Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TTQT TẠI NGÂN HÀNG TMCP SACOMBANK HUẾ
2.2.2. Quy trình một số phương thức TTQT chủ yếu tại Sacombank Huế
Hoạt động TTQT của ngân hàng Sacombank Huế được tập trung đầu mối là P.TTQT tại Sở giao dịch Sacombank. Sở giao dịch mới được phép đặt quan hệ đại lý và mở tài khoản NOSTRO tại ngân hàng đại lý ở nước ngoài, các tài khoản tiền gửi, tiền vay các NHTM khác trên lãnh thổ Việt Nam đồng thời mở tài khoản điều chuyển vốn ngoại tệ, tiền gửi dự trữ bắt buộc,… cho các Chi nhánh theo từng loại ngoại tệ và thực hiện tính lãi cho các Chi nhánh. Các Chi nhánh được yêu cầu Hội sở chuyển đổi từ loại ngoại tệ này sang loại ngoại tệ khác.
2.2.2.1 Phương thức chuyển tiền
phương thức đang được nhiều khách hàng ưa chuộng nhất.
Có 3 cách chuyển tiền phổ biến sau: chuyển tiền trả trước, chuyển tiền trả sau, và chuyển tiền phi mậu dịch.
Điều kiện chung về khách hàng
- Khách hàng là doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức có đăng ký kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật.
- Đối tượng thanh toán phải phù hợp với giấy phép đã đăng ký kinh doanh. - Có tài khoản thanh toán tại ngân hàng Sacombank.
- Có đủ các điều kiện về kinh doanh XNK, dịch vụ.
- Điều khoản thanh toán trên hợp đồng phải là T/T (Chuyển tiền bằng điện).
a- Chuyển tiền trả trước thanh toán hàng hóa, dịch vụ
Là hình thức chuyển tiền bằng điện của người mua cho người bán trước khi hàng hóa giao tới tay người mua.
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ của khách hàng, giao dịch viên TTQT sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ sau: lệnh chuyển tiền, hợp đồng thương mại bản gốc, đơn xin mua ngoại tệ (nếu có), và giấy cam kết bổ sung các giấy tờ cần thiết. Các chứng từ không được mâu thuẫn và phải trùng khớp với nhau, cụ thể như sau:
- Lệnh chuyển tiền:
+ Số tiền bằng chữ và số tiền bằng số phải giống nhau.
+ Tên người thụ hưởng, địa chỉ, số tài khoản trên lệnh chuyển tiền phải khớp với tên người thụ hưởng.
+ Nội dung thanh toán: Đối chiếu số, ngày của hợp đồng hóa đơn. + Xác định đối tượng chịu phí là ai.
+ Tên, địa chỉ, số tài khoản của người chuyển tiền. - Nội dung hợp đồng:
+ Phương thức thanh toán là T/T trả trước.
+ Tên và địa chỉ của người thụ hưởng; Các bên mua bán ký tên (nếu có). + Giấy cam kết bổ sung chứng từ: Số, ngày của hợp đồng.
+ Tên hàng hóa mua bán, hàng hóa có thuộc diện được phép nhận hay không. + Tên đơn vị bán hàng, số ngoại tệ chuyển.
+ Thời gian và các chứng từ gốc cần bổ sung, các loại chứng từ gốc sẽ được bổ sung; Cam kết của khách hàng về tính hợp lệ, hợp pháp của việc chuyển tiền; Ký tên, đóng dấu của khách hàng.
- Kiểm ta đơn xin mua ngoại tệ, giấy phép nhập khẩu (nếu có); Số ngoại tệ xin mua không vượt quá số tiền thanh toán cho nước ngoài, loại ngoại tệ được mua phải là loại ngoại tệ thanh toán cho nước ngoài. Giấy phép nhập khẩu phải còn hiệu lực về mặt thời gian và giá trị, phải thể hiện rõ tên và số lượng hàng được phép nhập khẩu.
Bước 2: Soạn điện, chuyển điện và hồ sơ lên Hội sở
- Sau khi kiểm tra hồ sơ hợp lệ, thanh toán viên tiến hành kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng tại Sacombank.
► Nếu tài khoản của khách hàng là ngoại tệ thì ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán, còn nếu là nội tệ thì khách hàng phải làm đơn mua ngoại tệ, đơn này do Kế toán trưởng hoặc Giám đốc của chính công ty làm đơn ký, đóng dấu, xác nhận.
► Nếu số dư trong tài khoản không đủ thì yêu cầu khách hàng nộp thêm tiền vào tài khoản để thanh toán, còn nếu đủ rồi thì giao dịch viên sẽ lập phiếu thanh toán theo mẫu TTQT của chi nhánh.
+ Nội dung của phiếu gồm có: số hợp đồng, trị giá hối phiếu, trị giá thanh toán, tên công ty, mức phí thanh toán cho ngân hàng.
+ Ngân hàng đóng dấu lên bộ chứng từ: hợp đồng, vận đơn, các chứng từ khác liên quan.
- Giao dịch viên soạn điện MT103, sau đó trình hồ sơ lên Trưởng bộ phận TTQT, Giám đốc duyệt.
- Giao dịch viên trả lại bản gốc cho khách hàng, đồng thời copy một bản giữ lại ở chi nhánh.
Bước 3: Nhận điện hoàn chỉnh từ Hội sở, in và giao điện cho khách hàng
- Chi nhánh Fax bộ hồ sơ chứng từ có liên quan của khách hàng cùng với bản thảo điện MT103 lên Hội sở duyệt.
- Sau khi duyệt điện, Hội sở ra lệnh cho ngân hàng nước ngoài nắm giữ tài khoản thanh toán ngoại tệ của Sacombank cắt chuyển tiền vào tài khoản của người thụ hưởng và gửi điện về chi nhánh để chi nhánh in điện cho khách hàng.
b- Chuyển tiền thanh toán sau hàng hóa, dịch vụ
Sau khi nhận hàng và đến thời gian quy định trong hợp đồng nhà nhập khẩu sẽ đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu một số tiền nhất định cho người hưởng lợi quy định trong hợp đồng.
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ khách hàng
- Thủ tục chứng từ gồm có các loại sau: lệnh chuyển tiền (theo mẫu), hợp đồng ngoại thương bản gốc, hóa đơn thương mại, vận đơn (nếu có), phiếu đóng gói hàng hóa, tờ khai hải quan bản gốc, đơn xin mua ngoại tệ (nếu có), các chứng từ khác có liên quan theo quy định của hợp đồng.
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ của khách hàng, giao dịch viên sẽ tiến hành kiểm tra các loại chứng từ trên của khách hàng theo các nội dung sau:
+ Lệnh chuyển tiền, đơn xin mua ngoại tệ, hợp đồng ngoại thương: giống trường hợp chuyển tiền trả trước nhưng riêng điều khoản thanh toán trong hợp đồng ngoại thương phải là T/T trả sau.
+ Tờ khai hải quan: ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra các nội dung về phương thức thanh toán, số và ngày của chứng từ có liên quan như hóa đơn, hợp đồng, vận đơn, đơn vị XNK, loại ngoại tệ mua bán, trị giá còn lại của tờ khai hải quan và trị giá chuyển, ngày thông quan, dấu và chữ ký của cán bộ hải quan.
+ Các nội dung còn lại: kiểm tra giống trường hợp T/T trả trước.
Bước 2: Soạn điện, chuyển điện và hồ sơ lên Hội sở
Tương tự trường hợp T/T trả trước, nhưng bộ chứng từ ở đây đầy đủ hơn gồm có: tờ khai hải quan bản gốc, hóa đơn thương thương mại, vận đơn, các chứng từ khác có liên
quan theo yêu cầu của hợp đồng.
Sau khi soạn điện MT103, giao dịch viên sẽ trình hồ sơ lên Trưởng bộ phận TTQT ký, Giám đốc duyệt, copy một bản giữ lại chi nhánh và trả bản gốc lại cho khách hàng.
Bước 3: Nhận điện hoàn chỉnh từ Hội sở, in và giao điện cho khách hàng
Giống với phương thức chuyển tiền trả trước
c- Chuyển tiền thanh toán cho các mục đích khác
Ngoài mục đích chuyển tiền thanh toán hàng hóa, khách hàng còn có thể đến Sacombank chuyển ngoại tệ cho các mục đích là: Phục vụ chi phí học tập, công tác ở nước ngoài (du học), các dịch vụ khác... trên cơ sở xuất trình giấy tờ, bộ hồ sơ hợp lệ.
Quy trình thực hiện: Bước 1
- Khách hàng xuất trình chứng từ cho ngân hàng, giao dịch viên chi nhánh tiến hành kiểm tra các chứng từ đã nêu trên.
- Các yêu cầu về lệnh chuyển tiền và đơn xin mua ngoại tệ (nếu có) giống trường hợp chuyển tiền thanh toán trước hành hóa dịch vụ.
- Các giấy tờ khác xuất trình phải là bản chính hoặc bản sao có công chứng.
Bước 2
Sau khi kiểm tra hợp lệ, giao dịch viên sẽ tiến hành kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng trên chương trình hệ thống phần mềm quản lý ngân hàng và tiến hành xác minh chữ ký, con dấu của chủ tài khoản. Khách hàng phải chuẩn bị đủ số ngoại tệ cần chuyển trước khi giao dịch viên thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 3
Giao dịch viên sẽ đóng dấu “Đã thanh toán ngoại tệ” và/ hoặc “Đã bán ngoại tệ” lên các chứng từ có dấu “"” ở phần thủ tục chứng từ, photo lại một bản hồ sơ và chuyển bộ hồ sơ gốc cho khách hàng, tính phí, định khoản in chứng từ kế toán.
Dựa trên thông tin của lệnh chuyển tiền do khách hàng cung cấp tiến hành soạn điện MT103 và trình ký toàn bộ hồ sơ, sau đó chuyển điện và hồ sơ lên P. TTQT (Hội Sở).
Khi nhận điện MT070 từ P. TTQT (Hội sở), giao dịch viên in điện MT103 hoàn chỉnh giao cho khách hàng, lúc này lệnh chuyển tiền đã chính thức được gửi đến ngân hàng nước ngoài.
2.2.2.2 Phương thức tín dụng chứng từ (L/C)
Một trong những phương thức TTQT hiện nay được sử dụng phổ biến đó là phương thức tín dụng chứng chứng từ, được thực hiện theo bản “Qui tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ” (Uniform Customs and Pracice for documenttary credit) do phòng thương mại quốc tế (ICC) ban hành. Văn bản đầu tiên xuất bản năm 1952, 1962, 1974, 1983, 1993 và văn bản mới nhất hiện nay là UCP 600 có giá trị hiệu lực từ ngày 01/ 07/ 2007. UCP – 600 là một văn bản pháp lý không mang tính bắt buộc các bên mua bán quốc tế phải áp dụng.
Do đó nếu áp dụng UCP – 600 thì phải chỉ dẫn chiếu điều ấy trong bán hợp đồng. ♦ Nội dung UCP – 600 gồm 39 điều khoản chia làm 7 phần:
- Phần A gồm 5 điều (Điều từ 1 -5) các quy định chung và định nghĩa.
- Phần B gồm 8 điều (Điều 6 – 13) quy định các hình thức và thông báo thư tín dụng, quy định nghĩa vụ và trách nhiệm của ngân hàng và các trường hợp miễn trách nhiệm.
- Phần C gồm 16 điều (Điều 14 – 29) quy định về các loại chứng từ, chủ yếu là chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm và hóa đơn thương mại.
- Phần D gồm 10 điều (Từ điều 30 – 39) quy định thời hạn hiệu lực, dung sai, số lượng, số tiền, đơn giá, thời gian xuất trình... về việc chuyển nhượng số tiền thu được của người hưởng lợi.
Với phương thức thanh toán chứng từ, ngân hàng không chỉ là người đại diện bên nhập khẩu thanh toán tiền cho bên xuất khẩu và đảm bảo cho cả hai phía nhiều quyền lợi như: tính an toàn trong chi trả, kiểm tra chứng từ,... theo thông lệ quốc tế L/C có giá trị pháp lý như hợp đồng và đôi khi chi tiết, chặt chẽ hơn cả hợp đồng.
♦ Phương thức tín dụng chứng từ tại Sacombank chia làm 2 loại: - Phương thức tín dụng chứng từ nhập khẩu.
- Phương thức tín dụng chứng từ xuất khẩu.
a- Phương thức tín dụng chứng từ nhập khẩu
* Quy trình phát hành L/C nhập khẩu
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ khách hàng
♦ Bộ hồ sơ bao gồm: - Giấy yêu cầu mở L/C.
- Hợp đồng ngoại thương (bản sao y).
Nếu có tài trợ thì xuất trình hồ sơ theo quy định của Quy chế cho vay sản xuất kinh doanh.
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có). - Hợp đồng bảo lãnh (L/C trả chậm).
- Văn bản cam kết lịch thanh toán (L/C trả chậm).
- Bản sao hồ sơ pháp lý (Nếu khách hàng giao dịch lần đầu). - Đơn xin mua ngoại tệ.
- Phương án kinh doanh.
- Giấy ủy quyền của người đại diện giao dịch với ngân hàng.
♦ Giao dịch viên sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ theo tiêu chí sau:
- Bộ hồ sơ phải đầy đủ các loại chứng từ yêu cầu, các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký và dấu mộc của cơ quan có thẩm quyền.
- Giấy yêu cầu mở L/C phải đầy đủ các chi tiết quan trọng, nếu có chỉnh sửa thì phải có dấu xác nhận có chỉnh sửa của đơn vị.
- Nội dung của hợp đồng bảo hiểm phải phù hợp với nội dung L/C yêu cầu mở.
Bước 2: Thẩm định và lập tờ trình
♦ Thẩm định hàng hóa nhập khẩu: Kiểm tra mãi lực, mức độ chuyên dùng và mục đích sử dụng tại đơn vị nhập khẩu có thuộc diện cấm nhập hoặc nhập khẩu có điều kiện không. ♦ Thẩm định nhà cung cấp (khách hàng): Kiểm tra tình hình tài chính, khả năng thanh toán, năng lực sản xuất, kinh doanh mặt hàng vừa nhập khẩu, đặc biệt Ngân hàng xem xét mức ký quỹ bao nhiêu thì phù hợp và khách hàng sẽ thanh toán cho lô hàng nhập từ nguồn
thu nhập nào.
♦ Trường hợp có tài trợ thì hồ sơ tài trợ được lập và lưu theo đúng Quy chế cho vay sản xuất kinh doanh.
Bước 3: Thực hiện ký quỹ, xuất nhập ngoại bảng, soạn và in điện L/C
♦ Giao dịch viên chi nhánh sẽ tiến hành ký quỹ, nhập ngoại bảng, soạn điện L/C và in bản thảo điện MT700 theo trình tự các bước trong giao dịch mở L/C của phân hệ quản lý hệ thống ngân hàng. Giấy yêu cầu phát hành L/C là căn cứ có giá trị pháp lý duy nhất để soạn thảo L/C.
♦ Sau khi lập xong, giao dịch viên sẽ kiểm tra lại toàn bộ nội dung bản thảo điện MT007 về mở L/C.
♦ Giao dịch viên tiến hành lập tờ trình phát hành L/C, thực hiện giao dịch ký quỹ L/C đồng thời thu phí mở L/C, thu phí telex mở.
Bước 4: Trình ký và duyệt điện phát hành L/C
♦ Giao dịch viên chi nhánh sẽ trình toàn bộ hồ sơ vừa thực hiện ở các bước trên cho Kiểm Soát, Trưởng Phòng kiểm tra, có ý kiến và trình tiếp cho Giám Đốc ký. Trình ban lãnh đạo chi nhánh duyệt ký quỹ và duyệt điện phát hành L/C để chuyển điện L/C lên Hội sở.
Lưu ý
• Trường hợp có tài trợ; khách hàng thanh toán L/C phải hoàn tất hồ sơ vay song song với hồ sơ L/C để trình ban lãnh đạo chi nhánh duyệt một lần. L/C chỉ được phát hành khi tờ trình tín dụng được duyệt.
• Trường hợp bảo lãnh thanh toán trả chậm: việc phát hành L/C chỉ được thực hiện khi hoàn tất hồ sơ cầm cố/thế chấp tài sản để Ngân hàng Sacombank bảo lãnh. Phí bảo lãnh được thu ngay lúc hoàn tất hồ sơ bảo lãnh và không được hoàn lại vì bất cứ lý do gì.
• Trường hợp phát hành L/C vượt hạn mức phán quyết của Giám đốc chi nhánh, Giám đốc chi nhánh phải có ý kiến đề xuất, trình Ban giám đốc.
Bước 5: Hoàn tất hồ sơ phát hành
♦ Chi nhánh nhận điện MT070 từ Hội sở chuyển về, in điện, đóng dấu điện đi và trình Kiểm soát, Giám đốc ký.
♦ Giao điện L/C cho khách hàng.
* Quy trình tu chỉnh L/C nhập khẩu
Sau khi hoàn tất hoàn tất hồ sơ, nếu có sai xót hoặc thay đổi gì về mặt nội dung so với L/C gốc thì Ngân hàng sẽ tiến hành tu chỉnh theo yêu cầu tu chỉnh của khách hàng, tức phải có sự đồng ý của các bên tham gia.
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ phía khách hàng trong đó phải có giấy yêu cầu tu chỉnh L/C, giao dịch viên tiến hành kiểm tra nội dung yêu cầu tu chỉnh, nếu nội dung yêu cầu chưa hợp lệ thì yêu cầu khách hàng chỉnh sửa lại.
- Trường hợp tu chỉnh tăng tiền thì thực hiện ký quỹ, hạch toán ngoại bảng.
- Thực hiện các bước giao dịch tu chỉnh L/C trong phân hệ thống máy tính và soạn điện MT707. Căn cứ duy nhất để thực hiện tu chỉnh L/C là giấy yêu cầu tu chỉnh của khách hàng.
- In điện tu chỉnh.
- Thu phí tu chỉnh (nếu nhà nhập khẩu chịu).
Bước 2: Trình ký, trình duyệt điện chuyển lên Hội sở
- Trình toàn bộ hồ sơ vừa thực hiện cho Kiểm soát, trưởng phòng kiểm tra và trình tiếp