6. Kết cấu của đề tài
2.2.2.3. Trách nhiệm của lãnh đạo
Qui trình này được áp dụng để thực hiện việc xem xét hệ thống quản lý chất lượng của công ty nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn hoạt động có hiệu quả và đáp ứng những yêu cầu qui định theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Qui trình này áp dụng cho tất cả công việc xem xét của lãnh đạo liên quan đến chất lượng.
1. Cam kết của lãnh đạo
- Truyền đạt cho tổ chức về tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định và chế định:
+ Tất cả mọi thành viên trong công ty có liên quan đến HTQLCL đều đảm bảo:
Chính sách chất lượng được lưu tại tất cả những nơi cần thiết trong các đơn vị, trưởng các đơn vị có trách nhiệm truyền đạt và hướng dẫn cho mọi công nhân của đơn vị mình,
+ Mọi thành viên mới khi vào nhận quyết định công tác, phòng Tổ chức hành chánh có trách nhiệm truyền đạt lại tất cả những vấn đề liên quan đến chính sách chất lượng để đảm bảo chính sách chất lượng được truyền đạt và hiểu rõ ngay từ ban đầu.
- Đảm bảo việc thiết lập chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng,
- Các mục tiêu chất lượng được thiết lập một cách cụ thể, hiệu quả và tương thích với mọi sản xuất của công ty,
- Tiến hành việc xem xét của lãnh đạo, và
2. Hướng vào khách hàng
Các yêu cầu của khách hàng đều được xác định và được đáp ứng với mục tiêu gia tăng sự thỏa mãn của khách hàng.
3. Chính sách chất lượng
CSCL của công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh của tất cả các đơn vị hiện đang sản xuất tại công ty về: chất lượng của sản phẩm và thời gian giao hàng.
Đáp ứng các yêu cầu như đã thỏa thuận với khách hàng và cải tiến những vấn đề phát sinh trong suốt quá trình thực hiện để hai bên cùng hợp tác và phát triển mối quan hệ ngày càng bền vững.
Vào đầu quí I, Tổng giám đốc công ty sẽ xem xét lại tính phù hợp và công bố CSCL, MTCL mới, nếu cần có sự thay đổi cho hệ thống chất lượng.
4. Hoạch định
Mục tiêu chất lượng:
Các đơn vị liên quan đến chất lượng đều phải thiết lập mục tiêu chất lượng cần thiết một cách cụ thể tại đơn vị mình phù hợp với mục tiêu chất lượng của công ty.
Hoạch định HTQLCL:
- Nguồn lực cần thiết để đạt được các MTCL đều được xác định và lập kế hoạch;
- Kế hoạch chất lượng: Để đạt được yêu cầu tổng quan của hệ thống quản lý chất lượng, công ty đã thiết lập và áp dụng kế hoạch chất lượng, (tham khảo phụ
lục 5).
- Các kế hoạch hành động: Để đạt được các mục tiêu chất lượng, công ty cũng đã thiết lập và áp dụng các kế hoạch hành động, (tham khảo phụ lục 6).
5. Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin
Trách nhiệm và quyền hạn:
Trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong hệ thống sẽ được phân định rõ để làm gia tăng tính hiệu quả của HTQLCL và được thể hiện cụ thể trong các bảng mô tả công việc.
Dựa trên trách nhiệm và quyền hạn, nếu Tổng giám đốc công ty, Trưởng phòng, giám đốc xí nghiệp đi vắng trong một thời gian xác định thì họ phải lập một giấy ủy quyền cho cấp phó để điều hành công việc.
Đại diện lãnh đạo:
Tổng giám đốc chỉ định bà: NGUYỄN THỊ HỒNG ĐỨC là đại diện lãnh đạo xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng.
Trao đổi thông tin nội bộ:
- Công ty thiết lập, duy trì và cải tiến hệ thống thông tin nội bộ giữa các cấp và các đơn vị chức năng đối với các quá trình của HTQLCL và tính hiệu quả của hệ thống.
- Hệ thống thông tin nội bộ bao gồm các hình thức:
+ Hệ thống loa đài
+ Các cuộc họp như: Hàng tuần, giao ban hàng tháng. 6. Xem xét của lãnh đạo
Khái quát
Ban giám đốc công ty xem xét định kỳ HTQLCL tối thiểu một năm một lần, sau khi hoàn tất đánh giá chất lượng nội bộ, hoặc bất thường nếu hệ thống có bất cứ vấn đề nghiêm trọng nào, để đảm bảo tính thích hợp, phù hợp với tài liệu và tính hiệu quả liên tục của hệ thống. Việc xem xét này bao gồm việc đánh giá những cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi cho HTQLCL, bao gồm cả CSCL và các MTCL.
Việc xem xét của lãnh đạo được thực hiện do Tổng giám đốc công ty chủ trì cuộc họp để xem xét hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng, để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động một cách phù hợp và có hiệu quả.
Ngoài ra vào tuần đầu của mỗi tháng, Công ty tổ chức họp trưởng các đơn vị để sơ kết về tình hình kế hoạch, chất lượng và những vấn đề liên quan đến sản xuất, kinh doanh trong tháng, đồng thời đề ra biện pháp khắc phục và các chỉ tiêu cụ thể cho tháng tiếp theo.
Đầu vào của việc xem xét:
- Xem xét của lãnh đạo bao gồm:
+ Xem xét các đợt đánh giá chất lượng nội bộ và các điểm không phù hợp + Phản hồi của khách hàng
+ Việc thực hiện các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm: báo cáo về chất
lượng sản phẩm
+ Tình trạng của các hoạt động khắc phục và phòng ngừa + Xem xét các biên bản trước đó
+ Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống chất lượng + Các đề nghị về cải tiến
+ Các vấn đề khác
- Các thành viên dự họp gồm: Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, các trưởng phòng, các giám đốc xí nghiệp may, quản đốc phân xưởng cắt và các cá nhân được Tổng giám đốc chỉ định.
- Trưởng phòng Kỹ thuật–KCS báo cáo những khiếu nại của khách hàng, tỉ lệ sản phẩm hỏng và đề ra biện pháp khắc phục để Tổng giám đốc xem xét.
- Trưởng các nhóm đánh giá chất lượng nội bộ báo cáo những điểm không phù hợp được phát hiện trong quá trình đánh giá chất lượng nội bộ và kết quả khắc phục những điểm không phù hợp qua quá trình kiểm tra đánh giá chất lượng nội bộ.
Đầu ra của việc xem xét:
- Kết quả của việc xem xét của lãnh đạo sẽ được lập thành hồ sơ và bao gồm:
+ Tổng giám đốc đề ra các biện pháp để đạt được mục tiêu chất lượng và chính
sách chất lượng của công ty, phân công cho từng cá nhân có trách nhiệm tiến hành thực hiện các biện pháp và khắc phục những điểm không phù hợp trong thời gian qui định.
+ Những nội dung cuộc họp xem xét của lãnh đạo được ghi vào biên bản xem
xét của lãnh đạo.
- Biên bản họp sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt sẽ được phân phối cho các thành viên dự họp. Toàn bộ nội dung xem xét do Trưởng phòng Kỹ thuật–KCS lưu trữ vào hồ sơ và sẽ theo dõi việc hoàn tất nội dung biên bản xem xét của lãnh đạo.