Chi phí sử dụng máy thi công ở Công ty bao gồm:
-Chi phí máy trực tiếp: chi phí nguyên, nhiên liệu (Dầu, mỡ, xăng, nhớt...), động lực chạy máy...
- Chi phí máy gián tiếp: chi phí phụ tùng máy, chi phí sửa chữa, bảo dƣỡng xe máy thi công...
Máy thi công của Công ty bao gồm: máy trộn vữa, máy trộn bê tông, máy xúc, máy kéo, ô tô tải, xe lu, xe ben, xe ủi... Công ty cũng có thể thuê ngoài máy thi công để phục vụ công tác thi công.
4.3.1 Chứng từ sổ sách
Để thực hiện tốt việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công, Công ty sử dụng:
- Chứng từ: phiếu yêu cầu cung ứng vật tƣ, phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng, thẻ kho, phiếu chi...
- Sổ sách: sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 623, sổ chi tiết TK 623.
4.3.2 Lƣu đồ kế toán
Đối với nghiệp vụ xuất kho hay mua sử dụng ngay nguyên, nhiên liệu, phụ tùng...phục vụ máy thi công thì lƣu đồ kế toán tƣơng tự nhƣ đối với chi phí NVL trực tiếp (Hình 4.1, 4.2)
Nguồn: phòng Tài chính-Kế toán Công ty CP Đầu tư và Xây dựng công trình giao thông 73
Thủ quỹ
KTT Nhà
cung cấp
PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN BAN GIÁM ĐỐC
Bắt đầu Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng N Lập phiếu chi Xét duyệt (2) Phiếu chi đã xét duyệt, đóng dấu (1) Ký xác nhận, chi tiền (2) Phiếu chi (1) (2) Phiếu chi đã xét duyệt (1) (2) Phiếu chi đã xét duyệt (1) Ký tên, đóng dấu A A Kết thúc sổ NKC, sổ Cái, sổ chi tiết Nhập dữ liệu Cập nhật dữ liệu CSDL In sổ NKC, sổ Cái, sổ chi tiết (2) Phiếu chi đã xét duyệt, đóng dấu (1) (2) Phiếu chi đã xét duyệt, đóng dấu (1) Thủ quỹ Phiếu chi đã xét duyệt, đóng dấu (1)
4.3.3 Các nghiệp vụ phát sinh
Trong 6 tháng đầu năm 2014, Công ty phát sinh nghiệp vụ chi phí sử dụng máy thi công nhƣ sau:
- Phiếu xuất kho số 0016 (ngày 13/01/2014) xuất 354 lít dầu DIESEL đơn giá 20.852đ/lít, 8 lít nhớt 40 đơn giá 40.861đ/lít cho công trình sửa chữa cầu Ô Mai km 133+204 QL91 An Giang, số tiền 7.708.496đ.
Chứng từ phát sinh: Phiếu xuất kho 0016.
- Phiếu kế toán khác KC002a (ngày 20/01/2014) kết chuyển chi phí sửa chữa xe 65M 1561, số tiền 14.969.900đ, trong đó VAT 10%, theo hoá đơn GTGT số 0000077.
Chứng từ phát sinh: Phiếu kế toán khác KC002a, hoá đơn GTGT số 0000077
-Cuối tháng phần mềm máy tính tự động phân bổ chi phí máy thi công gián tiếp dựa trên cơ sở tỉ lệ NVL trực tiếp phát sinh trong tháng của công trình này so với tổng chi phí NVL trực tiếp phát sinh trong tháng của tất cả các công trình.
Chi phí NVL trực tiếp phát sinh cho công trình sửa chữa cầu Ô Mai km 133+204 QL91 An Giang trong tháng 01/2014 chiếm 12.32% tổng số chi phí NVL trực tiếp phát sinh trong tháng. Theo đó, chi phí phí sửa chữa xe 65M 1561 đƣợc phân bổ cho công trình sửa chữa cầu Ô Mai km 133+204 QL91 An Giang đƣợc tính nhƣ sau:
13.609.000 x 12.32% = 1.676.629
Sổ sách liên quan: Sau khi nhập xong chứng từ vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi vào các sổ tƣơng ứng theo hình thức Nhật ký chung nhƣ sau:
- Sổ Nhật ký chung.
- Sổ Cái TK 623: Sau khi ghi nhận nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung, căn cứ vào sổ này phần mềm tiếp tục ghi vào sổ Cái TK 623.
-Sổ chi tiết TK 623: Sau đó phần mềm kế toán tiếp tục tiến hành ghi sổ chi tiết TK 623.
Cty CP Đầu tƣ và Xây dựng công trình giao thông 73 Mẫu số S03b-DN
Số 81, Trần Phú, P. Cái Khế, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
MST: 1800155283 ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
SỔ CÁI
Trích từ ngày 01/01/2014 đến ngày 30/06/2014 Tên tài khoản: Chi phí máy thi công
Tài khoản 623
ĐVT: đồng
Ngày, tháng
ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng Chứng từ Diễn giải Trang Nhật ký chung TK đối ứng Số phát sinh sổ STT dòng Nợ Có Số phát sinh trong kỳ ... ... ... ... ... ... ... ... ...
13/01/2014 0016 13/01/2014 Sửa chữa cầu Ô Mai km 133+204 QL91 An Giang
1523 7.708.496
... ... ... ... ... ... ... ... ...
20/01/2014 KC002a 20/01/2014 Kết chuyển chi phí sửa chữa xe 65M 1561
331 13.609.000
25/02/2014 086 25/02/2014 Sửa chữa thƣờng xuyên quý 2 QL61.
1523 1.150.550
... ... ... ... ... ... ... ... ...
31/03/2014 KC28 31/03/2014 Kết chuyển chi phí láng nhựa thuê xe thi công QL 91 An Giang
331 3.000.000
... ... ... ... ... ... ... ... ...
30/06/2014 180 30/06/2014 Trang cấp vỏ xe SCTX 1524 8.181.818
... ... ... ... ... ... ... ... ...
30/06/2014 TH0001 30/06/2014 Kết chuyển CP máy thi công (từ ngày 01/01/2014 đến ngày 30/06/2014)
154 110.398.888
... ... ... ... ... ... ... ... ...
Cộng số phát sinh - -
Cần Thơ, ngày...tháng ...năm 2014
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Cty CP Đầu tƣ và Xây dựng công trình giao thông 73 Mẫu số S38-DN
Số 81, Trần Phú, P. Cái Khế, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
MST: 1800155283 ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Trích từ ngày 01/01/2014 đến ngày 30/06/2014
Tài khoản 623
ĐVT: đồng
Ngày, tháng
ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ Số phát sinh Có
Số phát sinh trong kỳ
... ... ... ... ... ... ...
13/01/2014 0016 13/01/2014 Xuất 354 lít dầu DIESEL sửa chữa cầu Ô Mai km 133+204 QL91 An Giang
1523 7.381.608
13/01/2014 0016 13/01/2014 Xuất 8 lít nhớt 40 DIESEL sửa chữa cầu Ô Mai km 133+204 QL91 An Giang
1523 326.888
... ... ... ... ... ... ...
65M 1561
... ... ... ... ... ... ...
25/02/2014 086 25/02/2014 Xuất 50 lít xăng 1523 1.150.550
... ... ... ... ... ... ...
31/03/2014 KC28 31/03/2014 Kết chuyển chi phí láng nhựa thuê xe thi công QL 91 An Giang
331 3.000.000đ
... ... ... ... ... ... ...
30/06/2014 180 30/06/2014 Xuất 2 bộ vỏ xe 825-20-16P 1524 8.181.818
... ... ... ... ... ... ...
30/06/2014 TH0001 30/06/2014 Kết chuyển CP máy thi công (từ ngày 01/01/2014 đến ngày 30/06/2014)
154 110.398.888
Cộng số phát sinh - -
Cần Thơ, ngày...tháng ...năm 2014
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng
Nhận xét:
- Về hạch toán kế toán: bản chất của chi phí sử dụng máy thi công vốn chứa đựng chi phí lƣơng công nhân điều khiển máy thi công nhƣng Công ty lại hạch toán vào TK 622 nhƣ đã trình bày ở chi phí nhân công trực tiếp đã làm sai bản chất của khoản mục chi phí này. Hơn nữa, chi phí khấu hao máy thi công cũng không đƣợc Công ty hạch toán vào TK 623 mà hạch toán vào TK 627. Vì vậy, việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công thấp hơn so với thực tế và hiển nhiên chƣa đúng với nội dung hạch toán theo chế độ kế toán.
- Về chứng từ: Công ty đã sử dụng đầy đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ. Các chứng từ đƣợc đánh số đầy đủ theo thứ tự để dễ dàng kiểm soát. Tuy nhiên, các chứng từ vẫn chƣa thể hiện đủ thông tin nhƣ: phiếu kế toán khác không có chữ ký của kế toán trƣởng và không ghi rõ chứng từ kèm theo...
- Về sổ sách kế toán: Các nghiệp vụ phát sinh đƣợc phần mềm theo dõi đầy đủ trên các sổ kế toán, mẫu sổ đúng quy định với hình thức kế toán mà Công ty đã chọn...