6. Kết luận của luận văn
3.2.1 Nhóm giải pháp thu hút
Thị trường lao động của Đồng Nai nói chung trong những năm qua đã có hiện tượng “chảy máu chất xám” từ các doanh nghiệp trong nước sang các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Một số công ty sản xuất vật liệu xây dựng khu vực Đồng Nai đã bắt đầu chiến dịch săn tìm cán bộ quản lý, kỹ sư, công nhân giỏi của các doanh nghiệp liên doanh bằng cách trả lương cao gấp 3-5 lần nếu sang làm việc cho các công ty này. Vì vậy, việc thực hiện chức năng thu hút nguồn nhân lực là yêu cầu đặt ra đối với Công ty.
Để công tác tuyển dụng đạt kết quả, Ban Giám Đốc Công ty cần phải biết tình hình cung cầu sức lao động trên thị trường đối với từng loại công việc để từ đó đưa ra chính sách tuyển dụng hợp lý, thu hút nhiều ứng viên tham gia, qua đó có nhiều ứng viên để chọn lựa “đúng người, đúng việc, đúng lúc”. Ngoài ra các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới phải cùng phối hợp với Ban Giám Đốc hay Ban Phỏng vấn, thông tin với nhau để nắm được số lượng nhân viên cần tuyển nhằm đáp ứng các kế hoạch phát triển của Công ty.
Vậy để thu hút nguồn nhân lực đang ngày càng cạnh tranh, tác giả đề xuất các giải pháp sau:
* Xây dựng lại bảng phân tích công việc
Trong thời gian qua, Công ty Xây dựng và Sản xuất vật liệu xây dựng chỉ mới phân tích công việc của một số lao động trực tiếp sản xuất mà chưa phân tích công việc còn lại. Do vậy, chúng tôi đề nghị Công ty phải có một hệ thống phân tích và xây dựng bản mô tả công việc cho tất cả các vị trí chuyên viên, nhân viên văn phòng. Để tiến hành phân tích công việc một cách hiệu quả thì Công ty nên có phương pháp và công cụ sau đây:
- Phương pháp phân tích công việc: Với công nhân trực tiếp sản xuất, Công ty cần duy trì phương pháp phân tích công việc tại nơi làm việc đồng thời sử dụng thêm phương pháp phỏng vấn và bảng câu hỏi cho một số công việc để phân tích chính xác hơn. Với các công việc còn lại phải tiến hành phân tích chi tiết. Để tiến hành phân tích công việc được tốt thì cần phải có sự phối hợp trưởng bộ phận và cả chính nhân viên đang đảm nhiệm vị trí đó. Trước hết, các nhân viên phòng Tổ chức Hành chính phụ trách nhân sự sẽ lấy thông tin về các chức danh bằng phương pháp phỏng vấn và điền vào bảng câu hỏi, bản phân tích công việc. Các thông tin cần thu thập đó là kiến thức đối với công việc, trách nhiệm thực hiện và phát triển các chương trình dự án, khả năng giám sát, trách nhiệm trong công việc, việc thực thi và phát triển các chính sách của Công ty. Sau đó tiến hành phỏng vấn và quan sát người lao động đang đảm nhận nhiệm vụ đó để lấy thêm thông tin thực tế mà các giám đốc xí nghiệp, trưởng bộ phận chưa cung cấp. Yêu cầu đặt ra trong quá trình này là sự hợp tác chặt chẽ, thẳng thắn, trung thực trên sự hiểu biết và tin cậy lẫn nhau.
- Hoàn thiện bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc: Do các bản mô tả công việc còn sơ sài và không có bản tiêu chuẩn công việc nên Công ty phải điều chỉnh, thiết lập các bản mô tả công việc và xây dựng bản tiêu chuẩn công việc cho tất cả các chức danh trong Công ty.
Bản mô tả công việc: Tất cả bản mô tả công việc ở Công ty hiện tại chỉ dừng lại ở việc liệt kê các nhiệm vụ chủ yếu và các chức năng, trách nhiệm của các vị trí chưa được cập nhật thông tin một cách kịp thời. Do vậy, Công ty phải xây dựng lại các bản mô tả công việc cho các vị trí và phải thường xuyên cập nhật kịp thời thông tin
cho bản mô tả công việc này. Việc cập nhật thông tin cho phép biết được sự thay đổi nhiệm vụ chức năng của công việc. Những thông tin cần thu thập như: thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, thông tin về hoạt động thực tế của nhân viên, thông tin về phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có, thông tin về máy móc thiết bị kỹ thuật, thông tin về các tiêu chuẩn trong thực hiện công việc.
Để có các bản mô tả công việc thể hiện đầy đủ các yếu tố trên thì phân tích công việc phải chính xác và được thực hiện một cách thường xuyên. Trình tự thực hiện phân tích công việc như sau:
Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản
Bước 3: Chọn các công việc đặc trưng để phân tích Bước 4: Thu thập thông tin
Bước 5: Kiểm tra tính chính xác của thông tin
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc Bản mô tả công việc gồm các nội dung cơ bản sau:
1. Nhận dạng công việc: tên gọi công việc, chức danh, bộ phận và cấp bậc trong hệ thống cấp bậc của công ty, tóm tắt thực chất công việc.
2. Phạm vi trách nhiệm. Trình bày mối quan hệ giữa người thực hiện với người liên quan khác.
3. Nội dung công việc: chi tiết danh mục các phận sự và cách thực hiện cùng những tiêu chuẩn hoạt động theo yêu cầu.
4. Điều kiện làm việc: bảng liệt kê các điều kiện để có thể thực thi công việc trong bản mô tả công việc. Nêu điều kiện cụ thể: khó khăn, ít khó khăn, bình thường, nóng bức, lạnh buốt, áp lực...
5. Quyền hạn: giới hạn quyền hành trong các quyết định liên quan đến nguồn lực tài chính, nhân sự... Mô tả những hạn chế đối với quyền của người thực hiện chức danh công việc đó chẳng hạn như việc tuyển người, thải hồi nhân viên, xác nhận nợ của khách hàng, xuất kho, định mức thực phẩm...
Bản tiêu chuẩn công việc: Công ty phải tiến hành xây dựng các bản tiêu chuẩn công việc đi kèm với từng bản mô tả công việc. Trong bản tiêu chuẩn công việc phải nêu lên được các yếu tố: bản chất của công việc, điều khoản đào tạo huấn luyện, các cơ hội thăng tiến và các tiêu chuẩn của nhân viên như trình độ văn hóa, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệp, tuổi tác, phẩm chất cá nhân. Yêu cầu quan trọng trong việc xây dựng bản tiêu chuẩn công việc là phải tách rời công việc ra khỏi cá nhân người đang làm công việc đó. Các tiêu chuẩn chức danh từ nhà quản trị cấp cao đến các cán bộ quản trị cấp cơ sở cho đến từng nhân viên phải rõ ràng, cụ thể và chính xác.
Sau đây là mẫu Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc cho chức danh Giám đốc xí nghiệp được đề nghị:
Bảng 3.1: Mẫu Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC – CÔNG TY XD VÀ SXVLXD BIÊN HÒA
1. Chức danh: Giám đốc Xí nghiệp/ Trung tâm
2. Mã số công việc: 3. Người thực hiện:
4. Báo cáo cho: Giám đốc/Phó giám đốc Công ty.
5. Xác định công việc tham mưu cho ban giám đốc về trách nhiệm công việc phụ trách nhằm đạt hiệu quả cao.
6. Trách nhiệm
- Giám đốc Xí nghiệp là đại diện chính thức của Xí nghiệp, thực hiện chức năng quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp/Trung tâm.
- Nhận đất đai, tài sản và các nguồn lực khác do Công ty giao cho đơn vị quản lý, sử dụng theo đúng mục tiêu, chức năng nhiệm vụ được giao.
- Tổ chức xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
- Báo cáo Phòng Kế hoạch- Đầu tư- Chất Lượng Công ty và Thường trực Ban quản lý ISO 9001:2008 về công tác đảm bảo chất lượng tại Xí nghiệp/Trung tâm.
- Kết hợp cùng các phòng nghiệp vụ Công ty xây dựng kế hoạch sản xuất- kinh doanh hàng năm và phương án tổ chức thực hiện theo từng tháng, quý, năm; xây
dựng đơn giá tiền lương của Xí nghiệp phù hợp với chỉ tiêu nhiệm vụ của đơn vị và quy định của pháp luật hiện hành, trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
- Chủ động sắp xếp và bố trí hợp lý lực lượng lao động tại đơn vị trên cơ sở tôn trọng và phát huy tính năng động, sáng tạo của từng đối tượng lao động; chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tay nghề và công tác chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ- công nhân viên, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Công ty và của pháp luật lao động hiện hành.
- Quản lý, kiểm tra và chỉ đạo chặt chẽ, kịp thời công tác chăm sóc, bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa máy móc thiết bị và các loại phương tiện khác, đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất- kinh doanh, phát huy hiệu quả sử dụng vốn đầu tư tại đơn vị.
- Quản lý, kiểm tra và chịu trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện các công tác đảm bảo an toàn vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường, phòng chóng cháy nổ và giữ gìn an ninh trật tự tại Xí nghiệp, đơn vị trực thuộc theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
- Chủ động nghiên cứu, đề suất các giải pháp cải tiến môi trường làm việc, khuyến khích công nhân lao động trực tiếp tại đơn vị phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, tiết kiệm chi phí, nguyên nhiên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm và tăng khả năng cạnh tranh, phát triển hoạt động sản xuất- kinh doanh của Xí nghiệp/Trung tâm. - Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc Công ty về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất- kinh doanh; những khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện các công tác được phân công, phân nhiệm.
7. Quyền hạn
- Có quyền điều hành cao nhất về tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp, chịu trách nhiệm về những tổn thất do kinh doanh kém hiệu quả như hao hụt, lãng phí tài sản, tiền vốn, vật tư thiết bị và các chi phí khác ngoài quy định của pháp luật.
- Phân công nhiệm vụ cho cán bộ- công nhân viên và ký duyệt các bản mô tả công việc cho từng cá nhân tại Xí nghiệp/Trung tâm.
- Đề nghị Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng lương, khen thưởng và kỷ luật các cán bộ- công nhân viên trực thuộc Xí nghiệp/Trung tâm.
- Ký duyệt đề nghị thanh toán các khoản chi phục vụ cho hoạt động sản xuất- kinh doanh tại đơn vị đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính trước khi trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
- Chủ động giải quyết các trường hợp khẩn cấp (thiên tai, hỏa hoạn) và chịu trách nhiệm về các quyết định đó, đồng thời nhanh chóng báo cáo Ban Giám đốc Công ty và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để cùng giải quyết.
Ngoài các nhiệm vụ và quyền hạn nêu trên, nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc Xí nghiệp/Trung tâm sẽ được Giám Đốc Công ty phân công cụ thể.
8. Các mối quan hệ
Giám sát những người sau đây: nhân viên trong xí nghiệp
Quan hệ với: các bộ phận trong Công ty, các công ty khác, viên chức chính quyền, sở lao động, công đoàn, nhà cung ứng lao động.
BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC – CÔNG TY XD VÀ SXVLXD BIÊN HÒA
9. Trình độ học vấn: Có bằng tốt nghiệp đại học hoặc kỹ sư
10. Các khóa đào tạo: Quản lý nhân sự
11. Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc:
- Có kinh nghiệp công tác và đạt thành tích tốt ở vị trí tương đương ít nhất 3 năm. - Nắm vững và có kinh nghiệm thực hiện các kỹ năng quản lý nguồn nhân lực
12. Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng:
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành về kinh tế hoặc kỹ thuật (phù hợp với ngành nghề sản xuất- kinh doanh của đơn vị).
- Đã qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực - Am hiểu đường lối, chiến lược của Công ty
- Thông thạo tiếng Anh, vi tính văn phòng
13. Yêu cầu phẩm chất cá nhân:
- Điềm tĩnh, chín chắn trong giải quyết công việc
- Làm việc khoa học, có tổ chức, có tinh thần trách nhiệm cao
Để bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc trên phát huy hiệu quả thì ngoài việc phân tích chính xác, độ tin cậy cao cần nêu rõ các công việc hay yêu cầu cần thực hiện trong tương lai, đồng thời phải sử dụng nó để làm các công cụ đánh giá thành tích, tuyển dụng, đào tạo, thuyên chuyển hay đề bạt.
* Xây dựng lại quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp
Để đạt hiệu quả hơn trong công tác tuyển dụng của Công ty cần cải tổ và thực hiện một số công việc sau:
Ban Phỏng vấn
Công ty có quy định ban phỏng vấn bao gồm những thành viên Ban Giám Đốc, Trưởng phòng hoặc chuyên gia bên ngoài. Tuy nhiên, ngoài Ban phỏng vấn gồm những thành viên trên nên còn có: Phòng hành chính nhân sự: Đây là bộ phận phải luôn có mặt trong mọi khâu của tất cả các hoạt động tuyển dụng vì họ là người nắm vững các chế độ, chính sách về tuyển dụng, số lượng lao động trong phòng ban. Thêm vào đó, những người này có trình độ chuyên môn về quản trị nhân sự nên khả năng chọn ứng viên thích hợp sẽ cao hơn.
Thực tế trong quá trình phỏng vấn, vẫn chưa có sự hiện diện của Trưởng phòng ban có nhu cầu tuyển dụng nhân sự. Điều này thực sự là một thiếu sót. Vì chính họ hiểu rõ nhân viên nào phù hợp, cần có trình độ chuyên môn gì, có hợp với hoạt động của phòng ban đó không. Đồng thời thông qua quá trình tuyển dụng, họ sẽ biết được một số điều về ứng viên như quan điểm quản lý, khả năng xử lý tình huống, cá tính…từ đó có các biện pháp giúp đỡ trong công việc sau này, tạo lập mối quan hệ ban đầu với nhân viên mới, nên khi được tuyển dụng vào làm thì hai bên đã có sự quen biết nhau, dễ dàng hoà hợp trong công việc.
Thu nhận, nghiên cứu và phân loại hồ sơ dự tuyển.
Để dự tuyển, các ứng viên nộp hồ sơ cho Công ty cần phải bao gồm :
+ Đơn xin việc ghi rõ chức vụ công việc, kinh nghiệm làm việc, bằng cấp chuyên môn, các dự án đã tham gia (nếu có ).
+ Sơ yếu lý lịch cần nói rõ về bản thân, gia đình, năng lực cá nhân. + Bản sao sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân có chứng thực
+ Giấy khám sức khoẻ do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp (bản sao ) + Bản sao các bằng cấp có liên quan (nếu có )
+ Giấy chứng nhận công tác (nếu có )
Sau khi nhận hồ sơ xin việc, bộ phận hành chính sẽ nghiên cứu các thông tin về ứng viên và xác nhận tính chính xác của một số thông tin cần thiết như kinh nghiệm làm việ, cơ quan công tác, bằng cấp, hộ khẩu….qua việc liên hệ với cơ quan công tác cũ hay chính quyền địa phương.
Những hồ sơ nào ghi đầy đủ gọn gàng, cung cấp nhiều thông tin về quá trình làm việc lâu dài, đáp ứng tiêu chuẩn công việc thì sẽ được chấp nhận và sắp xếp cuộc hẹn trắc nghiệm. Những hồ sơ nào ít thông tin hay thông tin không chính xác sẽ được trả lại sau quá trình tuyển chọn kết thúc bằng cách gọi điện thoại cho ứng viên không đạt lên lấy hồ sơ về hoặc có thể gửi trả lại qua đường bưu điện. Đây cũng là một hình thức quảng cáo cho hình ảnh một Công ty mang tính chuyên nghiệp cao.
Từ đó cho thấy bước thu thập, nghiên cứu và phân loại hồ sơ dự tuyển là một