5. Kết cấu của bài khóa luận
1.3.3.2.Nếu là hàng lẻ (LCL):
Chủ hàng mang vận đơn hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của ngƣời gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFR quy định và làm các thủ tục nhƣ trên.
TÓM TẮT CHƢƠNG 1
Chƣơng 1 của đề tài đã đƣợc nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề cơ bản sau:
- Thứ nhất, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu giữ vị trí quan trọng trong hệ thống vận tải phục vụ nền kinh tế quốc dân. Đây là phƣơng thức vận tải tiên tiến đã và đang mang lại hiệu quả cao trong chuyên chở. Chính vì vậy, mà ta thấy đƣợc tầm quan trọng và trách nhiệm của ngƣời làm công tác giao nhận cũng nhƣ sự cần thiết của công tác giao nhận đối với sự phát triển của các doanh nghiệp kinh doanh XNK nói riêng và của nền kinh tế nói chung.
- Thứ hai, luật quốc tế và luật của từng quốc gia có ảnh hƣởng trực tiếp đến tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp giao nhận vận tải. Vì vậy, hoạt động giao nhận vận tải đòi hỏi các nhà quản lý, các nhà kinh doanh phải quan tâm và nắm vững luật pháp: luật quốc tế, luật của từng quốc gia, mà ở đó doanh nghiệp đã và sẽ hoạt động.
- Thứ ba, việc sử dụng container vào hoạt động XNK đã mang đến nhiều lợi ích cho chủ hàng, chủ tàu và đại lý vận tải. Vì vậy mà vận tải container tuy mới ra đời so với lịch sử phát triển của vận tải đƣờng biển, song tốc độ phát triển khá nhanh. Để tạo khả năng áp dụng phƣơng thức giao nhận hiện đại này, nhiều nƣớc trên thế giới đã xây dựng đội tàu chuyên dụng có trọng tải lớn để chuyên chở. Xây dựng các cảng container với các trang thiết bị xếp dỡ hiện đại, tự động hóa cùng với hệ thống kho cảng, bến bãi đầy đủ tiện nghi nhằm khai thác triệt để ƣu thế của giao nhận hàng hóa.
- Cuối cùng, hiểu đƣợc quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đối với hàng phải lƣu kho, bãi, cảng và đối với hàng không phải lƣu kho, bãi, cảng trên lý thuyết nhƣ thế nào.
Để hiểu rõ hơn, chúng ta sẽ tìm hiểu về thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu vận chuyển bằng container của Công ty IPO Logistics làm dịch vụ cho khách hàng là nhà nhập khẩu, cụ thể là hàng hóa đóng trong container đƣợc vận chuyển từ cảng về kho nhà nhập khẩu.
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ IPO LOGISTICS 2.1. Giới thiệu công ty TNHH Thƣơng Mại và Dịch Vụ IPO Logistics
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty.
Trong xu thế toàn cầu hoá nhƣ hiện nay, nền kinh tế thị trƣờng đang chuyển biến mạnh mẽ, thế giới ngày càng tiến đến tiến trình hội nhập, hòa nhập cùng xu hƣớng toàn cầu hóa của thế giới, Việt Nam đã từng bƣớc gia nhập các tổ chức quốc tế. Ngày 01/01/2012, nƣớc ta đã chính thức trở thành thành viên chính thức thứ 150 của tổ chức thƣơng mại thế giới (WTO), mở ra một bƣớc ngoặc lớn cho nền kinh tế đất nƣớc, góp phần tạo nên những bƣớc tiến rực rỡ của Việt Nam trong hơn một thập kỷ qua mà nổi bật nhất là sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động ngoại thƣơng. Sự tăng trƣởng sôi động của thị trƣờng hàng hóa nhập khẩu là yếu tố tạo nên sự náo nhiệt cho các khu vực cảng biển, cảng hàng không và kéo theo sự phát triển của lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế.
Với sự nhanh nhạy nhận biết đƣợc cơ hội kinh doanh đầy hứa hẹn tốt đẹp của ngành dịch vụ giao nhận cũng nhƣ nhập khẩu ở thị trƣờng Việt Nam, Công ty TNHH THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ IPO đã đƣợc thành lập. Đồng hành cùng sự phát triển, ngay từ đầu Công ty đã đƣa ra tiêu chí hoạt động cho riêng mình là phải tận dụng hết khả năng của mình, cạnh tranh một cách lành mạnh, cung cấp cho khách hàng những mặt hàng tốt nhất, một dịch vụ tốt nhất với một mức giá cạnh tranh nhất, luôn là ngƣời bạn đồng hành thân thiết của các doanh nghiệp trong và ngoài nƣớc. Công ty TNHH Logistics IPO đƣợc thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0912629001 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tƣ Thành Phố Hồ Chí Minh cấp ngày 16/01/2012.
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ IPO LOGISTICS
- Tên giao dịch: LOGISTICS IPO
- Địa chỉ: 354/17 Bùi Đình Túy P.14 Q.Bình Thạnh TP.HCM - Điện thoại : +84 8 62566536 Fax : +84 8 62566537
- Di động : 0908 040 912
- Website : www.ipologistics.com
- Số tài khoản : Tài khoản Eximbank chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: VNĐ: 140414851006487
USD: 140414851006490
2.1.2. Chức năng và dịch vụ của Công ty 2.1.2.1. Chức năng của Công ty 2.1.2.1. Chức năng của Công ty
Căn cứ vào điều lệ của Công ty, căn cứ vào giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh, công ty có các chức năng sau:
Công ty đại diện cho khách hàng thực hiện các dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu, nhập khẩu bằng đƣờng biển, đƣờng hàng không và đƣờng bộ.
Công ty phụ trách các thủ tục giao nhận về khai hải quan, vận chuyển và phân phối hàng đến nơi mà khách hàng yêu cầu ( cảng, sân bay, kho riêng của khách hàng,…)
Phụ trách về dịch vụ vận chuyển hàng lẻ và hàng chung chủ (NVOCC). Và xếp dỡ, đóng gói, lƣu kho và bảo quản hàng hoá.
2.1.2.2. Nhiệm vụ của Công ty
Đảm nhận và cho thuê kho để hàng hoá
Kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng, tính thích hợp của hàng hoá Kiểm và đóng gói hàng hoá
Làm chứng từ cho hàng hoá Dán nhãn hàng hoá
Thu thập, lắp ráp hàng hoá
Kiểm tra tính ổn định của hàng hoá khi xuất xƣởng Bốc dỡ, lƣu kho, phân phối hàng hoá (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1.2.3. Các dịch vụ của công ty
Dịch vụ vận tải biển
- Thực hiện các quy trình nhập khẩu bằng đƣờng biển
- Vận chuyển hàng nguyên Cont (FCL) và Vận chuyển hàng Lẻ (LCL) đến tất cả các cảng trên thế giới
- Dịch vụ vận chuyển hàng Door to Door - Đóng gói, lƣu kho
- Nhận gửi hàng từ Việt Nam đi các nƣớc và ngƣợc lại - Tất cả kích cỡ, trọng lƣợng và đích đến
- Nội địa và quốc tế
Thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu –khai báo hải quan
- Làm chứng từ hải quan tất cả các loại hình kinh doanh ,đầu tƣ, tạm nhập- tái xuất –tái nhập, hàng hóa thƣơng mại, nhập hàng mẫu.
- Làm chứng từ hải quan loại hình phi thƣơng mại ,nhập hàng mẫu
- Làm chứng từ hải quan loại hình gia công (bao gồm cả hợp đồng gia công nhập khẩu thiết bị ,thanh khoản ..)
- Thủ tục hải quan cho các công ty công nghiệp ,khu chế xuất. - Tƣ vấn thủ tục hải quan ,thuê tàu
- Kiểm định
- Giấy chứng nhận xuất xứ C/O
- Thực hiện đầy đủ các thủ tục hàng hóa nhập khẩu ..
2.1.2.4. Cơ cấu tổ chức các phòng ban
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự của Công ty IPO
(Nguồn: Giám đốc-Công ty IPO Logistics)
GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN CUSTOMER BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN HÀNG XUẤT HÀNG NHẬP BỘ PHẬN BỘ PHẬN GIAO NHẬN BỘ PHẬN KẾ TOÁN
Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty do Giám đốc quyết định theo nguyên tắc: gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với thực tế hoạt động của công ty trong thời kỳ hiện nay.
Các phòng ban có quan hệ và gắn bó chặt chẽ với nhau đóng vai trò rất quan trọng trong việc hỗ trợ cho Giám đốc về các lĩnh vực hoạt động của công ty, đem lại sự hiệu quả tối ƣu nhất, bên cạnh đó các phòng ban còn hỗ trợ lẫn nhau để bổ sung cho nhau trong công việc. Với cơ cấu tổ chức nhƣ thế này, vừa đảm bảo nguyên tắc một thủ lĩnh, vừa tận dụng đƣợc khả năng chuyên môn hơn trong mỗi lĩnh vực cụ thể.
2.1.2.4.1.Giám Đốc Ông Trần Hữu Tính
- Là ngƣời lãnh đạo, có chức năng tổ chức, điều hành và giám sát mọi hoạt động của công ty và tất cả các phòng ban.
- Có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của công ty. Quyết định phƣơng hƣớng kế hoạch, dự án kinh doanh và các chủ trƣơng của công ty.
Là ngƣời đại diện hợp pháp của công ty ký kết các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nƣớc, liên doanh liên kết hoạt động đầu tƣ theo đúng khả năng pháp lý của mình. - Đào tạo và tuyển dụng lao động, khen thƣởng và kỷ luật, ban hành quy chế nội bộ, bổ nhiệm và miễn nhiệm các chức danh trong công ty.
- Chăm lo đời sống vật chất cho toàn thể nhân viên trong công ty.
2.1.2.4.2.Bộ phận customer
- Liên hệ với các hãng tàu mà IPO làm đại lý, các lines để làm giá. - Kịp thời đƣa giá cho các saler khi có yêu cầu.
2.1.2.4.3.Bộ phận kinh doanh
- Các thành viên trong bộ phận Kinh doanh luôn hoạt động tích cực nhằm tìm nguồn hàng từ những khách hàng của công ty sẵn có và mở rộng thị phần đến các khách hàng mới, chú trọng đến việc đƣa ra giá cạnh tranh và dịch vụ tốt cho khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chịu trách nhiệm thƣơng thảo hợp đồng với khách hàng, khi khách hàng yêu cầu thông tin về giá cƣớc các tuyến mà họ muốn đi thì nhân viên phòng kinh doanh sẽ làm bảng báo giá gửi cho khách hàng tham khảo.
- Cung cấp cho giám đốc những thông tin cần thiết về khách hàng, thông tin những hợp đồng đang thực hiện và những phản hồi của khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng nhƣ tình hình cạnh tranh trên thị trƣờng.
- Liên hệ và phối hợp chặt chẽ với các phòng nhập khẩu, để kịp nắm bắt tình hình công việc.
2.1.2.4.4.Bộ phận chứng từ
- Hỗ trợ Giám đốc, soạn thảo các chứng từ liên quan đến việc thƣơng lƣợng, đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng.
- Nhận Booking Confirm (xác nhận đặt chỗ).
- Nhận chứng từ khách hàng gửi (qua email hoặc fax) nhƣ: invoice, packing list, hợp đồng, bản định mức…tuỳ theo loại hàng xuất nhập khẩu mà cần những chứng từ kèm theo để làm chi tiết bill và gửi cho hãng tàu một bản và cho khách hàng một bảng để kiểm tra chính xác trƣớc khi phát hành bill gốc.
- Chuẩn bị những chứng từ cần thiết và những thông tin cho bộ phận giao nhận lên tờ khai làm thủ tục hải quan.
- Liên lạc với bộ phận giao nhận lấy số liệu kiểm tra và đối chiếu chứng từ để phát hành vận đơn nhà gửi cho khách hàng. Hoặc nếu khách hàng yêu cầu phát hành vận đơn gốc ( Master bill of lading) thì cấp vận đơn theo yêu cầu của khách hàng.
- Theo dõi từng lô hàng xuất đi hay nhập về để kịp thời cung cấp những thông tin cần thiết cho các bộ phận khác và kịp thời xử lý khi có vấn đề xảy ra một cách nhanh chóng.
2.1.2.4.4.1.Bộ phận hàng xuất
- Nhận chứng từ lô hàng từ khách hàng trong nƣớc, chuẩn bị manifest để gửi cho các đại lý ở nƣớc ngoài.
- Thông báo lịch trình tàu đi, đến và phát hành B/L cho khách hàng
- Theo sát lô hàng và liên lạc với khách hàng để sắp xếp thời gian cho Phòng giao nhận.
2.1.2.4.4.2.Bộ phận hàng nhập
- Nhận các thông tin liên quan đến lô hàng từ các đại lý ở nƣớc ngoài và theo dõi trong suốt quá trình vận chuyển lô hàng.
- Chuẩn bị manifest và gửi cho hãng tàu.
- Fax giấy thông báo nhận hàng cho khách hàng và phát hành lệnh giao hàng.
- Đi đến hãng tàu để đổi lệnh giao hàng, sau đó giao lại lệnh giao hàng của hãng tàu cùng với lệnh giao hàng của công ty cho khách hàng ở Việt Nam để khách hàng làm thủ tục nhận hàng.
- Cuối cùng liên hệ với đại lý ở nƣớc ngoài để thông báo rằng khách hàng đã nhận đƣợc hàng.
2.1.2.4.5. Bộ phận giao nhận
- Chuẩn bị, hoàn thành những chứng từ và những yêu cầu cho lô hàng đƣợc thông quan (giấy kiểm dịch thực vật, hay kiểm dịch động vật, hun trùng, C/O, …..) tiến hành làm thủ tục hải quan để giao nhận hàng hóa nhập khẩu đã đƣợc ký kết hợp đồng của những công ty ủy thác.
- Vận chuyển hàng hóa của các đơn vị sản xuất kinh doanh nhập khẩu ra cảng để giao hàng và ngƣợc lại.
- Thƣờng xuyên báo cáo tình hình giao nhận lô hàng cho bộ phận chứng từ biết để cung cấp thông tin về lô hàng cho khách hàng. Đảm bảo việc giao nhận đúng thời gian và đúng tiến trình nhƣ đã thỏa thuận với khách hàng.
2.1.2.4.6 Bộ phận kế toán
- Chịu trách nhiệm về các khoản thu và chi của công ty, thƣờng xuyên theo dõi công nợ để kịp thời thanh toán, lập kế hoạch ngân sách, quản lý sổ sách, xây dựng chế độ tiền lƣơng, bảo hiểm cho nhân viên.
- Kiểm tra nội bộ kế toán trong Công ty nhằm thống kê và quản lý tài sản nguồn vốn trong Công ty.
Tổng hợp và làm báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý tình hình kinh doanh của Công ty.
Bảng 2.1: Bảng phân tích chi phí hoạt động kinh doanh của công ty.
Đơn vị tính: đồng,% (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
CHỈ
TIÊU NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014
2013/2012 2014/2013 Tuyệt Tốc độ tăng (%) Tuyệt đối Tốc độ tăng (%) đối 1.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.193.205.532 3.148.761.903 3.213.642.401 955.556.371 43,57 64.880.498 2,06 2. Giá vốn hàng bán 1.706.386.418 2.457.463.530 2.480.561.970 751.077.112 44,01 23.098.440 0,94 3. Chi phí hoạt động tài chính - 8.993.164 16.915.286 7.922.122 88,10 4. Chi phí quản lý kinh doanh 445.360.205 587.842.352 588.339.875 142.482.147 32 497.523 0,08 Tổng chi phí 2.151.746.623 3.054.299.046 3.085.817.131 902.552.423 41,94 31.518.085 1,03 Tỷ suất chi phí 98,10% 97% 96%
(Nguồn: Phòng Kế toán-Công ty IPO Logistics)
Doanh thu năm 2013 tăng 43,57% so với năm 2012 tƣơng đƣơng 955.556.371đ. Lúc này công ty hoạt động đƣợc hơn 01 năm mà doanh thu gần 01 tỉ đồng gần bằng vốn điều lệ, chứng tỏ công ty làm ăn có hiệu quả.
Doanh thu năm 2014 chỉ tăng 2,06% so với năm 2013 tƣơng đƣơng 64.880.498đ là do cuộc khủng hoảng kinh tế đang ở giai đoạn này. Lƣợng hàng hóa xuất nhập khẩu vào Việt nam giảm một cách đáng kể.
Nhìn chung, tổng chi phí năm 2013 (3.054.299.046đ) lớn hơn tổng chi phí năm 2012 (2.151.746.623đ) và tổng chi phí năm 2014 (3.085.817.131đ) lớn hơn tổng chi phí năm 2013 (3.054.299.046đ), nhƣng ta có thể thấy rằng tỷ suất chi phí là tỉ lệ phần trăm giữa tổng chi phí và doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2013 (97%) lại nhỏ hơn tỷ suất chi phí năm 2012 (98,10%) và suất chi phí năm 2014 (96%) lại nhỏ hơn tỷ suất chi phí năm 2013 (97%). Điều này chứng tỏ rằng, tình hình kinh doanh của công ty có hiệu quả. Do tỷ suất chi phí và tỷ suất lợi nhuận tỷ lệ nghịch nên khi tỷ suất chi phí của công ty năm 2014 thấp đƣa đến tỷ suất lợi nhuận của công ty năm 2014 cao hơn năm 2013 và cũng tạo điều kiện để sinh lợi nhuận càng nhiều. Doanh thu của công ty năm 2014 so với 2013 tăng thêm 2,06%. Sở dĩ, tình hình doanh thu năm 2014 tăng lên không đáng kể là do cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới đang ở giai đoạn đỉnh điểm.
Bảng 2.2:Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Đơn vị tính: Đồng
CHỈ TIÊU NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ 2.193.205.532 3.148.761.903 3.213.642.401 Doanh thu thuần về bán hàng và cung
cấp dịch vụ 2.193.205.532 3.148.761.903 3.213.642.401 Giá vốn hàng bán 1.706.386.418 2.457.463.530 2.480.561.970 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung
cấp dịch vụ 486.819.114 691.298.373 733.080.431 Doanh thu hoạt động tài chính 4.684.966 7.696.163 13.206.524 Chi phí tài chính 8.993.164 16.915.286