Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tài chính.
Bảng 2: Cơ cấu ban giám đốc của công ty
TT Chức danh Ngành đào tạo Trình độ
1 Tổng giám đốc Kinh tế Đại học
2 Giám đốc Quản trị kinh doanh Trên đại học
3 Phó giám đốc 1 Marketing Đại học
4 Phó giám đốc 2 Marketing Đại học
(Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự của công ty)
Công ty với bộ máy quản lý trực tiếp mà đứng đầu là Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó giám đốc, các trường phòng, trưởng ban. Việc quản lý kinh
doanh tại công ty được điều hành từ trên xuống, căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch đã đặt ra các phòng được phân đều ra đảm nhận chức năng nhất định và phối hợp với nhau về cung ứng và tiêu thụ thành phẩm, do sự đảm nhiệm của phòng sản xuất kinh doanh kết hợp với phòng tài chính kế toán trong việc xác định giá bán hay số lượng cần đưa ra tiêu thụ. Mô hình tổ chức bộ máy được khái quát ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản trị của công ty
Chú thích:
: Mối quan hệ trực tuyến : Mối quan hệ chức năng HC - NS : Phòng hành chính- nhân sự IT : Phòng công nghệ thông tin
Trợ lý giám đốc Trợ lý giám đốc
Giám đốc Tổng giám đốc
Tài chính- kế toán
Hậu cần HC-NS IT Kinh doanh
Hội đồng quản trị
* Tổng giám đốc:
- Lãnh đạo và quản lý chung toàn diện công tác của công ty.
- Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực: chiến lược, đầu tư, đối ngoại, tài chính, công tác tổ chức nhân sự, thi đua khen thưởng và kỷ luật.
* Giám đốc:
Là người đại diện của trung tâm chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật về điều hành hoạt động của trung tâm.
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh tiếp thị chí phí hoạt động, chính sách quy chế, hệ thống phân phối, liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty theo chiến lược và mục tiêu của công ty.
- Chịu trách nhiệm thương lượng đề xuất các giải pháp liên quan đến hợp đồng kinh tế của trung tâm.
* Trợ lý giám đốc
Do giám đốc công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của giám đốc chi nhánh, có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp về việc xây dựng cơ chế chính sách. Thực hiện hoạch định chiến lược kinh doanh của chi nhánh và tổng công ty. Đồng thời trợ lý giám đốc còn tham mưu, nghiên cứu xây dựng và thực hiện chiến lược phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
*Nhiệm vụ phòng tài chính- kế toán:
- Nhiệm vụ của phòng tài chính- kế toán là thực hiện quản lý về tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Chức năng:
- Huy động vốn phục vụ cho kinh doanh - Kiểm soát các hoạt động tài chính - Tổ chức hạch toán kết quả kinh doanh - Thực hiện hạch toán và phân phối lợi nhuận
- Chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính - kết quả kinh doanh - thuế và các báo cáo đột xuất một cách chính xác kịp thời.
* Nhiệm vụ phòng hậu cần:
- Tham gia tuyển dụng và tổ chức huấn luyện, đánh giá kết quả làm việc và xét đề nghị lương thưởng, kỷ luật đối với nhân viên, thủ kho, phụ kho, lái xe để có được một đội ngũ cán bộ công nhân viên (CBCNV) hậu cần và ổn định chuyên nghiệp.
- Sử dụng hệ thống Solomon thực hiện các nhiệm vụ đặt hàng và nhập hàng, xuất đơn hàng quản lý hàng tồn kho và báo cáo chính xác đáp ứng được yêu cầu hoạt động kinh doanh của trung tâm.
- Đầu tư và quản lý mặt hàng kho bãi, phương tiện thiết bị nhà kho… để quản lý và vận chuyển hàng hoá an toàn và hiệu quả nhất.
- Tổ chức thực hiện việc điều phối giao nhận hàng hoá. * Nhiệm vụ phòng hành chính nhân sự:
- Lập kế hoạch tuyển dụng, huấn luyện dựa trên kế hoạch tuyển dụng huấn luyện của các phòng nghiệp vụ và chi nhánh.
- Tham gia soạn thảo và hoàn thiện các văn bản quy định trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của trung tâm, soạn thảo các chức năng, nhiệm vụ trách nhiệm đối với từng chức danh công việc và tổ chức thực hiện việc kiểm tra đánh giá kết quả làm việc của nhân viên dựa trên nhiệm vụ và những văn bản quy định của công ty nêu trên.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê phân tích tình hình tổ chức nhân sự làm cơ sở xây dựng kế hoạch phát triển nhân viên, phát triển tổ chức.
- Tham mưu cho lãnh đạo và phối hợp với công đoàn thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước, của công ty đối với CBCNV của trung tâm như: Quản lý lao động, hợp đồng lao động, an toàn lao động, các chế độ ốm đau, thai sản, tham quan nghỉ mát, thi đua khen thưởng, kỷ luật…
* Nhiệm vụ phòng công nghệ thông tin
- Tư vấn cho trung tâm đầu tư hệ thống máy tính và đảm bảo toàn bộ hệ thống máy tính của trung tâm hoạt động ổn định để chạy tốt các phần mềm quản lý.
- Cài đặt hệ thống phần mềm quản lý lên toàn bộ hệ thống máy tính của trung tâm và duy trì hệ thống được cài đặt luôn hoạt động ổn định.
- Lắp đặt và quản lý hệ thống máy chủ, hệ thống mạng, đảm bảo hệ thống máy chủ và hệ thống mạng luôn vận hành tốt. Kết nối thông tin truyền số liệu giữa các bộ phận, giữa công ty và chi nhánh nhanh chóng kịp thời và chính xác.
* Nhiệm vụ phòng kinh doanh
- Tham gia tuyển dụng, tổ chức huấn luyện và đánh giá kết quả làm việc, xét đề nghị lương thưởng, kỷ luật đối với nhân viên để duy trì được một đội ngũ nhân viên bán hàng ổn định, có kỹ năng chuyên nghiệp đáp ứng được yêu cầu kinh doanh của trung tâm.
- Tổ chức quản lý và hướng dẫn nhân viên của trung tâm thực hiện nghiêm túc nội dung các chương trình khuyến mãi, đảm bảo 100% hàng và tiền của chương trình đến tận tay khách hàng đúng thời gian quy định.
- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm trước giám đốc về các chỉ tiêu kế hoạch được giao, về doanh thu bán các sản phẩm của công ty, nghiên cứu mạng lưới tiêu thụ sản phẩm cà các hình thức tiếp thị, phản ánh kịp thời nhu cầu của thị trường để giám đốc và các phòng ban biết, để có những biện pháp kịp thời đối phó. Phòng kinh doanh có trách nhiệm giao dịch với khách hàng theo sự uỷ quyền của giám đốc được phép đàm phán, ký kết các văn bản thảo sách của nhà nước đối với cán bộ công nhân viên.
Tuỳ vào quy mô và nhu cầu đặc thù của mỗi đơn vị kinh doanh mà mỗi công ty con, trung tâm kinh doanh lại có một số lượng nhân viên khác nhau ở từng bộ phận phòng ban khác nhau.Toàn công ty có khoảng 2000 nhân viên. Trong đó, chủ yếu là đội ngũ nhân viên bán hàng. Công ty cổ phần tập đoàn Đại Phú Tài còn có một đội ngũ đông đảo là các thạc sỹ, kỹ sư và các cán bộ chuyên môn về các lĩnh vực tài chính kế toán, bác sỹ, dược sỹ thú y và thức ăn chăn nuôi, công nghệ thông tin, viễn thông, kinh doanh, nhân lực,… phần lớn đều tốt nghiệp các trường đại học lớn trong nước và ngoài nước như: Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Kinh tế quốc dân, Đại học Ngoại thương, Đại học Nông nghiệp, Đại học Thương mại, Học viện Tài chính…
Số lượng lao động có trình độ đại học là tương đối hợp lý, thậm chí là cao so với nhiều doanh nghiệp khác. Cao đẳng và trung cấp ở mức bình thường. Trình độ lao động phổ thông là rất đông, chiếm gần một nửa số lao động của toàn công ty. Vì đây là loại lao động giản đơn, có thể bố trí phù hợp với nhiều vị trí không đòi hỏi trình độ cao. Lao động có trình độ sơ cấp chiếm rất ít vì không thực sự cần thiết đòi hỏi trình độ của loại lao động này, đa phần họ được xếp vào các vị trí như đối với lao động phổ thông.
Bên cạnh đó Đại Phú Tài còn luôn chú trọng thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao về làm việc. Đại Phú Tài đang có nhiều chuyên gia làm việc. Sự tham gia của các chuyên gia nước ngoài và các tổ chức tư vấn quốc tế đang làm việc tại Đại Phú Tài là nền tảng vững chắc giúp Đại Phú Tài bứt phá trong giai đoạn mới.
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý của công ty
Với nội dung ngành nghề phức tạp, mối quan hệ công việc chằng chéo, lãnh đạo giữa các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ, thống nhất với nhau để thực hiện nhiệm vụ chung. Tuy vậy, cũng có sự tách biệt rõ ràng trong việc thực hiện hoạt động chuyên môn của từng phòng ban chức năng, mỗi bộ phận hoạt động riêng rẽ về chuyên môn của mình. Đặc biệt vấn đề chất lượng các dịch vụ và uy tín được công ty chú trọng, đúng như tuyên ngôn sứ mệnh mà
công ty đã đặt ra và cam kết: "Chúng tôi rất hân hạnh được phục vụ quý
khách hàng và cam kết luôn mang đến cho quý khách các sản phẩm, dịch vụ với chất lượng tốt nhất và giá cả hợp lý nhất".
Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
KÕ to¸n tr-ëng
KÕ to¸n viªn tæng hîp
Thñ quü KÕ to¸n viªn
Chức năng và nhiệm vụ của mỗi thành viên:
* Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm chung cho công tác kế toán của công ty, đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm TSLĐ, tình hình trích và nộp KH.
* Kế toán viên tổng hợp: thực hiện các nghiệp vụ kế toán tổng hợp, tình hình xuất, nhập, tồn kho thành phẩm tiêu thụ, thanh toán với các cửa hiệu, tính lương, hàng tháng có nhiệm vụ lập báo cáo kế toán.
* Kế toán viên: làm nhiệm vụ lập chứng từ, thu nhận chứng từ, kiểm tra, xử lý sơ bộ hạch toán ban đầu và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
* Thủ quỹ: có nhiệm vụ chi và bảo quản tiền mặt của công ty.