3.2.1. Cụng tỏc quản lý tại Cụng ty
Bộ mỏy quản lý được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng, được xõy dựng một cỏch khoa học, hợp lý, hoạt động hiệu quả. Bộ mỏy quản lý này giỳp cho Ban lónhđạo trong việc quản lý điều hành cụng ty.
Sự hiệu quả trong cụng tỏc quản lý của Cụng ty cũn được thể hiờn qua sự phõn cụng lao động hết sức rừ ràng, cụ thể và khoa học giữa cỏc phũng ban, bộ phận. Mỗi phũng ban cú những chức năng riờng biệt, phối hợp nhịp nhàng với cỏc phũng ban khỏc. Cỏc phũng ban được thiết kế hợp lý với chức năng và nhiệm vụ của Cụng ty. Bờn cạnh đú Cụng ty cũn lập riờng một Ban kiểm soỏt hoạt động độc lập, giỏm sỏt chặt chẽ việc huy động vốn và sử dụng nguồn vốn của Cụng ty. Đồng thời Ban kiểm soỏt cũn đỏnh giỏ hiệu quả hoạt động của Cụng ty.
Cỏc thành viờn trong ban lónh đạo Cụng ty đều là những người cú khả năng và kinh nghiệm trong quản lý, điều hành cũng như trong lĩnh vực xõy dựng. Bờn cạnh phõn cụng cụng việc cú hiệu quả, ban lónh đạo cũn quan tõm đến đời sống của cỏn bộ nhõn viờn trong toàn Cụng ty.
3.2.2. Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Để tạo nờn sự thành cụng của cụng tỏc kế toỏn phải kể đến cụng tỏc tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty. Phũng kế toỏn của Cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh tập trung là rất phự hợp với đặc điểm hoạt động của Cụng ty, giỳp cho việc cập nhật chứng từ hàng ngày là nhanh chúng kịp thời và đảm bảo tớnh chớnh xỏc. Sử dụng mụ hỡnh này giỳp kế toỏn trưởng giỏm sỏt được toàn bộ hoạt động của cỏc nhõn viờn trong phũng, cú sự đụn đốc với cụng tỏc kế toỏn. Với quy mụ Cụng ty cũn hạn chế, thỡ việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn như vậy là gọn nhẹ, khụng cồng kềnh giỳp tiết kiệm chi phớ cho Cụng ty mà vẫn đảm bảo hiệu quả làm việc.
3.2.3. Về cụng tỏc tổ chức kế toỏn
Cụng ty đó vận dụng quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 là phự hợp với đặc điểm của Cụng ty Thương mại dịch vụ. Cụng ty lựa chọn hỡnh thức Chứng từ ghi sổ giỳp cho việc vào sổ kế toỏn trở nờn đơn giản, khụng phức tạp, trỏnh nhầm lẫn. Việc sử dụng cỏc sổ chi tiết hạch toỏn cho từng đối tượng cụ thể là rất chi tiết, đảm bảo theo dừi chớnh xỏc cỏc nghiệp vụ liờn quan đến đối tượng đú, giỳp kế toỏn trưởng nắm bắt tỡnh hỡnh kịp thời để từ đú đưa ra cỏc biện phỏp quản trị thớch hợp. Bộ mỏy kế toỏn được tổ chức theo mụ hỡnh tập trung, đơn giản, gọn nhẹ và khỏ hoàn chỉnh với cỏch bố trớ nhõn lực hợp lý, trinh độ vững chắc về chuyờn mụn, tạo điều kiện cho việc hạch toỏn được tập trung nhằm cung cấp thụng tin tài chớnh cho quản lý được nhanh chúng chớnh xỏc. Bộ mỏy kế toỏn được chia thành nhiều phần hành kế toỏn, tạo điều kiện cho cỏc nhõn viờn tớch lũy được kinh nghiệm, ý thức được tầm quan trọng của mỡnh trong Cụng ty núi chung và trong phũng kế toỏn núi riờng.
3.2.3.1.Về tổ chức vận dụng chứng từ
Cụng ty đang ỏp dụng hệ thống chứng từ theo Quyết định số 15. Hệ thống chứng từ này rất phự hợp với đặc điểm kinh doanh của Cụng ty, dễ dàng cho việc ghi sổ, kiểm tra cỏc nghiệp vụ phỏt sinh, nội dung ghi trờn chứng từ. Kế toỏn Cụng ty đó tuõn thủ đầy đủ quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ, bảo quản, kiểm tra và luõn chuyển chứng từ.
Chứng từ liờn quan đến nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được quản lý chi tiết theo từng thỏng, cú đỏnh số thứ tự rừ ràng rất thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
3.2.3.2.Về hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản của Cụng ty được vận dụng theo Quyết định số 15. Cỏc tài khoản được mở chi tiết theo từng đối tượng, thuận tiện cho việc theo dừi số dư,
Đặc biệt phũng Kế toỏn của Cụng ty đó sử dụng phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh hỗ trợ cho cụng tỏc kế toỏn, làm giảm khối lượng cụng việc kế toỏn nhưng vẫn đảm bảo cho việc ghi chộp, tớnh giỏ thành và kết quả tiờu thụ
3.2.3.3.Về hệ thống sổ sỏch
Hệ thống sổ sỏch của Cụng ty được vận dụng theo quyết định số 15 của Bộ Tài Chớnh. Theo quyết định này, Cụng ty cú một hệ thống sổ sỏch đầy đủ, được lập đều đặn, đảm bảo cho việc theo dừi cỏc nghiệp vụ phỏt sinh và thuận tiện cho việc theo dừi, kiểm tra.
Cú thể núi, bờn cạnh sự trợ giỳp của phần mềm kế toỏn, sự phõn cụng lao động rừ ràng cộng với tinh thần trỏch nhiệm cao trong cụng việc đó giỳp cho bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty hoạt động cú hiệu quả. Nguyờn tắc thận trong luụn được đội ngũ nhõn viờn kế toỏn đặt lờn hàng đầu. Cỏc quyết định tài chớnh quan trọng luụn được cõn nhắc kỹ và được thụng qua ban lónh đạo trước khi cụng bố.
3.2.4. Cụng tỏc kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
Cụng tỏc kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương do đội ngũ nhõn viờn kế toỏn cú năng lực và chuyờn mụn đảm nhiệm nờn đó đạt hiệu quả cao và khỏ hoàn thiện. Trước hết, để tạo nờn sự hoàn thiện của kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương phải kể đến sự phõn cụng lao động hợp lý giữa phũng kế toỏn và phũng Hành chớnh tổng hợp. Với nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh nhõn sự, số lượng lao động và thời gian lao động của từng nhõn viờn, tớnh lương và cỏc khoản trớch theo lương cho nhõn viờn, phũng Hành chớnh tổng hợp đúng một vai trũ khụng nhỏ trong cụng tỏc tiền lương tại Cụng ty. Hàng thỏng, kế toỏn tiền lương thực hiện ghi sổ kế toỏn dựa trờn bảng tớnh lương mà phũng Hành chớnh tổng hợp chuyển sang. Sự phõn cụng cụng việc này phự hợp với chức năng của mỗi phũng ban, đem lại hiệu quả cao cho Cụng ty đồng thời đảm bảo chi trả lương kịp thời cho nhõn viờn, tạo tõm lý yờn tõm khi làm việc cho nhõn viờn.
Cụng tỏc tớnh lương được thực hiện rất linh hoạt, phự hợp với quy chế trả lương của nhà nước cũng như quy định chung của Cụng ty. Hiện nay Cụng ty đang ỏp dụng hai hỡnh thức trả lương là trả lương năng suất và trả lương theo thời gian. Việc ỏp dụng cỏc hỡnh thức trả lương này là hoàn toàn phự hợp với đặc điểm ngành nghề của Cụng ty. Cỏch tớnh lương đơn giản cũng giỳp nhõn viờn trong Cụng ty dễ hiểu. Quy trỡnh tớnh, chi trả lương và cỏc khoản trớch theo lương cú sự phối hợp với cỏc bộ phận, gắn liền với tỡnh hỡnh thực tế của người lao động và chất lượng của từng lao động. Vỡ vậy đảm bảo lợi ớch cho người lao động.
Hiện nay Cụng ty đang trả lương cho nhõn viờn qua tài khoản của Cụng ty tại ngõn hàng Viờtcombank chi nhỏnh Cầu Lỏng Hạ. Việc trả lương qua tài khoản là một biện phỏp cú nhiều ưu điểm, mang lại nhiều thuận tiện cho nhõn viờn trong việc rỳt tiền cũng như cho Cụng ty trong việc chi trả, đảm bảo chớnh xỏc, kịp thời. Hàng thỏng, phũng kế toỏn sẽ giảm bớt khối lượng cụng việc trong việc trả lương cho nhõn viờn, viết phiếu chi, dễ gõy nhầm lẫn, tốn nhiều thời gian.
Về viờc vận dụng chứng từ kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương hệ thống chứng từ, sổ sỏch trong phần hành kế toỏn tiền lương mà Cụng ty đang ỏp dụng tuõn theo đỳng cỏc quy định mới nhất của Bộ Tài Chớnh. Cụng việc hạch toỏn lương khụng chỉ được thực hiện ở phũng kế toỏn mà tại cỏc phũng ban khỏc người lao động cũng cú thể kiểm tra đỏnh giỏ được kết quả làm việc thụng qua lương và thưởng mà mỡnh nhận được. Cụng việc hạch toỏn tiền lương được thực hiện đỳng kỳ, đảm bảo trả lương đỳng thời gian cho người lao động.
Về việc sử dụng tài khoản để hạch toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương: Cụng ty đó vận dụng theo Quyết định số 15/QĐ – BTC, đõy là quyết định mới nhất mà BTC đó ban hành. Cụng ty đó sử dụng Tài khoản 334 và Tài khoản 338 để hạch toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương theo đỳng quy định và phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty, đảm bảo chớnh xỏc cho việc tớnh toỏn
3.3. Một số hạn chế cũn tồn tại 3.3.1. Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn 3.3.1. Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Mặc dự đó cú sự phõn cụng cụng việc đối với từng phần hành kế toỏn tuy nhiờn nhiều khi việc phõn tỏch trỏch nhiệm giữa cỏc nhõn viờn kế toỏn cũn chưa rừ ràng, dẫn đến sự trựng lặp cụng việc. Cú nhõn viờn kế toỏn phải kiờm nhiều phần hành kế toỏn ảnh hưởng đến tớnh độc lập khi hạch toỏn cỏc nghiệp vụ phỏt sinh.
Cụng ty chưa phõn tỏch được chức năng tài chớnh trong phũng kế toỏn. Chức năng tài chớnh chủ yếu do kế toỏn trưởng thực hiện cũn cỏc kế toỏn viờn chỉ thực hiện cụng tỏc kế toỏn đơn thuần. Mảng tài chớnh là một mảng rất quan trọng, việc phõn tớch cỏc chỉ tiờu tài chớnh sẽ cung cấp cho Ban Giỏm đốc thụng tin đầy đủ, chớnh xỏc hơn về tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty theo từng thời kỳ nhằm đưa ra cỏc quyết định, chiến lược kinh doanh hiệu quả. Thờm nữa trong bộ mỏy kế toỏn hiện nay vẫn chưa cú bộ phận kiểm toỏn nội bộ, do vậy Ban quản lý của Cụng ty rất khú kiểm soỏt cụng tỏc kế toỏn trong thời gian dài để cú cỏi nhỡn toàn diện hơn về tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty,giỳp phỏt hiện những khuyết điểm trong bộ mỏy kế toỏn của mỡnh. Khi mà quy mụ đang mở rộng như hiện nay, với khối lượng vốn lớn, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh ngày càng nhiều thỡ việc thiết lập bộ phận kiểm toỏn nội bộ là rất cần thiết.
Phần mềm kế toỏn Cụng ty đang sử dụng là phần mềm kế toỏn của cụng ty mẹ thiết kế nờn cú lỗi gỡ về phần mềm kộ toỏn trờn mỏy thỡ phũng kỹ thuật của cụng ty mẹ trong Thành Phố Hồ Chớ Minh lại phải cử người ra sử điều đú rất bất tiờn. Do đặc thự của cụng ty là về du lịch nờn khi cỏc tour du lịch kết thỳc đụi khi cỏc cộng tỏc viờn( Hướng dẫn viờn) khụng đến thanh toỏn tiền và cỏc chứng từ ngay vỡ vậy chứng từ kế toỏn của Cụng ty khụng được tập hợp thường xuyờn và đầy đủ. Nhiều chứng từ kế toỏn tuy đó phỏt sinh nhưng phải đến một thời gian sau
mới được chuyển lờn phũng kế toỏn. Chớnh điều này đó gõy khú khăn cho việc tổng hợp số liệu của kế toỏn, ảnh hưởng đến việc cập nhật thụng tin giỳp Ban Quản lý Cụng ty đưa ra cỏc quyết định chớnh xỏc, kịp thời.
Cỏc chứng từ sử dụng trong việc hạch toỏn TSCĐ thỡ vẫn cũn thiếu Biờn bản thanh lý TSCĐ dẫn đến sự thiếu sút về mặt chứng từ trong hồ sơ thanh lý, nhất là khi cú sự kiểm tra của cơ quan cấp trờn. Nhiều chứng từ cũn chưa theo đỳng quy định. Một số phiếu thu, phiếu chi thiếu chữ ký của kế toỏn trưởng, người nhận tiền…
Sau thời gian thực tập tại Cụng ty, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty Liờn Doanh Dịch Vụ Du Lịch OSC - SMI
Thứ nhất về bộ mỏy kế toỏn, cần tiến hành phõn cụng phõn nhiệm rừ ràng hơn, để cụng việc của cỏc kế toỏn viờn khụng chồng chộo, năng suất làm việc cao hơn, cần phõn rừ nhiệm vụ của kế toỏn tổng hợp và kế toỏn thanh toỏn.
Để tăng cường mảng tài chớnh, Cụng ty nờn thiết lập một bộ phận tài chớnh riờng biệt cú chức năng phõn tớch tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty trong ngắn hạn và dài hạn. Với quy mụ như hiện nay Cụng ty cú thể bố trớ nhõn viờn phõn tớch tài chớnh trong phũng kế toỏn để tạo ra sự gắn bú chặt chẽ giữa tài chớnh và kế toỏn. Cỏch làm này là khỏ hiệu quả vỡ khụng những giảm số lượng phũng ban mà cũn tạo ra sự gắn bú chặt chẽ giữa tài chớnh và kế toỏn. Đõy là hai mặt hoạt động nhưng cú liờn quan chặt chẽ với nhau. Chớnh sỏch tài chớnh đưa ra trờn cơ sở số liệu mà kế toỏn cung cấp. Ngược lại tài chớnh giỳp cho kế toỏn phản ỏnh đỳng tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty.. Chớnh vỡ tầm quan trọng như vậy, đặc biệt là do đặc điểm của một doanh nghiệp xõy dựng khi mà cỏc dự ỏn ngày càng nhiều thỡ việc thành lập thờm bộ phận tài chớnh là rất cần thiết.
Về hệ thống tài khoản, Cụng ty nờn giảm bớt việc chia nhỏ cỏc tài khoản khụng cần thiết phải chi tiết để trỏnh rắc rối và nhầm lẫn khi hạch toỏn. Chẳng hạn như đối với TK tiền mặt và tiền gửi ngõn hàng mở cho cỏc loại ngoại tệ, một số ngoại tệ khụng phổ biến như đồng JPY mà doanh nghiệp khụng sử dụng đến thỡ cú
thể khụng đưa vào hệ thống tài khoản để trỏnh rắc rối. Cú thể mó hoỏ một số tài khoản hay sử dụng tiện cho việc ghi chộp cũng như theo dừi, chẳng hạn như tài khoản 1122.01.05 mở tại ngõn hàng Đầu tư và Phỏt triển. Đõy là ngõn hàng mà Cụng ty cú khối lượng giao dịch lớn nhất. Cụng ty nờn cú sự theo dừi chi tiết ngõn hàng mà Cụng ty cú nhiều giao dịch nhất. Ngoài cỏc sổ chi tiết để theo dừi tinh hỡnh vay nợ, trả nợ đối với từng ngõn hàng, Cụng ty nờn lập thờm cỏc tệp tin tập hợp cỏc hợp đồng tớn dụng, giấy tờ liờn quan đến nghiệp vụ phỏt sinh giữa ngõn hàng và Cụng ty.
Thứ hai, về phần mềm kế toỏn hiện đang ỏp dụng, nờn ỏp dụng phiờn bản mới với những tớnh năng phự hợp với đặc điểm cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty, hiện nay trờn thi trường cú rất nhiều phần mềm kế toỏn phự hợp với những tớnh năng ưu việt đặc biệt sẽ trỏnh được những rắc rối khi phần mềm cú trục trặc.
Thứ ba, cần bổ sung một số chứng từ về phần hành TSCĐ, ghi chộp và luõn chuyển theo chế độ đó quy định. Chẳng hạn như Biờn bản thanh lý tài sản cố định cần được bổ sung trong thủ tục thanh lý đề hoàn thiện hồ sơ thanh lý, cú chữ ký của Cụng ty và của người nhận thanh lý, số tiền thanh lý nhằm trỏnh sự thiếu sút về mặt thủ tục và cũng để thuận tiện cho cơ quan cấp trờn khi kiểm tra.
Về chứng từ kế toỏn núi chung, cần sửa tờn đơn vị là Cụng ty Liờn Doanh Dịch Vụ Du Lịch OSC –SMI để trỏnh sự nhầm lẫn cho khỏch hàng, cơ quan cấp trờn và cơ quan thuế.
3.3.2. Về kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
Bờn cạnh những ưu điểm kể trờn, cụng tỏc kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương của Cụng ty cũn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục.
Thứ nhất, cụng tỏc tớnh lương hiện nay cũn tương đối phức tạp và nặng nề do chủ yếu thực hiện bằng tay và chỉ được hỗ trợ bằng mỏy tớnh thụng qua việc sử dụng phần mềm kế toỏn EXCEL. Chớnh vỡ vậy, những sai sút trong tớnh toỏn rất cú thể xảy ra. Việc thực hiện thủ cụng như vậy cú thể gõy sự nhầm lẫn, khú khăn đặc
biệt trong việc tập hợp cỏc khoản chi phớ, kết chuyển chi phớ để xỏc định kết quả kinh doanh.
Về cỏch trả lương cho nhõn viờn, đối với nhõn viờn hành chớnh được trả theo số tiền đó được thoả thuận trong hợp đồng lao động. Cỏch trả lương là đơn giản nhưng gõy ra một số hạn chế đối với Cụng ty. Điều này dẫn đến ý thức lao động