2.1.7.1 Khái niệm
Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính, chi phí chung khác liên quan hoạt động của cả doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Chi phí quản lý doanh nghiệp thường bao gồm các khoản chi phí sau:
- Chi phí tiền lương, phụ cấp, BHXH, BHYT và KPCĐ nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp;
- Chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ dùng cho văn phòng như văn phòng phẩm, các dụng cụ quản lý nhỏ;
- Chi phí về khấu hao tài sản cố định dùng trong công tác quản lý doanh nghiệp;
- Thuế môn bài, thuế nhà đất;
- Chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ cho công tác quản lý như tiền điện, nước, điện thoại văn phòng, tiền thuê các tài sản cố định, tiền sửa chữa tài sản cố định dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp;
- Các khoản chi bằng tiền khác như: Chi phí tiếp khách, tổ chức hội nghị, hội họp, công tác phí, văn phòng phẩm,…; và
- Các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng trợ cấp mất việc làm.
2.1.7.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. - Bên Có:
+ Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp; và
+ Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ. - Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2:
19
+ Tài khoản 6422: Chi phí vật liệu quản lý. + Tài khoản 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. + Tài khoản 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định. + Tài khoản 6425: Thuế, phí và lệ phí.
+ Tài khoản 6426: Chi phí dự phòng.
+ Tài khoản 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + Tài khoản 6428: Chi phí bằng tiền khác.
2.1.7.3 Chứng từ, sổ sách sử dụng
Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn thông thường, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, bảng kê thanh toán tạm ứng, bảng phân bổ lương, biên lai nộp thuế,…và các chứng từ khác có liên quan
20 2.1.7.4 Sơ đồ hạch toán TK 334, 338 TK 642 TK 111, 112 TK 152, 153 TK 133 TK 139 TK 214 TK 333 TK 352 TK 111, 112 TK 133 TK 911 TK 335 TK 139, 352 (1) (2) TK 142, 242 (3) (1) (8) (9) (10) (11) (4) (5) (6) (7) (12) (13) * Giải thích sơ đồ
21
(2) Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (3) Trích khấu hao tài sản cố định
(4) Thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp Nhà nước (5) Chi phí bằng tiền khác
(6) Trích chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
(7) Trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (8) Các khoản làm giảm chi phí
(9) Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng phải thu khó đòi cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết
(10) Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết (11) Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh
(12) Kết chuyển vào tài khoản 142 hoặc tài khoản 242 chờ phân bổ nếu cuối kỳ chưa có doanh thu
(13) Phân bổ chi phí kết chuyển từ kỳ trước
Hình 2.7: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định 48/2006 ban hành ngày 14/9/2006, để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, kế toán sẽ sử dụng tài khoản 642 (chi phi quản lý kinh doanh):
- Tài khoản 6421: chi phí bán hàng
- Tài khoản 6422: chi phí quản lý doanh nghiệp