Bộ máy tổ chức của Xí nghiệp được xây dựng theo kiểu trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Giám đốc Xí nghiệp được Tổng Giám đốc Công ty TNHH MTV xuất nhập khẩu Kiên Giang bổ nhiệm. Dưới Giám đốc là hai Phó Giám đốc, một Phó Giám đốc kinh doanh và một Phó Giám đốc phụ trách kho. Bên dưới là các phòng ban, đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng có nhiệm vụ lãnh đạo và quản lý nhân viên thuộc phòng ban của mình, đồng thời tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Xí nghiệp.
23
Sơ đồ bộ máy tổ chức
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức Xí nghiệp 3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
- Giám đốc Xí nghiệp: là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Giám đốc của Công ty, pháp luật Nhà nước và kết quả thực hiện của toàn đơn vị.
- Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh: theo dõi mua bán hàng hóa và các hoạt động của cửa hàng, tham mưu cho Giám đốc về các phương án mua hàng hóa của xí nghiệp đầu mối. Thực hiện tốt việc giao tiếp phục vụ khách hàng nhằm thu hút người mua, theo dõi cập nhật sổ sách kế toán về nhập xuất hàng hóa, tiền bán hàng hàng ngày và báo cáo tiền thu được về tổ kế toán xí nghiệp.
- Phó Giám đốc phụ trách kho: theo dõi hoạt động của kho, xà lan, đội xe, bảo vệ, cuối tháng họp bình xét đánh giá năng lực hoạt động của từng tổ.
- Bộ phận kế toán: thực hiện kế toán toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh theo đúng quy định về công tác tài chính kế toán Nhà nước, quy chế tài chính Công ty. Tham mưu với Ban lãnh đạo xí nghiệp, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, tính toán các khoản chi phí sử dụng cho đơn vị, thống kê số liệu, hạch toán và quyết toán đảm bảo theo quy định, đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của Ban lãnh đạo xí nghiệp và Công ty.
- Bộ phận Tổng kho: thường xuyên kiểm tra các dụng cụ thiết bị về an toàn phòng cháy chữa cháy, phòng chống cháy nổ, an toàn lao động, các quy định bảo quản, bảo mật tốt hàng hóa của Công ty tại kho. Thực hiện tốt quy Tổ Kinh doanh Tổ Kế toán Tổ Bảo vệ Tổ Xà lan Tổ Xe bồn Tổ Kho Phòng Kế toán Phó Giám đốc kinh doanh Phó Giám đốc phụ trách Kho, Xe, Xà lan XÍ NGHIỆP KINH DOANH XĂNG DẦU
AN BÌNH
24
trình nhập xuất xăng dầu thường xuyên, theo dõi kiểm tra tình hình trong kho để đảm bảo an toàn về người và tài sản của kho.
- Tổ xe: phục vụ giao hàng tận nơi khi khách hàng có yêu cầu mua hàng hóa, thực hiện theo phương châm của xí nghiệp đề ra là “ba đúng”. Đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng thời gian. Đề xuất ý kiến sửa chữa thay thế các phụ tùng hư hỏng (kịp thời) để đảm bảo phục vụ công tác vận chuyển xăng dầu một cách tốt nhất. Chịu trách nhiệm giữ gìn bảo quản tốt xe được phân công quản lý. Chấp hành tốt về quy định an toàn giao thông khi tham gia giao thông.
- Tổ xà lan: phục vụ khi xí nghiệp có nhu cầu mua hàng hóa từ nơi mua về nhập kho, bảo quản các thiết bị, phòng chống cháy nổ, phòng cháy chữa cháy.
- Tổ bảo vệ: quản lý khu vực ra vào tại kho, kiểm tra phòng cháy chữa cháy, kiểm tra an toàn lao động, vệ sinh khu vực đảm bảo xanh sạch đẹp cho đơn vị.
3.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN
3.3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán
Ghi chú: tác động qua lại
tác động trực tiếp
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán 3.3.2 Nhiệm vụ
- Kế toán trưởng: Lập và theo dõi quá trình thực hiện các hoạt động kinh tế, tham mưu cho Ban lãnh đạo Xí nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Xí nghiệp về các số liệu các báo cáo, quyết toán của Xí nghiệp và điều hành nhân viên, thực hiện đúng các quy định Nhà nước, Công ty về các công tác tài chính, kế toán.
- Kế toán thanh toán: Trợ giúp kế toán trưởng trong việc tổ chức công tác kế toán.
- Thủ quỹ: Thực hiện công việc thu chi và quản lý tiền lương trong Xí nghiệp. Cuối cùng đối chiếu với kê toán, kiểm tra tồn quỹ để nộp về Công ty.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
BỘ PHẬN BÁN HÀNG VÀ TIẾP
THỊ
KẾ TOÁN
25
- Bộ phận bán hàng và tiếp thị:
+ Bộ phận bán hàng: Giao dịch khách hàng trực tiếp, hay qua điện thoại về giá bán xăng, dầu, nhớt theo bảng giá của Xí nghiệp. Làm báo cáo công nợ bán hàng hàng ngày. Theo dõi tồn xăng, dầu, nhớt để kịp thời báo cáo lãnh đạo. Hằng ngày đúng chín giờ sáng nắm lại các thông tin giá cả trên thị trường, viết các lệnh điều xe theo hóa đơn của khách hàng.
+ Bộ phận tiếp thị: Phân loại khách hàng tiêu thụ xăng, dầu, nhớt. Kết hợp với nhân viên kế toán xăng, dầu, nhớt của khách hàng ở xa.
3.3.3 Chính sách kế toán áp dụng
- Xí nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hằng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ). - Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: do Xí nghiệp là đơn vị trực thuộc Công ty nên việc đánh giá tài sản cố định Xí nghiệp không đánh giá mà do Công ty đánh giá.
- Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: Khấu hao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình được tính theo phương pháp đường thẳng, dựa vào tỷ lệ khấu hao theo quy định tại thông tư số 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài chính.
- Phương pháp kế toán đối với hàng tồn kho:
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. + Phương pháp xuất kho: Bình quân gia quyền.
+ Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo hướng dẫn tại thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài chính.
26 3.3.4 Hình thức kế toán
Hình thức kế toán áp dụng tại Xí nghiệp: Kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số kiệu hàng ngày:
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu, kiểm tra:
Hình 3.3Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
(1) Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng tế kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái ...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kì vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kì. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối kỳ, sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
27
3.4 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP KINH DOANH XĂNG DẦU AN BÌNH TỪ NĂM 2010 ĐẾN NGHIỆP KINH DOANH XĂNG DẦU AN BÌNH TỪ NĂM 2010 ĐẾN THÁNG 6 NĂM 2013
Trong mọi lĩnh vực hoạt động, sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp trong một thời gian nhất định đều được đánh giá thông qua nhiều chỉ tiêu. Trong đó lợi nhuận là một trong những chỉ tiêu quan trọng đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh vào cuối một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm). Các doanh nghiệp cũng như các tổ chức kinh tế luôn quan tâm tới vấn đề là thực hiện tốt mục tiêu kế hoạch đề ra để đạt được mục đích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận. Đây cũng là mục tiêu của Xí nghiệp kinh doanh xăng dầu An Bình trong suốt quá trình hoạt động của mình. Để thấy rõ tình hình hoạt động của Xí nghiệp qua các năm như thế nào, ta có bảng số liệu sau đây:
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp kinh doanh xăng dầu An Bình giai đoạn 2010 – 2012 Đơn vị tính: triệu đồng Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011 Chỉ
tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Số tuyệt
đối Số tương đối (%) Số tuyệt đối Số tương đối (%) Tổng doanh thu 526.849,11 575.359,51 515.880,31 48.510,40 9,21 -59.479,20 -10,34 Tổng chi phí 525.061,52 571.421,75 516.231,43 46.360,23 8,83 -55.190,32 -9,66 Lợi nhuận 1.787,59 3.937,76 -351,12 2.150,17 120,28 -4.288,88 -108,92
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp kinh doanh xăng dầu An Bình giai đoạn 2010 – 2012
Qua bảng số liệu trên ta thấy tổng doanh thu của Xí nghiệp kinh doanh xăng dầu An Bình có nhiều biến động qua các năm.
- Năm 2011 tổng doanh thu của xí nghiệp là 575.359,51 triệu đồng, tăng 48.510,40 triệu đồng, tương ứng tăng 9,21% so với năm 2010. Nguyên nhân của sự tăng là do giá bán xăng dầu liên tục được điều chỉnh tăng 2 lần vào 24/02 và 29/03, nhưng điều chỉnh giảm nhẹ vào 26/08 và 10/10.
- Năm 2012, tổng doanh thu của Xí nghiệp là 515.880,31 triệu đồng, giảm 59.479,20 triệu đồng, tương ứng giảm 10,34% so với năm 2011, nguyên nhân là do giá xăng dầu được điều chỉnh giảm liên tục vào các ngày 09/05, 23/05, 07/06, 21/06, 02/07, 11/11 và 28/12; bên cạnh đó, giá xăng dầu được điều chỉnh tăng 4 lần vào các ngày 20/07, 01/08, 13/08 và 28/08.
Tổng chi phí trong giai đoạn này cũng biến động lúc tăng lên lúc giảm xuống.
28
- Năm 2011 tổng chi phí của Xí nghiệp tăng 46.360,23 triệu đồng, tương ứng tăng 8,83% so với năm 2010. Nguyên nhân là do giá xăng dầu thế giới năm 2011 tăng mạnh làm ảnh hưởng giá xăng dầu trong nước.
- Năm 2012 tổng chi phí của Xí nghiệp giảm 55.190,32 triệu đồng, tương ứng giảm 9,66% so với năm 2011. Nguyên nhân là do sau cơn sốt giá xăng dầu thế giới năm 2011 đến năm 2012 giá xăng dầu đã hạ nhiệt và giá cả xăng dầu trong nước đã được điều chỉnh giảm nên giá vốn hàng bán của Xí nghiệp đã giảm xuống.
Qua bảng số liệu trên ta thấy năm 2011 tốc độ tăng của tổng doanh thu cao hơn tốc độ tăng của tổng chi phí nên đã làm cho lợi nhuận của năm 2011 tăng 2.150,17 triệu đồng, tương ứng tăng 120,28% so với năm 2010. Năm 2012 do tổng doanh thu không bù bắp đủ cho tổng chi phí nên Xí nghiệp bị lỗ. Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp kinh doanh xăng dầu An Bình trong 6 tháng đầu năm 2011, 2012 và 2013
Đơn vị tính: triệu đồng Chênh lệch 6 tháng đầu năm 2012/6 tháng đầu năm 2011 Chênh lệch 6 tháng đầu năm 2013/6 tháng đầu năm 2012 Chỉ tiêu 6 tháng đầu năm 2011 6 tháng đầu năm 2012 6 tháng đầu năm 2013 Số tuyệt đối Số tương đối (%) Số tuyệt đối Số tương đối (%) Tổng doanh thu 305.668,73 264.104,25 243.428,95 -41.564,48 -13,60 -20.675,30 -7,83 Tổng chi phí 300.686,75 264.354,79 243.795,27 -36.331,96 -12,08 -20.559,52 -7,78 Lợi nhuận 4.981,98 -250,54 -366,32 -5.232,52 -105,03 -115,78 46,21
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp kinh doanh xăng dầu An Bình trong 6 tháng đầu năm 2011, 2012 và 2013
Qua Bảng 3.2 ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp trong 6 tháng đầu năm 2011, 2012 và 2013 có xu hướng giảm.
Tổng doanh thu 6 tháng đầu năm 2012 giảm 41.564,48 triệu đồng, tương ứng giảm 13,60% so với 6 tháng đầu năm 2011. Nguyên nhân là do giá xăng dầu được điều chỉnh giảm liên tục vào các ngày 09/05, 23/05, 07/06 và 21/06.
Tổng doanh thu 6 tháng đầu năm 2013 giảm 20.675,30 triệu đồng, tương ứng giảm 7,83% so với 6 tháng đầu năm 2012. Nguyên nhân là do giá xăng dầu có sự biến động tăng giảm liên tục, cụ thể được điều chỉnh tăng 2 lần vào các ngày 28/03 và 14/06 và được điều chỉnh giảm 3 lần vào các ngày 09/04, 18/04 và 26/04.
29
Tổng chi phí 6 tháng đầu năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 lần lượt giảm 12,08% và 7,78% so với 6 tháng đầu năm 2011 và 6 tháng đầu năm 2012, nguyên nhân là do sản lượng xăng dầu tiêu thụ giảm, đồng thời do sự biến động giá xăng dầu nên làm cho chi phí giảm qua các 6 tháng đầu năm.
Do tổng doanh thu không bù đắp đủ cho tổng chi phí nên làm cho Xí nghiệp bị lỗ trong 6 tháng đầu năm 2012 và 2013.
Tóm lại, qua phân tích báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp từ năm 2010 đến 6 tháng đầu năm 2013 ta thấy hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp có xu hướng giảm, nguyên nhân là do kinh tế gặp khó khăn, giá cả xăng dầu biến động liên tục làm cho giá cả các yếu tố đầu vào và các khoản chi phí của Xí nghiệp tăng cao.
3.5 NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA XÍ NGHIỆP KINH DOANH XĂNG DẦU AN BÌNH TRIỂN CỦA XÍ NGHIỆP KINH DOANH XĂNG DẦU AN BÌNH
3.5.1 Thuận lợi
- Được sự chỉ đạo trực tiếp và sự quan tâm của Ban Giám đốc Công ty tập trung giải quyết các công việc trọng tâm và trọng điểm đạt kết quả tốt.
- Lãnh đạo tốt công tác dự báo thông tin giá xăng dầu trong và ngoài nước. Tập trung theo dõi sát diễn biến thị trường giá bán ra trên địa bàn tỉnh Kiên Giang.
- Được sự ủng hộ của ngành, các cấp trực thuộc Công ty.
- Lãnh đạo tốt công tác tư tưởng, tạo được sự đồng thuận cao, đoàn kết luôn giữ vững, xây dựng tổ chức ổn định, góp phần kiểm soát tốt các mặt công tác trong lãnh đao điều hành đơn vị.
- Tham gia đấu thầu đạt kết quả tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều hành kinh doanh.
- Công tác đầu tư xây dựng cơ bản hệ thống bán lẻ cũng được lãnh đạo Công ty chú trọng quan tâm định hướng phát triển mang tính bền vững cho ngành hàng.
- Sau hơn 9 năm hoạt động Xí nghiệp đã tạo được sự tín nhiệm từ phía khách hàng, vì thế uy tín của Xí nghiệp ngày một nâng cao.
3.5.2 Khó khăn
- Nguồn nhân lực cán bộ hiện chưa đáp ứng yêu cầu phát triển của Xí nghiệp.
- Trong năm giá bán lẻ dầu do cao hơn giá bán của các nước lân cận diễn ra trên biển cũng làm giảm sản lượng của nhóm khách hàng tàu đánh bắt so với cùng kỳ. Bên cạnh đó, các đối thủ cạnh tranh giá bán cho các đại lý trên