- Chính sách hổ trợ bán hàng, thưởng: chính sách hổ trợ bán hàng được áp
g) Quá trình đặt hàng và giao hàng
Quá trình đặt hàng và giao hàng như sau:
- Đối với kênh siêu thị: nhân viên công ty hỗ trợ bán hàng trong siêu thị kiểm tra sản phẩm trên quầy kệ tiến hành ghi đơn hàng và trình đơn hàng cho bộ phận phụ trách trong siêu thị ký nhận, sau đó nhân viên đọc đơn hàng về văn phòng thông qua điện thoại hoặc siêu thị đặt hàng trực tiếp cho văn phòng thông qua fax, email.
Hình 4.5. Qui Trình Đặt và Giao Hàng Trong Hoạt Động Phân Phối
Nguồn tin: Thông tin tổng hợp
- Đối với các khách hàng khác: trực tiếp đặt hàng cho văn phòng công ty thông qua fax, email, điện thoại ở đây đơn hàng được xử lý và lưu thông tin, thực hiện kiểm tra công nợ của khách hàng, việc kiểm tra này sẽ có hai trường hợp:
+ Trường hợp 1: Nếu công nợ của khách hàng đã thanh toán theo hợp đồng quy định và kiểm tra thấy số nợ lần trước đã trả hết (nếu có) thì sẽ được duyệt đơn hàng.
Khách hàng đặt hàng
Văn phòng
công ty Lưu thông
tin Kiểm tra công nợ
Duyệt Xuất hoá đơn Liên hệ khách hàng Kho xưởng cty Vận chuyển Địa điểm giao nhận Khách hàng ký nhân vào hoá đơn
+ Trường hợp 2: Nếu chưa trả hết số nợ lần trước thì vẫn có thể xem xét với điều kiện là phải thanh toán ngay số tiền mua lần này và nhanh chóng thanh toán số nợ theo quy định.
- Đơn đặt hàng được duyệt thì công ty sẽ liên hệ với khách hàng để thông báo công ty sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu trong đơn đặt hàng và xuất hoá đơn.
- Bộ phận giao nhận trình hóa đơn cho kho hàng công ty, sau đó tổ chức vận chuyển đến địa điểm giao nhận và giao nhận, khách hàng ký nhận vào hoá đơn.
Quá trình thực hiện phân phối từ đơn đặt hàng cho đến khách hàng ký nhận vào hóa đơn mang một tầm vóc quan trọng nếu có một chút gì sai sót ở khâu nào đó sẽ ảnh hưởng đến các khâu kế tiếp làm cho hệ thống phân phối hoạt động không hiệu quả. Nếu qui trình thực hiện có tính hiệu quả đảm bảo các yêu cầu của khách hàng như chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, số lượng hàng,…sẽ làm cho khách hàng thỏa mãn làm tăng uy tín, độ tin cậy của công ty tạo mối quan hệ ngày càng tốt đẹp với khách hàng. Công ty đã thực hiện qui trình này một cách tương đối khoa học khi các bộ phận được phân chia trách nhiệm và có sự phối hợp nhịp nhàng hợp lý giữa các bộ phận cũng như nhân viên giúp cho qui trình diễn ra nhanh chóng, hạn chế những phí tổn không cần thiết.
4.4.2. Môi trường bên ngoài
Môi trường bên ngoài vĩ mô