3.1.2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Ưu điểm của mô hình này là mang lại hiệu quả trong việc:
Nhóm các hoạt động chuyên môn theo chức năng cho phép sử dụng và phát huy hiệu quả các kỹ năng chuyên môn và quản lý.
Ra quyết định tập trung.
Dễ dàng trong tuyển dụng, duy trì tài năng chuyên môn trong quản lý.
Tạo được sự hợp tác và cộng hưởng trong từng chức năng. Tuy vậy, mô hình này vẫn còn bộc lộ một số thiếu sót:
Khó khăn, phức tạp trong việc kiểm soát, đánh giá thực hiện nhiệm vụ của các chức năng.
Do mỗi bộ phận chức năng có chuyên môn và giá trị khác nhau nên gây khó khăn cho sự hợp tác và thông tin giữa các bộ phận với nhau.
Những xung đột giữa các bộ phận chức năng luôn đòi hỏi sự quan tâm, giải quyết của lãnh đạo cấp cao. Điều này gây tốn kém thời gian và làm cho lãnh đạo cấp cao không còn thời gian cho những vấn đề quan trong cốt yếu.
28
Nguồn: Trang chủ Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang, 2014
29
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận được phân bổ như sau:
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyền lực nhất Công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết và những người được cổ đông ủy quyền.
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, quản trị Công ty giữa hai kỳ đại hội. Hiện tại Hội đồng quản trị của Công ty có 8 thành viên, nhiệm kỳ mỗi thành viên là 3 năm.
Ban kiểm soát: Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh và báo cáo tài chính của Công ty. Hiện tại Ban kiểm soát Công ty gồm 3 thành viên.
Ban Tổng giám đốc: Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có nhiệm vụ tổ chức, điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của Công ty theo những chiến lược và kế hoạch đã được Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông thông qua. Các thành viên trong ban Tổng giám đốc có nhiệm kỳ 3 năm.
Các giám đốc chức năng: Hiện tại công ty có 7 giám đốc chức năng, điều hành và triển khai các chiến lược theo chức năng quản lý, hỗ trợ đắc lực cho ban Tổng giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm trước ban Tổng giám đốc về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, mẫn cán vì lợi ích của Công ty và cổ đông.
Các phòng chức năng và xưởng sản xuất: Công ty hiện có 14 phòng chức năng và 03 xưởng sản xuất (theo sơ đồ cơ cấu tổ chức):
Phòng quản lý chất lượng: Kiểm tra chất lượng các sản phẩm, hàng hóa sản xuất ra đúng tiêu chuẩn như GPM, ISO và đúng các quy định, quy cách cần thiết.
Phòng kiểm nghiệm: Kiểm tra các nguyên liệu đầu vào, các sản phẩm được sản xuất ra phải đảm bảo những tiêu chuẩn về y – dược.
Phòng nghiên cứu, phát triển (R&D): Thực hiện nghiên cứu, cải tiến sản phẩm để đạt được chất lượng cao, phù hợp với những quy chế và nhu cầu của khách hàng; bên cạnh đó, nghiên cứu sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Phòng cơ điện: Bảo trì, kiểm tra máy móc, đảm bảo hiệu quả hoạt động của các thiết bị, đồng thời sáng tạo, cải tiến thiết bị để nâng cao năng suất hoạt động.
30
Phòng cung ứng: Tìm kiếm đơn đặt hàng và thực hiện hoạt động thu mua, nhập khẩu các nguồn nguyên liệu để sản xuất sản phẩm, làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu.
Phòng quản trị tài chính: Hạch toán, theo dõi các khoản thu chi, các sổ sách chứng từ, phản ánh và báo cáo tình hình vốn, tài sản của đơn vị; mở L/C, thực hiện chi trả theo các hợp đồng ngoại thương, xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo kế hoạch theo quy định.
Phòng Marketing: Có nhiệm vụ nghiên cứu, nắm bắt nhu cầu thị trường thông qua các đợt khảo sát, thăm dò ý kiến khách hàng và tổ chức các hoạt động tiếp thị, chiêu thị như: quảng cáo, khuyến mại... đồng thời đưa ra những nhận định về thị trường, giúp cho việc hoạch định kế hoạch, chiến lược của công ty tốt hơn.
Nguồn: Phòng Marketing, Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang, 2014
Hình 3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Marketing
Phòng bán hàng: Nắm bắt thông tin về tình hình bán hàng, doanh thu, tình hình bán thành phẩm, nguyên liệu,... Đồng thời, kết hợp với phòng marketing để tổ chức hoạt động thu hút, tư vấn, liên hệ khách hàng. Đào tạo và mở rộng các cuộc thi nhằm nâng cao trình độ công nhân viên.
31
Phòng hành chánh: Quản lý công văn đi và đến, đóng đấu các văn bản, nhận và gửi thư, bưu phẩm, fax... Nhận thông báo của lãnh đạo cấp cao và gửi đến các phòng ban theo quy định.
Phòng nhân sự: Quản lý về nguồn nhân lực của công ty (số lượng lao động, trình độ...). Chịu trách nhiệm trực tiếp về việc bổ sung thêm lực lượng lao động hay sa thải nhân viên.
Phòng công nghệ thông tin: Quản lý, tạo mối quan hệ và liên kết máy tính giữa các phòng ban. Sáng tạo, nâng cao phần mềm quản lý của công ty, tạo sự thuận tiện trong việc quản lý, kết nối gữa các bộ phận.
Các xưởng sản xuất:
Xưởng 2: Sản xuất sản phẩm Betalactam
Xưởng 3: Sản xuất thuốc nước, cream, sản phẩm dạng rắn của Non – Betalactam, siro, nhỏ mắt, men vi sinh.
Xưởng 4: Sản xuất viên nang mềm
Tổng kho: Có trách nhiệm bảo quản, lưu giữ thành phẩm, dược liệu, các nguyên phụ liệu, bao bì... trong điều kiện thích hợp. Bên cạnh đó, xem xét, kiểm tra quá trình xuất, nhập hàng hóa vào kho.
3.1.2.2 Hệ thống phân phối
Hệ thống phân phối của Dược Hậu Giang hiện có 12 Công ty con phân phối, trong đó sở hữu 100% vốn góp tại 11 Công ty TNHH một thành viên (DT Pharma, HT Pharma, CM Pharma, ST Pharma, A&G Pharma, TG Pharma, TOT Pharma, Bali Pharma, VL Pharma, Dược phẩm B&T, TVP Pharma) và 51% vốn góp tại Công ty Cổ phần Dược Sông Hậu. Bên cạnh đó, Công ty còn có 24 chi nhánh, 68 quầy thuốc – nhà thuốc tại các bệnh viện. Hầu hết các Công ty con và quầy thuốc – nhà thuốc của Dược Hậu Giang đều tập trung ở khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long. Mỗi Công ty con, Chi nhánh đều có kho hàng đạt tiêu chuẩn GDP (Thực hành phân phối thuốc tốt) và tất cả các quầy thuốc – nhà thuốc đều đạt tiêu chuẩn GPP (Nhà thuốc thực hành tốt) do Bộ Y Tế quy định.
Mạng lưới phân phối của Dược Hậu Giang sâu rộng trên khắp cả nước với hơn 1.000 nhân viên bán hàng, giao dịch trực tiếp với hơn 20.000 khách hàng là các Nhà thuốc, Đại lý, Công ty Dược..., trong đó có 8.649 khách hàng đạt tiêu chuẩn là thành viên Câu lạc bộ Khách hàng thân thiết của Công ty. Đồng
32
thời, Dược Hậu Giang còn được trên 100 bệnh viện khắp cả nước tín nhiệm sử dụng sản phẩm.
Nguồn: Báo cáo thường niên Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang, 2013
Hình 3.3 Sơ đồ hệ thống kênh phân phối của Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang
3.1.2.3 Cơ cấu nhân sự
Nguồn: Báo cáo thường niên Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang, 2013
Hình 3.4 Biểu đồ cơ cấu nhân sự Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang phân theo chức năng giai đoạn 2011 – 2013
Tổng nhân sự của Công ty tính đến thời điểm cuối năm 2013 là 2.830 người. Khi phân theo chức năng, cơ cấu nhân sự đa số tập trung nhiều ở khối bán hàng, chiếm khoảng 40%. Điều này là do Công ty đang thực hiện đẩy mạnh xúc tiến bán hàng, xây dựng kênh phân phối rộng khắp để đảm bảo cung
DHG PHARMA 12 CÔNG TY CON PHÂN PHỐI 28 CHI NHÁNH TRỰC THUỘC 05 KHU VỰC NHÀ THUỐC BÁN LẺ CÔNG TY PHÂN PHỐI BỆNH VIỆN, NHÀ THUỐC TƯ NHÂN TRUNG TÂM Y TẾ XÃ, HUYỆN NHÀ THUỐC BÁN LẺ BỆNH NHÂN NGƯỜI TIÊU DÙNG 2013 2012 2011 Khối bán hàng Khối văn phòng phục vụ Khối sản xuất Đơn vị: %
33
cấp hàng hóa đến tay người tiêu dùng nên nhân sự ở khối bán hàng cũng được tăng cường. Kế đến là khối văn phòng phục vụ đóng vai trò điều hành và quản lý Công ty, chiếm tỷ trọng hơn 30% tổng nhân sự. Cuối cùng, ở khối sản xuất, nhân sự giảm khoảng 12% từ năm 2011 đến năm 2013 do công nghệ, khoa học - kỹ thuật ngày càng tiến bộ, máy móc thiết bị được nâng cao năng suất và dần thay thế con người nên cơ cấu nhân sự cũng được điều chỉnh cho phù hợp.