- Đối với nghiệp vụ chi tiền lớn có tính trọng yếu thì nên qua sự xét
duyệt của cả KTT và giám đốc để đảm bảo tính chặt chẽ, còn đối với những
nghiệp vụ chi tiền nhỏ mang tính chất thường xuyên cho hoạt động kinh doanh để đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ chi tiền thì chỉ cần qua sự xét duyệt
71
- Chứng từ phải được tập hợp, ghi sổ thường xuyên tránh tình trạng ứ đọng, nhầm lẫn.
5.3 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
Công ty cần bổ sung thêm một số tài khoản để công việc ghi chép được
chi tiết, cụ thể hơn, chẳng hạn như nên bổ sung 1531 – Công cụ dụng cụ ngắn
hạn, 1532 – Công cụ dụng cụ dài hạn, TK 3311 – Phải trả người bán và 3312 – Trả trước người bán, tách riêng chi phí mua hàng của 2 đơn vị VST Cái Nai và
TDC Cái Răng trên hai tài khoản riêng biệt.
5.4 HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN
- Thời gian in sổ cái có thể điều chỉnh cùng với thời gian in chứng từ ghi
sổ tức là 1 tháng 1 lần thay cho 1 năm để tránh tình trạng hệ thống máy tinh bị
lỗi gây mất mát tài liệu.
- Việc ghi sổ kế toán còn thực hiện thủ công, công ty cần sử dụng phần
mềm kế toán vì những lợi ích sau đây:
+ Ít tốn thời gian: Một trong những khía cạnh tốt nhất khi sử dụng phần
mềm kế toán là kế toán viên sẽ không phải tốn nhiều thời gian giống như khi
sử dụng hệ thống kế toán thủ công.
+ Tính hiệu quả: Công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự
làm kế toán trong khi phần mềm kế toán tự động hóa hoàn thành các công
đoạn chính điều này góp phần tiết kiệm chi phí cho công ty
+ Chính xác: Giảm thiểu sự sai sót do trong quá trình tính toán số liệu do con người thực hiện. Các chương trình kế toán có độ chính xác rất cao và hiếm
khi gây ra lỗi.
+ Dễ sử dụng: Kế toán viên không cần phải nắm vững từng nghiệp vụ chi
tiết mà chỉ cần nắm vững quy trình hạch toán vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất hữu ích cho các kế toán viên mới ra trường chưa có
kinh nghiệm về nghiệp vụ.