3.4.1 Bộ máy kế toán
Doanh nghiệp tư nhân Tường vân áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán là hình thức tập trung. Mọi công việc của công tác kế toán xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp cho đến báo cáo tài chính... đều tập trung tại phòng kế . Với hình thức này cung cấp những thông tin kịp thời về kế toán cho nhà quản lý.
(Nguồn: Phòng Kế toán doanh nghiệp tư nhân Tường Vân)
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
3.4.1.2 Nhiệm vụ, chức năng của các bộ phận kế toán
Kế toán trưởng: là người lãnh đạo cao nhất trong bộ máy kế toán tại
doanh nghiệp, giúp Giám Đốc chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, thống kê của doanh nghiệp, lập báo cáo tài chính, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh cũng như ghi chép họach toán các nghiệp vụ. Triển khai các thông tư, nghị định, thông tư mới của Nhà nước. Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc, Nhà nước về mặt quản lý tài chính.
Kế toán tổng hợp: tổng hợp số liệu, báo cáo của các nhân viên kế toán. Kế toán công nợ: theo dõi tình hình mua hàng, tình hình thanh toán với
người bán để ghi vào sổ kế toán. Thường xuyên đối chiếu công nợ với người mua để theo dõi các khoản nợ phải thu và phải trả
KẾ TOÁN TỔNG HỢP Kế toán thanh toán Kế toán hàng tồn kho Kế toán tiền lương Kế toán công nợ Thủ quỹ KẾ TOÁN TRƯỞNG
32
Kế toán hàng tồn kho: có nhiệm vụ phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm
tra chặt chẽ tình hình hàng hóa trong kho, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những trường hợp chênh lệch, thất thoát hàng hóa ; thực hiện việc kiểm kê hàng hóa yêu cầu quản lý, báo cáo về tình hình hàng hóa khi cần thiết.
Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch
và lao động và quỹ tiền lương. Trên cơ sở tính toán các khoản trích theo lương, tính toán tiền phụ cấp, tiền thưởng cho công nhân viên, cung cấp số liệu tình hình quỹ tiền lương cho kế toán trưởng..
Kế toán thanh toán: trực tiếp giao dịch với ngân hàng, chịu trách nhiệm
mở tài khoản, theo dõi và ghi vào sổ để đối chiếu với ngân hàng, giám sát chặt chẽ với số dư trên tài khoản tiền gởi ngân hàng ; quản lý và lưu thông tiền tệ, chế độ quản lý kho tiền, kho quỹ, tuân thủ nghiêm chỉnh các quy trình, thủ tục xuất, nhập quỹ. Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình thu chi; đảm bảo khớp đúng giữa sổ kế toán và thực tế về số tồn quỹ tiền mặt
Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu chi tiền mặt, bảo quản tiền mặt, báo cáo tình hình biến động của quỹ tiền mặt và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
- Chế độ kế toán áp dụng: doanh nghiệp áp dụng hệ thống kế toán Việt Nam ban hành kèm theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính.
Tổ chức trang bị các phương tiện công nghệ phục vụ công tác kế toán: Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, máy tính đã được đưa vào sử dụng trong doanh nghiệp, đặc biệt việc sử dụng phần mềm kế toán ACsoft trong công tác kế toán và đã mang lại hiệu quả đáng kể. Khi sử dụng máy tính trong công tác kế toán thì cấu trúc của hình thức kế toán vẫn không thay đổi, nó vẫn biểu hiện quá trình tiêu thụ có xử lý và tổng hợp thông tin qua các khâu: Chứng từ - Sổ sách - Báo cáo. Điều khác biệt là hệ thống sổ cũng như việc xác lập và ghi sổ được cài đặt và chứa đựng thông tin trong bộ nhớ của máy có hình mẫu cụ thể, dùng để truy xuất thông tin qua màn hình và in các loại sổ cần thiết. Vì vậy, phần mềm kế toán được xem là công cụ hữu hiệu cho kế toán trong việc thu nhận và xử lý thông tin một cách chính xác.
3.4.3 hương pháp kế toán
- Phương pháp tính hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao đường thẳng.
33
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ thuế GTGT. - Niên độ kế toán: bắt đầu ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 cùng năm. - Kỳ kế toán: quý
3.4.2.3 Hình thức kế toán áp dụng
Hình thức kế toán áp dụng là: chứng từ ghi sổ
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chừng từ kế toán cùng loại đã kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng số lượng ghi trên sổ cái vào bảng tổng hợp chi tiết (được lập các sổ thẻ kế toán chi tiết), được dùng để lập báo cáo tài chính.
3.4.2.4 Nhiệm vụ công tác kế toán
Phòng kế toán có nhiệm vụ xây dựng chế độ quản lý tài chính – kế toán của Doanh nghiệp, phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam và phù hợp với tình hình thực tế của Doanh nghiệp.
- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của Doanh nghiệp, theo dõi đôn đốc nhân viên thực hiện nhanh chóng các qui định, nhiệm vụ báo cáo.
- Kế toán tổng hợp: Kiểm tra báo cáo các bộ phận để lập báo cáo cho văn phòng Doanh nghiệp.
- Kế toán TSCĐ-CCDC: Có nhiệm vụ theo dõi sử dụng công cụ dụng cụ, giám sát việc tăng giảm tài sản cố định.
- Kế toán công nợ VT – HH: Kiểm tra chứng từ ban đầu đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, hợp lý, hợp pháp.
Kiểm tra đối chiếu số phát sinh, số dư của các tài khoản liên quan trực tiếp. Theo dõi chặt chẽ các khoản nợ từ chứng từ, hóa đơn GTGT, phiếu xuất nhập kho.
34
Hình 3.3 Sơ đồ hình thức kế toán
Ghi chú:
3.5 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP TỪ NĂ 2011 ĐẾN NĂ 2013 DOANH NGHIỆP TỪ NĂ 2011 ĐẾN NĂ 2013
Sổ quỹ Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày
35
( g ồn: Ph ng ế toán Doanh nghiệp tư nhân Tường Vân)
Bảng 3.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2011 – 2013 ĐVT: đồng
CHỈ TIÊU Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chênh lệch 2012-2011 Chênh lệch 2013-2012 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) Doanh thu bán hàng và CCDV 41.364.129.503 53.129.501.888 67.991.394.534 11.765.372.385 28,44 14.86.892.646 27,97 Các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu thuần về bán hàng
và CCDV 41.364.129.503 53.129.501.888 67.991.394.534 11.765.372.385 28,44 14.86.892.646 27,97 Giá vốn hàng bán 38.693.211.756 49.866.962.823 64.786.474.637 11.173.751.067 28,88 14.919.511.814 29,92 Lợi nhuận gộp về BH và cung
cấp DV 2.670.917.747 3.262.539.065 3.204.919.897 591.621.318 22,15 (57.619.168) 1,77 Doanh thu hoạt động tài chính 58.472.556 1.675.338 47.239.475 (56.797.218) (97,13) 45.564.137 2719,69 Chi phí tài chính 372.895.436 598.254.897 401.391.700 225.359.461 60,44 (196.863.197) (32,91) Chi phí quản lý, kinh doanh 1.847.889.347 1.898.271.752 2.423.836.357 50.382.405 2,73 525.564.605 27,69 Lợi nhuận thuần từ hoạt động
KD 508.605.520 767.687.754 426.931.315 259.082.234 50,94 (340.756.439) (44,39)
Thu nhập khác 3.529.366.196 4.255.374.813 1.104.104.088 696.008.617 19,72 (3.121.270.725) 73,87
Chi phí khác 2.647.024.647 3.548.271.589 901.246.942 34,05 (3.648.271.589) (100)
Lợi nhuận khác 882.341.549 707.103.224 1.104.104.088 (175.238.325) (19,86) 397.000.864 56,14 Tổng lợi nhuận kế toán trước
thuế 1.390.947.069 1.474.790.978 1.531.035.403 83.843.909 6,03 56.244.425 3,81
Chi phí thuế thu nhập doanh
nghiệp hiện hành 243.415.737 258.088.421 382.758.851 14.672.684 6,03 124.670.430 48,31 Lợi nhuận sau thuế thu nhập
36
Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 3 năm 2011, 2012 và 2013 đều mang về lợi nhuận. Năm 2013, lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp đạt giá trị cao nhất là 1.148.276.552 đồng giảm so với năm 2012 và gần bằng với năm 2011. Để hiểu rõ quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ta tiến hành phân tích sự biến động của một số chỉ tiêu trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sau:
- Đối với doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ có sự tăng khá đồng đều trong 3 năm gần đây, cụ thể là năm 2012 đạt 53.129.501.888 đồng tăng 28,44% so với năm 2011 và năm 2013 đạt 67.991.394.534 đồng tăng 27,97 % so với năm 2012. Doanh thu này tăng mạnh là do doanh nghiệp đã mở rộng thị phần hơn so với năm trước. Trong năm 2012, doanh nghiệp có nhiều khách hàng lớn mở rộng quy mô kinh doanh nên nhu cầu tăng cao. Năm 2013, doanh nghiệp đã xác định được những bước đi đúng đắn trong tình hình kinh doanh đầy biến động của ngành hàng tiêu dùng, có sự đoàn kết và năng động của đội ngũ nhân viên kinh doanh. Ngoài ra, doanh nghiệp còn thêm phần doanh thu từ mặt hàng dầu và giấy ở thị trường ngoài tỉnh do thiếu hàng.
- Đối với hoạt động tài chính, tình hình doanh thu hoạt động tài chính của doanh nghiệp tăng, giảm qua các năm. Năm 2011 doanh thu hoạt động tài chính đạt 58.472.556 đồng, sang năm 2012 giảm xuống còn 1.675.338 đồng tức là giảm 97,13% so với năm 2011. Nguyên nhân chủ yếu là do lãi suất huy động của ngân hàng giảm xuống còn 9%/năm. Năm 2013, doanh thu hoạt động tài chính tăng, cụ thể là 47.239.475 đồng, tức là tăng 2719,69% tuơng đương với 45.564.137 đồng so với năm 2012. Nguyên nhân là do tình hình kinh tế người dân dần tăng lên sau khủng hoảng năm 2011 làm cho lãi suất huy động của các ngân hàng tăng lên.
-Chi phí tài chính cũng tăng, giảm qua 3 năm. Cụ thể năm 2012, chi phí tài chính là 598.254.897 đồng, tăng 60,44%, tương đương với 225.359.461 đồng so với năm 2011. Nguyên nhân chủ yếu là do lãi chênh lệnh từ tỷ giá hối đoái,
năm 2012 lượng ngoại tệ doanh nghiệp gửi vào ngân hàng cao. Năm 2013 chi phí tài chính giảm còn 401.391.700 đồng, giảm 32,91%, tương đương với giảm
196.863.197 đồng. Khoản chi phí này giảm so với năm 2012 là do doanh nghiệp đã trả bớt các khoản vay ngắn hạn và dài hạn nên chi phí lãi vay đã giảm.
- Giá vốn hàng bán: năm 2012 tăng 49.866.962.823 đồng tương đương
28,88% so với năm 2011. Nguyên nhân tăng là do doanh nghiệp bán hàng tăng nhanh về sản lượng và giá trị các hợp đồng từ đó kéo theo sự tăng nhanh
37
của giá vốn hàng bán. Năm 2013, giá vốn hàng bán tiếp tục tăng cao so với năm 2012, cụ thể giá vốn đã tăng 64.786.474.637đồng tương đương tăng 29,92%. Nguyên nhân là do mặt hàng tã em bé cải tiến về chất lượng thu hút lượng mua cao làm thị trường tăng mạnh trong năm 2013, vì thế doanh nghiệp đã thu tăng mức nhập hàng hóa lên. Như vậy, năm 2013, giá vốn hàng bán tăng không xuất phát từ giá đầu vào tăng mà là do sự tác động tích từ doanh nghiệp cung ứng hàng nên việc tăng giá vốn này so với năm 2012 là một biểu hiện có lợi cho doanh nghiệp.
- Chi phí quản lý kinh doanh: năm 2012 so với năm 2011, tăng không đáng kể 2,73%, nguyên nhân là do doanh nghiệp quản lý chi phí một cách ổn định và tiết kiệm dù hàng hóa bán ra tăng. Năm 2013 chi phí quàn lý kinh doanh có tăng so với 2012, cụ thể chi phí đã tăng lên đến 2.423.836.357 đồng tương đương tăng 27,69% so với năm trước. Nguyên nhân là do hoạt động kinh doanh kinh doanh tăng mạnh trong năm 2013 nên các chi phí phục vụ bán hàng, quản lý cũng tăng theo như chi phí vận chuyển, xăng dầu,lương nhân viên, …
- Về lợi nhuận kế toán trước thuế có sự tăng không đều qua 3 năm. Cụ thể, năm 2012, lợi nhuận đạt 1.474.790.978 đồng, tăng 6,03% so với năm 2011 do thu nhập từ hoạt động khác của doanh nghiệp cao. Năm 2013 đạt được
1.531.035.403 đồng chỉ tăng 3,81% so với năm trước. Lợi nhuận này tăng ít là do tình hình hoạt động của doanh nghiệp không thuận lợi, thu nhập từ họat động khác giảm làm tổng lợi nhuận tăng ít.
T l i: Trong giai đoạn 2011–2013 doanh nghiệp đã tạo được những
thành công vượt bậc trong ngành phân phối hàng tiêu dùng. Đặc biệt, năm 2013 được xem là thời điểm vàng của doanh nghiệp, không chỉ lượng hàng cung ứng tăng cao, doanh thu đạt được tăng mạnh mà còn ổn định được chi phí kinh doanh, nâng cao lợi nhuận một cách rõ rệt. Doanh nghiệp cũng dần khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực phân phối hàng, tạo được sự tín nhiệm của các công ty đối tác, xây dựng được các thị trường mới trong khu vực, …
38
3.6 THUẬN LỢ , KHÓ KHĂN VÀ HƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
3.6.1 Thuận lợi
- Doanh nghiệp nằm ở Thành phố Cần Thơ – là trung tâm kinh tế văn hóa trọng điểm của Đồng bằng Sông Cửu Long, có hệ thống giao thông thuận tiện giáp với các tỉnh. Do đó việc thu mua hay vận chuyển hàng hóa là rất thuận lợi.
- Thành phố Cần Thơ cũng là nơi có nguồn nhân công dồi dào, giá nhân công tương đối rẻ. Nguồn nhân công có trình độ cao và được đào tạo chuyên môn trên mọi lĩnh vực, ngành nghề.
- Cần Thơ đang tập trung dân cư ngày một đông đúc và đời sống đi lên nên nhu cầu mua sắm người dân ngày một gia tăng tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.
- Ban giám đốc trẻ, có kinh nghiệm và trình độ cao, tận tâm với nhân viên tạo đều kiện thuận lợi cho nhân viên hăng hái làm việc và cống hiến.
- Đội ngũ nhân viên có trình độ và hăng say trong công việc.
- Nội bộ doanh nghiệp đoàn kết khá tốt, thống nhất về ý tưởng và sáng kiến mới để phát triển kinh doanh mặt hàng của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp kinh phân phối những bhãn hiệu có uy tín trên thị trường. - Do chính sách ngân hàng ngày càng ưu đãi nên tạo điều kiện cho doanh nghiệp vay vốn đầu tư cho kinh doanh ngày một phát triển.
- Doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhiều ngân hàng lớn.
3.6.2 Khó khăn
- Hiện tại doanh nghiệp vẫn là doanh nghiệp tư nhân vừa và nhỏ nên nguồn vốn vẫn còn chưa đủ mạnh.
- Doanh nghiệp vẫn chưa có cơ sở hạ tầng cho riêng mình mà còn tốn một khoản lớn mỗi năm để chi trả việc thuê kho của khu công nghiệp.
-Vấn đề cạnh tranh với các đối thủ kinh doanh là vấn đề chung của các nhà phân phối như doanh nghiệp đang phải phấn đấu. Tuy nhiên trong những năm qua doanh nghiệp vẫn chưa giải quyết được nguồn hàng của các nhà phân phối khác đang có mặt trên thị phần của mình.
39
- Mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp còn chưa đa dạng nên khó đáp ứng nhu cầu của nhiều khách hàng. Ví dụ như cần bán thêm tã cho người già thay vì chỉ có hàng tã cho em bé.
-Đội ngũ nhân viên bán hàng của doanh nghiệp tuy có nhiều kinh nghiệm nhưng việc thu thập thông tin về khách hàng tiềm năng là chưa đủ. Vì vậy làm cho khâu tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp gặp không ít khó khăn so với các doanh nghiệp khác trong ngành.
3.6.3 hương hướng phát triển trong thời gian tới
- Là đơn vị phân phối hàng hóa cho nên uy tín doanh nghiệp là tiêu chí