Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Foremart Việt Nam gồm các bộ phận: 1. Phòng kinh doanh 2. Phòng hành chính nhân sự 3. Phòng tài chính kế toán 4. Bộ phận KCS 5. Bộ phận kỹ thuật- công nghệ 6. Bộ phận kỹ thuật sản xuất 7. Tổ bảo trì thiết bị 8. Xưởng may
9. Phân xưởng cắt và chuẩn bị 10. Phân xưởng hoàn thành
Theo hình 2.1 ta thấy: - Giám đốc
Là người đứng đầu công ty, có nhiệm vụ điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và các nghĩa vụ đối với Nhà nước.
Là người giúp việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các lĩnh vực như:
Điều hành công tác sản xuất đảm bảo năng suất, chất lượng và tiến độ giao hàng cho khách hàng.
Tổ chức kiểm tra và thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, bảo đảm an toàn cho người và tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Theo dõi và kiểm tra các hoạt động, phòng ngừa, khắc phục và xử lý các sản phẩm không phù hợp, các khiếu nại của khách hàng, đảm bảo các mục tiêu chất lượng đề ra.
Trực tiếp phụ trách các đơn vị dưới phân xưởng.
Tiếp nhận thông tin và tài liệu khách hàng, chỉ đạo công tác thiết kế may mẫu, gửi mẫu, xác nhận mẫu đảm bảo tiến độ và chất lượng theo phiếu giao nhiệm vụ của Công ty.
Chỉ đạo, xem xét công việc lập dự toán và cung ứng nguyên - phụ liệu may, quy cách bo cổ, định mức tiêu hao nguyên phụ liệu.
Duyệt nghiệm thu chất lượng phụ liệu...
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Foremart Việt Nam
- Phòng kinh doanh
Lập kế hoạch trung hạn và dài hạn về sản xuất kinh doanh, các đề án liên doanh với các đơn vị trong và ngoài nước.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ BẢO TRÌ KCS KINH DOANH KẾ TOÁN KTCN KTSX TỔ CẮT XƯỞNG MAY HOÀN THÀNH
Giao kế hoạch sản xuất cho các tổ, bộ phận và các đơn vị liên quan trên cơ sở các hợp đồng đã ký với khách hàng.
Xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên phụ liệu may, cơ điện phụ tùng may trên cơ sở yêu cầu của các tổ chức sản xuất, tổ chức cung ứng kịp thời và giá cả hợp lý.
Quản lý công tác xuất nhập khẩu, lập phiếu giao nhiệm vụ sản xuất và theo dõi điều độ sản xuất đối với các đơn hàng đã ký với khách hàng.
Tham mưu cho Giám đốc về công tác kinh doanh xuất nhập khẩu đối với đơn hàng đã ký. Tổ chức nhiều hình thức kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm đã làm ra.
Đánh giá nhà cung ứng nguyên phụ liệu, lập danh sách nhà cung ứng được chọn, thống kê phân tích dữ liệu nhà cung ứng.
Khảo sát khách hàng, thống kê phân tích sự thoả mãn của khách hàng. Phòng Hành chính Nhân Sự
Lập ra quy chế tổ chức của bộ phận, mô tả đầy đủ, rõ ràng công việc của từng chức danh, trên cơ sở đó, điều hành các chức danh thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ được phân công.
Soạn thảo, ban hành, sửa đổi các tài liệu của đơn vị (các quy chế,thủ tục,tiêu chuẩn,biểu mẫu,...) liên quan hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 và tổ chức hướng dẫn cho các thành viên trong đơn vị thực hiện.
Tham mưu cho Giám đốc về các phương án tổ chức bộ máy quản lý, công tác tuyển dụng lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, bỏ phiếu tín nhiệm cán bộ, khen thưởng, kỹ luật đối với cán bộ, công nhân viên; xây dựng đội ngũ cán bộ kế cận.
Hàng năm tổ chức đào tạo nghề, đào tạo nâng bậc; tổ chức thi nâng bậc, trình Hội đồng thi nâng bậc xét nâng bậc lương cho công nhân.
Xây dựng nội quy lao động, thoả ước lao động tập thể để Giám đốc ký ban hành.
Hàng năm, tổng hợp danh sách cán bộ, công nhân viên (đối tượng công ty quản lý) đến hạn lên lương, trình Hội đồng lương, chỉnh lương, chuyển xếp lương.
Giải quyết các chế độ, chính sách đối với người lao động theo luật định. Quản lý công tác văn thư- lưu trữ, hệ thống thông tin liên lạc, các phương tiện
(xe ôtô), phòng làm việc lãnh đạo, phòng họp, nhà truyền thống, hội trường công ty.
Dự trù mua sắm trang thiết bị, các phương tiện làm việc của Ban lãnh đạo và các bộ phận thuộc phạm vi quản lý.
Chịu trách nhiệm chuẩn bị, phục vụ các hội nghị, hội thảo và các dịp lễ tổ chức tại công ty, tiếp tân trong các buổi lãnh đạo Công ty tiếp khách, đưa đón khách đến làm việc tại Công ty.
Phòng Tài chính - Kế toán
Có trách nhiệm kiểm soát, thẩm tra và lưu trữ tất cả các chứng từ thu chi. Phụ trách kế toán làm tất cả các báo cáo tình hình tài chính và quản lý kế toán của công ty, tham gia các buổi họp xem xét lãnh đạo.
Công tác tài chính:
Lập và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các số liệu báo cáo kế toán với cơ quan Nhà nước và cấp trên theo hệ thống của Bộ tài chính và Tổng cục thống kê.
Quan hệ làm việc với cơ quan tài chính, Ngân hàng thương mại, Quỹ hỗ trợ đầu tư và phát triển, cơ quan chủ quản về mọi thủ tục về tài chính, vốn, ngoại tệ nhằm phục vụ kịp thời cho công tác sản xuất kinh doanh của Công ty.
Quản lý, tổ chức, sử dụng, bảo toàn, phát triển vốn của Công ty một cách hợp lý, nhằm phát huy hiệu quả của đồng vốn, thực hiện nghiêm chỉnh thu chi tài chính, nghĩa vụ nộp ngân sách đầy đủ đúng chế độ kịp thời.
Công tác hạch toán kế toán:
Thực hiện hạch toán thống nhất trên nhật ký chứng từ theo hệ thống tài khoản của Bộ tài chính quy định, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính của Nhà nước.
Làm thủ tục thanh toán với khách hàng trong nước khi mua bán sản phẩm, vật tư, cơ điện phụ tùng.
Chuẩn bị hồ sơ tài liệu để trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành.
Theo dõi kế hoạch, hạch toán chi phí xây dựng cơ bản và sữa chữa lớn, nhỏ, tài sản cố định theo chi tiết từng công trình.
Thanh toán lương, tính lương và chi phí tiền lương toàn công ty, báo cáo và quản lý thu chi BHXH và BHYT.
* Công tác thống kê và kiểm kê tài sản:
Ra văn bản hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Công ty tổ chức kiểm kê 6 tháng, hàng năm, tổng hợp xử lý số liệu thống kê từ các đơn vị để báo cáo giám đốc và cấp trên.
Cùng với các đơn vị liên quan tổ chức kiểm kê tài sản theo hướng dẫn của Tổng cục thống kê và Bộ tài chính.
* Công tác kiểm tra, kiểm soát:
Thường xuyên tổ chức kiểm tra công tác ghi chép số liệu ban đầu ở các đơn vị trong Công ty, kiểm tra tính chính xác, trung thực của số liệu để thực hiện việc quản lý tài chính của Nhà nước, xác định kết quả sản xuất của các đơn vị cơ sở.
* Công tác bảo quản tài liệu kế toán:
Tài liệu kế toán nói ở đây bao gồm: Chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo các kế toán và các tài liệu khác liên quan đến kế toán phải được bảo quản chu. Tài liệu được sắp xếp và lưu trữ theo từng năm, việc sử dụng tài liệu kế toán phải được sự đồng ý của Kế toán trưởng, nếu cung cấp ra ngoài phải được sự đồng ý của Giám đốc bằng văn bản.
Tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác kế toán và những vấn đề liên quan khác thuộc trách nhiệm của đơn vị.
Tổ kỹ thuật - công nghệ
Lập ra quy chế tổ chức của tổ, mô tả đầy đủ, rõ ràng công việc của từng chức danh trong tổ, tổ chức điều hành các chức danh để thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Lập các phiếu công nghệ cắt may - đưa ra quy cách sử dụng nguyên phụ liệu. Nghiên cứu thiết kế mẫu mới - May mẫu - Tổ chức sản xuất thử - Kiểm tra và tổ chức triển khai sản xuất.
Phối hợp với các tổ liên quan nghiên cứu sáng chế, sản xuất thử các loại sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Xây dựng duy trì,cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000. Phối hợp với các đơn vị, kiểm soát sản phẩm không phù hợp, cải tiến nếu xét thấy cần thiết khi có sự không phù hợp xảy ra hoặc có sự bất hợp lý trong quá trình áp dụng tài liệu hệ thống ISO tại đơn vị.
Kiểm tra, đánh giá chất lượng bán thành phẩm, chất lượng toàn bộ các loại nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất như: vải, nhãn mác, bao bì, thùng carton,...
Chịu trách nhiệm kiểm tra sản phẩm do khách hàng cung cấp.
Nghiên cứu tài liệu kỹ thuật đơn hàng mới: Phối hợp Tổ trưởng kỹ thuật các chuyền trưởng sản xuất để triển khai công tác kiểm tra, quản lý chất lượng sản phẩm.
Phân công nhân viên KCS kiểm tra công đoạn Cắt-May-Hoàn thành theo biểu mẫu.
Báo cáo Giám đốc tình hình diễn biến chất lượng sản phẩm của từng đơn hàng. Thông báo kịp thời những điểm không phù hợp, những biến động phát sinh về chất lượng sản phẩm để chấn chính lỗi chất lượng và phòng ngừa cho các Tổ liên quan tránh sai, hỏng hàng loạt.
Xưởng may:
Thiết lập và kiểm soát mục tiêu chất lượng và năng suất của chuyền may. Tổ chức hướng dẫn cho các thành viên trong chuyền thực hiện, quản lý tài liệu ISO được phân phối tại tổ, tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm, hệ thống trách nhiệm xã hội SA 8000.
Nhận khoán quỹ lương; xây dựng định mức nội bộ chuyền để trả lương cho người lao động theo quy chế công ty.
Thực hiện công việc nhận dạng và truy tìm nguồn gốc sản phẩm hư hỏng trong quá trình sản xuất.
Báo số liệu hàng đã may 02 giờ/lần lên bảng theo dõi năng suất của tổ.
Tổng hợp sản lượng cá nhân của công nhân trong tháng để tính lương cho công nhân theo định mức đơn giá.
Triển khai nhiệm vụ cho nhóm sơ đồ, bao gồm: Sơ đồ gốc, sơ đồ định mức, sơ đồ phục vụ sản xuất, thời gian giao hàng, mức độ ưu tiên của các mã hàng.
Phân bổ kế hoạch sản xuất theo từng bàn, nhóm cắt, tính toán số lượng vải, rip đưa vào một bàn cắt, số lượng sản phẩm một bàn cắt.
Cập nhật số liệu vải, rip xuất nhập theo từng PO, màu, size hàng ngày.
Báo cáo Giám đốc số liệu vải, cổ bo từng đơn hàng, màu, size vào lúc 15 giờ thứ sáu hàng tuần.
Tiến hành kiểm kê, lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư nguyên phụ liệu, gửi nhân viên Vật tư và nhân viên Thống Kê Phân Tích để tổng hợp số liệu báo cáo Giám đốc.
Tổ Hoàn thành:
Tổ chức triễn khai và quản lý quá trình hoàn thiện sản phẩm may mặc, từ khâu là ủi, gấp xếp, đóng gói, vận chuyển đến giao hàng cho khách hàng đúng thời gian quy định.
Kiểm tra việc thực hiện các quy trình, quy phạm trong lĩnh vực điện lạnh–áp lực nồi hơi- kiểm tra quy tắc vận hành là ủi hơi.
Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong tổ. Sắp xếp thứ tự ưu tiên các mã hàng, màu, size. Cân đối hàng hoá nhịp nhàng các khâu ủi, gấp xếp đóng kiện đảm bảo năng suất, chất lượng, tiến độ giao hàng.
Tổ Bảo trì (cơ điện):
Kiểm tra chất lượng và hiệu chỉnh các trang thiết bị, dụng cụ đo lường thử nghiệm khi nhập kho công ty.
Tổ chức theo dõi, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị máy may kịp thời, độ chính xác cao để phục vụ sản xuất.
Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra giúp các tổ, chuyền may thực hiện kế hoạch, lịch xích tu sửa thiết bị đầy đủ theo nội dung bảo trì đã được Giám đốc phê duyệt.
Liên hệ các cơ quan hữu quan giải quyết các thủ tục pháp quy về kỹ thuật an toàn thiết bị, tổ chức tập huấn về kỹ thuật an toàn cho công nhân lao động trong công ty.
Tổ chức quản lý thiết bị, hệ thống điện phục sản xuất và chiếu sáng. Thực hiện lịch xích bảo trì thiết bị đã được phê duyệt. Lập biên bản nghiệm thu thiết bị sau bảo trì hoặc sửa chữa, cập nhật nội dung bảo trì, sửa chữa vào lý lịch thiết bị.
Quản lý các loại cử gá, bộ diễu khi được bổ sung. Khi đơn hàng kết thúc phải thu hồi và cập nhật vào danh mục thiết bị.
Triển khai, kiểm tra và thực hiện vệ sinh thiết bị tất cả các máy may trước khi công nhân vào làm việc hàng ngày.