3.2.5.1. Giai đoạn trước khi bán dịch vụ
Trong giai đoạn này thì dịch vụ chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho khách hàng với mục đích hình thành kỳ vọng của khách hàng và quản trị được kỳ vọng của khách hàng đảm bảo cam kết cung cấp dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, giai đoạn này công ty VNPT Hà Nội đã thực hiện hàng loạt các hình thức quảng cáo như quảng cáo bằng tờ rơi, pano áp phích, băng rôn, quảng cáo trên các chương trình truyền hình của các đài truyền hình thành phố Hà Nội. Bên cạnh đó, công ty VNPT Hà Nội còn thực hiện quảng cáo bằng cách tài trợ cho các chương trình nhân đạo, tính cộng đồng cao như tài trợ cho ngành giáo dục,
51
tài trợ các hoạt động đoàn thể… nhằm tạo ra cho khách hàng nhận biết nhất định về dịch vụ, về sản phẩm, giá cả và các chương trình khuyến mại.
Song song giữa các kênh truyền thông trên, công ty VNPT Hà Nội tổ chức tiếp thị trực tiếp, tư vấn miễn phí dịch vụ, kết hợp các sự kiện tổ chức PR truyền thông dịch vụ cho khách hàng nhận biết.
Để nâng cao trình độ cho đội ngũ tiếp xúc với khách hàng, công ty VNPT Hà Nội đã kết hợp với nhiều đối tác như VDC, VTN, Vinaphone… thường xuyên mở các lớp đào tạo về nghiệp vụ chăm sóc khách hàng nhằm đem lại sự hài lòng cho khách hàng.
3.2.5.2. Giai đoạn trong khi bán dịch vụ
Đây là giai đoạn mà nhân viên tiếp xúc với khách hàng nhiều nhất. Tại các cửa hàng của các trung tâm viễn thông khách hàng có thể làm việc ngay với nhân viên giao dịch. Trong trường hợp phải chờ đợi, khách hàng có thể sử dụng các dịch vụ phụ kèm theo của dịch vụ chăm sóc khách hàng như xem báo, tờ rơi, tạp chí, tài liệu hướng dẫn sử dụng dịch vụ, tài liệu giới thiệu về các dịch vụ mới, các chương trình khuyến mại, các chương trình chăm sóc khách hàng.
Quy trình hòa mạng cho thuê bao viễn thông mới: trong quá trình giao dịch, những công việc thông thường một nhân viên chăm sóc khách hàng phải thực hiện là:
- Lấy thông tin về nhu cầu của khách hàng như địa điểm lắp đặt, tốc độ đường truyền (nếu là dịch vụ Internet, MegaVnn), thiết bị kèm theo, phương thức thanh toán.
- Tư vấn cho khách hàng những dịch vụ, gói cước hợp lý để khách hàng có thể lựa chọn cho phù hợp với nhu cầu.
- Giới thiệu cho khách hàng các chương trình khuyến mại, các chính sách chiết khấu, trích thưởng hiện công ty VNPT Hà Nội đang áp dụng.
- Giới thiệu cho khách hàng những dịch vụ GTGT mới, tiện ích cho khách hàng.
52 - Ký hợp đồng với khách hàng.
- Sau khi hợp đồng được chuyển cho bộ phận lắp đặt và việc lắp đặt cho khách hàng hoàn thành thì phải có biên bản nghiệm thu công việc với khách hàng.
Trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ, nhân viên phải có trách nhiệm giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến dịch vụ mà khách hàng sử dụng, chẳng hạn như các yêu cầu về kỹ thuật, các yêu cầu về hướng dẫn sử dụng, các vấn đề liên quan đến lưu lượng, thời gian truyền dẫn, thời gian mất liên lạc, giảm cước do mất liên lạc.
Nhân viên giao dịch tiếp nhận các thông tin từ khách hàng, nếu vấn đề nào không giải quyết được như vấn đề kỹ thuật thì phải có trách nhiệm liên lạc để cho khách hàng trao đổi trực tiếp với bộ phận liên quan đến vấn đề đó. Mục đích cuối cùng là thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Trong giai đoạn này công việc của dịch vụ CSKH phải giao tiếp ứng xử tốt với khách hàng, phải quan tâm đến chất lượng dịch vụ (chất lượng kỹ thuật và chất lượng kỹ năng). Phát hiện kịp thời các sự cố để có thể khắc phục trong thời gian nhanh nhất có thể. Chẳng hạn như khi xảy ra sự cố đứt dây sub thuê bao ảnh hưởng đến tính liên tục của dịch vụ thì phải kịp thời phát hiện xem đứt tại địa điểm nào và nhân viên kỹ thuật phải xử lý ngay.
Trong quá trình tiếp xúc với khách hàng, nếu phát hiện thấy khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ thì tư vấn cho khách hàng và mời chào khách hàng đến với đơn vị, tư vấn cho khách hàng thấy được tác dụng của các dịch vụ do công ty VNPT Hà Nội cung cấp, từ đó khách hàng sẽ phát sinh nhu cầu sử dụng dịch vụ của công ty VNPT Hà Nội.
Trong quá trình sử dụng dịch vụ, khách hàng có thể trao đổi gián tiếp bằng điện thoại với nhân viên giao dịch, nhân viên kỹ thuật qua số máy điện thoại miễn phí 119.
Khi khách hàng có thắc mắc hay những thông tin khách hàng không tìm thấy trên mạng thì khách hàng có thể trực tiếp kết nối với điện thoại viên 1080 hoặc hộp
53
thư điện thoại miễn phí 801104. Hoạt động của giao dịch viên tổng đài chỉ dừng lại ở việc trả lời những câu hỏi, thắc mắc của khách hàng, hướng dẫn họ cách tìm kiếm thêm thông tin về dịch vụ mà không tiến hành bất kỳ một thỏa thuận mang tính pháp lý nào.
Hình 3.9: Quy trình hòa mạng thuê bao viễn thông mới
Nguồn: Phòng Mạng – Dịch vụ - Tin học công ty VNPT Hà Nội 3.2.5.3. Giai đoạn sau khi bán dịch vụ
Trên thị trường viễn thông, các dịch vụ CSKH chủ yếu đươc thực hiện ở giai đoạn sau giao dịch. Nhiệm vụ của công tác CSKH là duy trì khách hàng cũ, gia tăng khách hàng trung thành và thu hút khách hàng tiềm năng.
Để làm được điều này, công ty VNPT Hà Nội tổ chức hệ thống dịch vụ CSKH theo từng vùng thị trường với các thành phần cụ thể:
- Quản lý khách hàng để quản trị các nhu cầu của khách hàng bằng cách xây dựng tiêu chí phân loại khách hàng, xây dựng các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng.
- Xây dựng các chính sách chăm sóc cho từng đối tượng khách hàng (chính sách về ưu tiên kỹ thuật, chính sách về kinh tế).
- Tổ chức hệ thống hỗ trợ khách hàng (khắc phục sự cố kỹ thuật của dịch vụ) - Xây dựng các quan hệ với khách hàng
- Đảm bảo chất lượng mạng lưới, chất lượng dịch vụ, chất lượng phục vụ - Tổ chức hệ thống thu cước viễn thông và giải đáp khiếu nại của khách hàng tại các địa chỉ theo yêu cầu của khách hàng.
Tư vấn khách hàng lựa chọn dịch vụ Tiếp nhận, khảo sát và ký hợp đồng In cước, thu cước khách hàng và giải đáp khiếu nại Lắp đặt, kích hoạt, hướng dẫn sử dụng
54