K T L UN CH NG 1
2.3.2.2Phân tích các nguyên nhân
Nguyên nhân d n đ n không hoàn thành k ho ch l i nhu n
K ho ch l i nhu n c a Công ty đ c c u thành b i hai y u t chính là doanh thu đi n th ng ph m và chi phí, trong đó:
o Doanh thu đi n th ng ph m c a Công ty mu n đ t đ c c n ph i hoàn thành s n l ng đi n th ng ph m (t c là t ng s n l ng đi n tiêu th sau khi tr đi t n t t đi n n ng), và giá bán đi n bình quân (là giá bán đi n tính bình quân cho 1Kwh đi n).
o Chi phí s n xu t kinh doanh đi n đ c EVN SPC giao đ nh m c trên tiêu chí là bao nhiêu đ ng chi phí/1Kwh đi n th ng ph m. Do đó, ngoài vi c Công ty ph i th c hi n đ c k ho ch s n l ng đi n th ng ph m đ có
đ c kho n chi phí ph c v s n xu t kinh doanh mà còn ph i chi tiêu h p lý,
đ chi phí th c t không v t m c k ho ch do EVN SPC giao.
Phân tích nguyên nhân gây r i ro đ i v i doanh thu đi n th ng ph m
-Áp sai giá bán đi n cho khách hàng: do nhân viên kinh doanh phân lo i nh m m c tiêu s d ng đi n c a khách hàng; c tình áp th p giá bán đi n cho khách hàng đ nh n kho n l i riêng cho cá nhân.
-Xác đ nh sai s l ng đi n tiêu th : do h th ng đo ghi ch s đi n n ng thi u chính xác, thi u xót trong công tác ki m chu n và thay th h th ng đo đ m đ nh k ; nhân viên ghi ch s ghi nh m ch s đo đi n n ng trên công t đi n; hay nhân viên ghi ch s nh n h i l c a khách hàng đ ghi th p ch s đi n n ng tiêu th so v i ch s đúng trên công t đi n nh m giúp s n l ng đi n tiêu th c a khách hàng không v t s đi n đ nh m c tiêu th và ph i tiêu th đi n t i m c giá cao h n giá đi n trong đ nh m c tiêu th ; nhân viên nh p ch s vào h th ng qu n lý khách hàng b nh m.
-T l đi n dùng đ phân ph i (hay còn g i là t l t n th t đi n n ng) còn cao do t n th t k thu t là lo i t n th t không th tránh đ c do hi n t ng phát nhi t c a v t li u d n đi n, vì v y, v i tình tr ng l i đi n càng c nát thì t n th t càng l n; m t khác, do ti p nh n l i đi n h áp nông thôn v i h u h t c s h t ng l i đi n nông thôn t t c các đ a ph ng đ u r t xu ng c p nghiêm tr ng trong khi vi c c i t o l i đi n nông thôn sau khi ti p nh n bán l còn ch m do không vay đ c v n; khách hàng tr m c p đi n trong quá trình s d ng làm th t thoát s n l ng đi n; tình tr ng quá t i các
đ ng dây trung áp và h áp; nhân viên ch m tr trong ki m tra đ nh k và
đ t xu t các tr m bi n áp, các l h th theo đúng quy đ nh, k p th i phát hi n tình tr ng l i đi n đ y t i, quá t i; nhân viên Công ty c ý đóng đi n cho các
đ n v s n xu t ngoài gi quy đ nh d n đ n tình tr ng quá t i trên đ ng dây và tr m; ho c khách hàng s d ng đi n s n xu t làm sai các quy đ nh v gi tiêu th đi n trên h p đ ng gây nên quá t i đi n n ng.
Phân tích nguyên nhân gây r i ro đ i v i k ho ch chi phí
Có th nói chi phí là s tiêu hao các ngu n l c nh m ph c v ho t đ ng s n xu t kinh doanh trong công ty. N u xét đ n y u t chi phí (hay n i dung kinh t c a chi phí), chi phí bao g m:
-Chi phí nguyên v t li u -Chi phí nhân công
-Chi phí kh u hao tài s n c đ nh -Chi phí d ch v mua ngoài -Chi phí b ng ti n khác
Nh v y, đ qu n lý chi phí nh m hoàn thành k ho ch chi phí do t ng công ty giao, c n h n ch các r i ro có th có khi kho n chi phí đó phát sinh:
Chi phí nguyên v t li u
Nh ng r i ro có th x y ra đ i v i chi phí nguyên v t li u liên quan đ n các khâu trong quá trình t ch c mua s m nguyên v t li u và xu t kho ph c v s n xu t:
-L p k ho ch mua s m -L a ch n nhà cung c p -Nghi m thu và nh n v t t -Theo dõi công n và thanh toán -Xu t kho v t t ph c v s n xu t
Tìm hi u ho t đ ng mua s m nguyên, v t li u t i PCBT:
L p k ho ch mua s m:
C n c nhu c u mua s m nguyên v t li u do các đi n l c l p đã đ c giám đ c Công ty xét duy t, phòng v t t l p d án mua s m nguyên v t li u, chuy n phòng qu n lý đ u t th m đ nh và l p quy t đ nh phê duy t d án trình lãnh đ o ký duy t. Sau khi d án đã đ c duy t, phòng v t t l p đ n hàng mua s m, và chuy n phòng k ho ch k thu t th m đ nh, đ ng th i l p quy t đ nh phê duy t đ n hàng trình lãnh đ o.
Nh ng sai ph m:
-S l ng nguyên v t li u c n mua cao h n s l ng c n thi t, làm cho l ng t n kho nguyên v t li u cao trong khi Công ty ph i chi tr m t kho n ti n đ thanh toán cho nhà cung c p, m t khác t n kho nguyên v t li u n u đ
lâu có th gây nên tình tr ng h h ng, kém ch t l ng không th ph c v s n xu t.
Nguyên nhân:
- Vi c cân đ i hàng t n kho ch đ c th c hi n b i phòng v t t mà không có s soát xét l i c a m t đ n v khác, b ph n th m đ nh đ n hàng l i không bi t s l ng t n kho nguyên v t li u.
Sau khi đ n hàng đã đ c duy t, phòng v t t l p k h ach đ u th u, k ho ch này đ c th m đ nh b i phòng qu n lý đ u t tr c khi trình giám
đ c duy t. Trên c s k ho ch đ u th u đ c duy t, phòng v t t l p h s m i th u, phòng qu n lý đ u t th m đ nh và trình giám đ c ký duy t h s m i th u. Hình th c l a chòn nhà cung c p đ c th c hi n theo quy đ nh t i lu t đ u th u, ngh đ nh 58/N -CP ngày 5/5/2008 và quy ch chi tiêu n i b t i Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng v t t sau khi nh n đ c h s th u c a các nhà cung c p g i s t ch c m th u, tham gia m th u có đ i di n các phòng: phòng v t t , phòng qu n lý đ u t , phòng tài chính k toán. Phòng v t t m h s th u, và thông báo giá cá, th i gian giao hàng c a các nhà cung c p cho các đ n v tham gia m th u. Vi c th m đ nh n ng l c tài chính, ch t l ng hàng hóa, kh n ng cung c p hàng c a các nhà cung ng do phòng v t t xem xét sau đó và chuy n phòng qu n lý đ u t th m đ nh k t qu đ u th u, đ ng th i, trình giám đ c ký duy t k t qu đ u th u.
Nh ng sai ph m:
-Phòng v t t thông đ ng v i nhà cung c p, s a h s th u, hay gi u đi nh ng h s d th u t t, làm sai l ch k t qu đ u th u;
-Nhà cung c p có giá nguyên v t li u cao h n các đ n v khác.
-Nhà cung c p nguyên v t li u không đ ch t l ng theo nh yêu c u c a h s m i th u
-Nhà cung c p không có kh n ng cung c p hàng đúng s l ng và th i gian quy đ nh.
Nguyên nhân:
-Vi c m th u mang tính hình th c, h s th u không đ c th m đ nh
-Nguyên v t li u c a công ty do m t s nhà cung c p nh t đ nh trong m t th i gian dài, nên khi công ty thông báo đ u th u, có ít đ n v tham gia
đ u th u.
Nh n, nghi m thu và nh p kho v t t :
Nguyên v t li u đ c nh n t i kho Công ty. Nguyên v t li u đ c giao ph i có đ y đ các h s ch ng nh n ch t l ng, xu t x c a m t hàng nh : hóa đ n, gi y ch ng nh n xu t x ng c a nhà cung c p, gi y ki m nghi m ch t l ng hàng hóa c a đ n v th 3 đ c l p (n u có), C/O và C/Q đ i v i các m t hàng s n xu t t i n c ngoài …. ; đ ng th i ph i có s tham gia c a h i đ ng nghi m thu khi nh n hàng. Nguyên v t li u sau khi đ c ki m nh n v s l ng và ch t l ng s đ c làm th t c nh p kho.
Nhân viên cung ng hàng (phòng v t t ) l p gi y đ ngh nh p kho, kèm b n sao c a hóa đ n trình tr ng phòng v t t và giám đ c ký duy t. Gi y đ ngh nh p kho đ c chuy n cho nhân viên l p phi u nh p kho (phòng v t t ) nh p li u vào ch ng trình qu n lý v t t thi t b , k toán v t t (phòng tài chính k toán) s đ nh kho n cho phi u nh p kho v a thi t l p trên ch ng trình, th kho (phòng v t t ) s in phi u nh p kho (g m 2 liên), ký xác nh n s hàng đã nh p, ghi th kho; đ ng th i trình tr ng phòng v t t ký duy t phi u nh p kho, cùng v i gi y đ ngh nh p kho, b n sao hóa đ n nh n t nhân viên l p phi u nh p kho; sau cùng, th kho s chuy n h s nh p kho cho k toán v t t . Nhân viên cung ng hàng s liên h k toán v t t đ ký xác nh n trên phi u nh p kho, và nh n 1 liên c a phi u nh p kho đ l p h s thanh toán.
Nh ng sai ph m:
-Nguyên v t li u đ c giao không có đ y đ h s ch ng nh n ch t l ng và s l ng m t hàng theo yêu c u c a h p đ ng.
-Nguyên v t li u đ c nh p kho mà không đ c ti n hành nghi m thu b i h i đ ng nghi m thu.
-Nguyên v t li u nh p kho không đ s l ng theo hóa đ n ho c không
đ m b o ch t l ng theo theo yêu c u h p đ ng.
-Nguyên v t li u nh p kho không đúng m t hàng theo yêu c u c a h p
đ ng.
-Phi u nh p kho đ c l p ch m tr không ph n ánh và theo dõi k p th i s l ng t n kho trên s sách.
-Ghi nh n nh m s l ng, đ n giá m t hàng trên phi u nh p kho mà th kho và k toán không phát hi n.
-Phi u nh p kho đ c l p theo đúng s l ng trên hóa đ n, nh ng s l ng hàng th c nh n chênh l ch so v i hóa đ n.
Nguyên nhân:
-Nguyên v t li u đ c cung c p b i nh ng đ n v nh t đ nh trong nhi u n m, nên đã t o m i quan h “thân thi t” gi a nhà cung c p và phòng v t t , nên các m t hàng đ c giao đ k p th i gian theo h p đ ng, h s hàng hóa th ng đ c g i sau.
-Quy đ nh thành l p h i đ ng nghi m thu v t t tr c khi nh p kho không mang tính kh thi. Khâu nghi m thu v t t và l p biên b n nghi m thu v t t ch nh m t o tính pháp lý c a h s mua s m v t t theo quy đ nh c a EVN SPC. Công vi c này th ng ch đ c th c hi n trên th c t khi công ty mua s m tài s n c đ nh ph c v s n xu t, ph ng tiên v t t i hay nhà c a, v t ki n trúc.
-Th t c nh p kho v t t tr i qua nhi u b c, làm ch m tr th i gian nh p li u vào ch ng trình qu n lý v t t , thi t b .
-Công tác t ch c ti p nh n v t t h u nh đ c th c hi n b i nhân viên phòng v t t nên có th x y ra hi n t ng thông đ ng v i nhau và v i nhà cung c p đ h ng l i.
-Ch ng trình qu n lý v t t thi t b có tính n ng ki m soát nh p li u, khi ng i s d ng nh p li u vào ô s l ng và thành ti n theo hóa đ n,
ch ng trình s t đ ng tính và hi n th đ n giá m t hàng, giúp ng i s d ng ki m tra tính h p lý c a hóa đ n, nh ng ng i s d ng do tính ch quan đã không ki m tra s kh p đúng gi a đ n giá trên ch ng trình và hóa đ n mà ch ki m tra so sánh s t ng tr giá hóa đ n, và t ng giá tr trên phi u nh p kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Xu t kho nguyên v t li u
C n c nhu c u v v t t , thi t b … ph c v s n xu t kinh doanh, đ n v l p phi u đ ngh xin xu t kho v t t trình tr ng phòng v t t xem xét, cân đ i hàng t n kho, và ban giám đ c ký duy t. Th kho c n c đ ngh xu t kho đã đ c duy t, xu t kho hàng hóa giao cho đ n v s d ng, ghi th kho;
đ ng th i, chuy n phi u đ ngh xu t kho cho nhân viên khai thác phi u (phòng v t t ), l p phi u xu t kho, k toán v t t th c hi n đ nh kho n trên phi u xu t kho m i đ c thi t l p, sau đó, th kho s in phi u xu t kho, ký phi u, trình tr ng phòng v t t ký duy t, và chuy n cho k toán v t t . n v xin xu t kho s liên h k toán v t t đ ký xác nh n trên phi u xu t kho, và nh n 1 liên c a phi u xu t kho, l u t i đ n v .
Nh ng sai ph m:
-S d ng lãng phí hàng t n kho.
-Các đ n v xin xu t kho hàng hóa nh m ph c v m c đích cá nhân. -V t t đ c xu t kho nh ng đ n v không thi công ho c ch m thi công, làm th t thoát nguyên v t li u.
Nguyên nhân:
-Công ty không có đ nh m c s d ng các thi t b , công c d ng c , v n phòng ph m đ i v i m i cá nhân, phòng, ban.
-Thi u nh ng th t c ki m soát trong ho t đ ng xu t kho hàng t n kho.
Chi phí mua s m v n phòng ph m
Công tác t ch c mua s m v n phòng ph m đ c phân c p cho các
T i Công ty, m t nhân viên phòng v t t đ c phân công cân đ i s l ng v n phòng ph m t n kho, và nhu c u s d ng c a các phòng ban, xác
đ nh s l ng và ch ng lo i hàng c n mua, ch n nhà cung c p. n v đ c l a ch n là các đ i tác đã và đang cung c p v n phòng ph m cho Công ty. Nhân viên này ti n hành đ t hàng qua đi n tho i, nh n hàng giao t i kho Công ty, làm phi u đ ngh nh p kho, khai thác phi u nh p kho trên ch ng trình qu n lý v t t và làm th t c thanh toán.
T i các đi n l c, có 4/6 đ n v c n c nhu c u s d ng và l ng hàng t n kho, l p t trình xin mua v n phòng ph m trình giám đ c đi n l c xét duy t, 2./6 đ n v l p k ho ch mua s m v n phòng ph m trong n m trình