- Lưu trữ hồ sơ kế toán là công đoạn cuối cùng của quá trình luân chuyển
chứng từ.
- Tài liệu kế toán trên máy tính đều được in ra giấy, cụ thể:
+ Chứng từ kế toán được in hằng ngày; + Sổ chứng từ ghi sổ được in mỗi tháng;
+ Các sổ chi tiết và sổ cái được in vào cuối năm tài chính.
- Tài liệu kế toán sau khi được in ra sẽ được sắp xếp và đưa vào tủ đựng
hồ sơ của phòng kế toán. Công việc lưu trữ do kế toán tổng hợp phụ trách. - Từ khi thành lập đến nay công ty chưa tổ chức tiêu hủy tài liệu kế toán.
Bảng 4.7 Cách sắp xếp lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán
Nội dung Công việc cụ thể
Hệ thống lưu trữ hợp đồng
Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán
Phân loại theo từng dự án, từng nội dung công việc
Các hợp đồng nếu có từ hai bản gốc trở lên thì phòng kế toán sẽ giữ một
bộ gốc, các bộ gốc còn lại có thể lưu tại phòng hành chính hoặc bộ phận
khác theo yêu cầu
Các hợp đồng nếu chỉ có một bản gốc thì bản gốc sẽ lưu tại phòng kế
toán, các bộ phận khác có thể yêu cầu lưu các bản photo từ bản gốc
Các bộ phận khác sẽ không được mượn bản gốc hợp đồng của phòng kế toán mang ra ngoài, trường hợp đặc biệt phải có ký duyệt của giám đốc
67
Nội dung Công việc cụ thể
Hệ thống lưu trữ hợp đồng
Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ gồm các tài liệu sau: - Tờ trình, kế hoạch
- Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, báo giá…
- Hợp đồng gốc
-Các phụ lục ký thêm
- Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán
- Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh
lý
- Các chứng từ nộp thuế (nếu có)
- Các hóa đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo - Các biên bản thỏa thuận
Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan
Hệ thống lưu trữ hóa đơn, chứng từ
Các phiếu thu tiền của khách hàng phải được lưu cùng hợp đồng
hoặchóa đơn GTGT
Các phiếu chi, UNC lưu cùng:
- Các đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng có ký duyệt của giám đốc
- Nếu chi thẳng chi phí hoặc tài sản thì có các hóa đơn chứng từ
gốc kèm theo hoặc nếu trả công nợ thì bản photo
- Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận có chức năng.
- Các khoản chi theo quyết định của BGĐ sẽ phải ghi rõ theo
quyêt định nào và photo quyết định đó kèm theo Các phiếu kế toán lưu cùng:
- Đề nghị thanh toán tạm ứng đã được phê duyệt
- Hóa đơn chứng từ bản gốc kèm theo
- Các bảng phân bổ, trích khấu hao của từng tháng về doanh thu,
chi phí trả trước, khấu hao tài sản
- Các quyết định của giám đốc và đề nghị của kế toán về các bút toán điều chỉnh, chuyển công nợ…
- Các bảng biểu phân bổ tiền lương, chi phí cho các bộ phận
Các phiếu nhập kho lưu cùng:
- Hóa đơn mua vào
- Biên bản giao hàng - Hợp đồng mua
68
Các phiếu xuất kho lưu cùng
- Đề nghị xuất kho có phê duyệt
- - Biên bản giao nhận hàng hóa
Hệ thống sổ sách kế toán
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ cái
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hồ sơ pháp lý
- Các biên bản họp, các nghị quyết, quyết định của Hội đồng cổ đông liên quan đến tài chính
- Các ủy quyền có liên quan đến Tài chính – Kế toán
- Các quy chế, điều lệ của công ty
Nhận xét công tác tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán
- Chứng từ được phân ra từng nhóm, sắp xếp theo thứ tự, lưu trữ gọn
gàng, dễ tìm thấy.
- Tủ lưu trữ tài liệu được đặt ngay trong phòng kế toán mà diện tích của
phòng thì khá nhỏ, nếu tài liệu nhiều thì sẽ gây khó khăn trong việc sắp xếp và tìm tài liệu.
69
CHƯƠNG 5
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
THƯƠNG MẠI DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ
5.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
- Hiện nay, khối lượng công việc của kế toán chi tiết là khá lớn, với quy
mô nhỏ vì vậy công ty không nên tuyển thêm kế toán để tiết kiệm chi phí mà nên phân chia các phần hành cho các kế toán viên khác như kế toán khai báo
thuế do kế toán trưởng đảm nhận để các mảng công việc sao cho công tác kế toán được tiến hành nhanh và hiệu quả hơn.
- Công ty nên tổ chức công tác kế toán quản trị phù hợp với yêu cầu quản
lý và trình độ tổ chức của công ty. Tổ chức công tác kế toán quản trị phải cân
nhắc giữa lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra, lợi ích thu được từ việc cung cấp
thông tin phải lớn hơn chi phí cho việc cung cấp thông tin đó. Bộ máy kế toán
của công ty có thể tổ chức lại như sau:
(Nguồn: Tác giả)
Hình 5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Một số đề xuất xây dựng mô hình kế toán quản trị:
+ Nội dung kế toán quản trị cũng như các bộ phận cấu thành hệ thống kế
toán quản trị gồm chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán quản trị chỉ
phát huy tác dụng khi có sự hoạt động của bộ máy kế toán và các bộ phận
khác có liên quan. Bộ máy kế toán quản trị nên tổ chức với kế toán tài chính trong cùng bộ máy nhưng phải có sự riêng biệt, phân công trách nhiệm rõ ràng về nội dung, phạm vi cung cấp thông tin cũng như mối quan hệ giữa kế toán
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán chi tiết Kế toán dự toán, phân tích, đánh giá Thủ quỹ
70
tài chính và kế toán quản trị, tránh chồng chéo, chậm trễ trong việc xử lý, cung
cấp thông tin.
+ Bộ phận kế toán quản trị có trách nhiệm lập dự toán cho công ty hàng tháng, hàng quý, hàng năm dựa trên thông tin được cung cấp từ kế toán tài
chính và các báo cáo đánh giá trách nhiệm của quản lý. Phân tích đánh giá kế
quả thực hiện với mục tiêu đặt ra và tìm ra nguyên nhân sự biến động giữa các
kết quả đó; phân tích đánh giá BCTC, các tỉ suất tài chính theo yêu cầu quản
trị; theo dõi doanh thu cung cấp dịch vụ của từng đơn vị trực thuộc từ đó cung
cấp thông tin giúp ban quản trị đề ra các chính sách thích hợp.
+ Để bộ phận kế toán quản trị hoạt động có hiệu quả, trước hết công ty
phải chuẩn bị nhân sự để vận hành bộ phận này. Do đặc điểm kế toán quản trị
là cung cấp thông tin cho các nhà quản lý vì thế trong quá trình tập hợp, xử lý,
phân tích dữ liệu, nhân viên kế toán quản trị cần phải đưa ra các xu hướng, các
biện pháp tư vấn cho các nhà quản lý. Ngoài ra, nhân viên kế toán quản trị còn biết được bí mật nội bộ mà các phòng ban khác không thể biết được, chính vì thể khi tuyển dụng, đào tạo một nhân viên kế toán quản trị công ty cần chú ý
về năng lực chuyên môn, tính bảo mật, trung thực và khách quan…
5.2 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 5.2.1 Đối với khâu lập chứng từ 5.2.1 Đối với khâu lập chứng từ
- Để khắc phục hạn chế trong khâu lập chứng từ thì khi lập chứng từ phải
tuân thủ theo Chế độ chứng từ kế toán hiện hành, phải đúng theo mẫu đối với
chứng từ bắt buộc và có thể có sửa đổi bổ sung đối với chứng từ hướng dẫn,
tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tùy tiện không thống nhất về hình thức, nội dung. Đối với yếu tố nội dung cơ bản trên chứng từ cần được ghi cụ thể, rõ
ràng, không ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tượng kế toán
và hạch toán chi tiết cho từng đối tượng kế toán.
- Các chứng từ cùng loại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại để hạch toán vào sổ kế toán nhằm giảm nhẹ công tác kế
toán tại công ty và thuận tiện trong việc kiểm tra, kiểm soát.
5.2.2 Đối với kế hoạch luân chuyển chứng từ
- Đối với nghiệp vụ chi tiền lớn có tính trọng yếu thì nên qua sự xét
duyệt của cả KTT và giám đốc để đảm bảo tính chặt chẽ, còn đối với những
nghiệp vụ chi tiền nhỏ mang tính chất thường xuyên cho hoạt động kinh doanh để đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ chi tiền thì chỉ cần qua sự xét duyệt
71
- Chứng từ phải được tập hợp, ghi sổ thường xuyên tránh tình trạng ứ đọng, nhầm lẫn.
5.3 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
Công ty cần bổ sung thêm một số tài khoản để công việc ghi chép được
chi tiết, cụ thể hơn, chẳng hạn như nên bổ sung 1531 – Công cụ dụng cụ ngắn
hạn, 1532 – Công cụ dụng cụ dài hạn, TK 3311 – Phải trả người bán và 3312 – Trả trước người bán, tách riêng chi phí mua hàng của 2 đơn vị VST Cái Nai và
TDC Cái Răng trên hai tài khoản riêng biệt.
5.4 HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN
- Thời gian in sổ cái có thể điều chỉnh cùng với thời gian in chứng từ ghi
sổ tức là 1 tháng 1 lần thay cho 1 năm để tránh tình trạng hệ thống máy tinh bị
lỗi gây mất mát tài liệu.
- Việc ghi sổ kế toán còn thực hiện thủ công, công ty cần sử dụng phần
mềm kế toán vì những lợi ích sau đây:
+ Ít tốn thời gian: Một trong những khía cạnh tốt nhất khi sử dụng phần
mềm kế toán là kế toán viên sẽ không phải tốn nhiều thời gian giống như khi
sử dụng hệ thống kế toán thủ công.
+ Tính hiệu quả: Công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự
làm kế toán trong khi phần mềm kế toán tự động hóa hoàn thành các công
đoạn chính điều này góp phần tiết kiệm chi phí cho công ty
+ Chính xác: Giảm thiểu sự sai sót do trong quá trình tính toán số liệu do con người thực hiện. Các chương trình kế toán có độ chính xác rất cao và hiếm
khi gây ra lỗi.
+ Dễ sử dụng: Kế toán viên không cần phải nắm vững từng nghiệp vụ chi
tiết mà chỉ cần nắm vững quy trình hạch toán vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất hữu ích cho các kế toán viên mới ra trường chưa có
kinh nghiệm về nghiệp vụ.
5.5 TỔ CHỨC THỰC HIỆN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
- Công ty cần điều chỉnh lại thời gian lập BCTC, gửi BCTC cho công ty
mẹ theo đúng thời hạn quy đinh.
- Về các chỉ tiêu trình bày trên bảng BCTC
+ Đối với Bảng CĐKT nhìn chung công ty đã lập tốt, tuy nhiên có một
vài chỉ tiêu chưa phản ánh đúng bản chất của nó, sắp xếp chưa thực sự hợp lý như chỉ tiêu “Tài sản ngắn hạn khác” có khoản tạm ứng của cán bộ công nhân
72
viên, thực chất đây là khoản phải thu vì thế khoản tạm ứng này sẽ được
chuyển lên ở mục “Các khoản phải thu khác”
+ Đối với thuyết minh BCTC: Cần phải thuyết minh các chỉ tiêu trên bảng lưu chuyển tiền tệ, điều đó làm cho người sử dụng thông tin nắm bắt được tình hình luân chuyển các dòng tiền và các nhân tố ảnh hưởng đến việc
luân chuyển tiền…
- Tại thời điểm cuối năm tài chính, công ty phải quán triệt các đơn vị
thành viên phải ghi nhận doanh thu tương ứng với chi phí đã bỏ ra để ghi nhận
doanh thu kịp trong kỳ.
5.6 TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM KÊ
- Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ còn chưa được hoàn thiện, chưa kiểm soát được rủi ro có thể xảy ra trong công tác kế toán. Việc kết hợp
tổ chức kế toán với hệ thống kiểm soát nội bộ một cách chọn lọc sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu kiểm soát nội bộ với chi phí hợp lý.
- Phải xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân để khắc phục
tình trạng thụ động cũng như trốn tránh trách nhiệm.
- Cần tổ chức kiểm kê bất thường mỗi năm một lần để hạn chế gian lận,
sai sót xảy ra.
5.7 LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
- Tài liệu trong 2 năm gần nhất lưu ở phòng kế toán còn thời gian lâu hơn
nên chuyển sang kho lưu trữ riêng. Địa điểm xây kho phải đảm bảo khô ráo,
thuận lợi cho giao thông, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy để kéo dài tuổi thọ
cho tài liệu lưu trữ.
- Nên sử dụng sổ theo dõi lưu trữ tài liệu để có thể thống kê số lượng,
hiện trạng tài liệu đang lưu trữ. Khi bộ phận có nhu cầu sử dụng thì có thể tìm kiếm nhanh chóng.
73
SỔ THEO DÕI LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
Người lưu trữ:……….
STT
Loại tài liệu kế toán lưu trữ Số hiệu Ngày tháng năm đưa vào lưu trữ Hiện trạng tài liệu trước khi đưa vào lưu
trữ
Thời hạn
lưu trữ Ghi chú
Người lưu trữ Kế toán trưởng
74
CHƯƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
6.1 KẾT LUẬN
Công tác tổ chức kế toán tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ phần nào đáp ứng được yêu cầu về mặt quản lý tài chính của công ty, mặt khác góp phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin
cần thiết cho ban lãnh đạo, tạo tiền đề để đưa ra các phướng hướng hoạt động
kinh doanh .
Từ lý thuyết đã tìm hiểu, cùng với thời gian thực tập tại công ty, em nhận
thấy:
- Bộ máy kế toán của công ty phù hợp với yêu cầu của công việc và kỹ năng, trình độ của từng người.
- Hệ thống chứng từ công ty sử dụng tương đối đầy đủ và hoàn thiện.
Trình tự luân chuyển chứng từ được xây dựng phù hợp, không gây chồng chéo
với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, các loại báo cáo công ty đã chấp
hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán.
- Kiểm tra, kiểm kê được thực hiện công khai, nghiêm túc và đúng trình tự.
- Lưu trữ tài liệu khoa học, hợp lý khi cần có thể tìm kiếm dễ dàng. Tuy vẫn còn một số hạn chế nhưng với sự nhạy bén cũng như có phương hướng cải tiến cơ chế quản lý, công tác tổ chức kế toán tại công ty sẽ được
hoàn thiện hơn nhằm đạt được lợi ích cao nhất.
6.2 KIẾN NGHỊ
6.2.1 Đối với Nhà nước
- Lĩnh vực kế toán hiện nay gần như mở cửa theo cam kết quốc tế. Việc
sửa đổi bổ sung một số điều của Luật kế toán cần tiếp cận và phù hợp với
chuẩn mực quốc tế về kế toán.
- Xây dựng khuôn khổ pháp lý rõ ràng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho môi trường kinh doanh. Hoàn thiện hệ thống văn bản, quy định, hướng dẫn rõ
ràng để thực hiện chế độ kế toán được thuận lợi, nhanh chóng.
- Tổ chức hội thảo, hội nghị liên quan đến kế toán ngành Du lịch để đề
75
- Bộ Tài chính, Hội Kế toán và kiểm toán Việt Nam cần có những biện