Để cho công tác quản lý dự án đạt hiệu quả cao, toàn bộ Công ty và các ban quản lý dự án phải kiện toàn hệ thống cơ cấu tổ chức, thay đổi mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty. Sắp xếp lại mô hình quản lý theo các chuyên ngành dọc và ngang nên việc xử lý những dữ liệu thông tin đƣợc giải quyết nhanh chóng: Trình duyệt dự án, phê duyệt thiết kế kỹ thuật- tổng dự toán, thẩm định...
Phân cấp quản lý chức năng theo tính chất công việc mạch lạc, tránh chồng chéo, mện lệnh bị bắc cầu qua nhiều khâu gián tiếp trung gian.
Việc quản lý công việc tại Công ty đƣợc phân định theo từng cấp và có sự chuyên môn hoá, chia sẻ bớt trách nhiệm cho cấp dƣới. Trong mỗi phòng, ban nhiệm vụ đƣợc phân chia cụ thể theo nhóm thực hiện. Song chƣa có sự liên kết giữa các nhóm, các phòng. Mỗi phòng, ban đều hoàn thành nhiệm vụ trong phạm vi, lĩnh vực của mình nhƣng tổng quan chung, tiến độ chung cả cả dự án thì chỉ có cấp trên mới nắm đƣợc. Chính vì vậy mà sự liên kết và giải quyết công việc chƣa thật linh hoạt và thông suốt trong quản lý. Do vậy mỗi chuyên viên, cán bộ cần nắm đƣợc những tổng quan cũng nhƣ tình hình chung cảu toàn dự án để linh hoạt trong việc giải quyết công việc.
Công ty cần thành lập các ban quản lý dự án ngay từ khi có chủ trƣơng thực hiện dự án. Và bổ nhiệm phân công nhiệm vụ cụ thể nhƣ sau:
47
-Giám đốc dự án: Thay mặt cho chủ đầu tƣ để quản lý dự án, điều hành các hoạt động của chƣơng trình, dự án, chịu trách nhiệm trƣớc Lãnh đạo công ty đối với các hoạt động và kết quả thực hiện dự án.
- Phó giám đốc : Giúp giám đốc chỉ đạo, đôn đốc tiến độ, kiểm tra chất lƣợng dự án, các công tác do giám đốc giao.
- Kế toán trƣởng của ban quản lý dự án: Chịu trách nhiệm trƣớc công ty và giám đốc ban quản lý dự án về toàn bộ công tác quản lý tài chính, kế toán của dự án.
- Cán bộ kế hoạch: Lập kế hoạch trung và dài hạn và lên lịch làm việc của dự án, phân tích chức năng, kiểm tra độ tin cậy.
-Cán bộ quản lý hành chính: Chịu tránh nhiệm về các giấy tờ hành chính, giải quyết các vấn đề về hợp đồng, theo dõi sự thay đổi của các đối tác, các vấn đề pháp lý và các vấn đề liên quan đến hợp đồng.
-Cán bộ phụ trách mua sắm: Chịu tránh nhiệm về quản lý mua sắm, chuẩn bị và thực hiện việc mời khách hàng, lựa chọn nguồn cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho dự án.
Công ty cần chủ động cho các ban quản lý dự án triển khai, thực hiện kế hoạch:
- Phát huy trách nhiệm, khả năng sáng tạo cảu mỗi chuyên viên, cán bộ, sức mạnh tập thể của các ban.
- Tranh thủ sự chỉ đạo của UBND tỉnh và các Bộ kế hoạch đầu tƣ, Bộ xây dựng và nhà tài trợ.
- Thực hiện phƣơng châm chỉ đạo điều hành của bộ máy: “ Chủ động- tập trung- Kiên quyết- hiệu quả”
48
