6. Kết cấu của đề tài
2.2.2.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu
1. Khái quát
Hệ thống tài liệu QLCL của công ty được thành lập thành văn bản gồm 4 nấc:
- Nấc 1: Sổ tay chất lượng
- Nấc 2: Các qui trình/thủ tục
- Nấc 3: Các hướng dẫn công việc
2. Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
Chính sách chất lượng:
Tổng giám đốc công ty công bố và cam kết thực hiện chính sách chất lượng như sau:
- Đáp ứng mọi yêu cầu đã “thỏa thuận” với khách hàng.
- Luôn luôn coi chất lượng sản phẩm và tiến độ giao hàng là yếu tố quyết định để khách hàng đến với công ty.
Mục tiêu chất lượng:
Ban lãnh đạo công ty xây dựng mục tiêu chất lượng trong năm 2013 như sau:
- Giảm khiếu nại của khách hàng và giảm tỉ lệ sản phẩm không đạt chất lượng dưới 7% ở tất cả các đơn vị.
- Đầu tư thiết bị hiện đại, loại bỏ các thiết bị cũ, lạc hậu để nâng cao chất lượng sản phẩm, đầu tư như sau:
+ Mở rộng thêm chuyền may thời trang
+ Thiết bị các loại:10 tỷ (VNĐ)
- Thực hiện tốt công tác đào tạo CB-CNV nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để thực hiện tốt công việc được giao, cụ thể là đào tạo bổ sung nghề 650 người.
- Để đảm bảo CSCL thì MTCL được thực hiện và duy trì ở tất cả các phòng ban, xí nghiệp nhằm cung cấp những sản phẩm đạt chất lượng theo yêu cầu của KH.
3. Sổ tay chất lượng
Trong đó bao gồm:
- Chính sách chất lượng
- Giới thiệu công ty
- Sơ đồ tổ chức
- Phân công trách nhiệm và quyền hạn
Bảng 2.2. Các qui trình và hướng dẫn [3]
Stt Mã số Tên qui trình Mã số Tên hướng dẫn
1 QT 04 Hệ thống quản lý chất lượng 2 QT 05 Trách nhiệm của lãnh đạo 3 QT 06 Quản lý nguồn lực 4 QT 07 Tạo sản phẩm 5 QT 7.2 Các QT liên quan đến KH 6 QT 7.3 Thiết kế và phát triển 7 QT 7.4 Mua hàng 8 QT 7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ 9 QT 7.6 Kiểm soát thiết bị theo dõi và
đo lường
10 QT 08 Đo lường, phân tích và cải tiến
HD 08-01 Chuẩn bị sản xuất tại phòng Kỹ thuật-KCS HD 08-02 Chuẩn bị và triển khai
sản xuất tại xí nghiệp may
HD 08-03 Chuẩn bị và triển khai sản xuất tại phân xưởng cắt.
4. Kiểm soát tài liệu - Lưu đồ:
Hình 2.4. Lưu đồ kiểm soát tài liệu [3] - Diễn giải chi tiết:
Bước 1: Nhận và tổng hợp các loại tài liệu
Điều phối viên sẽ tiếp nhận tất cả các tài liệu liên quan đến hệ thống chất lượng đã được giao cho cho các đơn vị soạn thảo gồm: sổ tay chất lượng, các qui trình, các hướng dẫn và biễu mẫu liên quan của hệ thống chất lượng.
Bước 2: Kiểm tra xem xét
Điều phối viên khi nhận các tài liệu, dữ liệu cùng với cán bộ chuyên trách kiểm tra nội dung của tài liệu, khi soạn thảo phải thể hiện ngày ban hành, lần ban hành/sửa đổi tài liệu.
Bước 3: Phê duyệt và ban hành tài liệu
trình Tổng giám đốc công ty phê duyệt chỉ được ban hành những tài liệu có chữ ký người phê duyệt.
- Tài liệu được kiểm soát: Tất cả các tài liệu được kiểm soát như sổ tay chất
lượng và qui trình đều được đóng dấu đỏ “KIỂM SOÁT” trên đầu các trang của tài liệu.
- Tài liệu không kiểm soát: Được đóng dấu đỏ “KHÔNG KIỂM SOÁT” trên đầu các trang của tài liệu dùng để tham khảo, không được sửa đổi, cập nhật.
- Tài liệu lỗi thời: Được đóng dấu đỏ “LỖI THỜI” đóng dấu trên đầu các trang
của tài liệu đã hết thời hạn hiệu lực.
Bước 4: Cập nhật, phân phối và sử dụng tài liệu
- Cập nhật, phân phối:
+ Khi ban hành tài liệu phải được cập nhật vào danh mục tài liệu gốc.
+ Trưởng phòng Kỹ thuật-KCS có trách nhiệm bảo quản tài liệu gốc, Photo đủ số bản cần thiết, đóng dấu “KIỂM SOÁT” vào các trang và thực hiện phân phối tài liệu copy cho các đơn vị.
+ Tài liệu được phân phối theo danh sách phân phối tài liệu. - Sử dụng tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng:
+ Khi các phòng ban, xí nghiệp nhận được tài liệu từ công ty, tất cả tài liệu phải được cập nhật vào danh mục tài liệu gốc của đơn vị mình, bảng danh mục tài liệu gốc phải luôn sẳn có tại đơn vị.
+ Nếu tiếp tục phân phối cho các bộ phận hoặc cá nhân của đơn vị mình phải thực hiện như sau:
Photo đủ số bản cần thiết và đóng dấu đỏ tên đơn vị vào các trang của tài liệu.
Việc phân phối tài liệu phải được ghi vào danh sách phân phối tài liệu.
Bước 5: Sửa đổi tài liệu
- Yêu cầu sửa đổi:
+ Các đơn vị khi nhận thấy các tài liệu không còn phù hợp với thực tế cần biên
soạn hoặc sửa đổi tài liệu để đáp ứng yêu cầu thực tế của công việc, thì ghi rõ đầy đủ nội dung vào “Phiếu yêu cầu biên soạn/sửa đổi tài liệu” và gửi đơn vị soạn thảo.
+ Người được cử biên soạn/sửa đổi tài liệu tiến hành biên soạn/sửa đổi tài liệu
- Phê duyệt, sửa đổi tài liệu:
+ Các tài liệu của hệ thống chất lượng chỉ được sửa đổi bởi ban chỉ đạo ISO. + Tổng giám đốc công ty là người phê duyệt phiếu yêu cầu biên soạn, sửa đổi tài liệu.
+ Qui trình công nghệ, tài liệu kỹ thuật của các loại sản phẩm chỉ được sửa đổi
bởi phòng Kỹ thuật–KCS.
+ Tài liệu sau khi sửa đổi sẽ trình Tổng giám đốc công ty phê duyệt. - Cách sửa đổi và loại bỏ tài liệu lỗi thời:
+ Trưởng phòng Kỹ thuật-KCS chịu trách nhiệm kiểm soát sự thay đổi bổ sung, ban hành tất cả các loại tài liệu trong hệ thống chất lượng của toàn công ty.
+ Trưởng phòng Kỹ thuật-KCS sau khi nhận được phiếu yêu cầu biên soạn/sửa
đổi tài liệu với đầy đủ các nội dung đã được phê duyệt, có trách nhiệm cập nhật phần tiêu đề, photo copy đủ số lượng cần phân phối, đóng dấu kiểm soát và phân phối tài liệu mới tới đơn vị liên quan theo danh mục phân phối tài liệu thay thế bản tài liệu gốc và đóng dấu “LỖI THỜI” vào trên đầu các trang tài liệu lỗi thời, lưu file riêng đồng thời cập nhật danh mục tài liệu gốc (số ban hành/sửa đổi) và cập nhật danh mục sửa đổi tài liệu.
+ Trưởng/phó các đơn vị khi nhận bản tài liệu mới, hủy bỏ các tài liệu lỗi thời
ngay tại nơi sử dụng và cập nhật danh mục tài liệu gốc của đơn vị mình.
+ Cách sửa đổi và loại bỏ tài liệu lỗi thời:
Ghi số lần sửa đổi vào tài liệu để chỉ sự sửa đổi tài liệu Ban hành tài liệu mới
Khi tài liệu hết hiệu lực và xác nhận tài liệu lỗi thời thì nơi lưu bản gốc phải đóng dấu “LỖI THỜI” vào trên đầu các trang bản gốc và để vào file riêng.
+ Các bản tài liệu photo khi xác định đã lỗi thời phải được hủy bỏ ngay tại nơi
sử dụng.
Bước 6: Quản lý và lưu trữ tài liệu
- Phải xem xét định kỳ để kiểm soát thời hạn lưu trữ các tài liệu theo QT 04.
- Khi cần photo các loại tài liệu có liên quan đến hệ thống chất lượng phải có sự chấp thuận của đại diện ban lãnh đạo, khi cần cung cấp tài liệu ra ngoài phải đóng dấu “KHÔNG KIỂM SOÁT” và được sự chấp thuận của Tổng giám đốc công ty mới được cung cấp ra ngoài.
- Kiểm soát tài liệu trên máy vi tính:
+ Toàn bộ tài liệu của hệ thống chất lượng trong máy vi tính phải có mã khóa,
trưởng phòng Kỹ thuật-KCS có trách nhiệm phân công người sử dụng truy cập và quản lý hệ thống dữ liệu. Chỉ có trưởng phòng Kỹ thuật-KCS, người trực tiếp sử dụng mới có mã khóa, người sử dụng không được tự ý thay đổi các dữ liệu liên quan đến hệ thống chất lượng trên máy, mọi thay đổi phải tuân thủ theo trình tự sửa đổi tài liệu.
+ Toàn bộ tài liệu của hệ thống chất lượng phải được ghi vào ổ đĩa cứng và các
đĩa mềm, các ổ đĩa phải được lưu giữ và bảo vệ an toàn nơi khô ráo, tránh rơi, va chạm, di chuyển hạn chế.
+ Máy vi tính và ổ đĩa phải được quét vi rút 2 tuần/lần, đĩa diệt vi rút do cán bộ
phụ trách hệ thống máy vi tính của công ty cung cấp.
5. Kiểm soát hồ sơ - Lưu đồ: nng- Người Hình 2.5. Lưu đồ kiểm soát hồ sơ [3] Thu thập hồ sơ chất lượng Sử dụng hồ sơ Lưu trữ và bảo quản hồ sơ Huỷ bỏ hồ sơ Lưu hồ sơ 1 2 3 4 -Người ban hành và sử dụng hồ sơ - Người ban hành - Người quản lý - Người ban hành - Người quản lý - Trưởng đơn vị - Cán bộ phụ trách - BM 08 QT 04 - BM 09 QT 04 QT 04
- Diễn giải chi tiết:
Bước 1: Thu thập hồ sơ chất lượng
Các hồ sơ chất lượng được người có trách nhiệm thu thập, phân loại, lưu trữ, bảo quản và hủy theo thời gian đã được công ty qui định.
Bước 2: Sử dụng hồ sơ
- Trách nhiệm:
+ Mỗi đơn vị phải cử người chịu trách nhiệm về việc thu thập, quản lý hồ sơ tên người đó được ghi trên danh mục hồ sơ.
+ Người quản lý hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn cho các nhân viên khác sử
dụng hồ sơ do mình quản lý.
+ Hồ sơ được sử dụng cho mọi nhân viên trong công ty nếu có nhu cầu nhưng
phải được sự đồng ý của người quản lý hồ sơ.
+ Các cá nhân hoặc đơn vị ngoài công ty muốn sử dụng hồ sơ chất lượng phải
được sự đồng ý của đại diện Ban lãnh đạo hoặc trưởng phòng Kỹ thuật-KCS.
- Thực hiện:
+ Khi cho mượn hồ sơ, người quản lý hồ sơ cập nhật danh mục hồ sơ phần ghi
chú.
+ Người quản lý hồ sơ từng đơn vị có trách nhiệm thu hồi hồ sơ cho đơn vị khác mượn.
+ Khi thu hồi phải kiểm tra tên hồ sơ, số lượng trang và dấu kiểm soát của đơn
vị và ghi lại ở phần ghi chú.
Bước 3: Lưu trữ và bảo quản hồ sơ
- Lưu trữ:
+ Các loại hồ sơ được lưu trữ trong file danh mục hồ sơ + Các loại hồ sơ sử dụng xong, được chuyển toàn bộ sang lưu - Bảo quản:
+ Các kệ và tủ hồ sơ phải được đặt trong môi trường được bảo vệ phù hợp với
từng loại hồ sơ, tránh ẩm ướt và tránh nguồn cháy nổ.
Bước 4: Hủy bỏ hồ sơ
- Mỗi năm vào tháng 6 và tháng 12 các đơn vị phải lập các loại hồ sơ đã hết thời hạn lưu, theo danh mục hồ sơ thu hồi, hủy bỏ, có chữ ký xác nhận của trưởng đơn vị mới tiến hành hủy.
- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
- Xem xét của lãnh đạo
- Đánh giá chất lượng nội bộ
- Kiểm soát sự không phù hợp
- Hành động khắc phục và phòng ngừa...