II- MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TÀI SẢN CỐ ĐỊNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN
4. Hoàn thiện việc thực hiện các thử nghiệm chi tiết.
4.1 Thủ tục kiểm kê TSCĐ:
Kiểm kê TSCĐ là một trong những thủ tục kiểm soát then chốt của đơn vị nhằm xác định số lượng và chất lượng TSCĐ. Kết quả kiểm kê có ảnh hưởng trực tiếp đến
BCTC của đơn vị. Do đó trên phương diện kiểm toán BCTC, việc chứng kiến quá trình kiểm kê của kiểm toán viên là một thủ tục rất hữu hiệu và quan trọng, có thể cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy về các mục tiêu đảm bảo sự hiện hữu, đầy đủ và đánh giá đối với TSCĐ.
Tuy nhiên do các đơn vị thường tiến hành kiểm kê TSCĐ vào những ngày cuối năm nhưng công việc kiểm toán của Công ty thường diễn ra cao điểm vào thời điểm cuối năm và vào đầu của năm sau nên Công ty thường chấp nhận số liệu kiểm kê của một số đơn vị mà không thể tham gia chứng kiến trực tiếp quá trình kiểm kê được. Điều này có thể xảy ra rủi ro là TSCĐ nhiều khi không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, hay một số tài sản không có ở tại đơn vị. Để tăng tính hiện hữu của TSCĐ tại thời điểm kiểm toán thì các kiểm toán viên của công ty có thể thực hiện một số công việc như sau:
- Chọn mẫu kiểm kê trong quá trình tiến hành kiểm toán với một số TSCĐ mà kiểm toán viên xét thấy khả năng hiện hữu của nó là thấp. Hoặc từ Bảng khấu hao TSCĐ mà khách hàng cung cấp, kiểm toán viên tiến hành chọn ra một số TSCĐ có giá trị lớn để kiểm kê lại.
- Nếu TSCĐ không có tại đơn vị như đang đem đi cầm cố, thế chấp tại các ngân hàng hay các tổ chức tín dụng hay cho thuê thì kiểm toán viên có thể tiến hành thủ tục gửi thư xác nhận của bên thứ ba để kiểm tra về tính hiện hữu của TSCĐ. Kiểm toán viên cũng có thể yêu cầu đơn vị cung cấp các giấy tờ liên quan đến những tài sản đó kiểm tra về quyền sở hữu của đơn vị với TSCĐ như: hợp đồng kinh tế, hóa đơn, biên bản thanh lý hợp đồng…
- Đối với những TSCĐ phát sinh sau ngày tiến hành kiểm kê đến ngày lập BCTC thì kiểm toán viên cũng cần phải kiểm tra lại sự tồn tại của nó trong khoảng thời gian này.
Với tầm quan trọng của kiểm kê TSCĐ, AAC cần xây dựng cho mình một chương trình chứng kiến kiểm kê TSCĐ. Trong chương trình nêu rõ mục tiêu của công việc, các bước công việc cần thực hiện và mỗi bước tiến hành đều có hướng dẫn cụ thể giúp cho quá trình kiểm kê đạt hiệu quả và phản ánh trung thực TSCĐ của doanh nghiệp được kiểm toán, ngoài ra còn cung cấp cho kiểm toán viên những hiểu biết về đặc điểm tài sản mà doanh nghiệp đang kinh doanh, cách thức tổ chức có hợp lý, cách bảo quản tốt hay không, cách thức bảo vệ và kiểm soát có chặt chẽ hay không.
4.2 Thủ tục gửi thư và kiểm tra xác nhận của bên thứ ba
Việc xác nhận thông tin từ bên ngoài là quá trình thu thập và đánh giá bằng chứng kiểm toán thông qua việc liên hệ trực tiếp với bên thứ ba để nhận được phúc đáp của họ về các thông tin cụ thể ảnh hưởng đến cơ sở dẫn liệu được Ban Giám đốc lập và trình bày trong BCTC của đơn vị được kiểm toán. Để quyết định mức độ sử dụng thông tin xác nhận từ bên ngoài, kiểm toán viên và công ty kiểm toán nên cân nhắc đặc điểm của môi trường hoạt động của đơn vị được kiểm toán và khả năng thu thập được các thông tin đó.
Đối với TSCĐ cũng vậy việc xác nhận thông tin về TSCĐ từ bên thứ ba là rất cần thiết với những doanh nghiệp có TSCĐ đem đi thế chấp, cầm cố hay cho thuê. Tuy nhiên có thể do sức ép về mặt thời gian nên trong quá trình kiểm toán TSCĐ thì các kiểm toán viên của AAC chỉ tiến hành kiểm tra các giấy tờ liên quan đến các khoản vay có thế chấp bằng TSCĐ và phô tô lại hợp đồng đi vay, đi thuê làm bằng chứng kiểm toán chứ chưa tiến hành gửi thư xác nhận tới các bên có liên quan về những TSCĐ đem đi cầm cố, thế chấp cho thuê. Việc này có thể ảnh hưởng tới nhiều cơ sở
dẫn liệu như: sự tồn tại, quyền và nghĩa vụ, sự đầy đủ…cho nên nó sẽ ảnh hưởng tới chất lượng của cuộc kiểm toán.
Trong những trường hợp này để xác minh về tính hiện hữu hay quyền sở hữu của đơn vị với những TSCĐ không có tại thời điểm kiểm kê thì trước khi kiểm toán, kiểm toán viên có thể yêu cầu đơn vị lập Giấy xác nhận đối với TSCĐ cho thuê và kiểm toán viên sẽ gửi tới đơn vị đi thuê để xác nhận về sự tồn tại của tài sản này, phỏng vấn những nhân viên có liên quan về những TSCĐ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, thông thường thì các đơn vị chỉ yêu cầu ngân hàng của mình xác nhận đối với các khoản: tiền gửi, tiền vay, tiền ký quỹ.. trong khi đối với các hợp đồng dài hạn doanh nghiệp thường đem TSCĐ đi thế chấp cho các khoản vay này, cho nên các kiểm toán viên cũng phải tiến hành gửi thư xác nhận tới ngân hàng về chi tiết những TSCĐ đang bị thế chấp, tiến hành kiểm tra các xác nhận kết hợp với việc kiểm tra các hợp đồng tín dụng liên quan để có thể thu thập được những bằng chứng đáng tin cậy nhất cho cuộc kiểm toán của mình.