PHẬN TRONG CÔNG TY TNHH TM HUY HOÀNG 3.2.1 Cơ cấu tổ chức của từng bộ phận trong công ty
33
Nguồn: phòng kế toán
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức từng bộ phận của công ty
3.2.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận
3.2.2.1Giám đốc
- Có chiến lƣợc đào tạo lực lƣợng cán bộ quản lý kế thừa tạo nguồn để bổ sung kịp thời vào các bộ phận theo cơ cấu tổ chức và sẵn sàn đáp ứng đƣợc kế hoạch mở rộng sản xuất. Đồng thời chịu trách nhiệm đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
- Lập kế hoạch phân công và giao nhiệm vụ cụ thể đến từng thành viên trong ban tổ chức công ty.
- Xây dựng các quy chế thi đua phù hợp theo tình hình sản xuất từng thời điểm để thúc đẩy việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch.
-Tìm các biện pháp để duy trì, thực hiện tốt kỹ cƣơng lao động, phòng cháy chữa cháy và hệ thống kiểm soát năng suất, chất lƣợng trong công ty.
3.2.2.2 Phòng kế toán
Có nhiệm vụ quản lý và thực hiện các nghiệp vụ tài chính của công ty nhƣ: - Thực hiện hạch toán báo cáo với các cơ quan quản lý: Thuế,…
- Phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị. - Quản lý, bảo tồn nguồn vốn và tài sản của công ty.
- Cung cấp và báo cáo kịp thời cho Giám đốc tình hình tài chính. PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH PHÓ GIÁM ĐỐC PHÕNG KỸ THUẬT GIÁM ĐỐC
34
- Giám sát hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Tham mƣu cho Giám đốc về hoạch định tài chính các kế hoạch, phƣơng án đầu tƣ.
3.2.2.3 Phòng kỹ thuật
Chịu trách nhiệm về lĩnh vực kỹ thuật, thẩm định, chất lƣợng và lắp đặt hệ thống đƣờng ống cho các quán ăn, nhà hàng & khách sạn
3.2.2.4 Phòng kinh doanh
- Soạn thảo và tham gia đàm phán hợp đồng. - Làm thủ tục bán hàng và giao nhận hàng hoá. - Quản lý hoạt động về các chứng từ hàng hoá. - Tham mƣu cho Giám đốc về công việc kinh doanh.
3.2.2.5 Phòng tổ chức hành chánh
- Tuyển dụng và quản lý lao động.
- Thực hiện các công việc có liên quan đến chế độ, chính sách cho nhân viên của công ty.
- Tiếp nhận và lƣu trữ tài liệu, công văn gửi đến. - Làm các thủ tục về bảo hiểm y tế, xã hội,…
Nhận xét:
- Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức ta thấy cơ cấu tổ chức của công ty hoạt động theo dạng chức năng các trƣởng phòng ban sẽ phụ trách từng chức năng theo sự ủy quyền của giám đốc.
- Giám đốc sẽ đƣợc sự trợ giúp tối đa của các trƣởng phòng ban nên có khả năng giải quyết các vấn đề về chuyên môn tốt hơn.
- Tuy nhiên do có sự chuyên môn hóa sâu về chức năng nên dễ xảy ra xu hƣớng vì lợi ích riêng của từng chức năng mà làm ảnh hƣởng đến lợi ích chung của công ty.
- Vì công ty có qui mô vừa và nhỏ nên sử dụng cơ cấu tổ chức trực tuyến, bởi theo cơ cấu này việc điều khiển và quản lý công ty sẽ trở nên dễ dàng. Khi đó
35
quyền lực chủ yếu trong tay giám đốc những công việc chính chỉ cần giao cho một vài ngƣời đôn đốc và quản lý.
3.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 3.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 3.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: phòng kế toán
Hình 3.2: Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty TNHH TM Huy Hoàng
3.3.2 Nhiệm vụ của từng chức vụ
3.3.2.1. Kế toán trưởng
- Là ngƣời giúp Giám đốc làm những công việc chung về tài chính
- Thu thập những số liệu từ những báo cáo của kế toán tổng hợp lập thành một hệ thống trình tự nhất định
- Kế toán trƣởng còn có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế của công ty;
- Phân tích kết quả sản xuất, tình hình sản xuất; - Tính toán, quyết toán các khoản ngân sách.
- Phản ánh chính xác, kịp thời các kết quả, các khó khăn trong sản xuất để nộp báo cáo cho Giám đốc.
- Tổ chức kiểm tra kế toán thƣờng xuyên và định kỳ; - Bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán.
3.3.2.2. Kế toán tổng hợp
- Có nhiệm vụ thu nhận các số liệu, các hóa đơn, chứng từ, lập phiếu thu, phiếu chi…
KẾ TOÁN TRƢỞNG
36
- Lập bảng lƣơng, bảng chấm công hàng tháng, định kỳ theo yêu cầu của kế toán trƣởng
- Lập các báo cáo, sổ sách theo yêu cầu của kế toán trƣởng.
3.3.2.3. Thủ quỹ
- Thực hiện theo dõi việc thu, chi tiền mặt
- Thƣờng xuyên tổ chức kiểm kê quỹ tiền mặt trong công ty.
3.3.3 Chế độ kế toán và những quy định về báo cáo kế toán
3.3.3.1 Chế độ kế toán của công ty
- Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. - Áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, sổ sách và biểu mẫu theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC
- Hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC
- Niên độ kế toán là 01 năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
- Nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ - Xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền.
3.3.3.2 Những quy định về báo cáo kế toán
Nguồn: Trần Quốc Dũng (2009) giáo trình nguyên lý kế toán NXB Giáo Dục Hình 3.3: Sơ đồ quy trình báo cáo kế toán
37
3.3.4 Hình thức kế toán công ty đang áp dụng
Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, sổ sách và biểu mẫu theo đúng quy định của Bộ tài chính theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
3.3.4.1. Các loại sổ của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ - Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
3.3.4.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Hàng ngày: căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng: phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dƣ của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính. quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dƣ nợ và tổng số dƣ có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dƣ của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng tài khoản tƣơng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết
Nhận xét: bộ phận kế toán cần có kế toán phụ trách công nợ riêng để theo dõi công nợ cũng nhƣ tình hình thanh toán công nợ của khách hàng, có kế hoạch đôn đốc khách hàng tránh tình tràng nợ tồn đọng quá lâu. Ngoài ra cũng cần thêm một kế toán quản trị lập kế hoạch cụ thể cũng nhƣ cung cấp các chỉ tiêu về số lƣợng và giá khi cần thiết.
38
3.4 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY
Do lĩnh vực kinh doanh của công ty là thƣơng mại, mục đích chính của công ty trong quá trình hoạt động là đáp ứng nhu cầu về gas và các dịch vụ kèm theo. Cũng để phục vụ tốt nhất cho khách hàng của mình đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty nên các chức năng của công ty khá đa dạng và phong phú:
- Kinh doanh Gas - Khí Hóa Lỏng, Đóng Bình & Bồn - Kinh doanh kho bãi, vận tải, vật tƣ thiết bị phụ kiện.
- Đại lý kí gởi hàng hóa, kho bãi lƣu giữ hàng hóa. Cho thuê kho bãi - Vận tải hàng hóa bằng đƣờng bộ.
- Đại lý vé máy bay, vé tàu hỏa, tàu thuyền. Dịch vụ lữ hành nội địa - Kinh doanh nhớt Caltex và các loại dầu nhờn
- Kinh doanh sim, card, phụ kiện điện thoại
39
ĐVT: đồng Việt Nam
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chênh lệch Chênh lệch
2012/2011 2013/2012
Tuyệt đối % Tuyệt đối %
Doanh thu bán hàng và CCDV 162.177.148.659 131.903.594.877 118.970.823.873 (30.273.553.782) (18,7) (12.932.771.004) (9,8) Giá vốn hàng bán 157.013.073.352 126.973.015.520 114.094.693.481 (30.040.057.832) (19,1) (12.878.322.039) (10,1) Lợi nhuận gộp bán hàng và CCDV 5.164.075.307 4.930.579.357 4.876.130.392 (233.495.950) (4,5) (54.448.965) (1,1) Chi phí tài chính 608.766.636 501.246.359 797.457.710 (107.520.277) (17,7) 296.211.351 59,1
- Trong đó chi phí lãi vay 608.766.636 501.246.359 797.457.710 (107.520.277) (17,7) 296.211.351 59,1 Chi phí bán hàng 2.199.651.391 1.535.032.588 1.801.037.930 (664.618.803) (30,2) 266.005.342 17,3 Chi phí quản lý doanh nghiệp 658.704.575 819.173.899 788.328.712 160.469.324 24.4 (30.845.187) (3,8) Lợi nhuận thuần từ HĐKD 1.696.952.705 2.075.126.511 1.489.306.040 378.173.806 22,3 (585.820.471) (28.2 Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế 1.696.952.705 2.075.126.511 1.489.306.040 378.173.806 22,3 (585.820.471) (28,2) Chi phí thuế thu nhập 424.238.176 518.781.628 372.326.510 94.543.452 22,3 (146.455.118) (28.2) Lợi nhuận sau thuế 1.272.714.529 1.556.344.883 1.116.979.530 283.630.355 22,3 (439.365.353) (28,2)
Nguồn: phòng kế toán tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Công Ty TNHH TM Huy Hoàng từ 2011-2013
40
Từ bảng số liệu trên ta thấy doanh của công ty năm 2012 giảm so với năm 2011, cụ thể nhƣ sau:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm từ 162.177.148.659 đồng xuống còn 131.903.594.877 đồng chênh lệch giảm 30.273.553.782 đồng tƣơng ứng với tỉ lệ giảm 18,7% nguyên nhân chính là do ảnh hƣởng tình hình chung của thị trƣờng, do giá gas thế giới tăng cao kéo theo giá gas đầu vào cũng nhảy vọt nên tình hình tiêu thụ sụt giảm đáng kể. Bên cạnh đó giá vốn hàng bán cũng giảm từ 157.013.073.352 đồng xuống còn 126.973.015.520 đồng chênh lệch giảm 30.040.057.832 đồng với tỉ lệ giảm 19,1% làm cho lợi nhuận gộp của công ty giảm từ 5.164.075.307 đồng xuống còn 4.930.579.357 đồng chênh lệch giảm 33.495.950 đồng tƣơng ứng tỉ lệ giảm 4,5%.
- Về chi phí cũng có sự biến động đáng kể. Năm 2012 là năm khủng hoảng kinh tế nhƣng các doanh nghiệp vẫn đƣợc hƣởng chính sach ƣu đãi về lãi suất nên chi phí lãi vay đã giảm 608.766.636 đồng xuống còn 501.246.359 đồng chênh lệch giảm 107.520.277 đồng với tỉ lệ giảm 17.7%, tuy nhiên chi phí này vẫn ở mức khá cao. Thêm vào đó, một trong những chi phí quan trong ảnh hƣởng đến quá trình tiêu thụ hàng hóa là chi phí bán hàng, trong năm 2012 chi phí bán hàng của công ty giảm mạnh đáng kể từ 2.199.651.391 đồng xuống còn 1.535.032.588 đồng chênh lệch giảm 664.618.803 đồng tỉ lệ giảm 30,2% góp một phần đáng kể vào lợi nhuận của công ty. Ngoài ra trong năm 2012 công ty còn cơ cấu lại đội ngũ cán bộ quản lý tuyển thêm nhân sự để quản lý có hiệu quả hơn do đó chi phí quản lý trong năm tăng từ 658.704.575 đồng lên 819.173.899 đồng chênh lệc tăng 160.469.324 đồng tỉ lệ chênh lệch tăng 24,4%
Qua phân tích cho thấy tuy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm nhƣng do đã đƣợc cơ cấu lại với đội ngũ cán bộ quản lý tốt hơn nên công ty đã tiết kiệm đƣợc các chi phí đáng kể làm lợi nhuận của hoạt động kinh doanh tăng từ 1.696.952.705 đồng lên 2.075.126.511 đồng chênh lệch tăng 378.173.806 đồng tỉ lệ tăng 22,3% kéo theo lợi nhuận sau thuế tăng từ 1.272.714.529 đồng lên 1.556.344.883 đồng chênh lệch tăng 283.630.354,5 đồng tƣơng ứng với tỉ lệ 22,3%
Năm 2013 tình hình kinh doanh của công ty vẫn chƣa đƣợc cải thiện doanh thu vẫn tiếp tục giảm so với năm 2012 , cụ thể nhƣ sau:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tiếp tục giảm từ 131.903.594.877 đồng xuống còn 118.970.823,873 đồng chênh lệch giảm 12.932.771.004 đồng tỉ lệ giảm 9,8%, bên cạnh đó giá vốn hàng bán cũng giảm từ 114.094.693.481 đồng xuống còn 126.973.015.520 đồng chênh lệch giảm 12.878.322.039 đồng tƣơng ứng tỉ lệ giảm 10,1% nguyên nhân chính là do giá gas trên thị trƣờng biến động liên tục tăng giảm, tổng cộng đã có 7 lần tăng giá và 6 lần giảm giá trong năm. Đặc biệt 1/12/2013 giá gas
41
trên thị trƣờng bất ngờ tăng 70.000 đồng - 80.000 đồng/12kg gas, do giá gas tăng cao tình hình tiêu thụ gas trên thị trƣờng giảm đáng kể. Tuy nhiên lợi nhuận gộp chỉ giảm nhẹ từ 4.930.579.357 đồng xuống 4.876.130.392 đồng chênh lệch giảm 54.448.965 đồng tỉ lệ giảm 1,1% nguyên nhân chính là do công ty đã thiết lập đƣợc mối quan hệ chặt chẽ với các tổng đại lý nên mua đƣợc một số đơn hàng giá cũ trong những lần gas tăng giá đột ngột.
- về chi phí thì lại tăng lên đáng kể, cụ thể chi phí lãi vay tăng từ 501.46.359 đồng lên 797.457.710 đồng chênh lệch tăng 296.211.351 đồng với tỉ lệ tăng 59.1% nguyên nhân chính là do doanh nghiệp dự đoán giá gas sẽ tăng bất ngờ nên đã vay thêm vốn phục vụ cho việc tồn trữ hàng, bên cạnh đó chi phí bán hàng tăng đáng kể từ 1.535.032.588 đồng lên 1.801.037.930 đồng chênh lệch tăng 266,005,342 đồng tỉ lệ tăng 17.3% do công ty phải chi trả thêm những khoảng chi phí phát sinh cho quá trình tồn trữ hàng trƣớc cùng với giá cả thị trƣờng tăng nên thúc đẩy chi phí bán hàng tăng lên. Tuy nhiên chi phí quản lý doanh nghiệp lại giảm từ 819.173.899 đồng xuống còn 788.328.712 đồng chênh lệch giảm 30,845,187 đồng tƣơng ứng với tỉ lệ giảm 3.8% %, nguyên nhân chi phí lại giảm khá thấp vì thu nhập có giảm nhƣng các khoản khoản trích từ bảo hiểm xã hội và trích lƣơng cho nhân viên vẫn không thay đổi, bên cạnh đó là những khoản chi cho nội bộ những phòng ban chẳng hạn nhƣ chi mua công cụ, dụng cụ và chi tiếp khách, chi cho những nhân viên đi công tác xa tất cả vẫn phải chi theo tiến độ bình thƣờng nên khoản giảm không thấp quá đối với doanh thu và chi phí.
Do tốc độ tăng trƣởng của chi phí cao hơn doanh thu nên đã làm cho lợi nhuận của công ty giảm đáng kể, cụ thể lợi nhuận gộp giảm từ 2.075.126.511 đồng xuống còn 1.589.306.040 đồng chênh lệch giảm 1.489.306.040 đồng với tỉ lệ giảm 28.2%. Từ đo dẫn đến có sự biến động giảm về lợi nhuận sau thuế của công ty từ 1.556.344.883 đồng xuống còn 1.116.979.530 đồng chênh lệch giảm 439.365.353 đồng tƣơng ứng với tỉ lệ 23,4%.
Nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty trong 3 năm tuy doanh thu có giảm nhƣng công ty vẫn bù đắp đƣợc chi phí và có lời, chứng tỏ rằng một điều là hoạt động kinh doanh của công ty vẫn có hiệu quả. Tuy nhiên việc sử dụng chi phí có chiều hƣớng gia tăng trong năm 2013, đây là một dấu hiệu đáng lo ngại cho công ty.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN 3.6.1 Thuận lợi 3.6.1 Thuận lợi
- Trƣớc khi thành lập công ty đã có nhiều năm làm đại lý kinh doanh gas nên đã có một lƣợng khách hàng nhất định đảm bảo khả năng tồn tại của công ty trên thị