5. Kết cấu của bài khóa luận
2.2.1.4. Làm thủ tục Hải quan cho lô hàng
Thực hiện khai hải quan điện tử cho lô hàng
↓
Đăng kí mở tờ khai tại cơ quan hải quan ↓
Kiểm tra thực tế hàng hóa ↓
Phúc tập hồ sơ khai báo hải quan
Sơ đồ 2.3 Quy trình làm thủ tục hải quan cho lô hàng
(Nguồn: Phòng giao nhận-Công ty IPO Logistics)
2.2.1.4.1 Thực hiện khai hải quan điện tử cho lô hàng
- Ngƣời phụ trách: Anh. Phạm Ngọc Tân - Ngƣời quản lý: Anh. Trần Hữu Tính
- Gặp vấn đề ngƣời xử lý: Anh. Trần Hữu Tính
Hiện nay, tất cả các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm khai báo trực tiếp qua mạng điện tử qua phần mềm ECUS5 VNACC của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn.
Chuẩn bị hồ sơ (các chứng từ) cần thiết: trƣớc khi khai tờ khai hải quan chúng ta cần có những giấy tờ cần thiết sau:
+ House Bill of Lading. + Hóa đơn thƣơng mại. + Bảng kê chi tiết hàng hóa. + Hợp đồng sao y bản chính.
Tiến hành khai tờ khai hải quan điện tử. - Cách khai đƣợc thể hiện ở Phụ lục L trang 77 - 87
- So với thủ tục hải quan truyền thống thì thủ tục hải quan điện tử mang lại những thuận lợi cho doanh nghiệp và cho hải quan nhƣ sau:
Doanh nghiệp:
Thực hiện thủ tục hải quan điện tử mang lại những lợi ích khá cụ thể:
- Một là, thực hiện thủ tục hải quan điện tử sẽ giúp giảm chi phí và tiết kiệm thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp do doanh nghiệp chỉ cần khai thông tin tờ khai điện tử và gửi đến cơ quan Hải quan cửa khẩu để làm thủ tục đăng ký tờ khai hải quan (khai báo hải quan). Nếu hàng hóa thuộc luồng xanh (hàng hóa miễn kiểm tra thực tế) thì doanh nghiệp chỉ cần tiếp xúc với cơ quan hải quan ở khâu đóng dấu hoàn thành thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. Đối với hàng hóa thuộc luồng vàng và đỏ thì thủ tục cũng không quá phức tạp. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại làm thủ tục, thông qua đó tăng cƣờng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Hai là, các quy định, chính sách liên quan đƣợc công bố trên website Hải quan. Việc này giúp cho doanh nghiệp chủ động trong các hoạt động xuất nhập khẩu của mình, trong đó có việc làm thủ tục hải quan.
- Ba là, đối với những doanh nghiệp là thƣơng nhân ƣu tiên đặc biệt còn đƣợc hƣởng những lợi ích nhƣ đƣợc sử dụng tờ khai hải quan tạm để giải phóng hàng; đƣợc hoàn thành thủ tục thông quan trên cơ sở sử dụng tờ khai điện tử một lần/1 tháng cho tất cả hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thƣờng xuyên với cùng một đối tác, cùng một loại hình xuất khẩu, nhập khẩu, đã đƣợc giải phóng hàng theo các tờ khai tạm; đƣợc kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa tại trụ sở của thƣơng nhân ƣu tiên đặc biệt hoặc tại địa điểm khác do thƣơng nhân ƣu tiên đặc biệt đăng ký, đƣợc cơ quan hải quan chấp nhận; đƣợc thực hiện thủ tục hải quan điện tử trong thời gian 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần.
Nhà quản lý ( Hải quan): giúp nâng cao chất lƣợng cán bộ hải quan với trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao và tinh thần phục vụ doanh nghiệp văn minh, lịch sự, có kỷ cƣơng, kỷ luật và trung thực, v.v… từ đó dễ dàng quản lý tình
trạng tờ khai với số lƣợng lớn mà vẫn bảo đảm không thất thu ngân sách của nhà nƣớc.
Bƣớc 1: Đăng ký và sử dụng chƣơng trình ↓
Bƣớc 2: Thiết lập hệ thống trƣớc khi khai báo ↓
Bƣớc 3: Đăng ký tờ khai nhập khẩu mới (IDA) ↓
Bƣớc 4: Khai trƣớc thông tin tờ khai ↓
Bƣớc 5: Đăng ký tờ khai với cơ quan HQ (IDC) ↓
Bƣớc 6: In tờ khai và các chứng từ khác
Sơ đồ 2.4: Các bƣớc lên tờ khai hải quan điện tử phần mềm ECUS5/VNACCS
(Nguồn: Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn)
- Sau khi điền đầy đủ thông tin tờ khai và bấm nút GHI thì mục khai báo sẽ sáng lên và ta bấm khai báo để truyền thông tin đến Hải quan điện tử cảng Cát Lái. Sau đó dữ liệu sẽ truyền đi và bấm nút Lấy phản hồi từ Hải quan thì hệ thống sẽ trả về kết quả giao dịch trong đó có số tiếp nhận, số tờ khai, kết quả phân luồng, thông tin thuế. Lúc này tờ khai sẽ hiện số tờ khai và kết quả phân luồng nhƣ sau:
- Mức 1 (luồng xanh): Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. - Mức 2 (luồng vàng): kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Mức 3 (luồng đỏ): kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa. Có 3 mức độ kiểm tra thực tế hàng hóa nhƣ sau:
+ Mức 3a: kiểm tra toàn bộ lô hàng.
+ Mức 3b: kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận đƣợc mức độ vi phạm.
+ Mức 3c: kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận đƣợc mức độ vi phạm.
Nhân viên tiến hành in ra 2 tờ khai bản chính: một tờ để mở tờ khai một tờ để đóng thuế .
Lƣu ý: Trong trƣờng hợp lên tờ khai mà bị sai, thì anh Tính sẽ làm công văn hủy tờ khai theo mẫu số 04/HTK/GSQL hay tờ khai cần bổ sung, sửa đổi thì theo mẫu 03/KBS/GSQL để tránh trƣờng hợp sau này Hải quan phát hiện doanh nghiệp không hủy tờ khai hay không sửa, bổ sung thì những lô hàng sau sẽ rơi vào luồng vàng và đỏ và từ đó doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian và phát sinh chi phí khi làm hàng hơn.
2.2.1.4.2 Đăng kí mở tờ khai tại cơ quan Hải quan
- Ngƣời phụ trách:Anh. Nguyễn Kim Quang , Anh.Nguyễn Minh Tâm - Ngƣời quản lý: Anh. Phạm Ngọc Tân
- Gặp vấn đề ngƣời xử lý: Anh. Phạm Ngọc Tân
Sau khi khai báo các thông tin qua mạng Hải quan điện tử và lấy đƣợc các thông số tham chiếu, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa nhân viên giao nhận sẽ mang đầy đủ các chứng từ cần thiết đến chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng Tân Cảng Cát Lái tiến hành đăng kí mở tờ khai hải quan tại cảng. Trƣớc khi mở tờ khai hải quan tại cảng, nhân viên phối hợp với bộ phận chứng từ chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan để đi mở tờ khai dƣới cảng.
- Bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan gồm có: + Giấy giới thiệu. ( 1 bản chính )
+ Tờ khai hải quan nhập khẩu ( 2 bản chính) + Hợp đồng thƣơng mại (1 bản sao y bản chính). + Hóa đơn thƣơng mại (1 bản chính).
+ Vận đơn (1 bản sao y bản chính). + Phiếu đóng gói (1 bản chính)
+ Giấy nộp thuế cho ngân hàng nhà nƣớc. (1 bản sao)
Nhân viên giao nhận sẽ sắp xếp và kiểm tra lại hồ sơ lần cuối nếu thiếu một trong các giấy tờ trên nhân viên giao nhận có trách nhiệm bổ sung cho đầy đủ để nộp và mở tờ khai. Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ nộp bộ chứng từ đầy đủ cho cơ quan Hải quan kiểm tra, nếu có sai sót gì cán bộ Hải quan sẽ trả lại chứng từ cho nhân viên giao nhận sửa chữa bổ sung. Nếu bộ chứng từ không có sai sót, cán bộ Hải quan sẽ tiếp nhận
- Ở một số cảng khi đi đăng kí tờ khai Hải quan, nhân viên giao nhận phải lấy số thứ tự và ngồi chờ đến lƣợt của mình sẽ đƣợc phân vào quầy nào tại khu vực đăng
ký tờ khai hàng NK thì sẽ đến gặp cán bộ đăng ký ở quầy đó để mở tờ khai. Tuy nhiên ở cảng Cát Lái, khi đến mở tờ khai Hải quan, nhân viên giao nhận sẽ nhập mã số tờ khai lên máy tính chung đặt trƣớc quầy thủ tục để xem tờ khai của mình sẽ do cán bộ Hải quan nào tiếp nhận. Các bƣớc mở tờ khai diễn ra nhƣ sau:
- Nhân viên giao nhận nộp bộ hồ sơ Hải quan vào bộ phận đăng ký NK. Hải quan đăng ký sẽ nhập mã số thuế của doanh nghiệp để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai của doanh nghiệp trên hệ thống còn nợ thuế, kiểm tra ân hạn thuế và bảo lãnh thuế.
- Sau khi hoàn thành tiếp nhận và đăng ký hồ sơ, công chức Hải quan sẽ chuyển hồ sơ sang bộ phận tính thuế. Ở Hải quan cảng thì bên cạnh công chức Hải quan tiếp nhận hồ sơ sẽ có một công chức tính thuế ngồi bên cạnh và làm việc trực tiếp với bộ hồ sơ đó.
- Nếu tờ khai luồng xanh thì bộ phận tính thuế sẽ không kiểm tra lại nữa còn tờ khai luồng vàng, đỏ nên hồ sơ sẽ đƣợc tính giá trƣớc, sau đó chuyển qua tính thuế và bộ phận này sẽ đóng dấu lên lệnh hình thức. Sau khi hồ sơ đã qua bộ phận tính giá thuế thì bộ phận luân chuyển hồ sơ sẽ chuyển hồ sơ tới lãnh đạo chi cục duyệt và phân luồng lại mức độ kiểm tra cho lô hàng.
- Tiếp theo hồ sơ sẽ đƣợc luân chuyển cho từng bộ phận tƣơng ứng với việc phân luồng của tờ khai. Nếu luồng xanh chuyển cho cán bộ mở tờ khai ký thông quan, luồng vàng chuyển cho cán bộ giá thuế ký thông quan và tờ khai luồng đỏ nên hồ sơ sẽ chuyển cho cán bộ kiểm bộ kiểm tra chứng từ giấy và sau đó chuyển cho cán bộ kiểm hóa. Cán bộ Hải quan sẽ ghi lại kết quả kiểm tra chứng từ giấy vào “phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ”.
- Bộ phận luân chuyển hồ sơ sẽ ghi vào sổ theo dõi và ghi số tờ khai luồng đỏ cùng tên hai cán bộ kiểm hóa lên bảng thông báo bằng bằng màn hình LCD đặt ngay trƣớc quầy thủ tục. Nhân viên giao nhận sẽ theo dõi xem lô hàng mình thuộc trách nhiệm của cán bộ hải quan nào kiểm để liên hệ và tiến hành kiểm hóa.
- Hàng NK phải kiểm hóa có 3 mức độ kiểm hóa chi tiết nhƣ sau: + Kiểm tra toàn bộ lô hàng
+ Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận mức độ vi phạm.
+ Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận mức độ vi phạm.
2.2.1.4.3 Kiểm tra thực tế hàng hóa
- Ngƣời phụ trách: Anh. Nguyễn Kim Quang, Anh. Nguyễn Minh Tâm - Ngƣời quản lý: Anh. Phạm Ngọc Tân
- Gặp vấn đề ngƣời xử lý: Anh. Phạm Ngọc Tân
Trong trƣờng hợp tờ khai luồng đỏ, thì quy trình kiểm tra thực tế hàng hóa nhƣ sau: - Trƣớc khi kiểm tra thực tế hàng hóa thì nhân viên giao nhận phải làm thủ tục chuyển container từ bãi trung tâm về bãi kiểm hóa. Khi tàu cập cảng thì container sẽ đƣợc chuyển từ tàu vào bãi trung tâm. Do đó nhân viên giao nhận phải làm thủ tục chuyển container từ bãi trung tâm sang bãi kiểm hóa. Nhân viên giao nhận cầm 01 bản D/O copy đến khu vực điều độ cảng, nơi đăng ký kiểm hóa, rút hàng. Tại đây nhân viên điều độ sẽ kí tên, đóng dấu “Chuyển bãi kiểm hóa” lên D/O, đồng thời nhân viên giao nhận sẽ ghi ngày đăng kí kiểm hóa lên phiếu đăng ký kiểm hóa do nhân viên điều độ cấp. Sau đó nhân viên điều độ sẽ trả lại cho nhân viên giao nhận D/O và thông báo thời gian container đƣợc chuyển vào bãi sớm nhất. Ở cảng Cát Lái, thƣờng 1 đến 2 ngày sau ngày đăng ký “chuyển bãi” container sẽ đƣợc chuyển đến khu vực để kiểm hóa.Nắm bắt đƣợc điều này nhân viên giao nhận có thể ghi ngày đăng ký kiểm hóa sau ngày đăng ký chuyển bãi 1 đến 2 ngày.
- Tại bộ phận điều độ cảng đặt một máy tính để nhân viên giao nhận dò tìm vị trí container của mình. Trƣớc tiên, nhân viên giao nhận sẽ đánh số container và đoạn mã lệnh ví dụ: YMLU3489107/YM-CN1352709 vào máy tính để xem container của mình đã vào bãi trung tâm chƣa. Đoạn mã container ta có thể lấy ở tờ khai hải quan hoặc B/L. Sau khi tìm đƣợc vị trí container, nhân viên giao nhận phải kiểm tra tổng thể tình trạng bên ngoài của container xem có bị hƣ hỏng hay bóp méo không nhằm bảo đảm quyền lợi cho chủ hàng.
- Nhân viên giao nhận phải chủ động liên lạc với Hải quan kiểm hóa đƣợc phân công đến vị trí container còn nguyên niêm phong kẹp chì, đúng số seal, số container. Nhân viên giao nhận sẽ xuống bãi làm giấy cắt seal và liên hệ với công nhân cắt seal để cắt seal, mở container trƣớc sự giám sát của cán bộ Hải quan kiểm hóa. Hải quan kiểm hóa sẽ kiểm tra đối chiếu số container, số chì hãng tàu, số chì Hải quan, nếu phát hiện thấy số container, số chì không đúng (hoặc mất chì Hải
quan) thì phải lập biên bản và báo cáo ngay với lãnh đạo. Nếu số container, số chì đúng thì tiến hành mở container để kiểm hóa. Hải quan kiểm hóa sẽ tiến hành kiểm tra theo tỉ lệ 10% hàng hóa nhƣ đã đƣợc phân kiểm, cán bộ Hải quan có thể yêu cầu kiểm tra ở bất kì phần nào của lô hàng trong container. Dựa vào tờ khai hải quan, bản lƣợc khai hàng hóa mà Hải quan sẽ đối chiếu với những chi tiết nhƣ tên hàng, khối lƣợng, xuất xứ, mã HS… xem có đúng nhƣ thực tế đã khai hay không. Nếu đƣợc yêu cầu nhân viên giao nhận sẽ cung cấp thông tin với mục đích sử dụng cho Hải quan kiểm hóa. Khi mọi chi tiết phù hợp thì công đoạn kiểm hóa đã hoàn thành. - Khi kiểm hóa kết thúc, cán bộ kiểm hóa sẽ ghi vào tờ khai, nói rõ cách kiểm hóa, kết quả nhận xét “về số lƣợng, nhãn hiệu, trị giá hàng và thuế suất áp dụng” vào tiêu chí 35 trên tờ khai. Sau đó bộ chứng từ đƣợc chuyển sang bộ phận duyệt giá và tính thuế, phúc tập tờ khai. Đồng thời Hải quan kiểm hóa sẽ ghi lại nội dung thực tế kiểm hóa vào phiếu ghi kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau khi kiểm hóa nhân viên giao nhận phải mua seal để khóa cửa container lại, tránh tình trạng mất hàng.
2.2.1.4.4 Phúc tập hồ sơ khai báo hải quan
- Ngƣời phụ trách: Anh. Trần Kim Quang, Anh. Nguyễn Minh Tâm - Ngƣời quản lý: Anh. Phạm Ngọc Tân
- Gặp vấn đề ngƣời xử lý: Anh. Phạm Ngọc Tân
Trƣớc khi hoàn thành thủ tục hải quan, bộ hồ sơ hải quan sẽ đƣợc chuyển cho bộ phận phúc tập hồ sơ để kiểm tra sơ bộ về:
- Sự đầy đủ, đồng bộ (số loại, số lƣợng, hình thức) các chứng từ của hồ sơ hải quan. - Toàn bộ công việc phải làm đƣợc thể hiện trên hồ sơ hải quan trong quá trình thông quan của ngƣời khai hải quan, của công chức hải quan xem đã thực hiện đầy đủ và đúng quy định chƣa.
- Sự hợp lệ của các chứng từ (về hình thức và nội dung chứng từ, chữ ký, dấu, trình tự thời gian, chứng từ không bị tẩy xoá, sửa đổi nội dung, thay thế hoặc có dấu hiệu giả mạo), kết quả tính thuế nhập khẩu , xử lý (nếu có).
Nếu bộ hồ sơ hợp lệ và không phát hiện nghi vấn, sai sót nào, Đội phó phúc tập hồ sơ sẽ đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” trên đó ghi rõ Cục, Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục và ngày hòan tất thủ tục thông quan.
- Tờ khai hàng nhập khẩu (bản lƣu ngƣời khai hải quan): để đảm bảo tính hợp lệ của tờ khai cần lƣu ý kiểm tra lại trên tờ khai phải có đầy đủ chữ ký và dấu của các cán bộ hải quan tham gia vào giai đoạn thủ tục hải quan nhƣ: