1.2.2.1- Thụng tin quỏ khứ và thụng tin dự đoỏn tương lai
* Thụng tin quỏ khứ :
Thụng tin quỏ khứ là nguồn thụng tin kế toỏn quản trị thu nhận được từ những sự kiện kinh tế đó phỏt sinh trong quỏ trỡnh hoạt động của doanh nghiệp. Thụng tin này được thu nhận, xử lý và tổng hợp thụng qua cỏc phương phỏp theo từng khõu cụng việc của kế toỏn :
- Trước hết, cỏc thụng tin này thể hiện trờn cỏc chứng từ kế toỏn, qua hệ thống hạch toỏn ban đầu kế toỏn quản trị thiết lập nờn những mụ hỡnh, kết cấu thụng tin khỏc nhau theo yờu cầu của nhà quản lý.
- Vận dụng phương phỏp tài khoản để xử lý thụng tin : hiện nay cú 2 quan điểm tổ chức hệ thống tài khoản phục vụ cho kế toỏn quản trị :
Quan điểm 1 : Trong trường hợp kế toỏn tài chớnh (kế toỏn phỏp quy) thuộc loại hỡnh "kế toỏn tĩnh, tớnh thuế", cỏc tài khoản chi phớ giỏ thành được tỏch khỏi hệ thống tài khoản chung của kế toỏn tài chớnh, do đú người ta xõy dựng những tài khoản riờng biệt để phản ỏnh thụng tin của kế toỏn quản trị theo nhu cầu quản lý.
Quan điểm 2 : Trong trường hợp kế toỏn tài chớnh (kế toỏn phỏp quy) thuộc loại hỡnh "kế toỏn động", cỏc thụng tin chi tiết theo từng đối tượng và theo từng yờu cầu quản lý sẽ được phản ỏnh thu nhận bằng cỏch sử dụng rộng rói kết quả của kế toỏn chi tiết để cú được những thụng tin quỏ khứ cần thiết.
Hệ thống kế toỏn phỏp quy của Việt Nam hiện nay thiờn về kế toỏn động nờn sẽ lựa chọn theo quan điểm 2.
- Thụng qua thụng tin về chi phớ của từng trung tõm, từng bộ phận để tớnh giỏ thành cho từng loại sản phẩm. Tuỳ theo yờu cầu của nhà quản lý để kế toỏn quản trị xỏc định giỏ thành toàn bộ, hay giỏ thành cú phõn bổ hợp lý định phớ, hay giỏ thành theo biến phớ. Bờn cạnh đú kế toỏn quản trị cũng xỏc định phương phỏp xử lý, cung cấp thụng tin cụ thể với cỏc đối tượng khỏc.
- Tiếp đú kế toỏn quản trị lập cỏc bỏo cỏo bộ phận chi tiết theo yờu cầu quản lý doanh nghiệp.
Thụng tin quỏ khứ mà kế toỏn quản trị cung cấp theo quan điểm lựa chọn của kế toỏn Việt nam nhỡn chung cú những sự phự hợp nhất định với số liệu của kế toỏn tài chớnh, đõy là luồng thụng tin cần thiết trong quỏ trỡnh quản lý doanh nghiệp:
- Thụng tin quỏ khứ mà kế toỏn quản trị cung cấp là luồng thụng tin thực hiện cung cấp chi tiết cụ thể cho từng bộ phận, từng mục tiờu theo yờu cầu của nhà quản lý, phản ỏnh một cỏch đầy đủ chi tiết những họat động kinh tế đó phỏt sinh trúng quỏ trỡnh tổ chức điều hành thực hiện kết hoạch sản xuất kinh doanh ở nhiều cấp độ quản lý khỏc nhau. Luồng thụng tin này mang tớnh tin cậy ở mức độ nhất định vỡ cỏc thụng tin này được thu nhận, xử lý và cung cấp dựa trờn số liệu từ hệ thống hạch toỏn ban đầu trong hệ thống kế toỏn của doanh nghiệp.
- Trờn cơ sở thụng tin quỏ khứ đó thu nhận được, kế toỏn quản trị tiến hành so sỏnh với thụng tin kế họach dự toỏn, từ đú phõn tớch chờnh lệch, tỡm ra nghuyờn nhõn của những hạn chế giỳp nhà quản lý khắc phục, điều chỉnh kịp thời nhằm quản lý ngày càng hiệu lực và hiệu quả hơn.
- Thụng qua quỏ trỡnh thu nhận, cung cấp thụng tin quỏ khứ của kế toỏn quản trị mà kiểm soỏt được quỏ trỡnh điều hành thực hiện, ngăn chặn và kiểm tra phỏt hiện những sai sút, đỏnh giỏ trỏch nhiệm trong việc thực hiện nhiệm
vụ ở từng cấp độ quản lý, từng bộ phận, khắc phục sai sút, hạn chế để quản lý tốt hơn.
- Luồng thụng tin quỏ khứ là một trong những cơ sở khoa học để xõy dựng dự toỏn chi phớ sản xuất kinh doanh. Hơn nữa cú một số thụng tin rất khú nhận diện hoặc đũi hỏi tớnh chớnh xỏc ở mức độ cao để phục vụ cho cụng tỏc dự toỏn, phải được quan sỏt qua thực tế nhiều kỳ, chẳng hạn như thụng tin về biến phớ, định phớ...
Thụng tin quỏ khứ mà kế toỏn quản trị cung cấp giỳp cho kế toỏn quản trị thực hiện tốt hơn cỏc chức năng phõn tớch, đỏnh giỏ và dự đoỏn, giỳp cho nhà quản lý kiểm soỏt, phõn tớch và đỏnh giỏ trỏch nhiệm quản lý trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, đỳc rỳt kinh nghiệm làm cơ sở cho việc dự đoỏn thụng tin tốt hơn trong cỏc kỳ hoạt động tiếp theo. Tuy vậy, trong một tỡnh huống cụ thể của quyết định ngắn hạn thỡ những thụng tin quỏ khỳ sẽ khụng thể thay đổi cho dự người quản lý quyết định lựa chọn phương ỏn nào, vỡ vậy thụng tin quỏ khứ khụng phải là thụng tin được sử dụng trực tiếp để xem xột trong quỏ trỡnh lựa chọn phương ỏn kinh doanh cụ thể trong quyết định ngắn hạn.
Thụng tin tương lai mà kế toỏn quản trị cung cấp cú được thụng qua chức năng dự đoỏn của kế toỏn quản trị, như dự toỏn chi phớ sản xuất kinh doanh trờn cơ sở tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh thực tế, hàng loạt cỏc dự đoỏn về tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh trong tương lai cũng như tỡnh hỡnh về thị trường: dự toỏn về chi phớ, thu nhập cho từng phương ỏn đang xem xột trong một tỡnh huống quyết định ngắn hạn.
Một trong những thụng tin tương lai quan trọng mà kế toỏn quản trị cung cấp là định mức chi phớ, chi phớ tớnh trước, theo đú người ta xỏc định trước chi phớ mong muốn và so sỏnh với chi phớ thực tế tỡm ra chờnh lệch, bản chất của cỏc chờnh lệch và tỡm những nguyờn nhõn giả định cho những chờnh
lệch đú, hơn thế nữa là để cú những thụng tin thực sự hữu ớch, thớch hợp tư vấn cho nhà quản lý ra quyết định.
Thụng tin tin tương lai cú rất nhiều ưu điểm:
- Trong những trường hợp ỏp dụng hệ thống hạch toỏn linh hoạt, khi giả định đó tớnh trước cho một thời kỳ nào đú thỡ cú thể tạm ghi chộp vào sổ sỏch kế toỏn ngay khi biết rừ số lượng mà khụng cần chờ cho đến khi tớnh được giỏ thực tế.
- Nghiờn cứu số liệu được ghi nhận từ việc phõn tớch chờnh lệch giữa thụng tin quỏ khứ với thụng tin tương lai để rỳt kinh nghiệm cho quản lý cũng như dự đoỏn ngày càng chớnh xỏc hơn.
- Theo quan điểm kinh tế, một kết quả dự tớnh được ngay từ đầu cú sai biệt một chỳt cũn hơn là biết chắc chắn chớnh xỏc mà phải chờ đợi một thời gian lõu dài.
- Quan trọng hơn nữa, dự toỏn được thu nhập, chi phớ và kết quả một cỏch nhanh chúng, linh họat sẽ giỳp cho nhà quản lý giải quyết nhanh chúng cỏc đơn đặt hàng cựng như cỏc tỡnh huống cụ thể trong việc ra quyết định ngắn hạn.
Cỏc thụng tin tương lai được sử dụng rộng rói trong quỏ trỡnh ra quyết định ngắn hạn. Tuy vậy, khụng phải bất cứ thụng tin tương lai nào cũng là thụng tin thớch hợp cho ra quyết định ngắn hạn. Thụng tin khỏc nhau dựng cho cỏc mục đớch khỏc nhau, chỉ những thụng tin tương lai liờn quan trực tiếp đến việc cú thể dự toỏn về chi phớ, thu nhập và kết quả phự hợp cho từng phương ỏn để xem xột lựa chọn.
1.2.2.2- Thụng tin thớch hợp và thụng tin khụng thớch hợp
Cỏc quyết định cú trước khi xảy ra hành động và sau đú cỏc hoạt động này dẫn đến những hậu quả hay kết quả. Xột về mặt kinh tế thỡ tiờu chuẩn lựa chọn trong quyết định ngắn hạn là phương ỏn cú thu nhập cao nhất hoăc chi phớ thấp nhất.
Thụng tin về chi phớ và thu nhập là thụng tin thớch hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn thỡ phải đạt hai tiờu chuẩn cơ bản:
- Thụng tin đú phải liờn quan đến tương lai.
- Thụng tin đú phải cú sự khỏc biệt giữa cỏc phương ỏn đang xem xột và
lựa chọn.
Cỏc thụng tin khụng thoả món cả hai hoặc một trong hai tiờu chuẩn trờn là cỏc thụng tin khụng thớch hợp đối với quyết định ngắn hạn, cụ thể:
- Thụng tin khụng liờn quan đến tương lai, núi cỏch khỏc đú là những thụng tin quỏ khứ: một khoản đó thu, hoặc đó chi ra trong quỏ khứ cú liờn quan tới tỡnh huống đang xem xột, như phõn tớch ở nội dung trờn, sẽ khụng thay đổi được cho dự quyết định như thế nào. Chẳng hạn như những khoản chi phớ đó chi ra được gọi là chi phớ chỡm, loại chi phớ này luụn tồn tại dưới mọi phương ỏn, chỳng luụn bằng nhau và do đú khi so sanh những dũng chi phớ của cỏc phương ỏn đang xem xột lựa chọn, khoản chi phớ này triệt tiờu nhau, vỡ vậy chi phớ chỡm luụn là thụng tin khụng thớch hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn.
- Thụng tin khụng cú sự khỏc biệt giữa cỏc phương ỏn đang xem xột và lựa chọn:
Thụng tin về chi phớ, thu nhập đó phỏt sinh trong quỏ khứ luụn là thụng tin khụng cú tớnh chờnh lệch, và khụng phải là thụng tin thớch hợp. Cũn những thụng tin về thu nhập và chi phớ cho dự cú liờn quan đến tương lai song khụng cú sự khỏc biệt giữa cỏc phương ỏn đang xem xột thỡ chỳng luụn triệu tiờu nhau khi so sỏnh dũng chi phớ và dũng thu nhập của cỏc phương ỏn đú, cho nờn những thụng tin này khụng cú ý nghĩa trong so sỏnh, và vỡ vậy chỳng là những thụng tin khụng thớch hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn.
Việc nhận diện thụng tin thớch hợp giỳp cho nhà quản lý nhỡn nhận nhanh chúng những vấn đề chủ yếu thụng qua những thụng tin đó chọn lọc nhưng vẫn đảm bảo tớnh khoa học, để cú quyết định nhanh chúng, đỳng đắn từ đú cú thể chiếm lĩnh lợi thế cạnh tranh.
Trong những tỡnh huống cụ thể của quyết định ngắn hạn (Tiếp tục hay loại bỏ kinh doanh một bộ phận; mua ngoài hay tự sản xuất; tiếp tục sản xuất thành thành phẩm rồi mới bỏn hay bỏn ngay nửa thành phẩm; chấp nhận một đơn đặt hàng đặc biệt, ...) cần cú những thụng tin khỏc nhau, đũi hỏi kế toỏn quản trị luụn phải thu thập thụng tin, xử lý phõn tớch thụng tin để loại bỏ những thụng tin khụng thớch hợp, sau đú trỡnh bày những thụng tin thớch hợp với cỏc phương an đang xem xột dưới dạng so sỏnh giỳp cho nhà quản lý lựa chọn phương ỏn tối ưu phự hợp với mục tiờu quản lý và tiờu chuẩn lựa chọn quyết định ngắn hạn...
Chương 2
Tổ chức thu nhận thụng tin và quy trỡnh xử lý thụng tin trong một số
