Vật tư trong doanh nghiệp được sắp xếp thành từng nhóm, từng loại, và từng thứ tự vật tư theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý. Mỗi doanh nghiệp hay loại hình doanh nghiệp, do tính đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng các loại vật tư cũng khác nhau cả về tỷ trọng cũng như danh điểm cùng loại. Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được chia thành nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ.
2.2.2.1. Kế toán nguyên liệu, vật liệu
*) Khái niệm
Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nguyên liệu, vật liệu chính; - Vật liệu phụ;
- Nhiên liệu;
- Phụ tùng thay thế;
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản; - Các loại vật liệu khác.
*) Nguyên liệu, vật liệu chính: Đặc điển chủ yêu của nguyên liệu vật liệu chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành lên thực thể sản phẩm; toàn bộ giá trị nguyên vật được chuyển vào giá trị sản phẩm mới.
*) Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc sử dụng cho công việc quản lý sản xuất… Các loại vật liệu không cấu thành nên thực thể sản phẩm.
*) Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải công tác quản lý… Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hay thể khí.
*) Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ,..
*) Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho công việc xây dựng cở bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản.
*) Vật liệu khác: là các loại vật tư không được xếp vào các loại trên. Các loại vật tư này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ,..
Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên liệu, vật liệu được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài;
- Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công;
Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được chia thành:
- Nguyên liệu vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh; - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý;
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác.
2.2.2.2. Kế toán công cụ, dụng cụ
Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng.
Căn cứ vào phương pháp phân bổ công cụ,dụng cụ được chia thành:
- Loại phân bổ 1 lần ( 100% giá trị). - Loại phân bổ nhiều lần.
Loại phân bổ 1 lần là những công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn. Loại phân bổ 2 lần trở lên là những công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và những CCDC chuyên dùng.
Căn cứ vào nội dung công cụ dụng cụ được chia thành:
- Lán trại tạm thờ, đà giáo, cốt pha dùng trong xây dựng cơ bản, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuât, vận chuyển hàng hóa.
- Dụng cụ, đồ dụng bằng thủy tinh. - Quần áo bảo hộ lao động.
- Công cụ, dụng cụ khác.
2.2.2.3 Cách đánh giá vật tư
Trung tâm tư vấn khoa học kỹ thuật cầu đường Hà Nội là loại hình doanh nghiệp có tính chất dịch vụ. vì vậy nguyên vật liệu tạo lên sản phẩm là giấy, mực. Số lượng nguyên vật liệu ít và có sẵn trên thị trường lên khi câu dùng thì công ty mua.
2.2.2.4. Hạch toán chi tiết vật tư
*) Chứng từ doanh nghiệp sử dụng
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
- Bảng kê mua hàng – Mẫu 04 – VT
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ - Mẫu 07 – VT
*) Lập chứng từ
Kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ khi mua vật liệu cũng như công cụ dụng cụ về nhập kho thì kế toán phải kiểm tra chứng từ gốc như: hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn GTGT đã đúng và đầy đủ chữ ký của bên bán hàng chưa? Đồng thời phải kiểm tra nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ có đúng quy cách phẩm chất không? Rồi mới viết phiếu nhập kho
Khi viết phiếu xuất kho: kế toán phải kiểm tra lượng hàng xuất, lấy chữ ký của thủ kho, kế toán trưởng và giảm đốc, cùng với sự xác nhận của người nhận hàng
*) Kiểm tra chứng từ
- Kiểm tra hóa đơn mua hàng về số lượng có khớp với hóa đơn không. Nếu có chênh lệch phải thông báo cho bên bán hàng hoặc cấp trên để có biện pháp giải quyết. - Nếu nguyên liệu đúng quy cách phẩm chất thi cho vào nhập kho hoặc xuất thẳng.
*) Sổ cách kế toán sử dụng
Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến công cụ cụng cụ và nguyên vật liệu kế toán phải phản ánh luôn vào sổ nhật ký chung, vào sổ chi tiết rồi vào sổ cái, nếu có ít nghiệp vụ phát sinh thì cuối tuần phải đối chiếu số tồn của các sổ, nếu có chênh lệch phải kiến nghị lên trên hoặt kế toán phải tự tìm ra chỗ sai và giải quyết. Ở trung tâm không sử dụng sổ kho, và một số vật liệu khi mua vế xuất dùng ngay không qua kho.
Kế toán vật tư ở Trung tâm tư vấn khoa học kỹ thuật cầu đường Hà Nội sử dụng sổ:
- Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu và sổ chi tiết công cụ, dụng cụ và sổ cái nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ.
Công ty: Trung tâm tư vấn khoa học kỹ thuật cầu đường
Địa chỉ: Số 1 – Quang Trung – Hà Đông – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)Mẫu S07b – DN