Bảng 4.4 Bảng tổng hợp nghiệp vụ tiền lương tại siêu thị Vinatex Cần Thơ
Đơn vị tính: đồng
Ngày Nội dung nghiệp vụ Số tiền phát
sinh Ghi chú
24/5/2014 Tính lương đợt 1 17.605.000
24/5/2014 Trả lương đợt 1 17.605.000
31/5/1015 Trích chi phí tiền lương 523.456.000
10/6/2014 Tính lương đợt 2 25.134.276
10/6/2014 Trả lương đợt 2 25.134.276
1. Vào ngày 24/5/2014, sau khi người phụ trách hành chính kiêm thủ quỹ
tính tiền lương tạm ứng cho toàn nhân viên của doanh nghiệp, thì người phụ trách hành chính kiêm thủ quỹ lập 2 bảng thanh toán tiền lương đợt 1 cho công nhân viên, một bảng thanh toán bằng tiền mặt và một bảng thanh toán bằng chuyển khoản.
Bảng thanh toán tiền lương bằng tiền mặt (phụ lục 2)
Bảng thanh toán tiền lương bằng chuyển khoản (phụ lục 1).
Sau đó chuyển 2 bảng thanh toán lương cho kế toán trưởng và giám đốc xem xét, ký duyệt.
Khi giám đốc đã ký duyệt xong sẽ chuyển 2 bảng thanh toán lương cho kế toán tổng hợp.
PC 067 (phụ lục 6)
PK 150 (phụ lục 7).
Kế toán tổng hợp dựa vào bảng thanh toán lương đã duyệt lập phiếu chi, ủy nhiệm chi phiếu kế toán PK150 xong sẽ chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc duyệt. Tiếp theo sẽ chuyển cho thủ quỹ phiếu chi và bảng lương tiền mặt để thanh toán lương cho nhân viên. Còn ủy nhiệm chi sẽ nộp vào ngân hàng để trích tài khoản tiền gửi thanh toán lương.
Khi kết thúc quy trình, kế toán tổng hợp dựa vào phiếu chi và phiếu kế toán để ghi vào sổ Nhật ký chung.
55
Sổ nhật ký chung (phụ lục 8)
Đồng thời kế toán dựa vào chứng từ phiếu chi và phiếu kế toán ghi vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan.
Sau đó kế toán tổng hợp dựa vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái tài khoản 334.
Sổ cái (phụ lục 9)
2. Ngày 31/5/2014 sau khi xác định được doanh số của tháng 5, kế toán
tiến hành lập PK155 để trích chi phí tiền lương cho tháng 5 và dựa vào phiếu kế toán để tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Chi phí tiền lương được trích bằng tổng doanh số nhân với 4,8%.
3. Ngày 10/6/2014 phòng kế toán nhận được bảng chấm công từ tổ bảo
vệ. Người phụ trách hành chính kiêm thủ quỹ tiến hành nhập bảng chấm công vào excel và in ra 2 bảng chấm công chuyển cho giám đốc ký duyệt.
Khi giám đốc đã duyệt, chuyển trả bảng chấm công cho người phụ trách hành chính kiêm thủ quỹ để tính lương.
Căn cứ vào bảng chấm công tháng 5/2014 đã duyệt và bảng chi lương đợt 1 kế toán tính lương và lập 2 bảng thanh toán lương đợt 2, một bảng lương thanh toán bằng tiền mặt và một bảng lương thanh toán bằng chuyển khoản gửi lên kế toán trưởng và giám đốc chờ duyệt.
Bảng chấm công (phụ lục 3)
Bảng lương thanh toán bằng tiền mặt (phụ lục 5)
Bảng lương thanh toán bằng chuyển khoản (phụ lục 4)
Dựa vào bảng lương đã được duyệt, kế toán hạch toán tiền lương phải trả đợt 2 cho nhân viên sau đó kế toán dựa vào PK170 lên sổ Nhật ký chung, số phát sinh bên Nợ vào sổ cái tài khoản 642 và số phát sinh bên Có vào sổ cái
TK 334 .
Ngày 10/6/2014 kế toán tổng hợp dựa vào bảng lương đã được duyệt lập phiếu chi PC105 để trả lương bằng tiền mặt cho công nhân viên. Đồng thời lập ủy nhiệm chi gửi vào ngân hàng để yêu cầu ngân hàng trích tài khoản tiền gửi chuyển trả lương cho nhân viên và dựa vào ủy nhiệm chi để lập phiếu PK297.
Khi nhận được bảng lương và PC105 từ kế toán tổng hợp, người phụ trách kế toán kiêm thủ quỹ để tiến hành trả lương đợt 2 tháng 5/2014 cho công nhân viên bằng tiền mặt. Khi đã chi cho tất cả nhân viên trong danh sách thì kèm phiếu chi cùng với bảng lương tiền mặt và bảng lương trả bằng chuyển khoản kèm theo ủy nhiệm chi và phiếu kế toán lưu thành một bộ chứng từ.
4. Cũng trong ngày 10/6/2014 kế toán tổng hợp dựa vào bảng chấm công
56
cho công nhân viên và dựa vào phiếu kế toán để ghi vào sổ nhật ký chung, tiếp
theo dựa vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái tài khoản 335.
Sổ nhật ký chung (phụ lục 8) Sổ cái (phụ lục 9)
Nhận xét nghiệp vụ
Nhìn chung quá trình làm việc tại phòng kế toán của doanh nghiệp diễn ra theo đúng trình tự và đảm bảo đúng tiến độ. Thanh toán lương cho nhân viên đúng hạn. Bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương được lập theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính, luôn đảm bảo đầy đủ nội dung, nghiệp vụ tính và chi lương được ghi nhận rõ ràng trước khi sử dụng bảng thanh toán lương để lập phiếu chi luôn đảm bảo có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
Sổ sách được ghi theo đúng trình tự, tất cả nghiệp vụ phát sinh đều được ghi đầy đủ vào sổ nhật ký chung đúng theo thời gian và thứ tự trên chứng từ. Đồng thời cũng được ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan.
Những chứng từ sau khi được ghi nhận sẽ được kế toán lưu theo từng bộ. Bên cạnh đó tất cả chứng từ và sổ sách luôn được in ra và đóng thành quyển để lưu trữ.
Nhƣợc điểm
Lượng ghi chép vào sổ sách và các chứng từ liên quan tương đối nhiều. Chứng từ lập còn thiếu liên gây khó khăn trong việc đối chiếu.
Sử dụng máy vi tính nhưng vẫn mất nhiều thời gian trong quá trình nhập liệu.
Quy trình chấm công đơn giản không có tính kiểm soát cao.
4.2.4.2 Kế toán các khoản trích theo lương a. Chứng từ sổ sách kế toán a. Chứng từ sổ sách kế toán
Hệ thống chứng từ được sử dụng trong hạch toán các khoản trích theo lương gồm:
- Bảng thanh toán tiền lương : mẫu số 02-LĐTL
- Phiếu nghỉ hưởng BHXH : mẫu số C65-HD
- Bảng trích các khoản theo lương : mấu số 10-LĐTL
- Phiếu chi, ủy nhiệm chi : mẫu số 02-TT
Các loại sổ sách mà doanh nghiệp sử dụng để hạch toán các khoản trích theo lương:
- Sổ nhật ký chung : mẫu số S03a-DN
- Sổ cái : mẫu số S03b-DN
57
b. Tài khoản sử dụng
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, cụ thể tài khoản: 3383, 3384, 3389.