Tồn tại những khuyết điểm trên là do nhiều yếu tố tác động:
Những chậm trễ trong việc giao nhận đang trở thành vấn đề nghiêm trọng. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự chậm trễ:
- Chủ hàng nhập khẩu gửi không đủ các chứng từ cần thiết, gửi chứng từ chậm. Do họ không rành về nghiệp vụ giao nhận
- Các sai sót về những thông tin trên chứng từ, chẳng hạn tên địa chỉ công ty, tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá.
- Chậm trễ trong việc làm thủ tục ở từng khâu (kiểm hóa, lấy mẫu, in phiếu EIR…)
- Một nhân viên giao nhận phải đảm nhiệm 1 lô hàng riêng, như vậy phải làm tất cả từ đăng ký, nhận chứng từ từ khách hàng, trung tâm kiểm định chất lượng, lấy D/O…đến khi giao hàng cho khách hàng.
- Khi nhận bộ chứng từ không kiểm tra kỹ các thông tin cần thiết. Ví dụ như: ngày tàu đến, thời gian miễn lưu kho lưu bãi…
Về kế hoạch, sự chuẩn bị cho công tác giao nhận. Đội ngũ, kế hoạch xe vận chuyển hàng hóa về kho cho chủ hàng chưa chuẩn bị từ trước, đến ngày làm thủ tục tại càng mới liên hệ đối tác vận tải khi xe của công ty đang dùng cho việc chuyên chở khác. Đồng thời, khi làm việc với đối tác vận tải, còn chủ quan do quen biết nên không có hợp đồng qui định quyền hạn, nghĩa vụ cụ thể rất dễ gây tranh chấp. Việc xác nhận tình trạng hàng hóa khi giao cho đối tác vận tải, và khi giao cho khách hàng chưa có giấy tờ chứng nhận, dễ gây tranh chấp khi có sự cố phát sinh.
Về cơ sở, vật chất, phương tiện vận tải. Lượng xe kéo và xe tải vẫn còn ít chưa đáp ứng hết lượng hàng công ty, chỉ lựa chọn một trong hai đối tác vận tải quen mà chưa xem xét đến các những lợi ích khác mà các nhà vận tải khác mang lại
như độ an toàn, công nhân bốc xếp, vị trí phù hợp cho nhận container hàng và trả container rỗng.
Về dịch vụ của công ty. Việc hỗ trợ khách hàng trong khâu chưng từ, tư vấn, hướng dẫn họ chưa thực sự tốt, vì khách hàng đôi khi họ không nắm về thủ tục xuất nhập khẩu nên gửi chứng từ chậm, thiếu. Gió dịch vụ, giá cước chào khách hàng chưa xem xét kỹ lưỡng.
Về con người là yếu tố quan trọng tác động đến quy trình. Nhân viên trẻ, nhiệt huyết nhưng chuyên môn chưa cao,đôi khi vẫn mắc những sai lầm làm chậm tiến trình. Việc bố trí, sắp xếp nhân viên chưa có kế hoạch phù hợp để có thể đáp ứng nhiều lô hàng.
Chưa có kế hoạch tính toán cụ thể về chi phí cho dịch vụ giao nhận, nhân công, các khoản phí phát sinh trong quá trình làm hàng.
Khắc phục được những nguyên nhân tồn tại trên công ty có thể tiết kiệm được chi phí, tăng lợi nhuận, nâng cao uy tín, hạn chế được những tủi ro trong công tác giao nhận.
TÓM TẮT CHƯƠNG II
Công ty TNHH TM - DV Vận tải Gia Vũ – một công ty trẻ, đầy tiềm năng, với đội ngũ nhân viên trẻ chuyên nghiệp và năng động cũng ban lãnh đạo nhiều kinh nghiệm trong ngành.
Công ty TNHH Gia Vũ từ khi thành lập đến nay, hoạt động chính trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, những kết quả mà công ty đã đạt được trong những năm qua đã nói lên hướng đi đúng đắn của công ty, và đang dần dần phát triển nâng lên tầm cao mới.
Với việc phân tích thực tế cụ thể một quy trình nhập khẩu theo phương thức FCL/FCL đã cho thấy một cái nhìn tổng quan, cụ thể từng bước của quy trình giao nhận để từ đó thấy được những bất cập trong quy trình và có những giải pháp cho quy trình hoàn thiện.
CHƯƠNG III:
Giải pháp và kiến nghị giúp hoàn thiện quy trình giao nhận nguyên container nhập khẩu
bằng đường biển