5. Bố cục của đề tài
3.3.6.Hoàn thiện tiến trình đánh giá thành tích nhân viên
Trên cơ sở kết hợp các phương pháp đánh giá, tác giả đề xuất tổ chức công tác đánh giá, hoàn thiện tiến trình đánh giá thành tích được thực hiện
theo Hình 3.2. Trong đó bao gồm các nội dung: xác định trách nhiệm của các bộ phận liên quan, phân tích tiến trình thành các giai đoạn, bao gồm các căn cứ, hoạt động phải làm và những kết quả cần đạt được.
Hình 3.2.Quy trình đánh giá thành tích nhân viên
- Xác định trách nhiệm của các bộ phận
* KBNN Đắk Lắk cần thành lập Hội đồng đánh giá thành tích; trong đó, Giám đốc KBNN Đắk Lắk là Chủ tịch Hội đồng để chỉ đạo, giám sát thực hiện quy chế đánh giá thành tích, đào tạo người đánh giá, quyết định những
Các kết quả
Trách nhiệm Các bước tiến
hành Căn cứ Lãnh đạo KBNN ĐắkLắk Phòng tổ chức cán bộ Trưởng các phòng Chuẩn bị đánh giá
-Mục tiêu, nhiệm vụ hàng năm của KBNN ĐắkLắk
-Bản mô tả công việc của nhân viên
-Kê quả đánh giá kỳ trước
- Phạm vi trách nhiệm mỗi nhân viên.
- Điểu chỉnh hệ thống biểu mẫu
Trưởng phòng Nhân viên từng đơn vị
Hoạch định đánh giá
-Mục tiêu KBNN ĐắkLắk -Nhân viên thành tích quá khứ, điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên
- Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá. Kế hoạch thực hiện công việc của nhân viên Lãnh đạo KBNN ĐắkLắk Phòng tổ chức cán bộ Trưởng các phòng Thực hiện đánh giá
- Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá Kết quả thực hiện của nhân viên
Các bằng chức thu thập được
- Kết quả đánh giá thành tích ban đầu Các vấn đề chưa thông qua thảo luận
Lãnh đạo KBNN ĐắkLắk
Phòng tổ chức cán bộ Trưởng các phòng
Thảo luận
đánh giá Phỏng vấn đánh giá giữa cấp
trên và nhân viên
- Kết quá đánh giá thành tích cuối cùng Hoàn tất HS đánh giá
Hội đồng đánh giá Kiểm tra, giám sát tiến trình và áp dụng kết quả đánh giá thành tích thông qua mục tiêu, chính sách
Phê duyệt và áp dụng kết quả thành tích Trưởng phòng Phối hợp đồng nghiệp và khách hàng Thu nhập thông tin
- Thực tế thực hiện công việc - Các sự kiện đặc biệt - Thông tin tham khảo
-Thông tin kết quả làm việc của nhân viên
nội dung liên quan đến kết quả thành tích nhân viên gồm: khen thưởng thành tích, đào tạo, phát triển, thuyên chuyển, đề bạt và sa thải nhân viên . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Phòng Tổ chức cán bộ: là thường trực Hội đồng đánh giá, thông báo kế hoạch đánh giá thành tích nhân viên gồm: thời gian bắt đầu, kết thúc, cung cấp biểu mẫu đánh giá phù hợp với yêu cầu của kỳ đánh giá, tổng hợp kết quả đánh giá của từng bộ phận, báo cáo kết quả với Hội đồng đánh giá; kiểm tra giám sát công tác đánh giá thành tích tại các phòng.
* Trưởng các phòng thuộc KBNN Đắk Lắk và nhân viên liên quan hầu hết đến quá trình đánh giá bao gồm: thống nhất các tiêu chuẩn thành tích, kế hoạch hành động của nhân viên, thảo luận kết quả đánh giá và chuyển kết quả đánh giá cho Phòng Tổ chức cán bộ.
- Phân tiến trình thành các giai đoạn: * Giai đoạn chuẩn bị:
+ Trên cơ sở bản mô tả công việc của nhân viên, kết quả đánh giá của kỳ trước, lãnh đạo các phòng xác định lại phạm vi trách nhiệm của nhân viên, mục đích của việc đánh giá, để xem xét hệ thống đánh giá cần có những điều chỉnh cho phù hợp.
* Giai đoạn hoạch định
+ Thiết lập các chỉ số tiêu chuẩn thành tích: Trưởng phòng thảo luận với từng nhân viên để thiết lập các chỉ số cho các tiêu chí đánh giá thành tích, theo bản mô tả công việc của nhân viên trong từng quý theo cách thức, nội dung các tiêu chí đã trình bày ở phần trên.
+ Giúp nhân viên xây dựng kế hoạch làm việc, các bên liên quan có cơ sở theo dõi việc thực hiện công việc của nhân viên, hỗ trợ hoặc có kế hoạch đào tạo để nhân viên đủ điều kiện hoàn thành mục tiêu, kế hoạch đã định và phản hồi thông tin ngay khi thấy những phát sinh ngoài kế hoạch.
Trưởng các phòng ghi chép kết quả làm việc của nhân viên , các sự kiện đặc biệt, ý kiến của nhân viên , cũng như ý kiến của những người liên quan để làm cơ sở đánh giá và thông tin phản hồi để nhân viên điều chỉnh công việc. Các công việc phải làm cụ thể là:
+ Thực hiện văn bản hoá thông tin bằng các biểu mẫu đánh giá, các bảng thu thập thông tin, bảng kế hoạch làm việc, bảng chấm công ...
+ Sử dụng các ứng dụng tin học như chương trình phần mềm quản lý hồ sơ công việc, phần mềm nhắc việc và văn thư lưu trữ phục vụ cho công tác đánh giá. Trong đó, nội dung công việc được đưa vào chương trình để phân cấp xử lý, phân công giám sát và quy định thời gian hoàn thành và đưa ra bảng phân tích thời gian theo mục tiêu của nhân viên để đánh giá.
Bảng 3.5. Bảng phân tích thời gian thực hiện mục tiêu công việc
Công việc
Thời gian hoàn thành theo quy định (hoặc theo kế hoạch) Thời gian thực tế hoàn thành Lý do chính trong việc sớm/trể hạn
+ Ghi sự kiện điển hình, tham khảo ý kiến khách hàng, nhân viên, đồng nghiệp về các thông tin khác đánh giá thái độ phục vụ, chấp hành thể lệ, qui trình nghiệp vụ, kỷ luật lao động của nhân viên; lãnh đạo về hành vi hiệu quả (tích cực) và hành vi không hiệu quả (tiêu cực) một cách đầy đủ và chính xác.
* Thực hiện đánh giá:
+ Trưởng các phòng hàng tuần hoặc tháng thực hiện đánh giá sơ bộ các chỉ tiêu chuyên môn, cung cấp thông tin phản hồi tại các buổi họp giao ban tuần, tháng để giúp nhân viên nâng cao kết quả làm việc.
+ Hàng tháng: Đánh giá các tiêu chí về kết quả chuyên môn, thái độ lao động để làm cơ sở xét trả thu nhập tăng thêm; đánh giá hành vi phục vụ, năng lực thực hiện công việc để xác định nhu cầu phát triển, đào tạo nhân viên
trong kỳ tới, xác định các vấn đề còn cần phải làm rõ trong ký đánh giá thành tích.
+ Cuối năm: Tiến hành tổng hợp lại kết quả đánh giá để phân loại nhân viên , xét khen thưởng hoặc xem xét việc tiếp tục ký hợp đồng với nhân viên mới, kết hợp với các tiêu chí về kỷ luật lao động, thái độ phục vụ, năng lực thực hiện công việc để xác định nhu cầu đào tạo, định hướng nghề nghiệp và định hướng quy hoạch, bổ nhiệm...
* Thảo luận đánh giá bằng phương pháp phỏng vấn đánh giá: trên cơ sở phiếu đánh giá sơ bộ, trưởng các phòng trao đổi với nhân viên để làm rõ những vấn đề còn vướng mắc, thống nhất với nhân viên về kết quả nhân viên đạt được; cũng như các bằng chứng đã thu thập, trưởng phòng tiến hành cung cấp thông tin phản hồi, xếp loại thành tích nhân viên dựa trên khung điểm chuẩn đã thống nhất.
Việc đánh giá thành tích theo quy trình trên giúp cho KBNN Đắk Lắk khắc phục được những hạn chế cơ bản của công tác đánh giá thành tích hiện nay, đó là:
- Tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng, được nhân viên thống nhất từ đầu năm.
- Nhân viên thường xuyên nhận được thông tin phản hồi về kết quả thực hiện công việc. Kết quả đánh giá ít bị chi phối bởi những suy nghĩ chủ quan.
- Tạo động lực cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao và xác định được nhu cầu đào tạo và phát triển.
- Có sự kiểm tra giám sát của phòng Tổ chức cán bộ nhằm đảm bảo tính nhất quán trong công tác đánh giá.
- Kết quả đánh giá thành tích nhân viên là một trong những cơ sở quan trọng để KBNN Đắk Lắk đưa ra các biện pháp, chính sách kịp thời về phân phối thu nhập tăng thêm, khen thưởng nhằm kích thích nhân viên làm việc tốt
hơn, tìm hiểu năng lực của từng nhân viên trong việc đáp ứng quy hoạch, đề bạt, bổ nhiệm, luân chuyển hoặc tinh giản nhân viên.