4.1.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Đối với những đơn hàng giá trị thấp, sau khi khách hàng đặt hàng (qua điện thoại, email,…), đơn đặt hàng sẽ được nhân viên kinh doanh xét duyệt, lập lệnh bán hàng, gửi cho bộ phận kế toán để lập hóa đơn. Sau đó, bộ phận kế toán chuyển hóa đơn cho bộ phận kho để kiểm tra hàng hóa và tiến hành xuất hàng hóa bán cho khách hàng.
- Đối với đơn hàng giá trị cao, công ty ký kết hợp đồng bán hàng. Thời gian giao hàng tùy thuộc vào từng hợp đồng kinh tế.
- Hình thức tiêu thụ hàng hóa tại công ty Cổ phần Dược phẩm Cửu Long là bán hàng trực tiếp, bán hàng qua điện thoại
- Phương thức thanh toán được công ty áp dụng là bán chịu và thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
a) Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng là: tài khoản 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
b) Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ bán chịu hàng hóa
1. Ngày 03/03/2014 theo phiếu xuất kho số BHY-00002 và hóa đơn giá trị gia tăng AA/11P số 0082697 bán thuốc cho Trung tâm Y tế thành phố Bến Tre.
Thuốc Topralin Tube/ 24v nang số lượng 378 tube, đơn giá 4.662,85 đồng/ tube.
Thuốc Vitamin C 500mg Nang T/100H/10v/10 số lượng 100 hộp, đơn giá 17.047,61 đồng / hộp.
Thuế giá trị gia tăng 5% chưa thu tiền.Chiếc khấu 0 %
- Chứng từ sử dụng: Khi nhận được đơn đặt hàng Kế toán bán hàng tiến hành lập phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho gồm 2 liên liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng (xem chi tiết phụ lục số 2.1). Sau khi xác nhận đã giao hàng kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng lập 3 liên trong đó liên trắng và xanh lưu, liên đỏ giao cho khách hàng (chi tiết xem phụ lục 2.2).
- Sổ sách liên quan
+ Chứng từ ghi sổ (phụ lục số 1.1)
+ Sổ Cái tài khoản 511 (Phụ lục số 3.1): Sau khi ghi nhận nghiệp vụ bán hàng ngày 03/03/2014 căn cứ vào Chứng từ ghi sổ tiếp tục ghi vào Sổ cái tài khoản 511
+ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian hay còn gọi là nhật ký. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vừa dùng để đăng ký
39
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ,vừa để kiểm tra, đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. (Phụ lục số 3.13)
Bán hàng thu tiền ngay (tiền gửi ngân hàng)
2. Ngày 10/03/2014 theo phiếu xuất kho số BHY-00034 và hóa đơn giá trị gia tăng AA/11P số 0082720 bán thuốc cho bệnh viện đa khoa Vĩnh Long.
Thuốc Acetyleystein 200mg H/30 gói số lượng 300 hộp, đơn giá 17.285,71 đồng.
Thuế GTGT 5%. Khách hàng trả bằng tiền gởi ngân hàng theo giấy báo có số 000289 của ngân hàng Á Châu
- Chứng từ sử dụng
Khi nhận được đơn đặt hàng Kế toán bán hàng tiến hành lập phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho gồm 2 liên liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng
(xem chi tiết phụ lục số 2.3). Sau khi xác nhận đã giao hàng kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng lập 3 liên trong đó liên trắng và xanh lưu, liên đỏ giao cho khách hàng (chi tiết xem phụ lục 2.4.).
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có cho công ty (chi tiết xem phụ lục 2.5).
- Sổ sách liên quan
+ Chứng từ ghi sổ (Phụ lục số 1.2) + Sổ Cái tài khoản 511 (Phụ lục3.1)
+ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Phụ lục 3.13)
Cách ghi vào những sổ sách này tương tự như trên nghiệp vụ bán chịu hàng hóa.
- Trình tự ghi sổ:
+ Kế toán chi tiết: Từ phiếu xuất kho số 01012 và hóa đơn GTGT số 0082720 kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 511 và sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng.
+ Kế toán tổng hợp: Từ phiếu xuất kho số 01012 và hóa đơn GTGT số 0082720 lập Chứng từ ghi sổ, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ cái các tài khoản.
Bán hàng thu tiền ngay (tiền mặt)
1. Ngày 16/03/ 2014 theo phiếu xuất kho số BHY-11924 và hóa đơn giá trị gia tăng AA/11P số 004650 bán thuốc cho bệnh viện huyện Ba Tri- Bến Tre.
Thuốc Vitamin C 500mg Nang T/100H/10v/10 số lượng 200 hộp, đơn giá 17.047,61 đồng / hộp.Thuế GTGT 10%. Thu bằng tiền mặt
40
Khi nhận được đơn đặt hàng Kế toán bán hàng tiến hành lập phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho gồm 2 liên liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng
(xem chi tiết phụ lục số 2.6). Sau khi xác nhận đã giao hàng kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng lập 3 liên trong đó liên trắng và xanh lưu, liên đỏ giao cho khách hàng (chi tiết xem phụ lục 2.7).
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán tiến hành lập phiếu thu (chi tiết xem phụ lục 2.8).
+ Sổ sách liên quan:
+ Chứng từ ghi sổ (Phụ lục số 1.3) + Sổ Cái tài khoản 511 (Phụ lục 3.1)
+ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Phụ lục 3.13)
Cách ghi vào những sổ sách này tương tự như trên nghiệp vụ bán chịu hàng hóa.
- Trình tự ghi sổ:
+ Kế toán chi tiết: Từ phiếu xuất kho số 011924 và hóa đơn GTGT số 0084650 kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 511.
+ Kế toán tổng hợp: Từ phiếu xuất kho số 011824 và hóa đơn GTGT số 0084650 lập Chứng từ ghi sổ, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ cái các tài khoản.
Nhận xét về toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Chứng từ sử dụng: chứng từ theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính. Các phiếu thu có đầy đủ nội dung và chử ký liên quan kế toán mới tiến hành thu tiền. Tuy nhiên, một số chứng từ tại doanh nghiệp vẫn chưa có đầy đủ chữ ký xác nhận cần thiết của các bên liên quan như: Hóa đơn GTGT chưa có chữ ký của người mua hàng. Một số thông tin vẫn chưa được cung cấp đầy đủ trên hóa đơn như số tài khoản, số điện thoại của người mua hàng…
- Về sổ sách: Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán ghi đúng vào các sổ của hinh thức kế toán sử dụng. Các sổ kế toán đúng theo quyết định 15/2006 của Bộ tài chính.
4.1.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
a) Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 521: Chiếc khấu thương mại - Tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại b) Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
1. . Ngày 03/03/2014 theo phiếu xuất kho số BHY-00002 và hóa đơn giá trị gia tăng AA/11P số 0082697 bán thuốc cho Trung tâm Y tế Vĩnh Long
Thuốc Topralin Tube/ 24v nang số lượng 756 tube, đơn giá 4.662,85 đồng/ tube.
41
Thuốc Vitamin C 500mg Nang T/100H/10v/10 số lượng 200 hộp, đơn giá 17.047,61 đồng / hộp.
Thuế giá trị gia tăng 10% chưa thu tiền, do mua với số lượng nhiều nên được hưởng chiếc khấu 3% cho tất cả các mặt hàng trên.
- Chứng từ sử dụng:Khi nhận được đơn đặt hàng Kế toán bán hàng tiến hành lập phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho gồm 2 liên liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng (xem chi tiết phụ lục số 2.9). Sau khi xác nhận đã giao hàng kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng lập 3 liên trong đó liên trắng và xanh lưu, liên đỏ giao cho khách hàng (chi tiết xem phụ lục 2.10).
- Sổ sách liên quan:
+ Chứng từ ghi sổ (Phụ lục số 1.4) + Sổ Cái tài khoản 521 (Phụ lục 3.2 )
+ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Phụ lục 3.13)
Trong tháng không có phát sinh hàng bán bị trả lại
-Trình tự ghi sổ: Căn cứ vào hóa đơn GTGT 0084688 kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 011627 kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản 521.
4.1.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán
a) Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng: tài khoản 632- giá vốn hàng bán
b) Một số nghiệp vụ kinh té phát sinh
1. Ngày 03/03/2014 theo phiếu xuất kho số BHY-00002 và hóa đơn giá trị gia tăng AA/11P số 0082697 bán thuốc cho Trung tâm Y tế thành phố Bến Tre.
Thuốc Topralin Tube/ 24v nang số lượng 378 tube, đơn giá 4.662,85 đồng/ tube.
Thuốc Vitamin C 500mg Nang T/100H/10v/10 số lượng 100 hộp, đơn giá 17.047,61 đồng / hộp.
Thuế giá trị gia tăng 5% chưa thu tiền.Chiếc khấu 0 %
- Chứng từ sử dụng: Khi nhận được đơn đặt hàng Kế toán bán hàng tiến hành lập phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho gồm 2 liên liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng (xem chi tiết phụ lục số 2.1). Sau khi xác nhận đã giao hàng kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng lập 3 liên trong đó liên trắng và xanh lưu, liên đỏ giao cho khách hàng (chi tiết xem phụ lục 2.2).
- Sổ sách liên quan
42
+ Sổ cái tài khoản 632 (Phụ lục số 3.3): Sau khi ghi nhận nghiệp vụ bán hàng ngày 03/03/2014 căn cứ vào Chứng từ ghi sổ tiếp tục ghi vào Sổ cái tài khoản 632
+ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian hay còn gọi là nhật ký. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ,vừa để kiểm tra, đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. (Phụ lục số 3.13)
Cách ghi vào những sổ sách này tương tự như trên nghiệp vụ bán chịu hàng hóa.
- Trình tự ghi sổ:
Từ phiếu xuất kho số BHY-0001 kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản 632.
- Nhận xét
+ Về chứng từ: Công ty đã xuất đầy đủ chứng từ liên quan đến nghiệp vụ. mẫu chứng từ đúng và đầy đủ nội dung. Tuy nhiên, các chứng từ vẫn chưa có đầy đủ chữ ký xác nhận.
+Về sổ sách kế toán: Theo hình thức Chứng từ ghi sổ, sau khi ghi vào chứng từ ghi sổ sẽ căn cứ vào đó để ghi vào sổ cái và sổ chi tiết liên quan. Tuy nhiên công ty chưa lập sổ chi tiết cho giá vốn. Công ty dùng phương pháp xuất kho nhập trước xuất trước gây khó khăn cho kế toán vì sau mỗi lần nhập kế toán phải tính lại giá xuất kho bình quân nhưng khi sử dụng phương pháp này giúp cập nhật giá xuất kho chính xác hơn.