a. Nội dung
Công ty CP Vinafood 1 Thái Bình là doanh nghiệp thương mại nên hàng
59
Giá vốn của hàng hóa bán ra bao gồm giá mua và chi phí thu mua. Cuối
tháng, kế toán hàng hoá sẽ tính giá vốn cho từng mặt hàng trên “Sổ kho hàng” sau
đó tổng hợp giá vốn của tất cả các mặt hàng trên “Báo cáo kho kinh doanh”.
Bên cạnh đó, mặt hàng kinh doanh của Công ty chủ yếu là mặt hàng lương
thực vì vậy khó tránh khỏi sự hao tổn về số lượng cũng như chất lượng của lương
thực trong quá trình thu mua và bán ra. Do đó để phân bổ một cách hợp lý những
tổn thất này thì Ban điều hành Công ty đã thành lập một Hội đồng xét duyệt tổn
thất. Hội đồng xét duyệt tổn thất có nhiệm vụ xây dựng một mức tổn thất hợp lý căn
cứ vào định mức mà Bộ tài chính đưa ra với mặt hàng lương thực tùy vào từng thời điểm và xác định mức tổn thất thực tế. Nếu tổn thất không vượt quá mức quy định
thì được hạch toán vào giá vốn hàng bán, phần vượt quá mức quy định thì bắt nhân
viên bồi thường.
Công ty sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng hàng bán” để hạch toán giá vốn
hàng hóa bán ra. Cuối mỗi tháng căn cứ vào dòng tổng cộng trị giá vốn của các mặt hàng lương thực và hàng ngoài lương thực trên “Báo cáo kho kinh doanh” kế toán phản ánh vào “Phiếu kế toán” và vào “Sổ cái TK 632”.
b. Chứng từ, sổ sách liên quan
- Sổ kho hàng (Phụ lục 2.2)
- Báo cáo kho kinh doanh (Phụ lục 2.3) - Phiếu kế toán (Phụ lục 2.7)
- Sổ cái Tài khoản 632 (Phụ lục 2.16)
c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách
Do đặc thù của Công ty là mua và bán không qua kho do đó kế toán của
60
c1.Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ Giá vốn hàng bán
Giải thích lưu đồ:
Phòng kinh doanh Công ty nhận hóa đơn GTGT đầu vào từ nhà cung cấp sẽ
chuyển cho kế toán kho hàng, chi phí. Kế toán chi phí căn cứ vào hóa đơn GTGT
nhận được sẽ tiến hành lên Sổ kho hàng. Hóa đơn GTGT được lưu theo số tại đây.
Từ sổ kho hàng kế toán tiến hành tính giá vốn cho hàng bán ra và lên Báo cáo kho kinh doanh. Cuối tháng kế toán căn cứ vào Báo cáo kho kinh doanh để lập Phiếu kế
toán. Phiếu kế toán được chuyển sang kế toán trưởng.
Sau khi nhận được Phiếu kế toán từ kế toán chi phí chuyển sang kế toán
trưởng tiến hành lên sổ cái Tài khoản 632 và Tài khoản 156. Sổ cái và Phiếu kế toán được lưu tại phòng kế toán theo ngày tháng.
62
Giải thích:
Khi khách hàng đến đặt hàng tại Công ty thì phòng Kinh doanh sẽ lập hợp đồng(4 bản) đưa qua cho Giám đốc ký duyệt. Giám đốc ký duyệt xong sẽ đưa 2 bản
của Hợp đồng cho khách hàng, 1 bản lưu tại phòng kinh doanh theo số, bản còn lại
của Hợp đồng sẽ đưa qua cho kế toán kho hàng để làm căn cứ đi thu mua hàng hóa
theo đúng hợp đồng. Sau khi thu mua xong nhà cung cấp sẽ chuyển cho kế toán kho
hàng Biên bản xác nhận đã giao hàng.
Khi chuẩn bị đến thời hạn giao hàng cho khách thì Hội đồng xét duyệt tổn
thất căn cứ vào Biên bản xác nhận mà kế toán kho hàng giao cho để tiến hành xét duyệt tổn thất của hàng hóa và lập Biên bản xét duyệt tổn thất. Biên bản xét duyệt
tổn thất được chuyển cho Giám đốc ký duyệt.
Giám đốc sau khi ký duyệt sẽ đưa Biên bản này cho kế toán tài vụ để tiến
hành ghi sổ chi tiết, tổng hợp 138. Kế toán tài vụ ghi sổ xong sẽ chuyển qua cho kế
toán kho hàng.
Kế toán kho hàng căn cứ vào Biên bản xét duyệt tổn thất ghi sổ 156, 711.
Nếu mức tổn thất trong định mức sẽ kết chuyển vào giá vốn, phần vượt ngoài định
mức thì nhân viên phải bồi thường theo giá bán thị trường, phần chênh lệch được
ghi vào tài khoản 711.
Cuối tháng kế toán kho hàng lập Phiếu kế toán và chuyển sang cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng căn cứ vào Phiếu kế toán lên sổ cái các Tài khoản 156, 138,
711, 632. Sổ sách được lưu tại phòng kế toán theo ngày tháng.
d. Tài khoản sử dụng.
- Tài khoản 156: Hàng hóa
Tài khoản 1561: Hàng hóa lương thực
- Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Và các tài khoản liên quan.
e. Định khoản
- Căn cứ vào Báo cáo kho kinh doanh tháng 06 năm 2008 hạch toán giá
63
Nợ 632: 12.040.997.131
Có 1561: 12.040.997.131
- Căn cứ vào Biên bản xét duyệt tổn thất tháng 6/2008 : + Hao kho hợp lệ tháng 6 năm 2008: Nợ 1388: 34.612.886
Có 156: 34.612.886 + Kết chuyển hao kho hợp lệ vào giá vốn: Nợ 632: 34.612.886
Có 1388: 34.612.886 - Cuối tháng kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán sang Tài khoản 911.
Tháng 4: Nợ 911: 20.783.355.000 Có 632: 20.783.355.000 Tháng 5: Nợ 911: 8.524.261.026 Có 632: 8.524.261.026 Tháng 6: Nợ 911: 12.075.610.017 Có 632: 12.075.610.017 f. Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 26: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP GIÁ VỐN HÀNG BÁN QUÝ II
– NĂM 2008
g. Nhận xét.
Về tính giá mua của hàng hoá xuất bán: Việc tính giá mua của hàng hoá xuất bán tại Công ty được thực hiện rất chính xác. Đối với khoản chi phí thu mua
1561 1388 632 911 34.612.886 41.383.226.043 41.348.613.157
64
(nếu có) của lô hàng nào sẽ được hạch toán luôn vào giá trị hàng mua của lô hàng
đó. Theo em việc này là hợp lý vì tại Công ty phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn theo lô lớn, nhập lô nào xuất bán theo cả lô đó. Vì thế số lượng hàng tồn kho
cuối kỳ thường không có, hoặc nếu có thì rất ít. Khi xuất bán một lô hàng nào đó thì trong giá vốn hàng bán đã bao gồm giá mua và chi phí thu mua, kế toán hàng hoá không cần phân bổ chi phí thu mua cho số hàng đã tiêu thụ rồi từ đó mới ghi vào giá vốn hàng bán. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức rất nhiều.
Bên cạnh đó Công ty bán hàng chủ yếu theo phương thức bán buôn vận
chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Đây là hoạt động bán hàng được thực hiện không qua kho, nhưng kế toán tại Công ty vẫn hạch toán qua kho (TK 156) để theo
dõi chi tiết lượng hàng hóa mua vào và bán ra.
Tuy nhiên, Công ty chỉ xác định giá vốn cho từng mặt hàng trên Báo cáo kho kinh doanh mà không hoạch toán riêng trên Phiếu kế toán. Trên Phiếu kế toán
kế toán chỉ hoạch toán chung cho tất cả các mặt hàng vì vậy cuối tháng, cuối quý kế toán không xác định kết quả tiêu thụ cho từng mặt hàng.