Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và được ghi chép thủ công. Trình tự ghi sổ và hạch toán thể hiện ở sơ đồ sau.
Sơ đồ 24: SƠ ĐỒ HOẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ.
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại
Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi
tiết hoặc các báo cáo chi tiết
Phiếu kế toán
Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu
Sổ tổng hợp chi tiết
48
Giải thích sơ đồ
Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ quỹ, các sổ, thẻ chi tiết hoặc các báo cáo chi tiết. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giống nhau thì ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại.Cuối tháng từ các chứng từ gốc và Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại kế toán lập phiếu kế toán. Từ phiếu kế toán cuối tháng kế toán trưởng lên Sổ cái. Số liệu trên Sổ cái được đối chiếu với số liệu của sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Số liệu từ sổ cái sẽ dùng để lên Bảng cân đối số phát sinh và lên các Báo cáo tài chính.
Nhận xét:
Mặc dù Công ty áp dụng hình thức kế toán là Chứng từ ghi sổ nhưng thay vì việc sử dụng “Chứng từ ghi sổ” thì Công ty sử dụng “ Phiếu kế toán” và không sử dụng “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Công ty áp dụng như vậy để phù hợp với tình hình hoạt động của mình như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều nhưng số tiền lại lớn. Mặc dù vậy khi áp dụng hình thức này kế toán của Công ty cũng gặp phải một vài khó khăn như sau: Khi lên Phiếu kế toán thì mỗi phần hành mà mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm đều được lên Phiếu kế toán do đó trên Phiếu kế toán sẽ có một số nghiệp vụ kinh tế bị trùng. Vì vậy khi kế toán trưởng căn cứ vào Phiếu kế toán để lên sổ cái sẽ phải loại bỏ nghiệp vụ trùng tuy không nhiều nhưng cũng rất dễ nhầm lẫn.