- Hình thức ghi sổ kế toán: Công ty sử dụng phần mềm Excel để ghi sổ
theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Bảng 4.5 Hệ thống sổ sử dụng tại công ty - Chứng từ ghi sổ
- Sổ cái
- Bảng cân đối số phát sinh - Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ chi tiết quỹ tiền mặt - Sổ TGNH
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ,
hàng hóa
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu,
dụng cụ, hàng hóa
- Thẻ kho
- Sổ tài sản cố định
- Thẻ tài sản cố định
- Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng - Sổ chi tiết thanh toán với người mua
(người bán)
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ chi phí SXKD
- Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ - Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh - Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng (GTGT) - Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại - Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
Quy trình ghi sổ thực tế tại công ty như sau: Công việc đầu năm tài chính
- Vào số dư đầu kỳ của bảng cân đối phát sinh tháng
- Vào số dư đầu kỳ các sổ chi tiết, sổ cái.
- Chuyển số dư cuối kỳ năm trước sang làm số dư đầu kỳ năm nay.
Ví dụ: Kết chuyển lãi (lỗ) năm trước sang năm nay, căn cứ vào số dư TK
4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối trên bảng cân đối phát sinh tài khoản của năm trước đưa ra 2 trường hợp:
+ Trường hợp 1: Nếu TK 4212 có số dư bên Nợ có nghĩa là kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm trước là lỗ, thực hiện bút toán kết chuyển như sau:
58
Nợ TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước
Có TK 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay
+ Trường hợp 2: Nếu TK 4212 có số dư bên Có có nghĩa là kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm trước là lãi, thực hiện bút toán kết chuyển
như sau:
Nợ TK 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay
Có TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước
- Hạch toán thuế môn bài phải nộp trong năm nay. Các công việc phát sinh trong tháng
- Hằng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán chi tiết
sẽ ghi vào sổ chi tiết có liên quan, từ sổ chi tiết kế toán chi tiết sẽ cập nhật vào chứng từ ghi sổ, sau đó kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu giữa chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ mà kế toán chi tiết đã thực hiện và ghi vào sổ cái từng tài khoản, theo công thức đã được cài đặt thì hệ thống sẽ tự cập nhật vào bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh và bảng lưu chuyển tiền tệ.
- Toàn bộ dữ liệu ở các máy con sẽ được cập nhật vào ổ đĩa chung đã
được phân quyền ở máy chủ của thông qua hệ thống mạng nội bộ. Khi cần sử
dụng dữ liệu, kế toán viên sẽ truy cập vào ổ đĩa chung.
- Trong quá trình làm việc phải có sự đồng nhất về tài khoản và đồng
nhất về mã hàng hóa, mã khách hàng, mã nhà cung cấp, cụ thể: + Trường hợp liên quan đến TK 331, TK 131
Nếu phát sinh thêm khách hàng hoặc nhà cung cấp mới thì phải đặt mã tài khoản cho khách hàng hoặc nhà cung cấp đó. Việc đặt mã chi tiết phải dễ
nhớ và tuyệt đối không được trùng lặp.
+ Trường hợp phát sinh mới hàng hóa, CCDC hoặc TSCĐ: sau khi định
khoản trên chứng từ ghi sổ phải sang bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn,
chi phí trả trước dài hạn, khấu hao TSCĐ để khai báo thêm CCDC hoặc tài sản
này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ Các bút toán cuối tháng
- Hạch toán các bút toán về tiền lương.
- Trích khấu hao TSCĐ.
59
- Kết chuyển thuế GTGT.
- Tập hợp giá vốn hàng bán. - Kết chuyển các khoản doanh thu.
- Kết chuyển các khoản chi phí.
- Kết chuyển lãi (lỗ) trong kỳ.
Một số mẫu sổ theo thiết kế trên Excel được trình bày ở phần phụ lục.
Nhận xét công tác tổ chức sổ kế toán - Hệ thống sổ kế toán:
+ Công ty đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết cần thiết.
+ Sổ kế toán được quản lý chặt chẽ, phân công trách nhiệm rõ ràng giữa
cá nhân giữ và ghi sổ, tạo điều kiện cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin
phục vụ cho nhu cầu điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của giám đốc
công ty cũng như các bên liên quan.
+ Công ty không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Cuối năm tài chính, sổ sách được in ra giấy, đóng thành quyển và được đưa vào lưu trữ, bảo quản.
- Sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và cách ghi sổ kế toán:
+ Là một công ty với quy mô nhỏ vì vậy việc áp dụng hình thức chứng từ
ghi sổ là không cần thiết vì hình thức này phù hợp hơn với những công ty có
quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều.
+ Trình tự ghi chép không đúng với quy định, cụ thể là từ chứng từ gốc
lên sổ chi tiết, từ sổ chi tiết chứng từ ghi sổ, công việc lên chứng từ ghi sổ là do kế toán chi tiết thực hiện.
- Sử dụng phần mềm excel để ghi sổ:
+ Phần mềm excel có ưu điểm là một công cụ dễ sử dụng, không phải trả
phí.
+ Toàn bộ dữ liệu kế toán trong nhiều năm phải lưu trữ nhiều file độc lập
vì dung lượng nhỏ hơn các phần mềm kế toán, đối với những dữ liệu lớn hơn
5Mb thì mở ra rất chậm.
+ Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính chất quản trị là rất khó.
60
+ Việc kiểm tra, đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp được do kế toán
tự thực hiện vì excel chưa được thiết kế tính năng này.
+ Số liệu giữa khai việc khai báo thuế qua mạng và sổ kế toán ở công ty thường hay chênh lệch nhau vì chức năng làm tròn số của excel.
+ Không thể phân quyền trên excel nên không có tính bảo mật.