K T L UN CH NG 1
2.3.3.2Phân tích và đánh giá ri ro
u đi m:
Công ty có xác đ nh m c tiêu, l p k ho ch d ki n cho n m k ho ch. Hàng quý, Công ty th c hi n so sánh gi a s li u th c hi n và k ho ch
Nh c đi m:
Công tác l p k ho ch ph thu c vào k ho ch phân b c a EVN SPC, và mang tính báo cáo cho đ n v c p trên, và không h tr nhà qu n lý trong
đi u hành s n xu t.
M c tiêu c a Công ty không đ c thông báo r ng rãi đ n toàn th CBCNV trong Công ty. a ph n nhân viên Công ty đ u không hi u rõ m c tiêu c a Công ty nên không t o đ ng l c ph n đ u c a m i cá nhân trong ho t
đ ng s n xu t kinh doanh, đ c bi t là nhân viên b ph n tr c ti p, ng i lao
đ ng không hi u rõ m i liên h gi a k t qu c a công vi c đang làm và k t qu chung c a toàn Công ty.
Ngoài ra, Công ty không có ph ng án hoàn thành k ho ch kinh doanh. Do đó, s chênh l ch gi a k t qu đ t đ c và k ho ch ch y u đ c xem xét phân tích vào cu i quý 3; và các gi i pháp nh m hoàn thành k ho ch m i đ c đ t ra. i u này d n đ n tình tr ng trì tr công vi c trong nh ng tháng đ u n m, và “ch y k ho ch vào th i đi m cu i n m”; nh ng ph ng pháp th c hi n k ho ch mang tính đ i phó, và không có nh ng đúc k t kinh nghi m cho chi n l c kinh doanh v lâu dài.
2.3.3.3 Ho t đ ng ki m soát
Phân chia trách nhi m đ y đ
u đi m:
Ph n l n các b ph n có ý th c trong công tác phân nhi m, quy n h n c a m i thành viên, nh m t o tính ki m soát l n nhau gi a các khâu c a m t ho t đ ng.
Nh c đi m:
M t s phòng ban ch c n ng và chi nhánh còn có tình tr ng kiêm nhi m, do thi u nhân l c ho c do tr ng b ph n không ý th c đ c vai trò ki m soát trong vi c phân chia ch c n ng, quy n h n; ho c m t s tr ng h p, tr ng đ n v có s tin t ng k v ng, hay “c n ” khi giao vi c d d n
đ n nh ng sai ph m vì l m quy n hay áp l c công vi c. Ki m soát quá trình x lý thông tin và các nghi p v
u đi m:
T ch c l u tr , b o qu n h tài li u k toán khoa h c, và thu n l i cho vi c tìm ki m khi c n thi t.
Công ty đã ban hành quy ch chi tiêu n i b nh m phân c p xét duy t h s , và trình t phê chu n trong t ng nghi p v c th .
Công ty đã th c hi n tin h c hóa trong x lý nghi p v , v i s h tr c a các ph n m m ng d ng k toán, qu n lý khách hàng s d ng đi n, qu n lý công v n.
Nh c đi m:
S phân c p xét duy t nghi p v gi a chi nhánh và Công ty th c hi n ch a h u hi u, h s thanh toán đ c xét duy t không đúng c p hay v t c p.
Quy đ nh th m quy n phê duy t c a Công ty ban hành ch a đ y đ nh m c phân c p xét duy t ch ng t th p, không t ng thích v i chi phí phát sinh t i chi nhánh; ngoài ra, th m quy n ký k t c a ban giám đ c chi nhánh trong các giao d ch kinh t mua s m hàng hóa không đ c đ c p.
M t s ho t đ ng ki m soát trong quá trình v n hành ch ng trình k toán:
Hi n nay, Công ty s d ng hình th c k toán máy d i s h tr c a ph n m m k toán FMIS ( vi t t t là FMIS) do Công ty thông tin vi n thông i n l c ch u trách nhi m vi t ch ng trình. Ph n m m FMIS g m có 4 phân h : k toán sàn xu t kinh doanh, k toán xây d ng c b n, qu n lý v t t và qu n lý tài s n c đ nh. Các phân h này đ u có c s d li u đ c thi t l p riêng.
Ph n m m đ c vi t theo yêu c u ph c v công tác k toán trong EVN. Ng i s d ng t i các Công ty i n l c không th can thi p vào k t c u d li u thi t l p nên ph n m m. C s v t ch t h tr ch ng trình k toán v n hành bao g m m t h th ng máy ch t i Công ty i n l c, và h th ng các máy tính cá nhân t i v n phòng Công ty và các chi nhánh k t n i v i nhau thông qua h th ng m ng n i b .
Ho t đ ng ki m soát chung:
Ho t đ ng ki m soát u đi m Nh c đi m
Truy c p ch ng trình và d li u
-M i nhân viên k toán
đ c c p m t tên đ ng nh p và m t kh u riêng b i k toán t ng h p. Ch ng trình h tr tính n ng phân bi t ch hoa, ch th ng và các ký t đ c bi t trong tên đ ng nh p và m t kh u -Tu theo t ng ph n hành đ m trách, nhân viên k toán s đ c (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Nhân viên k toán không đ c c p quy n
đ i m t kh u nên h n ch tính b o m t c a m i cá nhân.
-Tên đ ng nh p không b khóa khi nh p sai m t kh u nhi u l n, c ng nh l u l i thông tin truy c p ngoài quy n h n cho phép, do đó, không h n ch trong
phân quy n s d ng các thanh công c trên ch ng trình k toán.
-S d ng đ ng truy n riêng cho toàn b h th ng m ng c a Công ty nh m nâng cao tính b o m t. vi c ng n ch n hành vi c tình truy c p. Các ho t đ ng v n hành máy tính và ki m soát d li u -Ch ng trình h tr l u t p tin nh t ký truy c p và thao tác.
-Nhân viên tin h c
đ c t p hu n v
ph ng pháp cài đ t v n hành ch ng trình k toán, tri n khai c p nh t phiên b n ph n m m m i, qu n lý t p tin c s d li u c a ch ng trình. -Công ty không có các quy đ nh v tính b o m t đ i v i c s d li u nh th i gian truy c p c s d li u đ i v i nhân viên tin h c, kh n ng truy c p d li u t xa thông qua h th ng m ng. Các ho t đ ng ki m soát v t ch t. -H th ng máy tính ch đ c đ t t i m t phòng riêng.
-Nhân viên tin h c có nhi m v sao l u d li u
đ nh k .
-Công ty không có quy
đ nh v an ninh đ i v i máy ch nh đ i t ng truy c p, s phê duy t tr c khi truy c p.
-D li u sao l u không
đ c b o qu n ngay trên h th ng máy ch , nên
làm cho ch c n ng sao l u không hi u qu , ngoài ra, d li u sao l u ch có th l u tr trong th i gian ng n, do dung l ng d li u l n. Ho t đ ng ki m soát ng d ng: Ki m soát d li u đ u vào: Ho t đ ng ki m soát u đi m Nh c đi m Ki m soát d li u đ u vào - Màn hình nh p li u c a h tr các tính n ng ki m soát nh m đ m b o tính chính xác c a các d li u đ c nh p vào ch ng trình: ki m tra tính h p lý c a d li u, ki m tra tính thích h p, ki m tra tính đ y đ c a d li u, ki m tra s trùng l p c a d li u, ki m tra s t ng ki m soát khi nh p li u - Các tính n ng ki m soát trong quá trình nh p li u ch a hoàn thi n, và ch c ch , làm h n ch kh n ng phát hi n sai sót.
Ki m soát thông tin đ u ra
- Nhân viên k toán có trách nhi m đ i chi u d li u trên ch ng trình v i ch ng t g c, ki m tra s li u gi a các
báo cáo t ng h p và các s chi ti t tài kho n nh m phát hi n các sai l ch và đi u ch nh k p th i, đ m b o tính chính xác c a báo cáo. Ki m soát v t ch t u đi m:
Công ty có ý th c b o v các lo i tài s n nh l p đ t h th ng máy ghi hình theo dõi th ng xuyên các ho t đ ng trong công ty, thi t b c nh báo tr m, báo cháy.
Nh c đi m:
Công ty hi n đang qu n lý kh i l ng tài s n l n, đa d ng ch ng lo i, nên vi c đ i chi u gi a s sách k toán v i th c t đ c th c hi n kém ch t l ng và mang tính đ i phó nên r t khó phát hi n các chênh l ch. Nguyên nhân là do s tin t ng ch quan vào tính chính xác c a s li u k toán, thi u s ki m tra đôn đ c t lãnh đ o c p d i.
Ngoài ra, h s , s sách k toán r t nhi u, và đòi h i s b o qu n, l u tr trong th i gian dài theo quy đ nh c a c c th ng kê vào b tài chính, trong khi đi u ki n Công ty không đ m b o đ c s v t ch t, nên vi c c t gi các ch ng t s sách r t khó kh n.
Ki m tra đ c l p, phân tích và soát xét l i vi c th c hi n
u đi m:
Hàng tháng, ch ng t , d li u k toán và các báo cáo kinh doanh phát sinh t i chi nhánh đ c chuy n v Công ty đ ki m tra.
Công ty có th c hi n so sánh gi a s li u th c t và k ho ch nh m đ a ra các ph ng án hoàn thành m c tiêu.
Nh c đi m:
Thi u s ki m soát đ c l p đ i v i các phòng, ban công ty t i công ty. S so sánh, phân tích và nh ng ph ng pháp đ th c hi n k ho ch ch
đ c ph bi n trong nhân viên lãnh đ o Công ty, nên h n ch trong đi u ch nh hành vi c a toàn th nhân viên h ng đ n m c tiêu chung c a Công ty.
2.3.3.4 Thông tin và truy n thông u đi m: u đi m: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty đã tin h c hóa trong công tác v n th , l u tr nên các v n b n, báo cáo đ c chuy n đi nhanh chóng và đúng đ i t ng. Các báo cáo tài chính và báo cáo qu n tr đ m b o cung c p k p th i, chính xác cho Ban giám
đ c, c quan thu và EVN SPC….
Nh c đi m:
Công tác truy n thông t i Công ty r t h n ch trong vi c thu th p và truy n đ t thông tin đ i v i các đ i t ng bên ngoài nh ý ki n khách hàng, nhà cung c p …, hay qu ng bá hình nh công ty, tuy n truy n v s d ng
đi n.
Ngoài ra, thi u nh ng kênh thông tin hai chi u t c p lãnh đ o cao nh t c a Công ty v i nhân viên mà đi u này giúp ích cho Công ty r t nhi u trong truy n đ t các giá tr , v n hóa đ o đ c c a công ty, hay “l ng nghe” các ý ki n c a m i nhân viên nh m phát hi n các sai ph m, r i ro ti m n trong ho t đ ng c a Công ty.
H n n a, hi n nay, Công ty thi u nh ng quy đ nh và h ng d n th ng nh t v cách th c l p, luân chuy n ch ng t , nên r t khó kh n trong ki m soát nghi p v phát sinh, và s lúng túng khi nhân viên l n đ u th c hi n m t nghi p v nào đó.