3.3.1 Cơ cấu tổ chức
3.3.1.1 Sơ đồ tổ chức
Nguồn: Phòng tổ chức Công ty TNHH Thủy sản Quang Minh
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH thủy sản Quang Minh
3.3.1.2 Chức năng - nhiệm vụ các bộ phận Giám đốc công ty: Phạm Sơn Hải
Là người chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên của mình. Giám đốc có quyền điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức xây dựng các mối quan hệ bên trong lẫn bên ngoài công ty nhằm hoạt động có hiệu quả nhất các hoạt động của công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật và khách hàng về sản phẩm do công ty sản xuất. Quyết định đầu tư và đổi mới thiết bị và quyết định dự án đầu tư cho công ty. Ban Giám đốc Phòng tổ chức Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng HACCP- kĩ thuật Bộ phận sản xuất Bộ phận cơ-điện lạnh
17
Phòng tổ chức:
Gồm 27 người thực hiện quản lí về lao động, tiền lương, bảo hiểm và các chế độ quy định của Nhà Nước, tổ chức thực hiện phong trào thi đua của công ty, tích cực tham gia phong trào của liên đoàn và khu công nghiệp và của thành phố.
Tiến hành tổ chức quản lí, thực hiện trực tiếp công tác quản lí hành chánh quản trị văn phòng, văn thư, tiếp tân, quản lí cơ sở vật chất của công ty.
Phòng kế toán
Gồm 9 người thực hiện công tác hoạch toán kế toán, thống kê toàn bộ hoạt động sản xuât kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật. Phân tích hoạt động kinh tế thường xuyên nhằm đánh giá đúng đắn tình hình, kết quả và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phát hiện những lãng phí và thiệt hại xảy ra, những việc làm không mang lại hiệu quả và những trí tuệ trong sản xuất kinh doanh để có những biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo hoạt động của công ty đem lại hiệu quả cao nhất. Thực hiện báo cáo định kỳ với giám đốc về tình hình tài chính kế toán và tham mưu cho giám đốc.
Phòng kinh doanh
Gồm 10 người, chịu trách nhiệm nghiên cứu xây dựng thực hiện kế hoạch và phương án kinh doanh. Tổ chức nghiên cứu tiếp nhận thị trường để làm cơ sở cho việc cung ứng và khai thác các nguồn hàng. Đồng thời có nhiêm vụ giao dịch với khách hàng từ đó soạn thảo các thủ tục chuẩn bị kí kết hợp đồng kinh tế, theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng đó.
Thực hiện các hoạt động về xuất nhập khẩu các loại hàng hóa của công ty, tiến hành xúc tiến thương mại và mở rộng thị trường.
Thực hiện công tác xuất nhập khẩu và quản lí tập trung hồ sơ xuất nhập khẩu của công ty.
Quản lí điều phối công tác vận chuyển đường bộ và quan hệ với các hãng tàu vận chuyển đường bộ để phục vụ công tác xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty.
Thực hiện công tác tìm kiếm, thu mua nguồn nguyên liệu cho công ty.
Phòng HACCP-kĩ thuật
Gồm 3 người, quản lí tiêu chuẩn về máy móc thiết bị và sản phẩm theo tiêu chuẩn của HACCP. Thông báo kịp thời những tiêu chuẩn mới ban hành và những sửa đổi về tiêu chuẩn của HACCP.
18
Nghiên cứu phân tích những ưu nhược điểm của sản phẩm trong quá trình sản xuất và sử dụng. Qua đó xây dựng và cải tiến các tiêu chuẩn cho phù hợp với các tiêu chuẩn của HACCP. Kiểm tra chất lượng các loại nguyên vật liệu và thành phẩm trước khi nhập và xuất khẩu.
Bộ phận sản xuất và bộ phận cơ - điện lạnh
Có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất, theo dõi kiểm tra báo cáo với Giám đốc về tình hình sản xuất tại các phân xưởng. Kịp thời giải quyết các vấn đề trong sản xuất.
Chịu trách nhiệm sữa chữa, bảo trì và vận hành máy móc điện cơ tại các phân xưởng, đảm bảo an toàn lao động cho công nhân.
3.3.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
3.3.2.1. Sơ đồ tổ chức
Nguồn: phòng tổ chức công ty TNHH thủy sản Quang Minh
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty TNHH thủy sản Quang Minh
3.3.2.2. Chức năng – nhiệm vụ các bộ phận
- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung. Có quyền ký duyệt các báo cáo, các chứng từ, thu, chi, nhập, xuất, hàng hóa, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác, thống kê, nắm giữ và báo cáo thông tin, dữ liệu có liên quan cho cấp trên và chịu trách nhiệm kiểm tra chấp hành các chế độ kế toán theo đúng quy định của Nhà nước.
- Kế toán TSCĐ: Nhận và cập nhật chứng từ về TSCĐ, kiểm tra xác nhận TSCĐ, xác định thời gian khấu hao TSCĐ (theo khung qui định nhà
Kế toán trưởng Kế toán thành phẩm (kho) Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán tiền lương Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán tiền mặt- thanh toán Thủ quỹ Kế toán TSCĐ
19
nước), tính khấu hao TSCĐ, chuyển số liệu khấu hao tháng cho từng bộ phận để hạch toán. Cung cấp số liệu và tài liệu liên quan về TSCĐ khi có yêu cầu của phòng kế toán.
- Kế toán thành phẩm: Hạch toán các chi phí NVL đầu vào, xuất thành phẩm cho công đoạn sau. Kiểm soát định mức tiêu hao NVL,đối chiếu sổ kho và sổ cái, phân bổ chi phí CCDC theo tháng. Tập hợp lưu trữ chứng từ.
- Kế toán vật tư: Làm phiếu xuất kho, nhập kho, chuyển cho thủ kho. Nhập liệu tình hình sử dụng vật tư . Kiểm soát tính hợp lệ của chứng từ, tổng hợp, chuyển chứng từ cho kế toán phòng kế toán.
- Kế toán công nợ: Kế toán chỉ theo dõi đơn thuần về mặt tiền mặt tại quỹ, thực thu, thực chi qua quỹ tiền mặt trong ngày, tháng, năm.Theo dõi công nợ, đồng thời theo dõi khoản tiền thu của khách, khoản tiền trả cho khách bằng tiền mặt, nhưng bên cạnh đó phải theo dõi thêm khoản tiền thu và trả cho khách hàng qua tài khoản ngân hàng.
- Kế toán tiền lương: Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
- Kế toán tiền gởi ngân hàng: khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếuvới chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toáncủa đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì kế toán tiền gửi ngân hàng của đơn vị phải thông báo ngay cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
- Kế toán tiền mặt - thanh toán: Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền, thu hồi công nợ, thu tiền hàng ngày. Theo dõi công nợ của khách hàng và đôn đốc thu hồi nợ. Quản lý các chứng từ liên quan đến thu chi.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ kiểm tra theo dõi các phiếu thu, chi tiền mặt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phản ánh sổ quỹ vào cuối ngày, ngoài ra còn thực hiện ghi nhật ký quỹ cuối ngày.
3.3.2.3Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại công ty
- Chế độ kế toán áp dụng: công ty áp dụng hệ thống kế toán Việt Nam ban hành kèm theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính và hướng dẫn sửa đổi bộ sung chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính. Từ năm
20
2011, công ty áp dụng Thông tư số 210/2009/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2009 hướng dẫn chuẩn mực kế toán quốc tế về trình bày Báo cáo tài chính.
- Phương pháp tính hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ thuế GTGT. - Niên độ kế toán: bắt đầu ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 cùng năm. - Kỳ kế toán: quý.
3.3.3 Tình hình nhân sự của công ty
BẢNG 3.1: Trình độ lao động của công ty TNHH thủy sản Quang Minh
Trình độ lao động Số nhân viên Tỷ lệ (%)
Đại học 120 14,14 Cao đẳng 70 8,8 Trung học 53 6,6 Thợ bậc 3/7 chứng chỉ nghề 15 2,2 Lao động phổ thông 582 69,7 Tổng 840 100
Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự công ty TNHH thủy sản Quang Minh, 2013
Tính đến thời điểm tháng 9 năm 2013 thì tổng số lao động của công ty là 840 người. Trình độ lao động của công ty được thể hiện qua (Bảng 3.1).
Trong tổ chức nhân sự của công ty thì lao động phổ thông chiếm tỷ lệ rất cao 69,7%, chủ yếu là những công nhân làm việc ở các phân xưởng, xử lý nguyên liệu, là bộ phận lao động trực tiếp của công ty. Vì vậy, để sử dụng có hiệu quả các loại máy móc, thiết bị, khoa học công nghệ hiện đại như ngày nay thì công ty cần phải đào tạo công nhân của mình đạt trình độ chuyên môn hơn. Ngoài ra, trên thực tế hoạt động kinh doanh của công ty được hiệu quả thì công ty cần phải có một đội ngũ công nhân viên phải có trình độ, thành thạo trong công việc và có sự ham học hỏi để tiếp thu kiến thức mới. Hiện nay nước ta đã là thành viên cuả WTO nên áp lực cạnh tranh của công ty là rất lớn, vì vậy về lao động công ty cũng nên đưa ra một chính sách thích hợp để có thể giảm bớt chi phí tiền lương, từ đó làm tăng lợi nhuận. Tùy theo từng vị trí công việc mà công ty nên tuyển dụng nhân viên với những đòi hỏi thích hợp.
21
công nhân viên của công ty để khuyến khích họ làm việc thật tốt và có trách nhiệm với công việc. Trang bị bảo hộ lao động cho những công nhân làm việc tại phân xưởng, phục vụ cơm trưa cho nhân viên để họ có nhiều thời gian nghỉ trưa hơn, thực hiên đầy đủ theo pháp luật các công tác về bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội cho nhân viên, trợ cấp cho các nhân viên khi đau ốm hay gia đình khó khăn. Ngoài việc sản xuất công ty còn có sân chơi thể thao dành cho nhân viên sau giờ làm việc có thể giải trí, và rèn luyện tinh thần đoàn kết, tính đồng đội cho nhân viên.
69,7 14,14 8,8 6,6 2,2 Đại học Cao đẳng Trung học Thợ bậc 3/7 chứng chỉ nghề Lao động phổ thông
Nguồn: Bảng số liệu trình độ lao động của công ty TNHH thủy sản Quang Minh
Hình 3.3 Trình độ lao động của công ty TNHH thủy sản Quang Minh
3.4 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THỦY SẢN QUANG MINH GIAI ĐOẠN 2010 – 2012 VÀ 6 TY TNHH THỦY SẢN QUANG MINH GIAI ĐOẠN 2010 – 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
22
Bảng 3.2: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH thủy sản Quang Minh giai đoạn 2010 - 2012 và 6 tháng
đầu năm 2013 Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm Chênh lệch
2010 2011 2012 6T/2012 6T/2013 2011/2010 2012/2011 6T/2013-6T/2012 Giá trị % Giá trị % Giá trị % Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ 286.633 393.350 336.514 210.321 253.210 106.717 37,23 (56.836) (14,45) 42.889 20,39 Các khoản giảm trừ 1.747 3.817 3.287 2.694 2.854 2.070 118,47 (530) (13,88) 160 5,94 Doanh thu thuần 284.886 389.533 333.227 207.627 250.356 104.646 36,73 (56.305) (14,45) 42.731 20,58 Giá vốn hàng bán 247.288 339.131 288.755 181.607 219.246 91.843 37,14 (50.376) (14,85) 37.639 20,73 Lợi nhuận gộp 37.598 50.402 44.472 26.020 31.110 12.804 34,06 (5.930) (11,77) 5.090 19,56 Doanh thu hoạt động tài chính 1.573 2.728 2.016 1.301 1.965 1.155 73,43 (712) (26,10) 664 51,04 Chi phí hoạt động tài chính: 11.569 15.189 12.577 6.872 7.760 3.620 31,29 (2.612) (17,20) 888 12,92 Trong đó: lãi vay phải trả 1.119 1.399 1.297 810 991 280 25,02 (102) (7,29) 181 22,35 Chi phí bán hàng 21.875 25.225 23.901 13.896 16.839 3.350 15,31 (1.324) (5,25) 2.943 21,17 Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.356 5.589 5.163 3.267 3.826 2.233 66,53 (426) (7,62) 559 17,11 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh 2.371 7.127 4.847 3.286 4.650 4.756 200,59 (2.280) (31,99) 1.364 41,51 Thu nhập khác 2.001 4.745 5.687 3.307 3.755 2.744 137,13 942 19,85 448 13,55 Chi phí khác 2.529 7.667 8.176 5.016 5.609 5.138 203,16 509 6,63 593 11,82 Lợi nhuận khác (528) (2.922) (2.489) (1.709) (1.854) (2.394) 453,40 433 (14,82) (145) 8,48 Tổng doanh thu 288.460 397.006 340.930 212.235 256.076 108.546 37,63 (56.076) (14,12) 43.841 20,65 Tổng chi phí 286.617 392.801 338.572 210.658 253.280 106.184 37.05 (54.229) (13,81) 42.622 20,23 Tổng lợi nhuận trước thuế 1.843 4.205 2.358 1.577 2.796 2.362 128,16 (1.847) (43,92) 1.219 77,29 Thuế thu nhập doanh nghiệp 294 644 345 207 415 350 119,05 (299) (46,43) 208 100,48 Tổng lợi nhuận sau thuế 1.549 3.561 2.013 1.370 2.381 2.012 129,89 (1.548) (43,47) 1.011 73,80
23
Qua bảng 3.2 ta thấy tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty tăng giảm không đồng đều qua các năm cụ thể:
* Giai đoạn 2011 - 2010: Ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn này tăng cụ thể như sau:
- Về doanh thu: Năm 2010 tổng doanh thu đạt 288.460 triệu đồng thì năm 2011 đạt 397.006 triệu đồng tăng 108.546 triệu đồng tăng 37,63% so với năm 2010. Nguyên nhân tổng doanh thu năm 2011 tăng hơn năm 2010 là do trong năm 2011 công ty đã mở rộng thị trường thành công sang thị trường EU, đồng thời công ty đẩy mạnh công tác quảng bá sản phẩm để tìm kiếm khách hàng, tập trung đầu tư thêm máy móc hiện đại để sản xuất thêm các mặt hàng giá trị, làm phong phú thêm loại sản phẩm để thu hút khách hàng.
- Về chi phí: Tổng chi phí năm 2011 đạt 392.801 triệu đồng tăng hơn năm 2010 là 106.184 triệu đồng tăng 37,05%. Nguyên nhân tổng chi phí năm 2011 tăng cao hơn năm 2010 là do công ty đẩy mạnh đầu tư vào máy móc thiết bị mở rộng sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và công tác marketing để mở rộng thị trường đã đẩy chi phí của công ty trong giai đoạn này tăng.
- Về lợi nhuận: Tổng doanh thu của công ty tăng mạnh nên lợi nhuận của công ty tăng lên đáng kể, cụ thể là năm 2010 lợi nhuận là 1.843 triệu đồng nhưng năm 2011 là 4.205 triệu đồng tăng 2.362 triệu đồng tăng mạnh 128,16%. Nguyên nhân dẫn đến lợi nhuận tăng mạnh trong giai đoạn này là do công ty mở rộng thị trường xuất khẩu nên doanh thu tăng mạnh kéo theo lợi nhuận tăng cao tới 128,16%.
* Giai đoạn 2012-2011: nếu giai đoạn 2010 - 2011 công ty dồn sức để tạo bước nhảy mạnh trong hoạt động kinh doanh thì qua năm 2012, tình hình sản xuất của công ty giảm lại. Các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận giảm. Cụ thể là:
- Về doanh thu: Doanh thu năm 2012 là 340.930 triệu đồng giảm hơn so với năm 2011 là 56.076 triệu đồng giảm 14,12%. Sự tăng trưởng không còn cao như năm 2011 là do sức mua của các thị trường đều giảm trong năm 2012, sản lượng xuất khẩu các mặt hàng chủ lực đều giảm ở các thị trường tiềm năng. Mặt khác, do sự khan hiếm nguồn nguyên liệu trong năm 2012 làm nguồn cung nguyên liệu không ổn định, ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh. Ngân hàng thắt chặt tín dụng không hỗ trợ cho vay khiến công ty gặp nhiều khó khăn trong đầu tư.
24
- Về chi phí: Theo bảng 3.2 ta thấy tốc độ chi phí năm 2012 so với năm 2011 đã giảm xuống, tổng chi phí năm 2011 là 392.801 triệu đồng, năm 2012 là 338.572 triệu đồng giảm 54.229 triệu đồng giảm tương đối nhẹ