4.1.1.1 Kế toán doanh thu và giá vốn hàng bán
Tài khoản sử dụng:
-TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. -TK 632 “Giá vốn hàng bán”.
Chứng từ hạch toán
-Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT. -Phiếu thu, phiếu chi.
-Giấy báo có, nợ của Ngân hàng.
34
Nhận xét về hóa đơn giá trị gia tăng:
Về nội dung:
Hóa đơn giá trị gia tăng được lập đúng theo mẫu quy định và đã nêu đầy đủ các chỉ tiêu như: Tên và số hiệu của chứng từ; ngày tháng năm lập chứng từ; tên, địa chỉ của đơn vị lập chứng từ; tên, địa chỉ của đơn vị nhận chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi bằng số, tổng số tiền ghi bằng số và chữ; chữ ký, họ tên của người mua, người bán và người duyệt. Điều này cho thấy tính hợp lệ của hóa đơn mà công ty sử dụng và giúp cho việc theo dõi, quản lý, lưu trữ chứng từ một cách dễ dàng hơn. Chẳng hạn như:
+ Tên và số hiệu của hóa đơn có thể giúp phân biệt hóa đơn giá trị gia tăng với các loại chứng từ khác. Khi đó chứng từ có thể được lưu trữ theo từng loại và trong từng loại có thể sắp xếp theo số hiệu để công tác kiểm tra, lưu trữ chứng từ được tiến hành thuận lợi hơn.
+ Ngày tháng năm lập chứng từ cũng là một căn cứ xác định tính hợp lệ của chứng từ đồng thời giúp việc kiểm tra, lưu trữ chứng từ được dễ dàng hơn. + Nội dung, số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh được nêu đầy đủ sẽ giúp công tác kiểm tra tính hợp lý của chứng từ và tính chính xác của các số liệu trên chứng từ, từ đó mà việc xem xét, ký duyệt được tiện lợi và nhanh chóng hơn.
Nội dung hóa đơn giá trị gia tăng được viết bằng bút mực, không tẩy xóa, không ngắt quãng, chỗ trống được gạch chéo. Điều này thể hiện nội dung của hóa đơn đã nêu rõ ràng, minh bạch và đúng quy định.
Hóa đơn giá trị gia tăng được lập thành 2 liên và lập một lần cho tất cả các liên đúng theo quy định, các liên được lập phải thống nhất về nội dung, số lượng, đơn giá,…nhằm giúp cho việc kiểm soát chứng từ được chặt chẽ hơn đồng thời công tác kiểm tra, ký duyệt cũng tiến hành dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Về ký duyệt:
Tính hợp lệ của hóa đơn giá trị gia tăng còn được thể hiện qua chữ ký của người chịu trách nhiệm giám sát, tuy nhiên hóa đơn sử dụng tại công ty chỉ có chữ ký của người bán, thiếu chữ ký của thủ trưởng đơn vị cụ thể là thiếu chữ ký của kế toán trưởng là sai quy định. Điều này cho thấy công việc tổ chức ký duyệt chứng từ của công ty chưa đạt hiệu quả, làm mất đi tính hợp pháp của chứng từ kế toán.
35
Về lưu trữ, bảo quản:
Thông tin và số liệu trên hóa đơn là căn cứ để ghi sổ kế toán. Hóa đơn được bảo quản và lưu trữ trong thời hạn tối thiểu là mười năm vì được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán.
Để thuận tiện trong công tác kiểm tra, bảo quản chứng từ kế toán. Hóa đơn giá trị gia tăng được sắp xếp theo trình tự số hiệu, thời gian và nội dung kinh tế khi tiến hành lưu trữ.
Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
-Mẫu phiếu thu, phiếu chi sử dụng tại công ty:
Đơn vị: Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Đại Phát Mẫu số 01 – TT
Địa chỉ: Lô 2.19A3, KCN Trà Nóc, Q.Ô Môn, TPCT. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 29 tháng 07 năm 2014 Quyển số: 01
Số: 34
Nợ: 111
Có: 511,3331
Họ và tên người nộp tiền: Trần Văn Hải.
Địa chỉ: Số 21, đường Lê Hồng Phong, quận Bình Thủy, TPCT
Lý do nộp: Thu tiền giám sát công trình xây dựng của ông Trần Văn Hải. Số tiền: 12.100.000 đồng (Viết bằng chữ): Mười hai triệu một trăm nghìn đồng.
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc.
Ngày 29 tháng 07 năm 2014
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp Thủ quỹ Người lập
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười hai triệu một trăm nghìn đồng. Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ……… Số tiền quy đổi: ……….. (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
36
Nhận xét về phiếu thu, phiếu chi:
Về nội dung:
Phiếu thu và phiếu chi sử dụng tại công ty đúng theo biểu mẫu quy định theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
Nội dung của hai chứng từ trên được thể hiện đầy đủ và đúng quy định. Cụ thể là:
- Chứng từ đã nêu đầy đủ tên, số hiệu và ngày tháng lập chứng từ. Điều này giúp cho công tác lưu trữ chứng từ được tiến hành dễ dàng và nhanh chóng hơn.
- Chứng từ đã nêu rõ ràng tên, địa chỉ người nộp tiền đối với phiếu thu và tên, địa chỉ người nhận tiền đối với phiếu chi; lý do thu, chi cũng như số tiền bằng chữ được ghi rõ ràng và đúng với số tiền ghi bằng số. Điều này giúp cho việc kiểm tra tính hợp lý cũng như tính chính xác của chứng từ một cách thuận tiện hơn.
- Tất cả các hóa đơn mua hàng có giá trị trên 20 triệu đồng đều được công ty thanh toán bằng chuyển khoản, không có trường hợp nào lập phiếu chi có tổng trị giá trên 20 triệu đồng để thanh toán cho người bán. Điều này là một
Đơn vị: Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Đại Phát Mẫu số 02 – TT
Địa chỉ: Lô 2.19A3, KCN Trà Nóc, Q.Ô Môn, TP.Cần Thơ. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 29 tháng 07 năm 2014 Quyển số: 01
Số: 27
Nợ: 642,133
Có: 111
Họ và tên người nhận tiền: Lê Thị Mai Địa chỉ: Phòng hành chính kế toán
Lý do chi: Thanh toán tiền điện, nước tháng 07.
Số tiền: 1.210.000 đồng (Viết bằng chữ): Một triệu hai trăm mười nghìn đồng./.
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc.
Ngày 29 tháng 07 năm 2014
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp Thủ quỹ Người lập
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu hai trăm mười nghìn đồng./.
Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ……… Số tiền quy đổi: ……….. (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
37
căn cứ giúp công ty xác định chính xác hơn các khoản chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế của công ty.
Tất cả nội dung trên đều được viết bằng bút mực, không tẩy xóa, không ngắt quãng. Điều này cho thấy phiếu thu và phiếu chi sử dụng tại công ty đã được ghi chép rõ ràng, minh bạch và đảm bảo tính hợp lệ. Đồng thời, cũng giúp cho công tác kiểm tra, đối chiếu quản lý cũng như việc lữu trữ chứng từ được dễ dàng hơn.
Về ký duyệt:
Tất cả các chữ ký của người lập, người nộp, thủ quỹ, kế toán trưởng và Giám đốc đều được thể hiện đầy đủ trên phiếu thu và phiếu chi. Chứng tỏ rằng, việc kiểm tra, ký duyệt hai chứng từ trên đã được tổ chức hợp lý và đúng quy định.
Về lưu trữ, bảo quản:
Phiếu thu và phiếu chi được bảo quản và lưu trữ trong thời hạn tối thiểu là mười năm vì được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán.
Phiếu thu và phiếu chi được bảo quản và lưu trữ dưới dạng quyển, được sắp xếp theo trình tự số hiệu, thời gian và nội dung kinh tế khi tiến hành lưu trữ. Điều này giúp cho việc kiểm tra, bảo quản chứng từ được thuận tiện hơn.
Cũng giống như các chứng từ khác, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
Sổ sách sử dụng:
Để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và giá vốn hàng bán, công ty sử dụng các loại sổ sách như: Sổ chi tiết tài khoản 511, 632, sổ cái, sổ nhật ký chung theo mẫu quy định của quyết định 15.
Trình tự mở sổ, ghi sổ và khóa sổ tại công ty:
- Mở sổ: Công ty mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm. - Ghi sổ:
38
Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ ghi sổ. Kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung và đồng thời ghi sổ chi tiết. Cuối ngày, căn cứ vào sổ nhật ký chung kế toán ghi sổ cái của các tài khoản tương ứng.
Sổ kế toán được ghi chép rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ.
Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Tại công ty ngày ghi sổ kế toán chính là ngày phát sinh nghiệp vụ. Bởi vì, các sổ sách kế toán được ghi vào cuối ngày, và đến cuối tháng kế toán tiến hành cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đã ghi. Điều này cho thấy, công việc ghi chép được phân chia rõ ràng, không dồn nén công việc đến cuối tháng để tránh tình trạng quá tải, gây áp lực, cũng như hạn chế được sự sai sót trong quá trình ghi sổ.
Thông tin, số liệu trên sổ kế toán được ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng. Nếu ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi. Trên thực tế, thông tin, số liệu trên sổ kế toán được nhập trên máy tính và việc thực hiện tính toán đều được thực hiện trên excel. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi giúp công việc ghi chép được thuận tiện hơn, đảm bảo rằng các thông tin số liệu rõ ràng, không chồng đè lên nhau, không ghi cách dòng. Tuy nhiên nó cũng dễ xảy ra các sai sót trong quá trình nhập liệu vì vậy kế toán cần phải xem xét và nhập liệu một cách cẩn thận để hạn chế thấp nhất tình trạng sai sót có thể xảy ra.
- Khóa sổ: Công ty khóa sổ kế toán vào cuối năm kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
Lưu trữ và bảo quản:
Sổ sách kế toán tại công ty sau khi khóa sổ phải được in ra và đóng thành quyển, và phải được kế toán trưởng ký duyệt trước khi lưu trữ và bảo quản.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Tất cả các chứng từ do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến liên quan đến nghiệp vụ hạch toán kế toán đều phải tập trung vào bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để hạch toán, ghi sổ kế toán. Quá trình luân chuyển một số chứng từ như sau:
Bước 1: Phòng tư vấn thiết kế nhận yêu cầu của khách hàng. Sau đó gặp gỡ và thỏa thuận với khách hàng.
39
Bước 2: Nếu khách hàng quyết định ký hợp đồng kinh tế thì phòng tư vấn thiết kế lập hợp đồng kinh tế (Ngược lại, công việc kết thúc). Sau đó lập bản kế hoạch, bản thiết kế và bản dự toán gửi lên Giám đốc.
Bước 3: Giám đốc xem xét và ký duyệt dựa trên bản kế hoạch, bản thiết kế và bản dự toán. Sau đó gửi sang phòng thi công xây dựng.
Bước 4: Phòng thi công xây dựng lập giấy yêu cầu vật liệu gửi lên phòng kế toán cùng với bản dự toán.
Bước 5: Phòng kế toán dựa vào bản dự toán lập phiếu xuất kho chuyển qua phòng xây dựng.
Bước 6: Phòng thi công xây dựng xuất kho vật liệu và tiến hành thi công. Bước 7: Sau khi dự án được hoàn thành, phòng thi công xây dựng lập biên bản nghiệm thu, quyết định giao nhiệm vụ, phiếu bàn giao công trình cùng với hợp đồng và phiếu xuất kho gửi sang phòng kế toán.
Bước 8: Căn cứ vào hợp đồng, biên bản nghiệm thu, quyết định giao nhiệm vụ và phiếu bàn giao công trình, phòng kế toán lập hóa đơn bán hàng.
Bước 9: Phòng kế toán gửi hóa đơn bán hàng lên kế toán trưởng ký duyệt. Bước 10: Căn cứ vào hóa đơn đã ký, cùng với các chứng từ nhận được, kế toán xem xét đối chiếu, tiến hành lập sổ chi tiết 131, đồng thời gửi liên 2 hóa đơn cho khách hàng.
40
Hình 4.1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ bán hàng.
Biên bản nhiệm thu Quyết định giao nhiệm vụ Phiếu bàn giao công trình Hợp đồng kinh tế KH Bắt đầu Biên bản nghiệm thu Quyết định giao nhiệm vụ Phiếu bàn giao công trình Xem xét, đối chiếu chứng từ và lập hóa đơn BH Hóa đơn BH Hóa đơn BH Xem xét, ký duyệt Hóa đơn BH đã ký Hóa đơn BH đã ký B B
Kiểm tra, đối chiếu, ghi sổ chi tiết 131 Hóa đơn BH đã ký Sổ chi tiết 131 Kết thúc Hóa đơn BH đã ký PHÒNG TƯ VẤN THIẾT KẾ Quyết định ký hợp đồng? Yêu cầu của
khách hàng Kết thúc Hợp đồng kinh tế Xét duyệt PHÒNG GIÁM ĐỐC Hợp đồng đã ký Lập kế hoạch thiết kế và dự toán Hợp đồng kinh tế Bản kế hoạch Bản thiết kế Hợp đồng đã duyệt Bản kế hoạch Bản thiết kế
Xuất kho vật liệu và tiến hành thi công
PHÒNG THI CÔNG XÂY DỰNG
Hợp đồng kinh tế Bản kế hoạch Bản thiết kế Biên bản nghiệm thu Quyết định giao nhiệm vụ Phiếu bàn giao công trình Hợp đồng kinh tế PHÒNG KẾ TOÁN Biên bản nghiệm thu Quyết định giao nhiệm vụ Phiếu bàn giao công trình KH Kế toán trưởng A A Không Có Hợp đồng kinh tế Phiếu xuất kho
Giấy yêu cầu vật liệu Giấy yêu cầu vật liệu Phiếu xuất kho Lập giấy yêu cầu vật liệu Lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Lập hợp đồng Bản dự toán Bản kế hoạch Bản thiết kế Hợp đồng kinh tế Bản dự toán Bản kế hoạch Bản thiết kế Bản dự toán Bản dự toán Hợp đồng đã duyệt Bản kế hoạch Bản thiết kế Bản dự toán Bản dự toán Bản dự toán Giấy yêu cầu vật liệu Bản dự toán Bản dự toán
41
Nhận xét:
- Ngay sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, phòng tư vấn thiết kế là bộ phận trực tiếp tiếp đón cũng như làm vai trò giao dịch với khách hàng. Đây là một điều kiện thuận lợi giúp phòng thiết kế tiếp cận được nhu cầu của khách hàng, trực tiếp trao đổi, tư vấn và lập bản thiết kế cho dự án đúng theo yêu cầu của khách hàng, góp phần làm cho thời gian lập bản kế hoạch và thiết kế được rút ngắn hơn. Nếu khách hàng quyết định ký hợp đồng phòng tư vấn