng lập Phiếu kế toán. Các hóa đơn và sổ chi tiết được kế
74
căn cứ ghi vào sổ Tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp. Phiếu kế toán được
chuyển sang kế toán trưởng.
Kế toán trưởng căn cứ vào Phiếu kế toán để lên sổ cái Tài khoản 642. Sổ sách được lưu tại phòng kế toán theo ngày tháng.
c2. Quá trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ khấu hao TSCĐ bộ phận QL
Lưu đồ 9:LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI PHÍ KHẤU HAO TSCĐ BỘ PHẬN QUẢN LÝ
Bắt đầu Lập bảng tính và phân bổ khấu hao Bảng tính và phân bổ khấu hao Bảng tính và phân bổ khấu hao (đã xét duyệt) Bảng tính và phân bổ khấu hao (đã xét duyệt)
Kế toán TSCĐ Bộ phận xét duyệt KT chi phí Kế toán trưởng
Xét duyệt Ghi vào sổ theo dõi khấu hao, lập PKT Sổ 214 Bảng tính và phân bổ khấu hao (đã xét duyệt) Ghi sổ tổng hợp chi phí quản lý PKT Lên sổ cái Sổ cái 642,214, D Kết thúc D Phiếu kế toán 1 1 Sổ tổng hợp 642 D
75
Giải thích:
Kế toán Tài sản cố định hàng tháng tiến hành lập Bảng tính và phân bổ
khấu hao. Bảng tính và phân bổ khấu hao được chuyển sang cho Giám đốc xét
duyệt và ký. Sau khi duyệt xong Giám đốc sẽ chuyển lại cho Kế toán tài sản cố định để tiến hành ghi vào Sổ theo dõi khấu hao và lập Phiếu kế toán. Sổ theo dõi khấu hao được lưu tại Kế toán tài sản cố định theo ngày tháng còn Phiếu kế toán được
chuyển qua Kế toán chi phí.
Kế toán chi phí căn cứ vào đó để ghi Sổ tổng hợp chi phí quản lý. Phiếu kế toán được chuyển sang Kế toán trưởng làm căn cứ để lên sổ cái tài khoản 642, 214.
Sổ sách được kế toán lưu theo ngày tháng.
c3. Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ chi phí tiền lương cho nhân
76
Lưu đồ 10: LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI PHÍ TIỀN LƯƠNG NHÂN VIÊN QUẢN LÝ
Phòng tổ chức KTT, GĐ Kế toán tài vụ Kế toán chi phí Kế toán trưởng
Hành chính Bắt đầu Lập bảng lương Bảng lương 3 Bảng lương 2 Bảng lương 1 D Duyệt và ký Bảng lương 3 đã ký Bảng lương 2 đã ký D Ghi vào sổ CT 111, 334 SCT 111,334 Lập PKT PKT Lập Sổ cái Sổ cái D Kết thúc Bảng lương 1 đã ký Ghi sổ tổng hợp 642 Sổ tổng hợp 642 PKT
77
Giải thích:
Hàng tháng phòng tổ chức hành chính lập Bảng lương (3 bản) và đưa sang kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Sau khi duyệt xong kế toán trưởng lưu lại 1 bản,
1 bản gửi về lưu tại phòng tổ chức hành chính theo ngày. Bảng lương còn lại được
chuyển qua kế toán tài vụ.
Kế toán tài vụ căn cứ vào Bảng lương ghi vào sổ chi tiết 334 và lập Phiếu kế
toán. Phiếu kế toán được gửi qua kế toán chi phí để làm căn cứ ghi vào Sổ tổng hợp
chi phí quản lý. Tiếp đó Phiếu kế toán được chuyển sang kế toán trưởng.
Kế toán trưởng căn cứ vào Phiếu kế toán để cuối tháng lên sổ cái các tài khoản 642, 334
d. Tài khoản sử dụng
- 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ 6421: Lương nhân viên
+ 6422: Vật liệu quản lý
+ 6423: Chi phí dụng cụ văn phòng + 6424: Chi phí khấu hao
+ 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài + 6428: Chi phí khác
- 111: Tiền mặt
+ 1111: Tiền mặt Việt Nam đồng
- 112: Tiền gửi Ngân hàng
+ 1121: Tiền gửi Việt Nam đồng
- 334: Phải trả người lao động
+ 3342: Phải trả nhân viên quản lý
e. Định khoản kế toán
* Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 6 năm 2008 được hạch toán như sau:
78
- Căn cứ Phiếu chi số 261 ngày 30/06/2008 (Chi mua xăng ô tô):
Nợ 6422: 1.746.000 Nợ 1331: 168.000
Có 1111: 1.914.000
- Căn cứ Giấy báo nợ 245 ngày 23/06/2008 (Chi phí điện)
Nợ 6427: 480.078
Nợ 1331: 48.008
Có 1121(CT): 528.086
- Căn cứ vào Bảng phân bổ công cụ dụng cụ số 8 tháng 6 năm 2008:
Nợ 7423: 6.891.800
Có 142: 6.891.800
- Căn cứ vào Bảng trích khấu hao TSCĐ tháng 6/2008:
Nợ 6424: 140.000.000
Có 214: 140.000.000 - Căn cứ Bảng lương tháng 6/2008
Tiền lương phải trả nhân viên quản lý: Nợ 6421: 26.062.000
Có 3342: 26.062.000
Trích Bảo hiểm xã hội quý II/2008: Nợ 6421: 18.418.380
Có 3383: 18.418.380
- Cuối tháng kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Tháng 4: Nợ 911: 64.812.972 Có 642: 64.812.972 Tháng 5: Nợ 911: 57.768.356 Có 642: 57.768.356 Tháng 6: Nợ 911: 299.256.907 Có 642: 299.256.907
79
f. Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 28: SƠ ĐỒ HOẠCH TOÁN TỔNG HỢP CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH
NGHIỆP QUÝ II – NĂM 2008
g. Nhận xét
Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán tương tự như chi phí bán hàng vì vậy quá trình hạch toán và lên sổ cho chi phí quản lý doanh nghiệp đều có
những ưu điểm và nhược điểm như chi phí bán hàng như:
- Được hạch toán đúng nguyên tắc và kịp thời.
111 112 142 214 334 338 642 911 158.628.007 21.081.048 6.891.800 140.000.000 76.819.000 18.418.380 421.838.235
80
- Tài khoản 642 được mở chi tiết thành các tiểu khoản.
- Kế toán không lên sổ chi tiết cho chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.3.2.7. Kế toán chi phí tài chính a. Khái quát chung
Chi phí tài chính của Công ty chủ yếu là trả lãi vay Ngân hàng, trả lãi vay ngoài, bên cạnh đó còn có khoản lỗ tỷ giá và trả lãi chậm thanh toán nhưng các
khoản này phát sinh không nhiều.
b. Chứng từ, sổ sách liên quan.
- Giấy tính lãi, phiếu hạch toán, sao kê tài khoản chi tiết,…(Phụ lục 1.4) - Sổ chi phí hoạt động tài chính (Phụ lục 2.12)
- Phiếu kế toán (Phụ lục 2.8) - Sổ cái 635 (Phụ lục 2.17)
81
c1. Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ chi phí lãi vay Ngân hàng
Giải thích:
Hàng tháng vào cuối tháng Ngân hàng sẽ gửi Giấy tính lãi vay đến Công ty.
Kế toán tài vụ nhận Giấy tính lãi vay và ghi vào sổ chi tiết 112. Ghi xong kế toán tài vụ chuyển Giấy tính lãi vay sang cho kế toán chi phí.
Kế toán chi phí căn cứ vào Giấy tính lãi vay lên Sổ chi phí tài chính. Khi lên xong sẽ chuyển chứng từ này về cho kế toán tài vụ. Cuối tháng kế toán tài vụ sẽ
lập Phiếu kế toán. Kế toán tài vụ lưu Giấy tính lãi vay theo số và chuyển Phiếu kế
82
Kế toán trưởng lên sổ cái Tài khoản 635, Tài khoản 112 căn cứ vào Phiếu
kế toán. Phiếu kế toán và sổ cái được kế toán trưởng lưu theo ngày tháng.
c2. Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ chi phí lãi vay ngoài và lãi chậm thanh toán.
Lưu đồ 12: LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI PHÍ LÃI VAY NGOÀI VÀ LÃI DO THANH TOÁN CHẬM
Kế toán tài vụ Giám đốc Kế toán CP, DT Kế toán trưởng
Bắt đầu Căn cứ hợp đồng lập Bảng tính lãi vay Bảng tính lãi vay Ghi vào sổ CT 111 SCT 111 Bảng tính lãi vay Đã duyệt Lập PKT PKT Bảng tính lãi vay N Vào sổ chi phí tài chính Lên sổ cái 635,111 SC 635,111, PKT D Kêt thúc Sổ CPTC Xét duyệt Bảng tính lãi vay đã duyệt Bảng tính lãi vay Đã duyệt 1 1 Giải thích:
Kế toán tài vụ căn cứ vào Hợp đồng vay ngoài hoặc hợp đồng mua bán
(nếu Công ty thanh toán chậm hơn so với thời hạn trong Hợp đồng) để lập Bảng
83
toán tài vụ ghi vào sổ chi tiết 111. Sau đó Bảng tính lãi vay được chuyến qua cho kế
toán chi phí.
Kế toán chi phí căn cứ vào đó ghi vào sổ Chi phí tài chính. Ghi xong chuyển lại cho kế toán tài vụ. Bảng tính lãi vay được kế toán tài vụ lưu theo số.
Cuối tháng kế toán tài vụ tiến hành lập Phiếu kế toán và gửi cho kế toán trưởng.
Phiếu kế toán được chuyển qua kế toán trưởng để lên sổ cái Tài khoản
635,111. Sổ sách được kế toán trưởng lưu lại theo ngày tháng.
d. Tài khoản sử dụng.
Tài khoản 635: Chi phí tài chính Tài khoản 112, 131,…
e. Định khoản kế toán
* Hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể trong tháng 6 năm 2008:
- Căn cứ Giấy tính lãi vay 1635108 ngày 26/06/2008
Nợ 635: 32.456.967
Có 1121(NT): 32.456.967
- Căn cứ Phiếu chi 258 ngày 28/06/2008 (Trả lãi vay ngoài)
Nợ 635: 25.103.000
Có 1111: 25.103.000
- Căn cứ vào Công văn xác định số tiền phải nộp của TCT (lãi phải trả TCT tiền cổ
phần hóa nộp chậm)
Nợ 635: 165.000.000
Có 338(MB): 165.000.000
- Cuối tháng kết chuyển chi phí tài chính sang Tài khoản 911
Tháng 4: Nợ 911: 146.029.440 Có 635: 146.029.440 Tháng 5: Nợ 911: 284.618.572 Có 635: 284.618.572 Tháng 6: Nợ 911: 410.671.528 Có 635: 410.671.528
84
e. Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 29: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP CHI PHÍ TÀI CHÍNH QUÝ II –
NĂM 2008
g. Nhận xét
Việc hạch toán chi phí tài chính của Công ty là hợp lý và đúng nguyên tắc
kế toán. Chi phí tài chính của Công ty chủ yếu là trả lãi vay Ngân hàng, lãi vay ngoài và lãi do thanh toán chậm. Kế toán cũng không mở sổ chi tiết để theo dõi chi phí tài chính. Tuy nhiên điều này cũng không ảnh hưởng quá lớn đến việc theo dõi và quản lý tài khoản này vì nó phát sinh không nhiều.
2.3.2.8. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính. a. Khái quát chung
Doanh thu tài chính của Công ty bao gồm: Thu lãi tiền gửi Ngân hàng, thu lãi chi nhánh; thu lãi do giao hàng chậm,…
b. Chứng từ, sổ sách liên quan
- Giấy báo lãi tiền gửi (Phụ lục 1.5) - Bảng sao kê chi tiết (Phụ lục 1.6) - Sổ doanh thu tài chính (Phụ lục 2.12) - Phiếu kế toán (Phụ lục 2.5)
- Sổ cái 515 (Phụ lục 2.15) 111 112 338 635 911 25.103.000 206.069.528 179.499.000 410.671.528
85
c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách doanh thu tài chính
c1. Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ thu lãi Ngân hàng
Lưu đồ 13: LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THU LÃI NGÂN HÀNG
Giải thích lưu đồ:
Hàng tháng vào thời điểm cuối tháng kế toán tài vụ nhận Giấy báo lãi tiền
gửi từ Ngân hàng sau đó tiến hành ghi vào sổ chi tiết 112. Ghi xong kế toán tài vụ đưa Giấy báo lãi tiền gửi Ngân hàng cho kế toán chi phí
Kế toán chi phí tiến hành ghi vào sổ doanh thu tài chính và gửi lại Giấy bão lãi tiền gửi về cho kế toán tài vụ. Chứng từ này được lưu tại đây theo số. Cuối tháng
86
Kế toán trưởng căn cứ vào đó lên sổ cái Tài khoản 515, tài khoản 112.
Phiếu kế toán và sổ cái lưu theo ngày tháng tại phòng kế toán trưởng.
c2. Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ thu lãi chi nhánh, thu lãi do giao hàng chậm,…
Lưu đồ 14: LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THU LÃI CHI NHÁNH, THU LÃI DO CHẬM GIAO HÀNG
Kế toán tài vụ Giám đốc Kế toán CP, DT Kế toán trưởng Bắt đầu Căn cứ hợp đồng lập Bảng tính lãi vay Bảng tính lãi vay Ghi vào sổ CT 111, 136 SCT 111,136 Bảng tính lãi vay Lập PKT PKT Bảng tính lãi vay N Vào sổ doanh thu tài chính 1 Lên sổ cái 635,111,136 SC 635, 111,136 PKT A Kêt thúc Sổ DTCT Xét duyệt Bảng tính lãi vay đã duyệt 1 Bảng tính lãi vay Giải thích:
Kế toán tài vụ căn cứ vào hợp đồng mua (nếu nhà cung cấp giao hàng chậm hơn thời hạn trong trong Hợp đồng) và Hợp đồng vay của các Chi nhánh để lập
Bảng tính lãi vay. Bảng tính lãi vay được Giám đốc phê duyệt sau đó làm căn cứ để
87
toán tài vụ đưa chứng từ này qua kế toán chi phí để làm căn cứ ghi sổ Doanh thu tài chính.
Sau khi đã lên Sổ doanh thu tài chính thì kế toán chi phí gửi Bảng tính lãi về cho kế toán tài vụ. Kế toán tài vụ sẽ tiến hành lập Phiếu kế toán và chuyển sang
cho kế toán trưởng
Phiếu kế toán là căn cứ để kế toán trưởng lên sổ cái Tài khoản
635,111,136. Sổ sách được kế toán trưởng lưu lại.
d. Tài khoản sử dụng.
Tài khoản 515: Doanh thu tài chính Tài khoản 112: Tiền gửi Ngân hàng
e. Định khoản kế toán
* Một số nghiệp vụ kinh tế cụ thể phát sinh trong tháng 6/2008 được hạch toán như sau:
- Căn cứ vào Giấy bão lãi tiền gửi số 1635108 ngày 23/06/2008
Nợ 1121(NT): 1.973.611
Có 515: 1.973.611
- Căn cứ Giấy báo lãi tiền gửi số 0782665 ngày 25/06/20008
Nợ 1121(CT): 230.770
Có 515: 230.770
- Cuối tháng kế toán kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính sang Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tháng 4: Nợ 515: 803.904 Có 911: 803.904 Tháng 5: Nợ 515: 136.226.054 Có 911: 136.226.054 Tháng 6: Nợ 515: 9.103.212 Có 911: 9.103.212
88
f. Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 30: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP DOANH THU TÀI CHÍNH
QUÝ II – NĂM 2008
g. Nhận xét.
Kế toán doanh thu tài chính cũng được hạch toán tương tự như kế toán chi
phí tài chính. Doanh thu tài chính chủ yếu của Công ty là thu lãi vay Ngân hàng, thu lãi xí nghiệp và thu lãi chậm thanh toán.
2.3.2.9. Kế toán chi phí, doanh thu hoạt động khác.
a. Chứng từ, sổ sách và quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách
* Thu nhập và chi phí hoạt động khác của Công ty chủ yếu phát sinh từ
hoạt động thanh lý, nhượng bán Tài sản cố định, thu lãi do các đơn vị chậm thanh
toán,…
* Chứng từ, sổ sách liên quan
- Phiếu chi, Phiếu thu, Biên bản thanh lý TSCĐ,…(Phụ lục 1.7) - Sổ thu nhập bất thường, chi phí bất thường (Phụ lục 2.12)
- Phiếu kế toán (Phụ lục 2.4)
- Sổ cái TK 711, TK 811 (Phụ lục 2.20; 2.21)
* Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách
911 515 112
89
Giải thích lưu đồ:
Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các hoạt động
khác sẽ được tập hợp về phòng kế toán. Từ các chứng từ gốc này các kế toán bộ
phận sẽ lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Sau đó các chứng từ này được chuyển sang kế toán chi phí để làm căn cứ ghi sổ thu nhập bất thường và chi phí bất thường. Ghi
xong kế toán chi phí chuyển các chứng từ này về lại cho các kế toán bộ phận.
Cuối tháng kế toán bộ phận nào tiến hành lập Phiếu kế toán của bộ phận đó. Sau đó Phiếu kế toán được đưa cho kế toán trưởng