- Phương thức bán buôn hàng hóa lương thực và ngoài lương thực - Cung ứng xuất khẩu
- Ủy thác xuất khẩu
2.3.2.2 Nội dung
- Phương thức bán buôn hàng hóa lương thực và hàng hóa ngoài lương thực.
Công ty thực hiện ký kết các Hợp đồng bán hàng hóa sau đó thu mua lương thực theo đúng yêu cầu của khách hàng và tiến hành giao hàng cho bên mua theo đúng thoả thuận.
- Hoạt động cung ứng xuất khẩu: Khi Công ty thực hiện cung ứng xuất khẩu cho Tổng công ty thì sau khi ký Hợp đồng bán gạo với Tổng công ty, Công ty sẽ tiến hành thu mua gạo của các doanh nghiệp tư nhân hoặc các xí nghiệp tư doanh để thu mua đủ số lượng gạo theo yêu cầu của Tổng công ty. Công ty sẽ yêu cầu các doanh nghiệp tư nhân hoặc các xí nghiệp tư doanh chuyển gạo đến địa điểm mà Tổng công ty yêu cầu. Sau khi lập biên bản nghiệm thu xác định chất lượng và số lượng gạo có đúng theo yêu cầu như trong Hợp đồng không, Công ty sẽ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Tiếp đó, Tổng công ty và Công ty cùng lập Biên bản giao nhận để xác nhận về
50
tổng khối lượng gạo đã giao cũng như chất lượng gạo. Tổng công ty thanh toán tiền hàng cho Công ty bằng tiền VNĐ. Căn cứ vào biên bản giao nhận này kế toán hàng hoá của Công ty lập Hoá đơn GTGT (3 liên). Thực chất đây là hình thức bán hàng vận chuyển thẳng hay hoạt động bán hàng này được thực hiện không qua kho. Số lượng gạo mà Công ty cung ứng cho Tổng công ty không được hưởng thuế suất GTGT 0% đối với hàng xuất khẩu mà vẫn chịu thuế suất 5%.
- Hoạt động xuất khẩuủy thác: Tức là đơn vị tham gia xuất khẩu không trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu với nước ngoài mà thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hoá của mình thông qua một đơn vị xuất nhập khẩu khác (từ Hiệp hội lương thực)
Khi có chỉ tiêu từ Hiệp hội lương thực, thì đơn vị cũng tiến hành thu mua lương thực theo yêu cầu về số lượng và chất lượng của Hiệp hội. Khi đã mua đủ, đơn vị tiến hành ký Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu với các đơn vị nhận uỷ thác. Đơn vị nhận uỷ thác sẽ được hưởng phí uỷ thác từ 0,5 1USD/1 tấn từ Công ty và có trách nhiệm ký Hợp đồng mua bán với nước ngoài, làm các thủ tục hải quan, hoàn thiện hồ sơ chứng từ để đơn vị uỷ thác (Công ty CP Vinafood 1 Thái Bình) được hưởng thuế suất thuế GTGT đầu ra 0%; đồng thời giao hàng xuống tàu và thu tiền hàng của nước ngoài để trả cho đơn vị bằng ngoại tệ.
b. Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng (Phụ lục 1.1) - Bảng kê bán hàng hóa (Phụ lục 2.1)
- Sổ kho hàng (Sổ kho kinh doanh), (Phụ lục 2.2) - Báo cáo kho kinh doanh (Phụ lục 2.3)
- Phiếu kế toán (Phụ lục 2.7)
- Sổ cái Tài khoản 5111, 5113,… (Phụ lục 2.13; 2.14)
c. Tài khoản sử dụng
51
+ Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng
5111: Doanh thu bán hàng lương thực
5113: Doanh thu bán hàng ngoài lương thực. + Tài khoản 111: Tiền mặt
1111: Tiền mặt Việt Nam đồng + Tài khoản 112: Tiền gửi Ngân hàng 1121: Tiền gửi Việt Nam đồng
1122: Tiền gửi USD + Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
+ Tài khoản 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 33311: Thuế GTGT phải nộp.
d. Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ
Thông thường Công ty thực hiện bán buôn lô lớn vì vậy khi trả tiền cho nhà cung cấp cũng như khi nhận tiền hàng đều bằng tiền gửi Ngân hàng.
d1. Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ của doanh thu tiêu thụ theo
53
Giải thích lưu đồ:
Kế toán kho hàng căn cứ vào Hợp đồng sẽ tổ chức thu mua hàng hóa theo đúng hợp đồng. Khi nhận được hàng của nhà cung cấp kế toán kho hàng tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và nhận Biên bản xác nhận do nhà cung cấp lập. Sau đó sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàng theo thời hạn trên hợp đồng. Khách hàng nhận hàng và gửi Bản quyết toán giao hàng gửi cho phòng kinh doanh của Công ty.
Phòng kinh doanh khi nhận được Bản quyết toán giao hàng sẽ căn cứ vào đó để viết Hóa đơn GTGT (3 liên), 1 liên lưu tại phòng theo số, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại đưa sang kế toán kho hàng cùng với Bản quyết toán giao hàng.
Kế toán kho hàng căn cứ vào Hóa đơn GTGT sẽ lập Bảng kê bán hàng hoá. Khi vào “Bảng kê bán hàng hoá” kế toán ghi chép tách biệt các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ từng mặt hàng lương thực và hàng ngoài lương thực. Sau đó căn cứ vào Bảng kê bán hàng hoá kế toán ghi vào Sổ kho hàng rồi lên Báo cáo kho kinh doanh. Cuối tháng dựa vào dòng tổng cộng trên Bảng kê bán hàng kế toán ghi Phiếu kế toán. Trên “Phiếu kế toán” có chú thích doanh thu từng mặt hàng lương thực, và khoản phải thu theo từng đối tượng mua hàng. Bảng kê bán hàng hóa, sổ kho hàng và Báo cáo kho kinh doanh được lưu tại đây theo ngày.
Phiếu kế toán được chuyển sang kế toán trưởng lập sổ cái TK 5111 – Doanh thu bán hàng lương thực và TK 5113 – Doanh thu bán hàng ngoài lương thực. Sổ sách được lưu lại theo ngày tại phòng kế toán.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện đối chiếu Báo cáo kho kinh doanh và Sổ cái TK 5111, Sổ cái TK 5113 để kiểm tra việc ghi chép hạch toán doanh thu của cả kỳ có chính xác không.
d2. Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ của doanh thu bán hàng theo
phương thức ủy thác xuất khẩu (xuất khẩu qua một đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu của
54
Hợp đồng
Lưu đồ 2: LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ DOANH THU BÁN HÀNG THEO PHƯƠNG THỨC UỶ THẤC XUẤT KHẨU
Phòng kinh doanh Giám đốc Kế toán kho hàng Kế toán trưởng
Nhận chỉ tiêu từ Hiệp hội lương
thực Bản chỉ tiêu Duyệt và ký Tiến hành thu mua theo đúng chỉ tiêu Biên bản xác nhận Lập HĐ ủy thác XK với đơn vị nhận ủy thác XK Hợp đồng Hợp đồng Hợp đồng Duyệt và ký Hợp đồng Hợp đồng Hợp đồng ĐV nhận ủy thác Giao hàng cho đơn vị nhận ủy thác XK để tiến hành XK 1 1 1 Viết hóa đơn GTGT đầu ra thuế suất 0% 3 2 HĐ GTGT đầu ra 1 N ĐV nhận ủy thác N Lên Bảng kê bán hàng hóa Bảng kê bán HH HĐ GTGT đầu ra 3 N Lập Sổ kho hàng, BC kho kinh doanh SKH, BCKKD Bảng kê bán HH Lập Phiếu kế toán PKT Lên sổ cái tài khoản 5111 Sổ cái 5111, PKT D Kết thúc Bắt đầu Nhà cung cấp Hợp đồng Hợp đồng N
55
Giải thích lưu đồ:
Khi có chỉ tiêu xuất khẩu ủy thác từ Hiệp hội lương thực thì Phòng kinh doanh chuyển Bản chỉ tiêu cho Giám đốc xét duyệt và ký nhận. Sau khi ký duyệt sẽ đưa Bản chỉ tiêu sang Kế toán kho hàng. Kế toán kho hàng sẽ tiến hành thu mua
lương thực theo đúng chỉ tiêu được giao.
Khi đã tiến hành thu mua xong thì bộ phận kinh doanh sẽ chuyển Biên bản
giao nhận do nhà cung cấp gửi đên cho phòng Kinh doanh. Phòng kinh doanh tiến
hành lập Hợp đồng ủy thác xuất khẩu với đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu (4 bản).
Hợp đồng được chuyển qua cho Giám đốc xem xét và ký duyệt. Sau khi ký duyệt 2
bản của hợp đồng gửi cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu, 1 bản đưa cho phòng Kinh doanh, bản còn lại chuyển sang cho kế toán kho hàng để làm căn cứ giao hàng
cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu tiến hành hoạt động xuất khẩu.
Phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng đã lập để viết Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra với thuế suất thuế GTGT là 0%. Hóa đơn gồm 3 liên, 1 liên lưu lại tại
phòng Kinh doanh theo số, 1 liên đưa cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu, liên còn lại gửi sang Kế toán kho hàng.
Kế toán kho hàng sẽ tiến hành lập Bảng kê bán hàng hóa căn cứ vào Hóa
đơn GTGT nhận từ phòng Kinh doanh. Hóa đơn GTGT được lưu lại theo số, sau đó
từ Bảng kê bán hàng hóa kế toán kho hàng sẽ lên tiếp Sổ kho hàng và Báo cáo kho kinh doanh. Cuối tháng kế toán kho hàng lập Phiếu kế toán và chuyển sang để Kế toán trưởng lên sổ cái tài khoản 5111. Sổ sách lưu tại phòng kế toán theo ngày tháng.
e. Định khoản kế toán.
Hàng tháng kế toán đều kết chuyển doanh thu và chi phí sang tài khoản 911 xác định kết quả kinh doanh để theo dõi tình hình lãi, lỗ của từng tháng. Sau đó cuối
quý tổng hợp lại để xác định kết quả kinh doanh của quý đó.
Việc theo dõi doanh thu được thực hiện trên “Bảng kê bán hàng hoá” về cả
56
dõi tổng doanh thu theo tháng của hoạt động bán hàng ra thị trường, bán uỷ thác
xuất khẩu, bán cung ứng xuất khẩu đối với từng mặt hàng trên “sổ kho hàng”.
Đối với doanh thu tiêu thụ nội bộ (chỉ tiêu thụ nội bộ hàng hoá lương thực)
tại văn phòng Công ty không tiến hành hạch toán riêng mà hạch toán vào TK 5111-
doanh thu hàng hoá lương thực.
e1. Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng lương thực.
* Hạch toán doanh thu bán hàng lương thực tháng 6 năm 2008.
- Căn cứ hóa đơn GTGT số 0078345 ngày 16/06/2008:
Nợ 131 (MB): 4.350.000.000
Có 5111: 4.142.857.143 Có 3331: 207.142.857
- Căn cứ hóa đơn GTGT số 0078343 ngày 18/06/2008:
Nợ 131 (MB): 5.250.00.000
Có 5111: 5.000.000.000 Có 3331: 250.000.000
- Căn cứ hóa đơn GTGT số 0078350 ngày 20/06/2008:
Nợ 131 (MB): 5.247.375.000
Có 5111: 4.997.500.000 Có 3331: 249.875.000
- Căn cứ hóa đơn GTGT số 0078344 ngày 05/06/2008:
Nợ 131 (MB): 83.569.605
Có 5111: 79.590.100 Có 3331: 3.979.505
- Căn cứ hóa đơn GTGT số 0078348 ngày 18/06/2008:
Nợ 131 (MB): 63.210.640
Có 5111: 60.200.609 Có 3331: 3.010.031
57
- Cuối tháng kế toán kết chuyển TK 511 sang TK 911 “Xác định kết quả kinh
doanh” Tháng 4: Nợ 5111: 21.977.628.568 Có 911: 21.977.628.568 Tháng 5: Nợ 5111: 9.421.745.653 Có 911: 9.421.745.653 Tháng 6: Nợ 5111: 14.280.147.852 Có 911: 14.280.147.852
e2. Trình tự hạch toán doanh thu ngoài lương thực.
Doanh thu ngoài lương thực của văn phòng Công ty chủ yếu là từ hoạt động cho thuê quầy bán hàng và chứng từ là hóa đơn GTGT với thuế suất thuế GTGT là 10%. Tháng 5 và tháng 6 Công ty không có doanh ngoài lương thực, doanh thu ngoài lương thực có trong tháng 4 và kế toán đã kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh như sau:
Nợ 5113: 4.090.909
Có 911: 4.090.909
f. Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 25: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP DOANH THU BÁN HÀNG
QUÝ II – NĂM 2008 4.090.909 4.499.999 4.090.909 911 5111 3331 131 2.283.976.104 409.090 45.679.522.073 45.679.522.073 47.963.498.177 5113
58
g. Nhận xét
Để thuận tiện cho việc theo dõi doanh thu của từng hoạt động Công ty đã chi tiết TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thành 2 TK: TK 5111 –
Doanh thu hàng hoá lương thực và TK 5113 – Doanh thu hàng hoá ngoài lương
thực.
Ngoài ra, cuối tháng kế toán còn lên “Báo cáo kho kinh doanh” để theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng. Kết hợp với “Sổ kho hàng” trong đó có
phản ánh trị giá vốn hàng bán của từng mặt hàng, cuối kỳ kế toán (quý, năm), kế
toán tổng hợp có thể xác định được lãi gộp của từng mặt hàng một cách nhanh
chóng. Từ đó giúp cho kế toán trưởng và Ban giám đốc có thể đánh giá được khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng rồi đưa ra các chính sách hợp lý nhằm thúc đẩy
hoạt động tiêu thụ tại Công ty.
Tuy nhiên, công ty không hạch toán doanh thu bán hàng nội bộ riêng mà gộp chung với doanh thu bán hàng lương thực điều này khiến việc xác định kết quả
tiêu thụ cho mặt hàng lương thực ra thị trường không chính xác.