kho cho chủ hàng
Cơ sở của giải pháp
Nằm ở cuối quy trình giao nhận, khâu vận chuyển nội địa cũng làm phần quan trọng, có thể mang lại thêm doanh thu, uy tín cho công ty. Với việc có kế hoạch, sự chuẩn bị tốt cho khâu vận chuyển nội địa và giao hàng cho chủ hàng, ngoài việc tiết kiệm chi phí, còn đảm bảo cho công ty giảm bớt rủi ro ở khâu cuối cùng này.
Điều kiện thực hiện
Để thực hiện được khâu vận tải nội địa này công ty cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng đồng thời phải tổ chức tốt quá trình chuyên chở thì mới đảm bảo an toàn cho hàng hóa cũng như tiến độ thời gian giao hàng.
Nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của háng hóa cần vận chuyển:
Việc tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hóa cần vận chuyển đến cho chủ hàng nhập khẩu có một ý nghĩa hết sức quan trọng, bởi vì nếu như không nắm bắt hiểu rõ được quá trình vận chuyển và làm cho hàng hóa dễ biến chất, hư hỏng, đổ vỡ. Đối với với những mặt hàng khô như sắt, thép, xi măng, bông vải sợi, nguyên phụ liệu..thì những đặc tính riêng biệt của những loại hàng hóa này dễ bị nhận biết. Việc dùng phương tiện nào? Nếu hàng hóa bị hư hỏng, biến chất, có thể không sử dụng được nữa, mà lúc này hàng hóa đã được thông quan, trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vân chuyển thuộc về công ty, do vậy công ty phải bồi thường thiệt hại cho chủ hàng nhập khẩu, tất nhiên khi đó uy tín của công ty sẽ bị giảm sút hoặc thua lỗ kinh doanh.
Ví dụ: đối với loại hàng hóa đông lạnh thì khi dở hàng khỏi tàu phải có ngay phương tiện chuyên dụng để chuyên chở container đông lạnh hay đối với một số loại hàng hóa tươi sống khác thì nhiệt độ cần phải được giữ ở mức bao nhiêu để đảm bảo cho hàng hóa không bị hư hỏng, giảm chất lượng, cần phải tìm hiểu xem khi hàng hóa chở trên tàu ngoài biển do trên biển có nhiều hơi nước nhiệt độ lại không cao thì hàng hóa được giữ ở mức a0C, chẳng hạn khi vào bờ thì hơi nước ít đi, nhiệt độ lại tăng lên
hóa không? Đối với các loại hàng hóa tươi sống nghĩa là chúng còn dưỡng khí hút CO2
và nhả khí O2 , vì vậy điều kiện nhiệt độ cũng như giữ cho vi khuẩn không thể xâm nhập là hết sức quan trọng để đảm bảo hàng hóa không bị giảm chất lượng và được phép lưu thông trên thị trường.
Hay đối với các loại háng hóa dễ gãy vỡ hư hỏng thì cách sắp xếp chèn lót khi xếp hàng lên phương tiện là như thế nào, trọng tải tối đa đối với loại hàng hóa đó xe được phép chở bao nhiêu để khi vận chuyển có xảy ra va đập thì hàng hóa sẽ không bị vỡ, cách sắp xếp lên phương tiện ra sao để vận chuyển thì không phải là việc khó khăn.
Vì vậy việc tồ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng của hàng hóa để bố trí sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức quá trình chuyên chở sẽ đảm bảo cho công ty thực hiện tốt khâu cuối cùng của nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu, không xảy ra những rủi ro đáng tiếc.
Chuẩn bị nhân công, kho bãi phương tiện để phục vụ tốt quá trình vận chuyển
Đồng thời với quá trình làm thủ tục nhận hàng nhập khẩu thì công ty cần phải có sự chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dỡ, lưu kho hoặc vận chuyển thẳng hàng nhập khẩu đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thỏa thuận. Tuy nhiên cần xác định tính hợp lý của từng lô hàng trong việc lưu trữ ở vị trí kho bãi nào để thuận tiện nhất cho việc xếp dỡ và nâng hạ hàng hóa để vận chuyển.
Nếu hàng hóa được dỡ tại bãi cảng mà không cần phải lưu kho thì công ty sẽ phải tiến hành điều xe vận tải đến cảng xếp hàng lên xe để chở hàng đến cho nhà nhập khẩu.
Giám đốc công ty phải lập kế hoạch trước về tình hình điều độ đội xe của công ty, vì trong cùng một ngày sẽ có nhiều lô hàng, giám đốc cần có kế hoạch cụ thể để tiết kiệm chi phí, phù hợp tuyến đường từng xe đi qua và thời gian phù hợp với sự thỏa thuận với các chủ hàng. Tuy nhiên đội xe của công ty khá ít, vì thế việc lựa chọn thuê xe vận tải ngoài là điều hợp lý, có thể đáp ứng hết mọi lô hàng hàng trong ngày, đảm bảo tình hình thực hiện hợp đồng cho các chủ hàng.
Hiện nay, Thành phố Hồ Chí Minh có rất nhiều các hãng vận tải lớn, chuyên nghiệp chở container, hàng hóa XNK như Tân Cảng, Thành Hưng, Gematrans, Trọng Tấn… đây là các hãng thuộc hàng ngũ đại gia trên thị trường vận tải nội địa với đội ngũ phương tiện hiện đại chuyên dụng và đội ngũ lái xe giàu kinh nghiệm…với những yếu tố như vậy họ có đầy đủ khả năng đảm bảo tiến độ giao hàng và độ an toàn cao, bên cạnh đó cũng có khá nhiều các hãng vận tải nhỏ trên thị trường vận tải cũng có chức năng tương tự như do chưa có được uy tín trên thị trường vận tải nên để cạnh tranh với các hãng lớn, họ đã hạ cước phí cận tải xuống chỉ còn 2/3 hoặc ¾ các hãng lớn. Vậy thì công ty nên lựa chọn hãng nào để vận chuyển hàng đến cho người nhập khẩu, các hãng lớn với phương tiện hiện đại, đội ngũ lái xe giàu kinh nghiệm nên cước phí cao, hay các hãng nhỏ tuy chưa có uy tín nhưng khả năng vận chuyển cũng tương đối tốt và khá an toàn với cước phí thấp.
Trong các hợp đồng mua bán ngoại thương giá trị của các hợp đồng là tương đối lớn, việc mua bảo hiểm cho hàng hóa khi vận chuyển trên chặng chính là điều tất yếu. Vậy thì trong khâu vận tải nội địa cũng vậy. Giá trị của một container hàng có thể rất
lớn lên đến vài chục tỉ đồng và bằng cả gia sản của một hãng vận tải nhỏ. Vì vậy không thể có một sự lựa chọn không chắc chắn trong việc thuê phương tiện vận tải nội địa mặc dù cước phí thấp có thể nâng cao được lợi nhuận cho công ty hoặc làm lợi cho nhà nhập khẩu. Đồng ý rằng trong kinh doanh “những lĩnh vực nào có rủi ro cao bao nhiêu thì khi thành công lợi nhuận sẽ được nhiều bấy nhiêu”. Nhưng với một công ty làm dịch vụ như Gia Vũ thì không thể theo lý thuyết đó được. Sự an toàn trong vận chuyển đảm bảo được tiến độ giao hàng nhập khẩu phải được đặt lên hàng đầu và đó sẽ là cơ sở để công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả hơn trên thị trường nói chung và lĩnh vực kinh doanh dịch vụ XNK nói riêng.
Tuy nhiên để đảm bảo trong quá trình vận chuyển và nếu không may gặp rủi ro trên đường thì trong khi ký hợp đồng vận tải với các hãng vận tải nội địa, công ty cần phải thỏa thuận về những điều khoản quy định về mức bồi thường tổn thất nếu như người vận tải gây ra tổn thất cho hàng hóa. Ngoài ra để tăng thêm sự an toàn và bảo đảm thỉ công ty có thể yêu cầu người nhập khẩu mua bảo hiểm cho chặng này hoặc công ty có thể thay người nhập khẩu mua bảo hiểm cho hàng hóa trong chặng này và thỏa thuận giá cước dịch vụ hợp lý với chủ hàng nhập khẩu.
Nếu do những thủ tục nào đó chưa được hoàn tất, hàng nhập khẩu chưa được thông quan, việc lưu hàng tại cảng lâu ngày sẽ bất lợi, chi phí sẽ cao hơn cả chi phí vận tải hàng về kho của công ty cũng như chi phí lưu kho, thì khi đó công ty nên làm đơn xin phép HQ đưa hàng về kho riêng của công ty lưu giữ chờ hoàn thành thủ tục thông quan cho hàng hóa, sau đó sẽ tổ chức vận chuyển hàng hóa đến cho chủ hàng.
Hàng hóa được lưu trữ tại kho riêng của công ty phải được an toàn, kho bãi phải được chuẩn bị tốt, đủ tiêu chuẩn phù hợp với những điều kiện kỹ thuật bắt buộc áp dụng đối với từng loại hàng hóa đã được nghiên cứu tìm hiểu. Phải có đội ngũ bảo vệ kho hàng nghiêm ngặt, vì lúc này hàng hóa chưa được thông quan, mọi sự mất mát xảy ra thì không những công ty phải bồi thường cho người nhập khẩu mà còn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Tham khảo đặc điểm hoạt động của một số hãng vận tải nội địa làm cơ sở lựa chọn hãng vận tải nội địa
Công ty Gia Vũ
Đây là công ty vừa làm dịch vụ giao nhận vừa có đội xe chuyên dụng chuyên chở hàng hóa bằng container. Bãi xe công ty nằm trên tuyến đường ra vào cảng Cát Lái, rất thuận tiện cho việc mượn và giao trả container, giá cước dịch vụ vận tải nội địa của Gia Vũ trung bình 1.800.000đ/1 container 20’; 3.300.000đ/1 container 40’ (trong khu vực Thành phố Hồ Chí Minh)
Công ty Thành Hưng
Công ty Thành Hưng rất có uy tín trong vận tải nội địa, họ có đội xe chuyên dụng, chuyên chở container và xe tải chuyên chở hàng lẻ. Giá cước dịch vụ vận tải khu vực Thành phố Hồ Chí Minh trung bình vào khoảng 2.100.000đ/1 container 20’; 3.800.000đ/1 container 40’.
Công ty Gematrans
Cũng như Thành Hưng, Gematrans có uy tín trong ngành vận tài nội địa, được nhiều khách hàng tin dùng. Giá cước vận tải khu vực Thành phố Hồ Chí Minh trung bình khoảng 2.000.000đ/1 container 20’; và 3.600.000đ/1 container 40’.
Công ty Tân cảng
Tân cảng cũng có một đội xe rất chuyên nghiệp, úy tín rất tốt trong ngành. Có bãi xe gần cảng Cát Lái, phục vụ tốt cho vận tải. Họ có phương tiện nâng hạ, xếp dỡ container chuyên dụng, lợi thế của Tân Cảng là cung cấp dịch vụ nhân công cho việc đóng hàng hoặc rút hàng ra khỏi container khi việc đóng rút hàng không thể thực hiện bằng máy móc. Giá cước khu vực Thành phố Hồ Chí Minh trung bình khoảng 2.100.000đ/1 container 20’ và 3.700.000đ/1 container 40’.
Công ty Trọng Tấn
Cũng là một công ty lớn trong ngành, có đội xe tốt, chất lượng, được nhiều sự tin dùng. Giá cước khu vực Thành phố Hồ Chí Minh trung bình khoảng 2.000.000đ/1 container 20’ và 3.600.000đ/1 container 40’.
Lược qua những thông tin từ các công ty trên ta có thể bước đầu sơ bộ chọn được những công ty vận tải nội địa tùy từng trường hợp nhất định như: Chẳng hạn hàng hóa cần nhiều nhân công bốc xếp tháo dỡ khỏi container thì Tân Cảng là ưu tiên hàng đấu. Bởi vì Tân Cảng cung cấp dịch vụ đầy đủ về phương tiện cũng như nhân công phục vụ vận chuyển xếp dỡ hàng hóa khỏi container, giá cước mang tính cạnh tranh nganh với các công ty còn lại. Do đó Tân Cảng sẽ có lợi hơn các hãng khác trong trường hợp này. Còn trong trường hợp tàu vận chuyển hàng trong chặng vận tải chính là tàu OOCL, do Gematrans làm đại lý thì công ty nên lựa chọn dịch vụ vận tải nội địa của Gematrans. Bởi vì ngoài các dịch vụ khác tương tự các công ty nói trên thì khi sử dụng dịch vụ của Gematrans và hàng được chở trên tàu do Gematrans làm đại lý thì việc giao trả container rộng thuận tiện (việc giao trả container ngay sau khi rút hàng và giao luôn cho chủ xe) đôi khi không phải đóng phí vệ sinh container.
Tuy nhiên để có thể lựa chọn khách quan và khoa học. Công ty cần phải phân tích so sánh các yếu tố khác nhau (không nên chỉ đơn thuần căn cứ vào giá cước chuyên chở, dịch vụ mà hãng vận tải cung cấp để lựa chọn như thực tế hiện nay). Đối với công ty, mỗi yếu tố có một tầm quan trọng khác nhau trong mỗi trường hợp cụ thể. Trong khi đó hãng vận tải có những điểm mạnh và yếu riêng. Vì vậy công ty cần phải biết kết hợp tầm quan trọng của mỗi yếu tố với khả năng của mỗi hãng trong việc đáp ứng các yếu tố đó để so sánh lựa chọn.
Tổ chức quá trình vận chuyển
Sau khi container, hàng lên phương tiện vận tải, cần phải có một nhân viên cùng áp tải hàng hóa trong khi vận chuyển trên đường để cùng giám sát, hổ trợ cho lái xe trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại. Nhân viên áp tải hàng phải luôn giữ liên lạc với công ty để thông báo về tình hình vận chuyển. Khi gặp khó khăn cần phải liên lạc với công ty để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo công ty trong việc xử lý tình huống khó khăn, trở ngại đó.
Trong quá trình vận chuyển nhân viên áp tải hàng phải yêu cầu lái xe thực hiện nghiêm ngặt những yêu cầu kỹ thuật, an toàn trong lái xe để hạn chế mọi rủi ro có thề xảy ra.
Giao hàng cho chủ hàng
Đây là khâu cuối cùng trong quá trình vận chuyển nội địa này. Khi hàng hóa đã được chuyển đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng nhập khẩu. Nhân viên áp tải hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho chủ hàng và phải lập biên bản giao hàng theo đúng khối lượng, chất lượng lúc giao hàng. Nhân viên áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người đại diên chủ hàng ký vào biên bản giao hàng vì đây sẽ là cơ sở đề công ty đòi tiền cước phí giao nhận của người ủy thác. Nhân viên áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người ủy thác sau đó giao lại cho công ty.
Trong quá trình dỡ hàng giao cho người nhập khẩu thì nhân viên áp tải có thể yêu cầu chủ hàng giúp đỡ về phương tiện nâng hạ hàng hoặc dỡ hàng đưa vào kho. Việc này còn tùy thuộc vào thỏa thuận giữa công ty và chủ hàng trong hợp đồng ùy thác xem việc dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải là do người nhập khẩu làm hay công ty tự làm.
Sau khi hoàn thành việc giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu thì công ty mới thực sự hoàn thành nhiệm vụ và hết trách nhiệm đối với hàng hóa.
Tóm lại, công tác vận chuyển hàng nhập khẩu đến cho chủ hàng nhập khẩu đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành công của mỗi thương vụ ủy thác giao nhận của công ty. Nó tuy là khâu cuối cùng dễ thực hiện nhất trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container nhưng nếu không xác định đúng tầm quan trọng của công tác này thì công ty sẽ không đảm bảo được tiến độ thực hiện hợp đồng ủy thác. Và nếu không may xảy rủi ro xuất phát từ sự chuẩn bị không tốt của công ty thì công ty còn phải bồi thường thiệt hại cho nhà nhập khẩu trong khi giá trị của một lô hàng nhập khẩu không phải là con số nhỏ. Khi đó có thể làm cho công ty thua lỗ và giảm uy tín vốn có trong kinh doanh dịch vụ XNK của mình.
Kết quả đạt được
Giảm thiểu chi phí, tăng lợi nhuận
Đảm bảo hàng hóa đúng, đủ về chất lượng vào số lượng Giảm thiểu rủi ro cho công ty
Tạo được uy tín trong mắt khách hàng