Xuất phát từ quy mô và đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty Cổ phần Vĩnh Hòa được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, thi hành chế độ thủ trưởng ở tất cả các khâu. Mọi cán bộ công nhân viên và các phòng chức năng đều chấp hành mệnh lệnh chỉ thị của Giám độc. Các phó Giám đốc giúp Giám đốc điều hành các hoạt động của công ty trên các lĩnh vực được phân công, các phòng chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc hướng dẫn các bộ phận thực hiên quyết định của Giám đốc theo đúng chức năng của mình.
2.1.2.1. Cơ cấu chung :
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty cổ phần Vĩnh Hòa * Nhiệm vụ - chức năng của các phòng ban:
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất tại Công ty. Đại hội Đại hội đồng cổ
đông
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Giám đốc Phòng kế hoạch sản xuất Phó Giám đốc sả xuất Phó giám đốc thiết bị Phòng kỹ thuật.KCS
Phân xưởng cơ điện Phân xưởng sản xuất Phó giám đốc kinh doanh Phòng tài vụ-kế toán Phòng Kinh doanh Phòng tổ chức lao động Phòng hành chính tổng hợp
đồng cổ đông được tổ chức họp thường niên mỗi năm một lần.
Hội đồng quản trị: Bao gồm Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên, là cơ quan có quyền lực cao thứ 2 sau Đại hội đồng cổ đông, có nhiệm vụ quyết định mọi chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty, thực hiện các mục tiêu lớn do Đại hội đồng cổ đông đề ra, giám sát và điều hành các hoạt động của Ban giám đốc.
Ban kiểm soát: Do Hội đồng quản trị cử ra nhằm kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động của Công ty về các mặt kinh tế - tài chính và sản xuất kinh doanh. Qua đó để Hội đồng quản trị và Ban giám đốc có các quyết định quản trị Công ty một cách kịp thời và hiệu quả nhất.
Ban giám đốc: Gồm có 1 Giám đốc và 3 phó Giám đốc chịu trách nhiệm quản trị vi mô và đưa ra các quyết định chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty, đề ra phương hướng, chính sách chiến lược kinh doanh của Công ty.
Giám đốc: Lãnh đạo chung, chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn bộ bộ máy quản lý và sản xuất của Công ty, đồng thời quyết định phương hướng chiến lược phát triển của toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động của Công ty. Giám đốc Công ty là người đại diện theo pháp luật của Công ty, đảm nhận việc kí kết hợp đồng, quyết định các nghiệp vụ đầu tư, mua sắm tài sản cố định, đầu tư phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các phó Giám đốc Công ty: là những người trực tiếp giúp việc cho Giám đốc, thay Giám đốc quản lý điều hành sản xuất kinh doanh khi Giám đốc đi vắng và được uỷ quyền. Các phó Giám đốc Công ty được phân công các nhiệm vụ phù hợp với năng lực lãnh đạo của từng người, quản lý các bộ phận theo sự phân công của Giám đốc, các phó Giám đốc phải phối hợp chặt chẽ với nhau nhằm tạo ra sự vận hành có hiệu quả của bộ máy quản lý Công ty và phải trực tiếp báo cáo với Giám đốc về các lĩnh vực mà mình phụ trách.
Phòng tổ chức lao động: Có chức năng sắp xếp nhân sự, thực hiện các chính sách, chế độ của Đảng và Nhà nước đối với cán bộ công nhân viên, đảm bảo các quyền lợi về văn hoá, tinh thần, quyền lợi về vật chất và sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên, tổ chức bồi dưỡng, đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ quản trị và công nhân kỹ thuật...
bảo hiểm xã hội, các chế độ liên quan đến người lao động, xây dựng nội quy, quy chế của Công ty.
Quản trị công tác đào tạo, công tác nâng bậc lương của công nhân viên, theo dõi việc kí kết hợp đồng lao động.
Quản trị hồ sơ cán bộ công nhân viên, giải quyết thủ tục tuyển dụng, thôi việc... Phòng hành chính tổng hợp: Quản trị, thực hiện toàn bộ các công tác hành chính trong Công ty theo quy định chung về pháp lý hành chính hiện hành của Nhà nước. Quản trị theo dõi việc sử dụng tài sản của Công ty như: nhà xưởng, đất đai, phương tiện, thiết bị văn phòng....Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại, giao dịch hằng ngày, phục vụ hội họp, ăn ca, đảm bảo công tác an ninh trật tự trong Công ty. Quản lý công tác y tế cơ sở. Tổ chức công tác bảo vệ tài sản, hàng hoá, vật tư, thiết bị.
Phòng Kinh doanh: Có nhiệm vụ nắm bắt khả năng nhu cầu thị trường để xây dựng và tổ chức các phương án kinh doanh có hiệu quả, bảo đảm hàng hoá chất lượng tốt, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng. Thực hiện các công việc thương mại nhằm tiêu thụ tối đa số lượng sản phẩm của Công ty sản xuất ra. Thực hiện các công tác nghiên cứu thị trường và đề ra các chiến lược kinh doanh của Công ty. Phối hợp với các đơn vị của Công ty để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổ chức điều phối, nghiên cứu thị trường, đề xuất các mẫu mã được khách hàng ưa chuộng kết hợp với phòng kĩ thuật tạo ra các mẫu mã và thực hiện dịch vụ sau bán hàng. Thiết lập và quản lý mạng lưới đại lý, đề xuất các phương án, mạng lưới bán hàng, các hình thức quảng cáo, khuyến mại,... nhằm đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm.
Phòng kế toán – tài chính : Thực hiện hạch toán kế toán theo quy định của nhà nước và theo điều lệ hoạt động của Công ty, tổ chức lập và thực hiện các kế hoạch tài chính, cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tài chính và lập báo cáo kế toán phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm của Công ty, cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết cho Giám đốc Công ty trên cơ sở giúp Giám đốc nhìn nhận và đánh giá 1 cách toàn diện và có hệ thống tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp chỉ đạo sát sao để hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được hiệu quả hơn. Giúp Giám đốc quản lý, theo dõi về mặt tài chính, thực hiện việc chi tiêu, hạch toán kinh doanh, nộp thuế và các khoản đóng góp khác, chi trả lương, tiền thưởng và xác định lỗ, lãi trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Phòng kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất và giá thành sản phẩm theo tháng, quý, năm. Lập kế hoạch cung ứng dự trữ vật tư, nguyên liệu, cung cấp đầy đủ, kịp thời đúng số lượng, chất lượng theo kế hoạch sản xuất của Công ty. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, theo dõi giám sát việc thực hiện xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng, nhà làm việc và các công trình kiến trúc khác trong Công ty. Phân tích đánh giá và lập báo cáo sản xuất hàng ngày cho ban Gám đốc và báo cáo định kỳ việc thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch cung ứng vật tư nguyên liệu, tình hình sản xuất của Công ty cho ban Giám đốc Công ty và các cơ quan chức năng. Thực hiện điều độ sản xuất và công tác an toàn vệ sinh lao động trong Công ty.
Phòng kĩ thuật - KCS: Xây dựng và hoàn thiện quy trình công nghệ sản xuất. Nghiên cứu cải tiến công nghệ, mẫu mã sản phẩm, lập quy trình công nghệ mới, mẫu mã mới phù hợp với thị hiếu và nhu cầu của khách hàng theo từng thời kỳ. Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng cho các loại vật tư nguyên liệu sản xuất, sản phẩm của Công ty. Xác định thông số kỹ thuật cơ lý của nguyên liệu bán thành phẩm và thành phẩm để kịp thời có biện pháp điều chỉnh quá trình sản xuất. Phân tích thành phần hoá học của các loại vật tư, nguyên liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất và cho nghiên cứu sản phẩm mới. Kết hợp với phòng kế hoạch sản xuất trong việc khảo sát, đánh giá nguồn cung ứng nguyên liệu cho công nghệ sản xuất hiện có và cho công nghệ mới. Xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật cho các loại sản phẩm của Công ty. Tham gia biên soạn tài liệu, giáo trình giảng dạy cho các lớp đào tạo nâng cao tay nghề của công nhân. Kiểm tra, đánh giá chất lượng vật tư, nguyên liệu nhập kho. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy trình công nghệ. Tham gia thành viên nhập kho sản phẩm và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm nhập kho. Kết hợp với phòng kinh doanh làm công tác dịch vụ sau bán hàng.
Phân xưởng sản xuất: Tổ chức sản xuất có hiệu quả theo kế hoạch của Công ty giao cho về số lượng và chất lượng. Chịu trách nhiệm quản trị, sử dụng hiệu quả về tài sản cố định, vật tư nguyên liệu, công cụ, dụng cụ theo định mức. Quản trị điều hành trực tiếp công nhân thuộc lĩnh vực mình quản lý, thực hiện tốt các công tác bảo hộ và lao động, vệ sinh an toàn lao động theo quy định của Công ty. Giữ bí mật công nghệ và các số liệu khác trong quá trình sản xuất.
Phân xưởng cơ điện: Quản trị kỹ thuật về thiết bị máy móc của Công ty, bảo quản hồ sơ thiết bị, lập hồ sơ theo dõi tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị. Theo dõi, giám sát việc thực hiện quy trình vận hành máy móc thiết bị của công nhân phân xưởng sản xuất. Tiến hành bảo dưỡng định kỳ máy móc thiết bị, kịp thời sửa chữa các sự cố xảy ra hàng ngày, đảm bảo dây chuyền hoạt động liên tục và hiệu quả.
2.1.2.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Vĩnh Hòa
* Cơ cấu tổ chức bộ máy phòng kế toán và chức năng
Công ty Cổ phần Vĩnh Hoà có địa bàn tổ chức kinh doanh tập trung tại một địa điểm nên Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung.
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu phòng kế toán
Chú thích:
+ Quan hệ chỉ đạo
+ Quan hệ cung cấp số liệu
* Nhiệm vụ - chức năng của các kế toán:
Trưởng phòng kế toán kiêm Kế toán trưởng: Có chức năng tổ chức chỉ đạo công tác kế toán. Đồng thời hướng dẫn chỉ đạo các bộ phận phòng ban trong Công ty tuân thủ theo đúng chế độ kế toán thống kê, tích cực tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý tài chính của Công ty từ đó nhằm điều chỉnh công tác quản lý, đưa ra
Kế toán TSCĐ kiêm kế toán NVL và kế toán công cụ dụng cụ Kế toán tiền lương, BHXH kiêm kế toán thanh toán Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Kế toán bán hàng, tiền gửi ngân hàng, tiền mặt Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp
các quyết định sản xuất kinh doanh phù hợp nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác hạch toán kế toán tại Công ty, đồng thời có chức năng kiểm tra, kiểm soát tất cả các phần hành kế toán hạch toán tại phòng.
Kế toán TSCĐ kiêm kế toán NVL và công cụ dụng cụ: Theo dõi, phản ánh kịp thời chính xác tình hình biến động tài sản cố định, nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ, tính toán các chỉ tiêu Nguyên giá, trích khấu hao TSCĐ, tính giá NVL, công cụ, dụng cụ và cung cấp số liệu cho các phần hành kế toán có liên quan.
Kế toán tiền lương, BHXH kiêm kế toán thanh toán: Tính toán và phản ánh chính xác các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động. Đồng thời theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán với người lao động, với cơ quan BHXH, với Nhà nước và với khách hàng.
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Theo dõi, tập hợp, phân bổ và phản ánh chi tiết tất cả các khoản chi phí cho sản xuất theo từng loại sản phẩm và tính ra giá thành sản phẩm
Kế toán bán hàng, tiền gửi ngân hàng, tiền mặt: Theo dõi và phản ánh tình hình tiêu thụ sản phẩm, xác định doanh thu, các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Đồng thời theo dõi các khoản tiền vay, tiền gửi tại ngân hàng và quỹ tiền mặt tại công ty.
Kế toán tổng hợp: Hạch toán các bút toán tổng hợp và lập báo cáo gửi lên kế toán trưởng, từ đó kế toán trưởng nắm bắt kịp thời để tham mưu cho lãnh đạo phục vụ cho công tác quản lý, điều hành chung của toàn công ty. Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm trước cấp trên về sự chính xác trung thực của các số liệu trong báo cáo, sổ kế toán.
2.1.3. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
2.1.3.1. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Hình thức kế toán áp dụng vào quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán cũng như việc trang bị máy vi tính vào xử lý thông tin để lựa chọn hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3 – Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bẳng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên các sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, số dư của từng tài khoản trên sổ cái, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.Tổng số dư Nợ và tổng số dư
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
2.1.3.2. Các chính sách khác
- Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01/xxxx đến 31/12/xxxx
- Công ty cổ phần Vĩnh Hòa áp dụng niên độ kế toán theo năm dương lịch. Việc mở sổ bắt đấu vào đầu kỳ kế toán năm, việc ghi sổ căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đượckiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Cuối kỳ kế toán, Công ty đã khóa sổ kế toán đúng quy định trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra Công ty còn khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam