6. loại quyếtđịnh mà nhà quản trị cần đưa ra
2.1.2. Tổ chức thu thập thụngtin dự đoỏn tương la
Theo quy trỡnh thu thập, thụng tin tương lai được chia thành: thụng tin sơ cấp(ban đầu) và thụng tin thứ cấp:
Thụng tin sơ cấp là thụng tin được thu thập lần đầu cho một mục đớch cụ thể nào đú.
Thụng tin thứ cấp là thụng tin đó cú ở đõu đú và trước đõy đó được thu thập cho cỏc mục tiờu khỏc.
Trỡnh tự và phương phỏp thu thập thụng tin liờn quan đến tương
lai: cỏc nhà quản trị thực hiện thu thập thụng tin liờn quan đến tương lai phải
hiểu rừ đặc thự của nú để biết cỏch nhận được thụng tin cần thiết với chi phớ chấp nhận được. Nếu khụng cú thể xảy ra tỡnh trạng thu thập thụng tin khụng cần thiết hoặc thụng tin cần thiết nhưng với chi phớ lớn và giải thớch sai lệch kết quả nhận được.
Trỡnh tự nghiờn cứu thụng tin tương lai cú thể khỏi quỏt qua sơ đồ sau: Phỏt hiện vấn đề và xỏc định mục tiờu Lựa chọn cỏc nguồn thụng tin Thu thập thụng tin Phõn tớch thụng tin thu thập được Bỏo cỏo kết quả và tư vấn ra quyết định Theo trỡnh tự này, giai đoạn đầu tiờn kế toỏn quản trị phải quan tõm là phỏt hiện vấn đề và xỏc định mục tiờu: nhà quản trị muốn cú thụng tin đem lại lợi ớch thỡ thụng tin phải cú quan hệ trực tiếp với vấn đề đặt ra trước doanh nghiệp và đũi hỏi phải giải quyết. Việc thu thập thụng tin sẽ rất tốn kộm nếu xỏc định vấn đề khụng rừ ràng hay sai lệch. Sau đú, kế toỏn quản trị phải xỏc
định mục tiờu thu thập thụng tin. Mục tiờu đú cú thể là thăm dũ, tức là dự kiến thu thập số liệu sơ bộ nhằm làm sỏng tỏ vấn đề và cú thể giỳp cho việc đưa ra cỏc gỉa thiết. Mục tiờu cũng cú thể là mụ tả những hiện tượng và sự kiện nhất định, chẳng hạn xỏc định số người tiờu dựng tiềm năng, hay số người được nghe núi về doanh nghiệp và sản phẩm của doanh nghiệp. Cũng cú khi mục tiờu là những thử nghiệm, tức là cỏc dự kiến kiểm tra một giả thiết về mối quan hệ nhõn quả nào đú, chẳng hạn việc giảm giỏ một lượng nhất định sẽ làm tăng số lương sản phẩm tiờu thụ lờn bao nhiờu...
Lựa chọn nguồn thụng tin: Đõy là giai đoạn thứ hai kế toỏn quản trị thực hiện để thu thập thụng tin tương lai. Trong giai đoạn này kế toỏn quản trị phải xỏc định loại thụng tin mà nhà quản trị quan tõm và phương phỏp thu thập thụng tin cú hiệu quả nhất. Tuỳ theo đú là thụng tin thứ cấp hay sơ cấp(ban đầu) hoặc đồng thời cả 2 mà thu thập, ghi chộp, và trỡnh bày phự hợp.
Thu thập cỏc thụng tin, số liệu thứ cấp: thụng tin thứ cấp là thụng tin đó cú ở đõu đú và trước đõy đó thu thập cho cỏc mục tiờu khỏc. để thu thập những thụng tin này kế toỏn quản trị quản trị tập hợp cỏc nguồn thụng tin hiện cú trong cỏc bỏo cỏo nội bộ (như bỏo cỏo về cỏc cuộc nghiờn cứu trước đõy, cỏc bỏo biểu thống kờ nội bộ, bỏo cỏo của cỏc nhõn viờn khỏc, bỏo cỏo về tài sản cụng nợ và khả năng thanh toỏn...), cũng cú thể thu thập thụng tin bờn ngoài (như cỏc ấn phẩm của cơ quan nhà nước, tạp chớ, sỏch, dịch vụ của cỏc tổ chức tư vấn...).
Thu thập thụng tin thứ cấp cú ưu điểm rẻ tiền và dễ tỡm kiếm, song khụng phải lỳc nào cũng cú được những thụng tin mà nhà quản trị cần và cũng cú khi thụng tin, số liệu hiện cú đó trở thành lạc hõu, khụng đầy đủ và khụng tin cậy cho những dự doỏn trong tương lai. Trong trường hợp đú kế toỏn quản trị quản trị sẽ phải bỏ thờm chi phớ và tốn thời gian để thu thập thụng tin từ đầu, cỏc sú liệu gốc và điều đú chắc chắn sẽ cập nhật và chớnh xỏc hơn.
Thu thập thụng tin số liệu sơ cấp: Rất nhiều cỏc thụng tin tương lai được thu thập từ đầu mà chưa cú ở bất cứ đõu. Khụng thiếu nhà quản trị cho rằng việc thu thập những thụng tin sơ cấp chỉ là việc đưa ra một số cõu hỏi và tỡm cỏch trả lời chỳng bằng kinh nghiệm nà hiểu biết của mỡnh hoặc tỡm người phỏng vấn. Những thụng tin thu thập được như vậy cú thể là khụng cú ớch hoặc làm lạc hướng dẫn đến cỏc quyết định sai lầm.
Để thu thập thụng tin sơ cấp phải cú kế hoạch đặc biệt nghiờn cưỳ thu thập. Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thể như: phương phỏp thu thập, cụng cụ thu thập, mẫu thu thu thập, cỏch thức liờn hệ...
Tuỳ theo nội dung thụng tin cần thu thập, kế toỏn quản trị sử dụng những phương phỏp thu thập và trỡnh bày khỏc nhau. Cỏc phương phỏp được sử dụng để thu thập thụng tin ban đầu là: quan sỏt, thực nghiệm và thăm dũ dư luận. Cỏc kỹ thuật được sử dụng trong khi thu thập thụng tin là: phõn tổ, chọn mẫu, tổng hợp và ước tớnh.
Quan sỏt: là một trong cỏc phương phỏp thu thập thụng tin, số liệu ban đầu được ỏp dụng khi người thu thập tiến hành quan sỏt trực tiếp hoàn cảnh và con người. Tuỳ thuộc vào nội dung thụng tin mà kết quả được phản ỏnh thụng qua mụ tả hay số liệu cụ thể.
Thực nghiệm: phương phỏp này đũi hỏi phải phõn loại cỏc nhúm thụng tin cú thể so sỏnh được với nhau, tạo ra cho nhúm đú hoàn cảnh, điều kiện khỏc nhau, kiểm tra những thành phần biến động và xỏc định mức độ quan trọng của cỏc đặc điểm được quan sỏt. mục tiờu của việc vận dụng phương phỏp này là tỡm ra mối quan hệ nhõn quả bằng cỏch sàng lọc những giải thớch mõu thuẫn nhau về cỏc kết quả quan sỏt được.
Thăm dũ dư luận: Đõy là phương phỏp nằm giữa thực nghiệm và quan sỏt. quan sỏt thớch hợp nhất đối với việc thu thập thụng tin mang tớnh thăm
dũ,thực nghiệm thỡ phự hợp với việc tỡm kiếm mối liờn hệ nhõn quả, cũn thăm dũ dư luận lại được thực hiện phự hợp nhất đối với thụng tin cần thiết phải mụ tả. thăm dũ dư luận để cú những thụng tin về tri thức, chớnh kiến, sở tớch của người tiờu dựng và mức độ thoả món của họ. Trờn cơ sở đú xỏc định cầu về một loại sản phẩm hàng hoỏ và khả năng đỏp ứng của bản thõn doanh nghiệp...
Ngoài cỏc thụng tin trờn, liờn quan đến tương lai, cỏc nhà quản lý mong muốn nhận được và kế toỏn quản trị phải cung cấp những thụng tin khỏc như thụng tin về cụng nghệ kết hợp cỏc yếu tố đầu vào, thụng tin về lựa chọn phương ỏn trong điều kiện năng lực sản xuất cú giới hạn.
Thụng tin về cụng nghệ kết hợp cỏc yếu tố đầu vào: cụng nghệ kết hợp cỏc yếu tố đầu vào là mối quan hệ vật chất thể hiện cỏch thức chuyển đổi cỏc đầu vào (như lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động) thành cỏc sản phẩm đầu ra (sản phẩm phục vụ tiờu dựng cả tiờu dựng trong sản xuất lẫn tiờu dựng cỏ nhõn). Trong sản xuất cú nhiều phương ỏn kết hợp cỏc yếu tố đầu vào khỏc nhau. Mỗi phương ỏn kết hợp cho hiệu quả kinh doanh nhất định trong điều kiện nhất định. Vỡ vậy để cú quyết định phự hợp trong tương lai khụng thể xem nhẹ những thụng tin loại này.
Thu thập thụng tin kiểu này trước hết người ta mụ tả quan hệ giữa cỏc đầu vào của quỏ trỡnh sản xuất với cỏc sản phẩm đầu ra bằng một hàm số gọi là hàm sản xuất. Hàm sản xuất cho biết mức sản lượng mà một doanh nghiệp cú thể sản xuất được ứng với một tổ hợp cỏc đầu vào nhất định. Trong nhiều trường hợp để đơn giản ta cú thể giả định cú 2 đầu vào là lao động và vốn. Khi
đú hàm sản xuất cú dạng: Sl = f(l,v) trong đú Sl là một biến phụ thuộc thể hiện mức sản lượng cú thể sản xuất được. l, v là cỏc biến độc lập thể hiện số lao động và vốn tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất. Sau đú xem xột đến cỏc phương ỏn kết hợp lao động và vốn cựng cho mức sản lượng đầu ra như nhau.
Cần chỳ ý là phương trỡnh trờn ỏp dụng cho một tỡnh trạng cụng nghệ cho trước ( cú nghĩa là một trỡnh độ cho trước của cỏc kiến thức về những phương phỏp khỏc nhau cú thể sử dụng để chuyển hoỏ đầu vào thành đầu ra). Khi cụng nghệ được nõng cao thỡ hàm sản xuất sẽ thay đổi, khi đú một tổ hợp đầu vào như cũ doanh nghiệp cú thể sản xuất được nhiều sản lượng hơn. Để thiết lập hàm sản xuất cần tớnh toỏn và xỏc định mức sản lượng tăng thờm khi một đơn vị lao động tăng thờm và mức chi phớ tăng thờm khi một đơn vị sản lượng tăng thờm. Điều đú được thực hiện thụng qua số liệu hạch chi tiết của từng bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp .
Thụng tin về nguồn lực bị giới hạn: Cỏc yếu tố nguồn của quỏ trỡnh sản xuất khụng bao giờ là vụ hạn mà thường cú giới hạn trong những điều kiện nhất định. Để cú quyết định trong trường hợp đú đũi hỏi phải sử dụng phương trỡnh tuyến tớnh, tỡm phương ỏn tối ưu với mục tiờu xỏc định. Mục tiờu kinh doanh cuối cựng của doanh nghiệp suy cho cựng là tỡm kiếmlợi nhuận tối đa trong phạm vi cú thể. Do đú trong trường hợp cỏc nguồn lực bị giới hạn cần tỡm cỏch thiết lập phương trỡnh tuyến tớnh thể hiện mối quan hệ giữa lợi nhuận hoặc chi phớ với cỏc yếu tố nguồn của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, tỡm phương ỏn tối ưu để tối đa hoỏ lợi nhuận hoặc tối thiểu hoỏ chi phớ.
Cũng cần phải chỳ ý là những thụng tin liờn quan đến tương lai phỏt triển của doanh nghiệp khụng chỉ là những thụng tin chưa xảy ra mà cũn cú cả những thụng tin quỏ khứ (đó xảy ra). Bởi lẽ chớnh quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển đến thời điểm hiện tại sẽ ảnh hưởng lớn (trong nhiều trường hợp nú cũn quyết định) đến tương lai phỏt triển của doanh nghiệp.
định
