Công chứng hay chứng thực, đăng ký giao dịch bảo đảm là nhằm bảo đảm tính hợp pháp của hợp đồng (hay nói cách khác là để giao dịch có hiệu lực) hoặc thứ tự ưu tiên thanh toán khi xử lý tài sản bảo đảm. Ngoài ra đây là một phương pháp để kiểm tra, xác minh tình trạng pháp lý cùa tài sản bảo đảm, nhất là đối với quyền sử dụng đất. Qua việc công chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm, Ngân hàng xác định được tài sản đó đã được thế chấp hay chưa, tình trạng pháp lý liên quan đến việc cấp giấy tờ sở hữu, sử dụng nếu có. Do đó thế chấp quyền sử dụng đất hoặc thế chấp nhà ở thì hợp đồng bảo đảm tiền vay phải được công chứng chứng nhận và thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm.
Vì vậy, Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam – Chi nhánh Cầu Giấy đã tích cực phối hợp với khách hàng áp dụng tối đa khả năng đăng ký giao dịch bảo đảm đối với các Hợp đồng bảo đảm tiền vay với khách hàng. Đối với những tài sản pháp luật không bắt buộc phải đăng ký, nhưng chi nhánh cũng thực hiện đăng đăng ký tại Trung tâm đăng ký giao dịch bảo đảm trực thuộc Bộ Tư pháp, chẳng hạn như cổ phiếu của công ty đại chúng chưa niêm yết, thế chấp kho hàng…
Hiện nay, hầu hết tài sản bảo đảm tại Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam – Chi nhánh Cầu Giấy đã được thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm. Tuy nhiên, một số bất động sản là tài sản trên đất, theo quy định của pháp luật thì những tài sản này đủ điều kiện đăng ký giao dịch bảo đảm, nhưng do các Phòng/Văn phòng công chứng tại Hà Nội không thực hiện công chứng nên
Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam – Chi nhánh Cầu Giấy chưa hoàn thiện được thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm như các tài sản hình thành từ vốn vay chưa có giấy chứng nhận quyền sở hữu đất và nhà ở.
2.2.2.3. Quản lý tài sản bảo đảm và hồ sơ giấy tờ liên quan
Thực hiện quản lý chặt chẽ tài sản đảm bảo (xuất nhập kho, lưu trữ…) cũng như hoàn thiện các thủ tục đảm bảo tiền vay theo quy định hiện hành:
Sau khi hợp đồng cầm cố, thế chấp có hiệu lực, bên bảo đảm phải chuyển giao tài sản cầm cố, kèm theo các giấy tờ liên quan đến tài sản cầm cố, giấy tờ tài sản thế chấp cho Chi nhánh hoặc bên thứ ba theo thỏa thuận. Việc giao nhận tài sản bảo đảm, hồ sơ, giấy tờ về tài sản bảo đảm phải được lập thành biên bản.
Đối với tài sản cầm cố, do địa bàn của Chi nhánh nằm trong thành phố Hà Nội nên cơ sở vật chất phục vụ cho việc quản lý như: Kho, bãi, …và các trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài sản là không có. Trường hợp Chi nhánh nhận tài sản cầm cố là kho hàng, lô hàng thì sẽ thực hiện thuê một bên thứ ba quản lý tài sản. Đối với các loại TSBĐ, giấy tờ mà Chi nhánh tự quản lý tại các trụ sở của Chi nhánh, việc quản lý các giấy tờ liên quan đến tài sản cầm cố, thế chấp áp dụng như chế độ quản lý ấn chỉ quan trọng.
Đồng thời, thông tin TSBĐ tiền vay được khai báo, nhập trên phân hệ tín dụng của hệ thống SIBS gồm thông tin về: loại tài sản, thông tin diện tích đất hay thông số máy móc, thông tin giao dịch bảo đảm, giá trị định giá tài sản.... .
Trong thời gian bảo đảm tiền vay, định kỳ 06 tháng hoặc tối đa 12 tháng một lần, BIDV Chi nhánh Cầu Giấy đã tiến hành kiểm tra, đánh giá lại TSBĐ. Trình tự, thủ tục định giá lại TSBĐ thực hiện tương tự như khi định giá tài sản lần đầu. Trường hợp định giá lại TSBĐ tăng thêm giá trị để bổ sung nghĩa vụ được bảo đảm thì Chi nhánh lập văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng bảo đảm đã ký kết giữa BIDV Chi nhánh Cầu Giấy và bên bảo đảm.