5. Kết cấu của bài khóa luận
2.1.2.4. Cơ cấu tổ chức các phòng ban
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự của Công ty IPO
(Nguồn: Giám đốc-Công ty IPO Logistics)
GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN CUSTOMER BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN HÀNG XUẤT HÀNG NHẬP BỘ PHẬN BỘ PHẬN GIAO NHẬN BỘ PHẬN KẾ TOÁN
Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty do Giám đốc quyết định theo nguyên tắc: gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với thực tế hoạt động của công ty trong thời kỳ hiện nay.
Các phòng ban có quan hệ và gắn bó chặt chẽ với nhau đóng vai trò rất quan trọng trong việc hỗ trợ cho Giám đốc về các lĩnh vực hoạt động của công ty, đem lại sự hiệu quả tối ƣu nhất, bên cạnh đó các phòng ban còn hỗ trợ lẫn nhau để bổ sung cho nhau trong công việc. Với cơ cấu tổ chức nhƣ thế này, vừa đảm bảo nguyên tắc một thủ lĩnh, vừa tận dụng đƣợc khả năng chuyên môn hơn trong mỗi lĩnh vực cụ thể.
2.1.2.4.1.Giám Đốc Ông Trần Hữu Tính
- Là ngƣời lãnh đạo, có chức năng tổ chức, điều hành và giám sát mọi hoạt động của công ty và tất cả các phòng ban.
- Có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của công ty. Quyết định phƣơng hƣớng kế hoạch, dự án kinh doanh và các chủ trƣơng của công ty.
Là ngƣời đại diện hợp pháp của công ty ký kết các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nƣớc, liên doanh liên kết hoạt động đầu tƣ theo đúng khả năng pháp lý của mình. - Đào tạo và tuyển dụng lao động, khen thƣởng và kỷ luật, ban hành quy chế nội bộ, bổ nhiệm và miễn nhiệm các chức danh trong công ty.
- Chăm lo đời sống vật chất cho toàn thể nhân viên trong công ty.
2.1.2.4.2.Bộ phận customer
- Liên hệ với các hãng tàu mà IPO làm đại lý, các lines để làm giá. - Kịp thời đƣa giá cho các saler khi có yêu cầu.
2.1.2.4.3.Bộ phận kinh doanh
- Các thành viên trong bộ phận Kinh doanh luôn hoạt động tích cực nhằm tìm nguồn hàng từ những khách hàng của công ty sẵn có và mở rộng thị phần đến các khách hàng mới, chú trọng đến việc đƣa ra giá cạnh tranh và dịch vụ tốt cho khách hàng.
- Chịu trách nhiệm thƣơng thảo hợp đồng với khách hàng, khi khách hàng yêu cầu thông tin về giá cƣớc các tuyến mà họ muốn đi thì nhân viên phòng kinh doanh sẽ làm bảng báo giá gửi cho khách hàng tham khảo.
- Cung cấp cho giám đốc những thông tin cần thiết về khách hàng, thông tin những hợp đồng đang thực hiện và những phản hồi của khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng nhƣ tình hình cạnh tranh trên thị trƣờng.
- Liên hệ và phối hợp chặt chẽ với các phòng nhập khẩu, để kịp nắm bắt tình hình công việc.
2.1.2.4.4.Bộ phận chứng từ
- Hỗ trợ Giám đốc, soạn thảo các chứng từ liên quan đến việc thƣơng lƣợng, đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng.
- Nhận Booking Confirm (xác nhận đặt chỗ).
- Nhận chứng từ khách hàng gửi (qua email hoặc fax) nhƣ: invoice, packing list, hợp đồng, bản định mức…tuỳ theo loại hàng xuất nhập khẩu mà cần những chứng từ kèm theo để làm chi tiết bill và gửi cho hãng tàu một bản và cho khách hàng một bảng để kiểm tra chính xác trƣớc khi phát hành bill gốc.
- Chuẩn bị những chứng từ cần thiết và những thông tin cho bộ phận giao nhận lên tờ khai làm thủ tục hải quan.
- Liên lạc với bộ phận giao nhận lấy số liệu kiểm tra và đối chiếu chứng từ để phát hành vận đơn nhà gửi cho khách hàng. Hoặc nếu khách hàng yêu cầu phát hành vận đơn gốc ( Master bill of lading) thì cấp vận đơn theo yêu cầu của khách hàng.
- Theo dõi từng lô hàng xuất đi hay nhập về để kịp thời cung cấp những thông tin cần thiết cho các bộ phận khác và kịp thời xử lý khi có vấn đề xảy ra một cách nhanh chóng.
2.1.2.4.4.1.Bộ phận hàng xuất
- Nhận chứng từ lô hàng từ khách hàng trong nƣớc, chuẩn bị manifest để gửi cho các đại lý ở nƣớc ngoài.
- Thông báo lịch trình tàu đi, đến và phát hành B/L cho khách hàng
- Theo sát lô hàng và liên lạc với khách hàng để sắp xếp thời gian cho Phòng giao nhận.
2.1.2.4.4.2.Bộ phận hàng nhập
- Nhận các thông tin liên quan đến lô hàng từ các đại lý ở nƣớc ngoài và theo dõi trong suốt quá trình vận chuyển lô hàng.
- Chuẩn bị manifest và gửi cho hãng tàu.
- Fax giấy thông báo nhận hàng cho khách hàng và phát hành lệnh giao hàng.
- Đi đến hãng tàu để đổi lệnh giao hàng, sau đó giao lại lệnh giao hàng của hãng tàu cùng với lệnh giao hàng của công ty cho khách hàng ở Việt Nam để khách hàng làm thủ tục nhận hàng.
- Cuối cùng liên hệ với đại lý ở nƣớc ngoài để thông báo rằng khách hàng đã nhận đƣợc hàng.
2.1.2.4.5. Bộ phận giao nhận
- Chuẩn bị, hoàn thành những chứng từ và những yêu cầu cho lô hàng đƣợc thông quan (giấy kiểm dịch thực vật, hay kiểm dịch động vật, hun trùng, C/O, …..) tiến hành làm thủ tục hải quan để giao nhận hàng hóa nhập khẩu đã đƣợc ký kết hợp đồng của những công ty ủy thác.
- Vận chuyển hàng hóa của các đơn vị sản xuất kinh doanh nhập khẩu ra cảng để giao hàng và ngƣợc lại.
- Thƣờng xuyên báo cáo tình hình giao nhận lô hàng cho bộ phận chứng từ biết để cung cấp thông tin về lô hàng cho khách hàng. Đảm bảo việc giao nhận đúng thời gian và đúng tiến trình nhƣ đã thỏa thuận với khách hàng.
2.1.2.4.6 Bộ phận kế toán
- Chịu trách nhiệm về các khoản thu và chi của công ty, thƣờng xuyên theo dõi công nợ để kịp thời thanh toán, lập kế hoạch ngân sách, quản lý sổ sách, xây dựng chế độ tiền lƣơng, bảo hiểm cho nhân viên.
- Kiểm tra nội bộ kế toán trong Công ty nhằm thống kê và quản lý tài sản nguồn vốn trong Công ty.
Tổng hợp và làm báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý tình hình kinh doanh của Công ty.