Cũng như hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản và hệ thống sổ sách kế
toán, công ty tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính và của công ty mẹ về
việc lập và gửi các BCTC. Hệ thống BCTC áp dụng tại công ty như sau:
Bảng 4.6 Các loại báo cáo sử dụng tại công ty
Báo cáo Mẫu biểu
Bảng CĐKT Mẫu số B01 - DN
Báo cáo KQ HĐKD Mẫu số B02 - DN
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 - DN Bản thuyết minh BCTC Mẫu số B04 - DN Bảng CĐKT (dạng đầy đủ) Mẫu số B01a - DN
Báo cáo KQ HĐKD (dạng đầy đủ) Mẫu số B02a - DN
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (dạng đầy đủ) Mẫu số B03a - DN Bản thuyết minh BCTC (dạng đầy đủ) Mẫu số B04a - DN
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
4.6.1 Trách nhiệm lập BCTC
Kế toán tổng hợp có trách nhiệm lập BCTC trên số liệu phần mềm Excel
và số liệu do kế toán chi tiết cung cấp. Sau khi kế toán trưởng duyệt, BCTC được trình lên giám đốc Công ty. Giám đốc phải chịu trách nhiệm về tính
trung thực và hợp lý của các báo cáo này để trình lên Hội đồng thành viên.
4.6.2 Quy trình lập BCTC
Trong phần mềm Excel của công ty, sau khi kế toán tổng hợp cập nhật số
liệu vào các sổ cái thì theo công thức đã được cài đặt sẵn các mẫu biểu sẽ như
bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán, bảng lưu chuyển tiền tệ sẽ được tự động xuất ra. Kế toán tổng hợp sẽ lập bảng thuyết minh BCTC sau khi
61
4.6.3 Thời hạn và nơi gửi BCTC
- Công ty tuân thủ theo đúng quy định của Bộ Tài chính về thời hạn nộp
BCTC. Cụ thể là đối với BCTC quý thì công ty nộp chậm nhất là 20 ngày kể
từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý; đối với BCTC năm thì công ty nộp chậm nhất
là 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, tức là vào ngày 30/03 hằng năm.
- Khi kết thúc niên độ kế toán, tức là vào ngày 31/12 kế toán các phần
hành có trách nhiệm trong 15 đến 25 ngày phải hoàn thành mọi công việc liên
quan đến phần hành kế toán của mình. Sau đó, trong vòng 7 ngày, kế toán
tổng hợp có trách nhiệm lập BCTC rồi được kiểm tra lại bởi KTT và báo cáo với giám đốc. BCTC của công ty sẽ được kiểm toán sau đó, BCTC được kiểm
toán bởi công ty Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn A&C mới được trình lên Hội đồng cổ đông và gửi đến các cơ quan có thẩm quyền trước ngày 31/03
năm sau. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nơi nộp BCTC của công ty trong năm 2013 là: + Công ty Cổ phần Mía đường Cần Thơ;
+ Chi cục thuế Quận Ninh Kiều.
Nhận xét tổ chức lập BCTC
- Ưu điểm
+ Việc lập BCTC đúng quy định, tuân thủ các nguyên tắc nhất quán,
nguyên tắc hoạt động liên tục, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc đầy đủ.
+ Thời hạn lập và nơi gửi BCTC quý cũng như BCTC năm của công ty luôn cho cơ quan có thẩm quyền đúng theo thời hạn quy định của Bộ Tài chính.
+ Chất lượng nguồn thông tin kế toán được đảm bảo và được cho là đáng
tin cậy vì BCTC của công ty đã được kiểm toán bởi công ty kiểm toán độc lập.
Chứng từ kế toán được lập theo đúng trình tự, được phê duyệt của người có
thẩm quyền, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ. Công tác nhập số liệu vào
Excel được phân công rõ ràng, hợp lý, có sự kiểm tra đối chiếu trong quá trình nhập và kiểm tra đối chiếu định kỳ hàng tháng giữa các kế toán viên.
+ Dựa vào thông tin trên báo cáo dễ dàng thấy được một cách tổng quát
tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
- Nhược điểm
62
chậm nhất phải gửi báo cáo là ngày 15 tháng đầu tiên của quý sau; đối với BCTC năm thời gian chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm sau. Tuy nhiên thực tế việc gửi BCTC của công ty cho công ty mẹ đều bị chậm trễ.
+ Bảng CĐKT:
Việc phân loại các chỉ tiêu trên Bảng CĐKT chỉ mang tính tương đối và chưa chính xác ví dụ việc sắp xếp số dư của của TK 141 – Tạm ứng - Phải được đưa vào chỉ tiêu “Các khoản phải thu khác” thay vì chỉ tiêu “Tài sản
ngắn hạn khác”.
Thủ tục thành lập hội đồng thẩm định mức trích lập các khoản dự
phòng không được công ty thực hiện, từ đó không trích lập đối với các khoản
dự phòng nợ phải thu khó đòi. + Bản thuyết minh BCTC:
Không thuyết minh phương pháp xác định doanh thu, giá vốn gắn với
từng loại hình lĩnh vực kinh doanh cụ thể của công ty, khiến người đọc không
có cái nhìn rõ ràng, chân thực về công ty. Thông tin về các bên liên quan
không được trình bày hoặc trình bày không đủ các nội dung theo quy định của
chuẩn mực kế toán.
Một số chỉ tiêu trên Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ không có sự
thuyết minh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4.7 TỔ CHỨC KIỂM TRA KẾ TOÁN
4.7.1 Tổ chức công tác kế toán khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra
Kể từ khi thành thành lập đến nay, công ty chưa chịu sự kiểm tra của cơ
có quan thẩm quyền nào, tuy nhiên công ty vẫn có sự chuẩn bị cho các cuộc
kiểm tra mà cụ thể là sự kiểm tra của cơ quan thuế Quận Ninh Kiều. Đối với
từng nội dung kiểm tra mà công tác chuẩn bị cũng khác nhau, cụ thể: Đối với kiểm tra thuế GTGT
- Thường được bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hóa đơn theo báo cáo
thuế. Do vậy, kế toán sẽ sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra, đầu vào bản gốc kèm các tờ khai.
- Kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề photo ra một
bản, lập bảng kê để riêng ra.
- Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo thì chuẩn bị kèm theo các
công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế.
63
bản sao chứng từ thanh toán kèm theo để khi cán bộ thuế yêu cầu thì không phải tìm trong tài liệu sổ phụ ngân hàng.
- Lập sẵn một file excel tổng hợp các báo cáo thuế đã nộp cho cơ quan
thuế có thể cung cấp ngay khi cán bộ thuế yêu cầu. Đối vớikiểm tra thuế TNCN
Các hồ sơ tài liệu chuẩn bị:
- Hợp đồng lao động để xem xét việc trả lương theo hình thức nào. - Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương.
- Thẻ lương nhân viên.
- Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng.
- Các chứng từ liên quan đến giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người
phụ thuộc không có thu nhập, bản sao giấy khai sinh…
- Các giấy tờ khác liên quan.
Đối vớikiểm tra thuế TNDN
- Sổ sách đã in, ký, đóng dấu của công ty.
- Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất,
phiếu kế toán.
- Bảng tính giá thành dịch vụ.
- Hợp đồng cho thuê. - Hồ sơ TSCĐ.
- Hồ sơ ngân hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Các quyết định lương, quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao.
- Bảng tính khấu hao, phân bổ chi phí, phân bổ doanh thu….
4.7.2 Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty
Việc kiểm tra công tác kế toán tại công ty được thực hiện như sau:
- Hàng tuần, kế toán tổng hợp kiểm tra công tác hạch toán kế toán của tất
cả các nghiệp vụ phát sinh.
- Kế toán tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra công tác kế toán của các đơn vị trực thuộc hằng ngày qua hệ thống báo cáo bằng mail để nắm bắt kịp
thời tình hình kinh doanh và đề xuất lên KTT để có hướng chỉ đạo kịp thời.
64
kinh tế tài chính ghi trong chứng từ có hợp pháp không nghĩa là đúng sự thật, đúng với chế độ thể lệ hiện hành, phù hợp với định mức hay không; Kiểm tra
tính hợp lệ của chứng từ, nghĩa là chứng từ có đủ những yếu tố cần thiết và chữ ký của người có thẩm quyền
+ Kiểm tra việc ghi chép vào sổ kế toán: kiểm tra việc vào sổ có đúng sự
thật, đúng với chứng từ kế toán, rõ ràng rành mạch.
- Vào cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu, kiểm tra đối
chiếu với kế toán chi tiết và có trách nhiệm giải thích số liệu cho KTT.
Nhận xét tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán
- Tổ chức công tác kế toán khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra: qua công tác chuẩn bị ta thấy công ty có sự chuẩn bị chu đáo, tạo điều kiện và hỗ
trợ để cuộc kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền được diễn ra nhanh chóng.
- Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty:
+ Công ty tổ chức kiểm tra chặt chẽ, kịp thời, thường xuyên nên có thể
hạn chế sai sót.
+ Nội dung kiểm tra chỉ xoay quanh việc kiểm tra sổ sách kế toán mà
chưa kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán trong quá trình hoạt động có đảm
bảo được chất lượng, có cần cải cách gì hay không.
4.8 TỔ CHỨC KIỂM KÊ TÀI SẢN
Trước khi tiến hành kiểm kê kế toán tiến hành khóa sổ, hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ đó mơi só cơ sở đối chiếu số liệu với sổ sách
thực tế, nhân viên quản lý tài sản sắp xếp lại từng loại tài sản có trật tự, ngăn
nắp để kiểm kê nhanh chóng, thuận tiện. Thời điểm kiểm kê tài sản tại công ty
và vào cuối năm tài chính. Quy trình kiểm kê tài sản tại công ty:
- Bước 1: Thành lập Hội đồng kiểm kê Thành phần Hội đồng kiểm kê bao gồm: + Giám đốc làm Chủ tịch Hội đồng; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Trưởng các bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản;
+ Kế toán trưởng, kế toán chi tiết.
- Bước 2: Tiến hành kiểm kê
Hội đồng kiểm kê tài sản, bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản tiến hành kiểm kê tài sản vào thời điểm kết thúc năm tài chính. Đối tượng kiểm kê gồm:
65
cân đo, đong đếm trực tiếp tại chỗ cả về mặt số lượng và chất lượng với sự
hiện diện của người chịu trách nhiệm quản lý.
+ Đối với kiểm kê tài sản của công ty sở hữu và quản lý như tiền gửi
ngân hàng, công nợ… thì phải đối chiếu số liệu của công ty với sổ phụ của ngân hàng, các đơn vị có liên quan để xác định số thực tế có phù hợp với sổ
sách hay không.
- Bước 3: Tổng hợp, xử lý kết quả kiểm kê
Căn cứ kết quả kiểm kê tài sản thực tế, Hội đồng kiểm kê tài sản tổng
hợp, xử lý số liệu kiểm kê, đối chiếu giữa bộ phận quản lý, bộ phận sử dụng
và kế toán theo bảng biểu phù hợp với đặc điểm tài sản, mục đích kiểm kê: + Chênh lệch số lượng, giá trị giữa sổ sách và thực tế;
+ Tài sản cần sữa chữa, nâng cấp;
+ Tài sản cần thanh lý.
- Bước 4: Báo cáo kết quả kiểm kê
+ Đánh giá tình hình quản lý tài sản trong tổ chức nói chung;
+ Số liệu chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và số liệu theo dõi của các bộ
phận;
+ Lập kế hoạch sữa chữa, nâng cấp, bảo trì;
Quy trình kiểm kê tiền mặt thực tế tại công ty
-Việc kiểm kê quỹ tiền mặt được tiến hành định kỳ vào cuối quý, cuối năm và khi đột xuất, khi bàn giao quỹ.
-Khi tiến hành kiểm kê phải có Ban kiểm kê gồm Giám đốc, Kế toán trưởng và Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ tiến hành kiểm đếm dưới sự chứng kiến của Giám đốc và Kế toán trưởng. Sau khi kết thúc kiểm kê Ban kiêm kê sẽ ký vào Biên bản kiêm kê quỹ (Phụ lục 6).
-Nếu có chênh lệch giữa bản kiểm kê quỹ với số dư trên sổ quỹ, kế toán
và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp
xử lý chênh lệch.
-Ngoài ra việc kiểm kê quỹ tiền mặt còn được thực hiện đột xuất ít nhất
một lần trong một quý để hạn chế gian lận sai sót.
Nhận xét tổ chức kiểm kê tại công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
66
+ Quy trình kiểm kê được xây dựng khoa học đảm bảo công việc được
diễn ra nhanh chóng, chính xác.
+ Sau khi kết thúc kiểm kê đều có biên bản kiểm kê kết luận về cuộc
kiểm kê.
- Nhược điểm
Công ty chỉ tổ chức kiểm kê thường kỳ mỗi năm một lần mà không tổ
chức kiểm kê bất thường.
4.9 LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
- Lưu trữ hồ sơ kế toán là công đoạn cuối cùng của quá trình luân chuyển
chứng từ.
- Tài liệu kế toán trên máy tính đều được in ra giấy, cụ thể:
+ Chứng từ kế toán được in hằng ngày; + Sổ chứng từ ghi sổ được in mỗi tháng;
+ Các sổ chi tiết và sổ cái được in vào cuối năm tài chính.
- Tài liệu kế toán sau khi được in ra sẽ được sắp xếp và đưa vào tủ đựng
hồ sơ của phòng kế toán. Công việc lưu trữ do kế toán tổng hợp phụ trách. - Từ khi thành lập đến nay công ty chưa tổ chức tiêu hủy tài liệu kế toán.
Bảng 4.7 Cách sắp xếp lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán
Nội dung Công việc cụ thể
Hệ thống lưu trữ hợp đồng
Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán
Phân loại theo từng dự án, từng nội dung công việc
Các hợp đồng nếu có từ hai bản gốc trở lên thì phòng kế toán sẽ giữ một
bộ gốc, các bộ gốc còn lại có thể lưu tại phòng hành chính hoặc bộ phận
khác theo yêu cầu
Các hợp đồng nếu chỉ có một bản gốc thì bản gốc sẽ lưu tại phòng kế
toán, các bộ phận khác có thể yêu cầu lưu các bản photo từ bản gốc
Các bộ phận khác sẽ không được mượn bản gốc hợp đồng của phòng kế toán mang ra ngoài, trường hợp đặc biệt phải có ký duyệt của giám đốc
67
Nội dung Công việc cụ thể
Hệ thống lưu trữ hợp đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ gồm các tài liệu sau: - Tờ trình, kế hoạch
- Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, báo giá…
- Hợp đồng gốc
-Các phụ lục ký thêm
- Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán
- Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh
lý
- Các chứng từ nộp thuế (nếu có)
- Các hóa đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo - Các biên bản thỏa thuận
Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan
Hệ thống lưu trữ hóa đơn, chứng từ
Các phiếu thu tiền của khách hàng phải được lưu cùng hợp đồng
hoặchóa đơn GTGT
Các phiếu chi, UNC lưu cùng:
- Các đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng có ký duyệt của giám đốc
- Nếu chi thẳng chi phí hoặc tài sản thì có các hóa đơn chứng từ
gốc kèm theo hoặc nếu trả công nợ thì bản photo
- Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính