Bầu không khí tâm lý phản ánh tính chất các mối quan hệ qua lại, sự tương tác và mức độ dung hợp giữa các thành viên trong tập thể. Như vậy, sự hình thành bầu không khí tâm lý trong tập thể phải thông qua hoạt động và giao tiếp.
Với ba chức năng cơ bản là thông tin liên lạc, điều chỉnh hành vi và kích động liên lạc, thông qua giao tiếp, những cảm xúc nảy sinh giữa con người với con người trong mối quan hệ qua lại tác động lẫn nhau được bộc lộ rõ nét, đó là cơ sở của việc hình thành bầu không khí tâm lý tập thể. Những cảm xúc này được biểu hiện dưới hai trạng thái: tích cực và tiêu cực.
Những cảm xúc tích cực là những cảm xúc dương tính, bộc lộ được sự gắn bó; ý muốn hợp tác, hành động cùng nhau, gắn bó với tập thể; bộc lộ trách nhiệm cao đối với công việc có tính mục đích chung của tập thể. Những cảm xúc tiêu cực là những cảm xúc âm tính, thể hiện sự chia rẽ,
bất hợp tác và thiếu gắn bó với người khác cũng như với tập thể và công việc chung.
Như vậy, có thể thấy bầu không khí tâm lý được hình thành trên cơ sở của giao tiếp, gắn liền và không tách rời khỏi hoạt động và giao tiếp. Nguồn gốc của giao tiếp nằm trong chính hoạt động sống mang tính vật chất của các cá nhân. Thông qua bầu không khí tâm lý, mối quan hệ qua lại giữa các thành viên trong tập thể được phản ánh một cách trung thực và cụ thể. Sự hiểu biết đầy đủ về nhau, những giá trị tư tưởng – đạo đức, khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên được bộc lộ rõ ràng và minh bạch, giúp các thành viên trong tập thể nhận thức được rõ ràng để có những bước điều chỉnh thích hợp, tạo nên bầu không khí tâm lý tích cực.