Hiện nay, Công ty Xây lắp và Vật tư Xây dựng I sử dụng hai tài khoản để hạch toán các khoản tiền công, tiền lương của công nhân viên. Đó là TK 331 - Phải trả cho người bán và TK 334 – Phải trả công nhân viên.
- TK 334 – Phải trả công nhân viên được áp dụng đối với số công nhân trực tiếp trong danh sách, công nhân gián tiếp và bộ máy quản lý Công ty. Khi đã thanh toán, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334
- TK 331 – Phải trả cho người bán được áp dụng đối với số công nhân trực tiếp thuê ngoài. Khi nhận được bảng thanh toán khối lượng thuê ngoài của từng đội sản xuất, ở từng công trình kế toán sẽ ghi vào bảng kê chi tiết và ghi sổ kế toán theo định khoản:
Nợ TK 622 (chi tiết theo từng đối tượng) Có TK 331 (chi tiết)
Khi đã thanh toán kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 331 (chi tiết)
Có TK 111
Với cách hạch toán như trên của Công ty Xây lắp và Vật tư Xây dựng I vẫn đảm bảo tính đủ cho chi phí nhân công trực tiếp. Nhưng việc theo dõi phần thanh toán cho công nhân viên sẽ gặp một số khó khăn vì cùng một lúc, kế toán Công ty phải theo dõi những khoản thanh toán, tạm ứng, những khoản chưa thanh toán cho công nhân viên trên cả hai TK. Như vậy, gây nhiều phiền hà cho việc ghi sổ, mặt khác TK 331 không chỉ bao gồm khoản phải trả tiền công cho công nhân thuê ngoài mà còn nhiều khoản khác (như chi phí thuê máy chưa trả tiền,…).
Do vậy, để thuận tiện cho việc thanh toán với công nhân viên, kế toán Công ty nên sử dụng chung một tài khoản là TK 334 – Phải trả công nhân viên. Khi đó, đối với chi phí nhân công thuê ngoài khi nhận được bảng thanh toán khối lượng thuê ngoài, kế toán Công ty ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 622 (chi tiết theo từng đối tượng) Có TK 334 (chi tiết)
Khi thanh toán tiền công cho công nhân thuê ngoài, kế toán sẽ ghi theo định khoản: Nợ TK 334
Có TK 111
Ngoài ra, việc tính chi phí tiền lương cho công nhân trực tiếp sản xuất nhất là đội ngũ thợ bậc cao, Công ty nên có chế độ đãi ngộ thích hợp. Hơn nữa, để khuyến khích họ trong công việc nhằm tăng năng suất lao động và họ ổn định tư tưởng gắn bố với công việc và với Công ty. Công ty cũng nên có sự thay đổi đơn giá tiền lương sao cho phù hợp năng lực của mỗi người, mỗi công nhân có bậc thợ khác nhau, có hệ số khác nhau.
Việc giao khoán công việc mà cấp bậc công nhân phù hợp với cấp bậc công việc sẽ đảm bảo công việc hoàn thành theo đúng tiến độ, đảm bảo yêu cầu chất lượng và sẽ tránh được tình trạng công việc phải phá đi làm lại tiêu hao chi phí nhân công làm tăng giá thành công trình.